財務會計檔案智能化管理的研究

程夢婷 毛臘梅

摘要：現如今隨著大數據以及人工智能技術的發展，我國經濟實力突飛猛進，促進了各型企業內部工作體系健全、完善，對財務會計檔案的管理也變得更加亟待。本文就智能化財務會計檔案的建設研究做出一些探討，為企業財務高效發展提供一些有效性建議。

關鍵詞：會計檔案;智能化;管理

一、財務會計檔案管理的背景

財務會計檔案就是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據，屬于單位的重要經濟檔案，是檢查企事業單位過去經濟活動的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。在企事業單位中妥善管理財務會計檔案是十分重要的。從21世紀開始，智能化和信息化的大浪潮涌動，隨著互聯網、大數據以及人工智能技術的發展，傳統繁冗的紙質財務會計檔案時期漸漸逝去，國家財政部從2016年 1月 1日起開始實行的修訂后《會計檔案管理辦法》，肯定了電子會計檔案的法律效力。目前，會計憑證的獲取、報銷、入賬以及歸檔都可以實現電子化管理。但由于會計檔案種類多樣，會計信息豐富復雜，企事業單位在管理過程中面臨著很多問題，在這個基礎上，建立一個系統化智能化的財務會計檔案是未來發展趨勢。

二、傳統財務會計檔案管理與智能化財務會計檔案的比較

1.??? 相同點：一是主要工作模式相同。管理財務會計檔案都是對會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計報告進行系統化整理，對會計資料進行周期化保存，并且根據國家檔案管理辦法對達到年度需要銷毀的資料進行銷毀。二是遵循的準則相同。不管是傳統會計檔案管理還是智能化財務管理都是要依據中華人民共和國財政部頒布的《會計檔案管理辦法》來對會計檔案進行有效管理和利用。

2.??? 區別：一是傳統財務會計檔案一旦生成也就無法隨意更改，它的所有資料已經確定，審核過程中企業發生一筆賬務錯誤就要去填制新的憑證去沖銷再填制一張正確的憑證，隨之而來的就是修改賬簿修改報表;智能化財務會計檔案直接在一個完備的系統里操作，如果選擇刪除憑證錄入新的憑證，后面的操作系統會自動更新;對于達到年限需要清理的檔案資料，也直接在系統刪除。二是傳統會計檔案是的流程是分步驟進行的，首先財務人員要做基礎的制單制表工作，再由管理人員進行匯總形成檔案;智能化財務管理系統是流動性的，財務會計檔案直接在系統進行錄入再輸出到下一環節，最后系統自動形成檔案，不用去分步進行。

三、智能化財務會計檔案構建必要性

1.??? 有效減輕企事業單位負擔

企事業單位從會計憑證到會計賬簿最后到財務報告都需要對各類檔案進行分類匯總，憑證又有原始憑證和記賬憑證，賬簿又可以細分為明細賬和總賬，對各級別會計資料進行系統完善地規整是消耗很大的人力以及時間的。建立智能化財務會計檔案管理系統，可以準確、高效地將各類會計檔案整理和保存，財務工作人員只需在系統里進行審核憑證是否齊全，不用去翻找查閱浪費太多時間，不需要配置多種財務工作人員;另外，系統存儲檔案都是按時間進行保存，對于要銷毀的檔案能夠更好地清查，在很大程度上減輕企事業單位的負擔。

2.??? 為企業單位提供安全保障

在經濟迅猛發展的時代里，推崇“業財融合”是當代企業財務發展的新理念，企業財務工作人員就是對企業過去發生的經濟活動來對未來的市場發展進行決策。根據會計資料來對下年度的資金做出預算，對稅收進行籌劃，對成本進行控制，企業會計檔案很大程度上是企業的命脈。紙質的財務會計檔案不僅存儲占空間，遇到某些惡劣環境，妥善保存也是問題，并且某些工作人員看管不安全，紙質文檔竊取起來容易。智能化會計檔案系統有效解決這類問題，利用計算機的程序我們對系統進行加密處理，保證信息資料完整性和安全性。

