基于云平臺的浙江電力物資分公司開票業務管理系統

朱海軍 施海曉 王明輝 陳香 李佳蒨

摘 要：近年來，新一輪科技革命和產業變革席卷全球，人工智能、大數據、機器學習、云計算等技術正在不斷地改變我們的生活和工作，本文研究如何讓開票一體機來幫助財務人員更好地開展工作，希望通過開票業務管理平臺的建設，促進業財高度融合，提升業務標準化和自動化水平，解放財務人員生產力，推動公司管理轉型升級，防范企業經營和財務風險。

關鍵詞：開票一體機 ?業財融合 ?業務管理平臺 ?精益管理

為提升國網浙江電力物資分公司供應商服務大廳用戶滿意度，以“讓開票不再等待，增強顧客滿意度”為號召，通過集成現有業務系統，實現供應商遠程申請開票、自助開票機開票、財務手工批量開具發票并完成記賬清賬，在線遠程申請、自助開票，方便顧客實時高效開具發票，節省供應商服務大廳營業成本。在智慧物資供應鏈管理平臺（以下統稱“云平臺”）開發發票管理平臺，實時管控物資公司開票業務。

一、目前財務開票現狀及存在問題

傳統的開票流程中，需要財務人員人工審核包括是否為委托付款、合同開票數量、合同開票金額等多種開票信息，并進行信息的整理及開票系統的導入，方能完成整個開票操作。操作繁瑣而重復，且在統一開票期時，因為單日發票數量數以百計，甚至以千計，在長時間的工作流程中，難免會出現發票整理不當而引發的發票丟失等問題。而一旦出現發票丟失的情況，將勢必會對企業造成損失。

企業財務經常要應對大量重復的開票工作，票量多的企業更是每到高峰期就要來一場硬仗，不得不面臨著以下各種問題：

（1）票量多，難整理，花費大量時間整理新發票。

（2）客戶對發票要求高，打印不能錯位不能跨行不能壓線，客戶掃描識別有誤，又要退票重開，

（3）蓋章不清晰，有漏蓋，有漏邊，退票問題頻發。

（4）手工斷票分票的過程中不小心損壞發票，票面污損的發票不合格，客戶拒收，貨款難回。

（5）提前分好的票很容易拿錯票號，一次錯誤作廢兩張票，連續的漏號如果發現不及時，整本發票都要作廢處理。

（6）傳統的自動化開票流程需要打印機、分切機、蓋章機等所種設備配合完成，設備多、占地面積大。

以上種種問題無時無刻不阻礙著開票工作的順利進行。

目前市面上已經有不少的財務開票一體機，智能稅務開票一體機等先進的財務軟件，開票也可以實現批量開具，但是軟件開票速度提升了，硬件處理上卻遲遲沒有設備可以支持。

隨著智能辦公AI技術的普及化發展，財稅領域陸續面世了眾多智能財稅系統，集中解決繁雜的財稅難題，國網浙江公司物資分公司也在持續關注AI技術在智能辦公領域的發展趨勢，結合已有核心技術深耕設備在電力服務等領域的實際應用，研發了最新的自助開票一體機，致力于解決開票工作最后一公里的難題。

二、構建開票業務管理平臺，實現自助開票一體機開票，遠程申請開票和財務定期批量開票相結合，提升開票效率

（一）開票業務管理平臺

在云平臺新建開票業務管理平臺，綜合管理物資公司開票業務，實時集成開票信息，方便財務人員實時管控開票信息動態，提高財務工作質量與效率。中標服務費用和標書費的開票信息由財務人員批量上載維護。

（二）自助開票一體機開票

供應商在自助開票一體機上刷取身份證，并與云平臺中開票身份信息進行校驗，校驗通過后，顯示開具發票的條目信息，選擇開票項進行開票，發票打印成功后，同步更新云平臺開票信息狀態表，自動記賬，生成會計憑證，將憑證號回傳至云平臺。

