機關文書檔案管理中的常見問題及解決策略探究

高鵬

摘 要：機關文書對于其所在機關的工作有極其重要的意義，在國家建設與維護人民利益上也有著十分重要的作用。而現今網絡發展迅速，機關文書的檔案管理也變得更加的數字化，便捷化。但機關文書檔案管理在發展與變化的同時，也存在著一些問題。這些存在的問題阻礙了機關文書檔案管理的發展。本文就通過對機關文書檔案管理中存在的一些常見問題的分析，探究這些問題的解決策略。

關鍵詞：機關文書;檔案管理;常見問題;解決策略

引言

機關文書的檔案管理是一份需要花費大量時間和付出許多心力的工作。檔案管理也是一份較為枯燥的工作。但即便工作枯燥，也需要人們去嚴謹的對待與重視。因為檔案管理工作是提高工作準備效率，提高工作實施效率的一個關鍵環節。機關文書是與國家人民緊密聯系在一起的，只有提高了機關文書的檔案管理效率，國家的發展計劃和民生計劃才能落實得更快更好。但現今機關文書的檔案管理工作還存有一些問題。只有解決了這些問題，機關文書的檔案管理工作才能真正做到高效、系統、明晰。在檔案管理中的常見問題有工作人員水平的欠缺，有檔案錄入管理工作的低效，還有檔案工作管理觀念的遲緩等。這些都是機關文書在進行檔案管理時經常出現的一些問題，接下來本文將會針對這些一系列的問題，探究其解決策略。

一、提高檔案管理人員的素質與技能

機關文書檔案的管理過程較為復雜，在機關文書收錄，整理，分類及儲存的過程中，需要管理人員有細心負責的管理態度，也需要管理人員能夠具備較為專業的管理能力[1]。因為機關文書檔案管理工作較為枯燥繁瑣，就容易讓一些管理人員產生懈怠的心理，在管理檔案時缺少責任意識。而在檔案管理人員的隊伍中，也會出現技能不足，管理水平參差不齊的現象。所以要真正提高機關文書檔案管理的工作效率，就需要提高檔案管理人員的素質。在接收管理人員時要有對管理人員素質與技能的考核，確保檔案管理人員具有對檔案管理工作的責任觀，確保管理人員有專業管理的能力。而在檔案管理人員入職后，也可以不定期的對檔案管理人員進行培訓，提高其管理水平。不僅如此，也可以經常舉行一些有關機關文書檔案管理意義方面的講座，讓管理人員對檔案管理的意義認識得更加深刻，也能夠讓管理人員更加的重視檔案管理工作。而因為數字化信息的發展，檔案管理工作也更加數字化，機關文書不僅有書面形式，也有電子形式。所以檔案管理人員也需要熟知數字化的檔案管理技術，能夠成為數字化檔案管理的人才。

二、健全檔案管理的設施

紙質型的書面文書在整理與查找的過程中會花費管理人員的大量時間，對檔單管理的工作效率有很大影響。所以在進行數字化檔案管理的過程中，需要有各種硬件設備的支持[2]。機關部門可以為檔案管理工作配備一些硬件設施，引進專門進行檔案管理的設備，讓檔案管理的工作更加系統與高效。比如專門進行掃描收錄的計算機和進行分類，儲存的計算機。在檔案的不同管理流程，設置相應的機器設備。這樣在檔案的整理過程時就能夠更加高效流暢。機關部分也可以替換掉一些陳舊的檔案管理設備，有些設備較為老化，在進行檔案的收錄與管理時容易卡頓，在運行時也較為緩慢。這些難以運行的設備需要及時的進行更新，不然會對機關文書的檔案管理工作造成一定的影響，降低檔案管理工作的效率。除此之外，還可以在對檔案室進行更加完善的規劃。將檔案室嚴整的分劃開來，建立一個類型清晰，分類嚴謹，建設規范的檔案室。以市場監督管理局為例，在對商品進行監督時，可以將有關的商品監督文書分成幾個類別，將不同類別的檔案分開整理與儲存。

三、完善檔案管理制度

完善檔案管理制度，是對機關文書檔案管理工作的保障?，F存的檔案管理制度仍存在一些問題，比如檔案收錄的標準不夠統一，內部人員流動大，檔案的交接工作紊亂等。機關部門可以完善現有的檔案管理制度，讓檔案管理更加系統化，科學化，標準化。在管理工作人員上，可以明確每個管理人員的分工，讓管理人員明確自己所負責的內容和范圍，落實每個檔案管理人員的責任。在整理機關文書收錄檔案時，要嚴格的檢查文書的標準性與有效性。還要讓管理人員做好前期準備工作，收集負責檔案的有關資料，調查所負責檔案的完整性與真實性。避免形式化的檔案管理，在檔案管理的過程中力求做到檔案的精簡和有效。比如市場監督管理局在審查某個藥品批發企業的經營許可資格時，需要調查企業資料的真實性，合法性。在進行數字化整理時也要保證其圖片，數字，證件等的清晰性，完整性和真實性，確保其符合檔案收錄標準。除此之外，還要建立統一的標準，讓檔案管理工作規范化，統一化，系統化。在整理審核機關文書檔案資料時，嚴格把控文書的標準性。例如在進行某種商品的監督時，把控好商品售賣的標準，在商品的質量檢測上制定統一標準。在整理文書檔案時有統一標準能夠更好的進行檔案管理，提高對其審查與分類的效率。

四、結束語

機關文書中不僅包含有關機關實施計劃的章程，還包含對本機關工作有價值的資料等。機關文書所包含的范圍極大，所以機關文書的檔案管理工作較為復雜。在這復雜的工作流程下，難免會出現一些問題阻礙管理人員的工作效率。所以不僅要做好檔案收錄后的工作，也要積極做好收錄前的工作，嚴控審核標準，去除無意義的文書，收錄有價值的文書。在完善管理制度后進行更為有效的管理工作。

參考文獻

[1]楊麗.淺析機關文書檔案管理中的常見問題及解決策略[J].辦公室業務，2019（10）.

[2]劉春燕.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].山西青年，2018（4）.