3.??? 加強檔案管理辦法系統化

盡管企事業單位有《會計檔案管理辦法》作為依據，也有《會計法》和《檔案法》作為法律支撐，但企事業單位沒有‘會計檔案法作為約束，部分企業對會計檔案管理不重視，他們會從前兩個法律之間找空子，即使準則有要求，但高層沒有嚴格執法，導致會計檔案管理依然很混亂，系統化的財務檔案管理系統就可以解決這個問題，用嚴格地管理模式將會計檔案進行有條不紊地分類與保存，規范企事業單位的檔案管理。

四、建設智能化財務會計檔案的需求條件

1.??? 從宏觀體系構成來看

本著“大眾創業萬眾創新”的理念，智能化財務會計檔案系統是覆蓋計算機學、會計學、經濟學以及稅收學等各個學科于一體的系統，通過這個系統財務工作人員可以從電子記賬到完成審核、主管簽字、完成年度財務報告、最后輸出符合國家標志歸檔格式的會計資料一體化，廣泛應用該系統會推動互聯網經濟的發展，利用電子計算機代替以前的各種紙質，減輕資源消耗，也形成了綠色會計理念。

2.??? 從人力資源管理上看

現階段大部分企事業單位的財務會計檔案都是專人看管，他們要對會計檔案進行標簽、分類、整理，不僅花費時間長、工作效率低出錯率還高，智能化財務會計檔案不再需要傳統的管理人員;只要懂得一定的計算機知識，在系統里進行操作，保障資料能否有效完全被系統接收，對接收傳送過程中遇到的問題進行處理即可;另一方面，相關部門要制定一些措施，加強對工作人員的管理，不僅在工作中要對財務會計檔案進行嚴格審查和保管，遇到問題嚴格執法處理，也要定期給他們輸送一定的思想教育，防止他們心思不正，保證會計檔案的安全性。

3.??? 從系統建立來看

智能化財務會計檔案要采取各種手段來加強安全性，一是設立密碼處理，財務工作者要輸入兩級密碼口令才能進入系統，防止密碼被輕易竊取電腦被他人使用;二是該系統只配置在專門負責管理的工作人員電腦以及高層領導的電腦上，保證信息傳遞的隱私和數據源的真實;三是企業要對系統進行防病毒設置，在這個被計算機病毒侵擾的社會，我們要建立高級防病毒裝置，避免被黑客侵入數據庫，防止病毒影響會計資料;四是要對資料進行備份處理，進行備份處理有利于保證數據的完整性，如果遇到數據庫被破壞或是硬盤損壞的情況下，備份文件就能快速解決問題。

五、建設智能化財務會計檔案管理系統的優缺點

1.??? 優點

1.1? 為社會培養復合型人才

現代的科技高速發展所帶來的直接影響就是信息在日新月異地更新，信息量變得無比龐大，社會缺少的是各方面素質優秀的復合型人才。智能化財務會計檔案系統就是在為社會輸送懂得計算機處理技術、明白大數據知識、知曉財務工作的復合型人才。第一他們的思維模式就與普通人才不同，一方面注重創新思考，面臨的很多財務問題有自己獨立的見解，也能從別人的角度想問題，具有大局意義;另一方面他們注重理論與實踐相結合，發揚“業財融合”的理念，推動企事業單位財務決策管理;第二他們的能力相對出眾，知識涉獵范圍廣，學習較為主動，對新技術的接受能力更強，被社會廣泛需求。

1.2? 為企業減輕成本

一是智能化財務會計檔案管理系統能結合強大的互聯網技術準確地進行資料錄入、信息對接檔案傳送等工作，排除管理工作者人為造成的錯誤和損失;二是利用會計檔案管理系統能有效地減少企事業單位對財務工作人員資源的需求，減輕了企業的成本;三是不用設立專門的空間去安放陳舊的會計資料，對要銷毀的會計檔案直接在系統進行操作，排除檔案因為受寒受潮需要修復所發生的成本;四是企業直接用電腦記錄和保存會計資料，不用花費很多紙質檔案去存檔，減小了一筆很大的成本。

