淺談社保檔案數字化的工作思路

馮忠豪

摘? 要：社保檔案直接記錄人們在社會參保的實際情況，社保也是民生根本問題的保障，社保檔案管理對社會基礎建設有著必然價值，社保是社會穩定的必要因素，傳統的社保檔案采用紙質文檔管理，存放于各地的人力資源管理中心，但由于我國的人口活動范圍快速增長，傳統的社保檔案管理已經滿足不了公民快速提取社保信息要求，所以借助計算機技術實現檔案數字化管理，對構建我國社保信息體系具有重要價值意義。

關鍵詞：社保檔案;數字化管理;數字化

現如今是信息化網絡時代，利用網絡技術可以快速查詢檔案內容，信息技術誕生也為社保員工就業造成巨大的沖擊，同時社保數字化管理為我國公民信息基礎建設帶來新的機遇和挑戰，社保被稱為社會保險關系到公民退休的養老標準，通過詳細完整的社保記錄為公民的參保情況做事實依據，社保數據檔案庫的建立為社保管理體系帶來全局性的便利，本文主要從社保檔案數字化管理需求和社保檔案數字化構架措施闡述數字化管理重要性。

1 社保檔案數字化管理的需求探析

1.1 社保檔案管理數字化是改變應用現狀的需求

傳統的社保檔案管理大部分集中紙質檔案的管理，隨著信息技術的誕生，少部分利用電子檔案進行管理，但是紙質檔案管理存在諸多的弊端，紙質檔案有眾多紙張構成，對于檔案的存放需要較大的空間進行存儲，還要保證存儲環境的相對安全，對于檔案的整理投入大量的人力進行檔案社保內容的編目。就現有狀態而言，我國社保檔案管理人員由于管理需求人員隊伍明顯不足，同時在檔案整理上由于管理人員疏忽會造成檔案文獻的缺失或破損，此外公民在查閱社保信息時，沒有辦法通過個人信息直接查詢社保內容，直接造成社保檔案管理的壁壘降低社保檔案的真正價值。數字化技術的誕生直接改變社保檔案管理模式，改變傳統檔案管理雞肋現狀，數字化檔案管理直接節省檔案存儲的空間，公民通過身份信息通過社保檔案系統直接查詢社保繳費年限和社?；A信息，解決異地查詢存在的弊端也方便社保信息異地轉換，數字化檔案管理模式下需要加強就是社保系統安全隱患，公民咋查詢社保信息時可通過驗證碼技術對社保檔案進行加密處理，保證社保檔案數字化的廣泛應用。

1.2 社保檔案管理數字化是拓寬社保檔案管理渠道的需求

社保檔案涉及公民私人信息，社保檔案管理部門屬于個體進行工作的銜接，所以傳統的社保檔案管理工作，各部門之間無法統一協調出現溝通不順暢，所以造成公民的檔案信息經多個部門審核生產，在社保審核上常出現工作人員的失誤，造成社保信息與實際情況不符，應用數字化信息技術管理社保檔案有效解決這一問題，數字化檔案管理可以提高社保內容查詢和修正的工作效率，提高社保內容的準確性和時效性，社保檔案管理可以借鑒計算機信息結束構建社保查詢軟件，以投保人作為信息核心對象，有效建立各個部門之間溝通的紐帶，實現社保信息的安全共享與信息交換，社保管理部門之間設置訪問權限，通過權限密碼進行密?？焖俨樵?，利用數字化技術擴寬社保檔案的管理渠道。

1.3 社保檔案管理數字化是提高管理效率的需求

隨著社會的發展和進步，近年來社保業務范圍不斷擴大，參加社保的人員不斷增多，傳統的紙質社保檔案管理方式和手工管理方式已經不能滿足日益增長的社保檔案數量的需要，陳舊的管理模式面對過量的社保檔案管理工作量已經一籌莫展。社保檔案管理數字化極大地提高了社保檔案管理的工作效率，同時也使用戶或投保人對社保檔案的查閱、查詢更加方便快捷。利用發達的網絡技術，社保檔案的有效信息可憑用戶本人的有效信息在相關網站上即可查詢個人參保相關信息，真正實現了足不出戶就可知社保信息。因此社保檔案管理數字化也是提高參保人員查詢效率的重要舉措。

2 社保檔案數字化管理的架構措施

2.1 社保檔案數字化的硬件支持措施

要構架完善的社保檔案數字化管理體系，首先應當建立滿足社保檔案數字化管理.需求的硬件支持。無處不在的網絡技術是社保費用征繳工作的方便快捷的新渠道，用戶可以通過網絡或商業銀行網點隨時隨地方便快捷地交費、取費。通過網絡系統整合了用戶的養老、工傷、醫療、失業、生育等保險項目為一體，用戶可以通過網絡資源方便地查詢個人信息，實現了大范圍的資源共享，是用戶有了更多的知情權和對自已社保檔案的了解，也增加了用戶加入社保的積極性。而社保檔案數字化管理帶來的快捷與方便必須有足夠的硬件支持，面對如此龐大的數據庫，必須有專業的、穩定的服務器來處理數據和存儲數據，同時檔案管理人員也必須有功能強大、計算速度快的計算機終端來管理和運行數據庫資料，由于社保檔案綜合了用戶的各個項目的保險。

2.2 社保檔案數字化管理的軟件支持

由于我國參保人員年限數量廣泛，相對檔案數據庫信息龐大復雜，社保檔案數字化管理要滿足多人同時在線查詢社保信息不出現網絡癱瘓的現狀，保障社保檔案查詢軟件的快速運行，進行社保檔案管理工作可將紙質文檔通過計算機掃描或者手機掃描直接傳輸到社保檔案系統中建立社保檔案信息文檔，同時可以根據公民的年齡性別和參保年限進行優質用戶的篩選，直接規避誠信失信人員形成有效的社保信息管理和分類，數字化管理同時實現異地社保信息的查詢，公民不用通過工作時間直接辦理社保檔案查詢和管理，減少工作原因帶來的查詢不便，雖然社保檔案管理軟件存在強大的使用功能，但是由于參保人員的文化水平不同，所以社保檔案管理軟件操作系統要進行精簡處理，實現不同人群均可操作社保檔案管理軟件。

2.3 社保檔案數字化管理的安全保障

社保檔案數字化管.理的優勢縱多，但也有一定的風險，尤其以檔案的數據完全為甚。由于數字化檔案通常存儲在計算機終端或服務器的硬盤、存儲卡等存儲介質上，這些介質必須遠離強磁場和有毒害氣體等，必須保證載體完整性，防止數據丟失。數字化的社保檔案比較容易復制和下載。因此，要防止管理人員誤操作或將公眾社保檔案用作其它無關用途，對此應制定嚴格的信息操作規程和保密流程，防止數據丟失或外泄。再次，由于社保檔案在網絡上傳輸和共享，應當采用加密傳輸或口令查詢等網絡安全技術，防止用戶個人社保檔案外泄。

3 結束語

綜上所述，社保檔案管理體系直接決定民生基礎的建設，社保檔案管理數字化的實施有利于辦公效率的提升，改變傳統的社保檔案整合模式，參保人員樂意跨地區跨時區進行參保情況的查詢，社保檔案管理系統也可以直接篩選參保人員的誠信程度，規避社保體系的不良因素，保障社保檔案系統的真實性和可靠性。

參考文獻

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