財務共享服務中心下財務檔案管理需求分析

姚勇卉

摘? 要：在信息時代來臨后，給各行各業帶來不小的沖擊，為了適應時代的變化，企業財務部門逐漸轉型，出現了財務共享服務中心模式，充分發揮財務部門的戰略決策職能。在財務共享服務中心出現后，對財務檔案管理提出更高的要求，電子檔案數量激增，出現了一些新的管理需求，這就要求財務檔案管理作出改變，采取一些完善措施，才能滿足財務共享服務中心下的檔案管理需求。本文主要將財務共享服務中心為切入點，先探討財務檔案管理的新需求，再提出合理的完善意見，希望為今后的財務檔案管理提供一定的參考。

關鍵詞：財務共享服務中心;財務檔案;管理需求

在信息化背景下，財政部出臺了會計信息化工作規范，要求大型企業集團逐漸建立財務共享服務中心，同時要求財務部門發揮管控、經營支持、控制成本等職能，面對該要求，財務共享服務中心逐漸成為財務管理的新模式。財務檔案管理是實現財務共享的關鍵工作，在財務共享服務中心出現后也出現很多新的管理需求，包括電子檔案管理、制度規范建立、人員配置等，這就要求大中型企業結合檔案管理需求做出改變，采取一系列科學可行的完善措施。

1 財務共享服務中心下財務檔案管理需求分析

近些年，企業開始大批量引入現代化科學技術，日常辦公越來越依賴電子設備，大幅度提高辦公效率及質量，特別是企業的財務部門，可以利用計算機完成數據計算，減少重復性的工作，將財務數據錄入計算機即可，提高工作效率的同時還消除了人為失誤。但是隨著企業規模的擴大，職工數量越來越多，給財務部門帶來不小的壓力，需要穿插于各個部門才能完成財務工作，如果溝通交流不暢就會阻礙財務工作。在出現財務共享服務中心后，一定程度上解決了上述問題，可以通過共享中心集中數據，增加數據的透明度，同時財務管理也出現了一些新的需求。

在建立財務共享服務中心后，財務檔案管理出現以下新需求：第一，財務檔案數字化平臺。財務共享服務中心本身為數字化平臺，要想實現數據共享，更好的利用財務檔案資料，就要求財務檔案管理擁有標準統一的數字化平臺，在企業正常運行期間利用平臺傳輸數據，這樣才能更好的管理財務電子檔案。第二，規范統一的管理制度。在出現財務共享服務中心后，以往的財務檔案管理制度暴露出越來越多的不足，已經無法滿足新時期下的財務管理需求，為此有必要結合企業實際情況構建出的新的管理制度，要考慮到財務共享服務中心的管理需求。第三，風險管控及安全防范。財務共享服務中心對財務管理體系也產生了不小的沖擊，例如取消了會計稽核崗位，同時質疑檔案的真實性，這就要求加強財務檔案管理的風險管控及安全防范。面對上述新需求，財務檔案管理需要作出一定的轉變，采取適合的改革措施。

2 財務共享服務中心下財務檔案管理的完善措施

2.1 構建統一規范的財務檔案數字化處理平臺

企業在建立財務共享服務中心時，應用大量的信息技術，構建出專用的數字化平臺，為了更好的對接共享服務中心，財務檔案管理也應該加強對信息技術的應用，逐漸向著數字化、網絡化的方向發展，建立出財務檔案數字化處理平臺，不斷可以滿足信息共享的要求，同時還可以實現接收、傳遞、存儲一體化，高效利用財務檔案信息。同時，企業還要考慮到成本費用，構建出統一規范的數字化處理平臺。

在建設數字化處理平臺時，要嚴格按照會計檔案管理規定操作，明確電子檔案的歸檔、描述、查詢、傳輸等各個環節的規范要求。企業需要在原有基礎上購置一定的硬件設備及軟件系統，這也是傳輸財務檔案信息的前提條件，在企業建立財務共享中心后，要加強對財務檔案的管理，盡可能提高信息化水平，逐漸形成完善的財務檔案信息網絡。站在長遠的角度來看，在構建數字化處理平臺后，可以為企業的業務承接帶來便利，為企業創造更高的經濟利潤，逐漸稅收投入成本。

2.2 構建系統化的財務檔案管理制度體系

現階段，我國還沒有形成成熟的電子檔案管理體系，國家雖然出臺了一些管理規范，但是大部分規范都比較落后，已經無法新時期的電子檔案管理需求。同時，一些基層單位沒有意識到財務電子檔案的重要性，企業相應的規章制度比較落后，在構建財務共享服務中心后，應該從制度體系入手，結合實際需求逐漸完善優化，形成成熟穩定的管理制度體系。

構建財務檔案管理制度體系可以從以下幾方面入手：第一，構建歸檔制度。企業正常運行過程中，每天都會產生大量的財務數據，在沒有正式打印成書面形式之前，要科學保管副本，同時要打印輸出憑證、日記賬等資料，同時嚴格按照國家管理部門要求打印出報表及賬簿。第二，建立存儲制度。國家檔案局對財務檔案存儲有著明確的要求，要展開科學備份，分開存儲檔案和備份檔案，數據磁盤都要做好編號處理，硬件設備要放置在通風避光的房間，按照要求標明時間，為后續的檔案利用做好準備。第三，建立借用手續制度。在調閱已經存檔的財務檔案資料時，需要按照公司規章制度由負責人簽字審批，才能辦理借閱手續，按照要求獲取需要的財務檔案資料。第四，建立定期備份制度。每間隔一段時間都要存儲備份會計數據，同時登記備份的日期、內容等信息，如果企業選擇磁盤作為備份介質，還要定期檢查磁盤是否可以正常使用，避免出現信息丟失等問題。

2.3 加強對關鍵環節的風險控制及安全防范

在構建財務貢獻服務中心后，取消了會計稽核崗位，為了更好的防控風險，需要加強對財務檔案流轉過程的管控，增加一些稽核環節，盡可能消除人為失誤，例如在表單填制、結算等方面增加管控環節。大中型企業集團擁有大量的子公司，容易出現單據流轉補償的問題，無法及時付款或者核算，對企業經營產生不小的影響，為此要引入信息技術，設計電子處理環節，減少紙質單據的使用。在制定標準的流轉流程時，要明確每個管理細節，設置專門的負責人，才能保證單據處理效率，同時保證單據的真實性及完整性。目前會計系統大部分是網絡會計系統，容易受到病毒和網上黑客的攻擊，為此加強防火墻、路由器等網絡安全方面的管理。企業應當定期檢測信息系統運行情況，及時進行計算機病毒的預防、檢查工作，禁止用戶安裝非法防病毒軟件和私自卸載企業要求安裝的防病毒軟件。

3 結束語

綜上，財務共享服務中心有利于企業發展運行，同時對財務檔案管理提出一些新的要求，推動檔案管理逐漸向著規范化、電子化的方向發展，為此有必要展開合理的改革優化。根據財務檔案新的管理需求，制定合理的完善方案，首先要構建數字化處理平臺，提升財務檔案管理效率質量的同時更好的對接共享服務中心，充分利用財務檔案數據信息，接下來要構建標準規范的管理制度體系，才能實現對財務檔案的規范化管理，最后還要加強風險防范，才能保證財務檔案的完整性和安全性，為企業今后的發展做出杰出貢獻。

參考文獻

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