1.3? 提高企業工作效率

智能化財務會計檔案管理系統就像一個靈動地機器人，首先它可以連續長時間地工作不會感到疲倦，其次對任何年度的會計檔案都可以精準快速地檢索，對于管理工作者來說就會花費大量的時間。它們可以自動去審查一些結賬、銀行對賬單等基礎的工作，不管多么繁瑣，數字多么復雜，都可以在短時間內做出批閱，大大提高了企業的工作效率。

1.4? 規范企業工作制度

智能化財務管理系統用它的高標準、大數據對所有檔案進行記錄與儲存，代替了‘財務人員先記賬，管理人員再匯總的模式，解決了部分企業財務部“一職多用”的情況;由于系統強大的數據清查功能以及它特定的識別功能加上機器帶動人力的工作效率更高，財務人員在對經濟業務錄憑證的時候就會更加謹慎，嚴格規范按照會計準則來，規范了企業財務人員的工作制度

2.??? 缺點

2.1? 系統建立耗費高

傳統的會計檔案管理只需要財務部工作人員去整理審核，再使用一些固定資產去儲存會計資料;智能化會計檔案管理系統的建立首先就需要聯系各類學科，再利用各種技術、專利技術把強大的數據庫建立起來?；ヂ摼W時代，越來越多懂得高科技的不法分子利用自己的本領取竊取企業的財務機密，因此對于加強系統安全管理建設要求更高，我們會采用先進的系統和高超的技術去防患于未然，但同時建成該系統消耗的成本就更大。

2.2 廣泛應用該系統較難

改革開放以來，中國經濟高速發展，但涌現在市場上的更多的是中小型企業，加上很多高校鼓勵大學生積極創業，對他們予以一定的支持和補助，但大多數都是小規模企業，他們對于會計檔案管理并不十分重視，企業所發生的經濟活動不夠多，導致現階段很多企業無需使用專門的智能化財務管理系統。在他們的傳統的思維認知里，也可能認為現階段企業只需要實現財富最大化，何必去消費一筆經費構建該系統，普及智能化會計檔案系統較為困難。

2.3 可修復性較差

信息化時代，數據庫是不法分子入侵的重要目標。在智能化財務會計檔案管理系統中，企業所有的會計資料都在電腦的數據庫里，即使安全保障力度大，加上系統的加密處理技術過硬，但不排除數據庫被惡意攻擊的情況，一旦數據庫被損壞，數據庫修復技術本身就很難，加上還要對系統進行初始化，如果企業沒有對所有的會計資料進行二次備份，基本上所有的檔案也就丟失了，對企業的損失較大。

2.4 導致社會管理人員需求減少

智能化財務會計檔案管理系統只要將資料儲存在數據庫并加以備份就可以完整保存很久，不用進行檔案規整它代替了簡單的管理人員的工作，可能讓傳統管理人員面臨著失業，給檔案管理工作者帶來了巨大的挑戰。

（六）結語

總而言之，智能化財務會計檔案管理系統給企事業單位帶來了很多便利的同時也給絕大多數人的思維帶來了沖擊，目前的絕大多數企事業單位會計檔案管理還是保持傳統的檔案管理，為了跟上時代的發展，企業要采取一定的措施慢慢改革，從漸漸應用無紙化檔案到應用智能化財務會計管理系統指日可待。

參考文獻：

[1]趙海云，探究財務會計檔案信息化管理建設[J].納稅，2018（30）.

[2]任怡，淺談事業單位會計檔案管理[J].機電兵船檔案，2014（10）.

基金項目名稱：2019安徽省大學生創新創業訓練項目“對財務會計檔案管理智能化的研究”（s201910383353）