（三）遠程申請開票

供應商在云平臺上申請開具發票，維護發票、單位名稱、郵寄地址及聯系人等信息，財務審核申請開票信息后，定期導出信息批量打印發票，打印發票后將所有開票完成信息再更新至云平臺，郵寄后，財務人員將快遞單號回填云平臺，同時更新開票信息狀態，云平臺推送開票信息至ERP自動記賬，生成憑證并將憑證信息回傳至云平臺。供應商可在外網云平臺查看申請開票狀態信息。

注：供應商云平臺遠程申請開票，需確認供應商身份信息，第一重防護：登陸界面賬號密碼（目前云平臺賬號密碼非強制定期修改）;第二重防護：申請開具發票時，必須確認相應的免責條款。

（四）財務定期批量開票

遠程開票申請部分、供應商未自助開具發票的部分，由財務在云平臺開票信息維護平臺手工批量處理，在云平臺開票信息管理平臺里將要開票信息導出，在愛信諾開票系統批量進行開票打印完成后，財務人員將開票信息（發票號碼、發票代碼、開票時間）回填至云平臺，云平臺推送開票信息至ERP，ERP系統自動記賬，生成記賬憑證將憑證號回傳至云平臺。

（五）ERP系統自動記賬，產生清賬憑證

根據銀行流水單或是開票憑證進行記賬開票處理，并自動記賬，生成會計憑證。

（1）中標服務費和標書費

系統內單位：

借：應收賬款

貸：主營業務收入 — 服務收入

應交稅費 — 應交增值稅（銷項）

借：銀行存款

貸：應收賬款

系統外單位：

借：銀行存款

貸：主營業務收入—服務收入

應交稅費—應交增值稅（銷項）

三、兩化融合，人機互動，自助開票一體機、客戶遠程申請開票和財務定期批量開票相結合，實現及時高效互助開票

自助開票一體機：自動發票分聯、自動留存、切紙增值稅發票打印。營改增后，增值稅發票用戶激增，傳統換領或現場人工打印方式需要專人負責，月末人多時排隊現象嚴重，客戶體驗感差。自助開票一體機能夠將3聯增值稅專用發票的第1聯自動留存到機器內，另外兩聯切斷吐給用戶。在發票智能打印、精準裁切、多聯次自動分離、發票自動蓋章、留存一體化等方面實現功能優勢。

（1）自助開票一體機開票：供應商或客戶在供應商服務大廳自助辦理中標服務費（代理服務費）業務開票。業務辦理人員通過刷身份證驗證業務辦理資格，校驗通過后顯示該單位待開票的行項目信息，業務辦理人員選擇需開具的信息進行開票打印，發票打印完成后ERP系統自動記賬，生成憑證。

（2）遠程申請開票：供應商登錄物資供應鏈平臺遠程申請開具發票，并維護郵寄地址。財務人員在云平臺對申請發票開具的信息進行確認，定期批量打印發票，并將快遞單號信息返填至物資供應鏈平臺，在開票完成后，財務將已手工開票的信息重新導入云平臺，ERP系統自動記賬，生成憑證。

（3）財務定期批量開票：財務人員對未辦理發票打印事宜的部分，在云平臺開票信息管理平臺里將要開票信息導出，在愛信諾開票系統批量進行開票打印完成后，財務人員將開票信息（發票號碼、發票代碼、開票時間）回填至云平臺，ERP系統自動記賬，生成憑證。

物資分公司開票業務管理主要是對開票業務進行智能化管理，提高財務入賬效率，實現開票業務全過程閉環管理。供應商通過自助開票一體機自助開票或遠程申請開具發票，財務人員在云平臺定期批量開票、供應商未自助辦理的業務，遠程申請開票后自動發送短信提醒供應商物流號。所有開票業務ERP系統自動記賬，生成會計憑證，實現一開票一憑證管理。

四、實施成效

（一）精益管理能力增強

一方面，開票一體機建設需要標準化的流程才能實現，這促使公司整合原先割裂或冗余的流程，橫向提升了業務的耦合度和標準化水平;另一方面，公司已有標準化程度較高的業務可以通過開票一體機彌合人工操作的斷點，從而提升了業務的自動化水平。

（二）提質增效收益顯著

一是優化業務流程：通過項目推進識別出了流程的優化與標準化空間，樹立了統一的流程標準，同時利于業務知識的遷移;二是提升數據質量：開票一體機按照既定邏輯運行，不會出現人為操作的失誤，且隨著業務發展數據量增加，開票一體機執行工作的完整性、準確性和及時性將得到更大的發揮;三是前瞻技術轉型：通過實施流程自動化開票一體機，項目展示了相對量化或可視化的角度去理解實施自動化開票一體機解決方案的價值所在，使得用戶對開票一體機的交互模式、技術可行性有了更深的理解，對公司技術轉型及業務智能化有更清晰的方向性前瞻，幫助探索、發現、挖掘數字化轉型的更深價值和切實可行的方案。四是資源配置優化：通過應用信息技術識別更多跨流程、跨職能的應用場景，分析投入產出比。在各司其職的基礎上進一步優化資源配置，使得人工和技術在發揮各自優勢的基礎上又能協調契合、相得益彰，預計26個業務場景全部推廣實施后，將為公司節約人工成本5640萬元。

（三）商業推廣前景寬闊

開票一體機具有靈活配置、部署快速和低投入高產出三大特點，具有很強的可復制性和推廣價值。一是靈活配置，支持邏輯靈活拓展，開票一體機支持增添常規公司、科目代碼、金額類型等多種字段，同步支持多維度邏輯配置功能，滿足一定邏輯規范性和結果整合性的情況下的流程拓展需要，迎合業務的發展升級需求;二是部署快速，支持快速地跨多個系統的流程整合和數據抽取，在不影響原有系統架構和數據結構的情況下，就可以實現流程的自動化流轉;三是低投入高產出，開票一體機的輕量級實施上線方式無需復雜的系統集成或者龐大的硬件支出，可以在短時間內獲得較高的投資回報率，并驅動新的業務創新。

（四）助力財務人員轉型

隨著開票一體機的部署上線，基層財務人員也已適應新的工作狀態和角色分配，無論對于公司還是個人，都將從這一過程中受益。隨著虛擬員工（開票一體機）隊伍的逐漸穩定，財務人員會學會如何更好地運用數字化技術，與開票一體機協作完成工作，實現人機共舞的場景。開票一體機流程自動化等相關技術帶來便利的同時，也將讓財務人員不再固守現有的經驗、攻略指導，而是更加主動地學習探索新的知識和應用理念，以緊跟技術變革的步伐，敢為人先、擁抱智能化。由于開票一體機智能化的設置無需人工持續監督，因此公司可以釋放大量的人力資源去專注于更需思考和決策的事項。尤其是在當今輸配電監管及財稅改革背景下，會計準則逐步與國際接軌、稅務法規等不斷更新、監管要求不斷完善，財務人員需要投入更多的時間與精力去學習，去思考如何調整企業現行財務處理方式以使其符合準則法規及監管要求。而智能化技術的應用為釋放人力價值提供了可能性，有利于員工投入到更高附加值的工作中。

參考文獻

[1]馮濤.財務改革中的資金精益化管理[J].時代經貿，2013.3.

[2]中國國電河北衡豐發電有限責任公司， “堅持精益管理文化引領 扎實推動企業提質增效”，2016.

[3]龐智卓，.淺談精益化財務管理，2017.http：//www.eastobacco.com.

[4]歐陽征，陳博宇，鄧單月.大數據時代下企業財務管理的創新研究[J].企業技術開發，2017（2）.