文秘行政管理能力培養初探

葉建年

上杭縣自然資源局 福建龍巖 364200

文秘是單位眾多崗位中的一種，具有非常重要的作用。但是，很多單位只是將文秘當作一種文職來對待，并沒有注重對文秘行政管理能力的培養，這樣不僅會降低單位的發展效率還會無法讓文秘為單位做出貢獻。因此現階段機關、企事業單位需充分認識到這一點，進而完善對文秘的培養。

1 文秘行政管理能力培養的作用

1.1 有助于提高工作效率

對于單位的管理和發展而言，通過文秘不僅可以幫助管理者管理好相關事務，還可以讓管理者更有效做出決策。因此很多單位，通過對文秘行政管理能力的培養，不僅可以幫助文秘更好掌握一些工作技巧，還可以將這些行政管理技巧運用到日常的工作當中，達到提高文秘工作效率的目的。

1.2 有助于增強文字能力

文秘在日常的工作中會有很多的書寫任務，這些書寫任務都是需要文秘采用合理的方式進行完成。但是在單位中很多文秘的書寫能力水平比較低，導致不能完整將工作計劃和總結等相關文字予以表述出來。針對這種情況就需要幫助文秘從理論知識與實踐能力等多個方面得到相應的提升，進而有效提高文秘自身的文筆素養和綜合素質，幫助文秘更有效的工作。

1.3 有助于當好助手參謀

文秘工作之所以重要，是因為它直接為領導服務，直接關系和影響著領導的工作，起著領導助手參謀的作用，這是文秘工作的本性，任何時候都不會改變。也是對文秘工作提出的高要求。如幫助領導安排好工作布局；為一定時期的重點工作、重要會議和活動制定措施、步驟供領導考慮；文件來了不是原封不動遞交領導，充當二傳手，而是首先經過調查研究，提出參考意見。對要辦的事，除根據了解的情況確定應怎么辦外，估量帶來怎樣的效果，然后請領導定奪。

1.4 有助于做好信息反饋的耳目作用

做領導者的耳目，就要調查研究，搜集信息。其信息來源主要有兩方面：一是來自下面的實際工作情況和動態反映；二是來自上級的指示精神及外地區、外單位的經驗。文秘人員除要獲取準確、及時、全面的信息外，還要經過認真的綜合處理，提取有價值的信息。

2 文秘行政管理能力培養策略

2.1 文秘人員必須把握工作的“四大”原則

（1）準確原則。文秘人員是單位領導的助手，是領導工作的重要組成部門，可以說，文秘工作的準確性，相當程度地保證了領導工作的準確性，保證了機關領導工作的正常運轉?？偟囊笫牵恨k文要準、辦事要穩、情況要實、主意要慎。（2）迅速原則。此原則是由文秘工作的特點決定的，文秘處理工作快慢、效率的高低，關系整個單位工作正常運轉。有時會因為辦事不及時，喪失良機，貽誤大事，甚至造成嚴重后果。文書處理工作提高效率的出路：一是作風過硬，切忌拖拉疲沓、松散懈怠、拖泥帶水；二是改變工作手段，實現辦公自動化，利用電腦等現代化辦公設施處理能辦的事情。（3）求實原則。求實是一切工作的準則，文秘工作是為領導決策提供依據的，尤其應該實事求是，不僅不能脫離社會實際情況，更不能為了個人或小團隊的利益弄虛作假。（4）保密原則。文秘部門是機要部門，因此，保密不僅是文秘工作必須遵守的準則，也是一項重要職責。保密的要求：一是在工作中采取措施，保證文件、資料的安全；二是文秘人員要求保證自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏。

2.2 文秘人員工作必須把握的“五個”特點

（1）政治性。新時期的文秘工作，它作為一種輔助領導進行管理、辦理事務的工作，必然體現領導者的意志和愿望，帶有政治性。文秘人員有三個特殊，即“崗位特殊、工作任務特殊、工作影響特殊”，文秘人員必須政治可靠、品德高尚、作風正派。（2）輔助性。輔助性是與主導性相對而言的從管理系統看，領導處于主導地位，屬于決策管理中心，秘書機構處于附屬地位，是直接協助決策管理中心的輔助機構，所有文秘工作都要圍繞領導展開，文秘人員在處理任何問題時，不能超越職權范圍自作主張，自行其事。（3）綜合性。秘書機構是綜合型機構，但要對各部門工作有所了解，協調它們之間的關系，把它們聯系成一個有機整體，并對整個單位工作負責。這就需要站在全局性的立場上，時時處處用綜合的眼光觀察和思考問題，具備較強的綜合能力[2]。（4）事務性。文秘人員是辦事的，事務工作的量很大，而且各項工作內容都非常具體，而辦事又總與“細、?、雜、忙”連在一起。但只有搞好事務工作，才能使單位的內部秩序井然，工作有序運轉。

3 文秘行政管理能力培養方法

3.1 采用輪崗制的培訓方法培養文秘的行政管理能力

文秘所在的單位為了更好提高文秘的工作效率以及行政管理能力，針對文秘的工作情況以及自身特點制定一套完善的輪崗培訓計劃，通過專業行政管理知識的培訓，幫助文秘提高行政管理能力。

3.2 建立行政管理技能實踐平臺

為了讓文秘盡快熟悉工作內容，并加快知識的學習就需要單位為文秘提供行政管理實踐崗位，在工作中可以讓文秘自行發揮自身的能力，然后由單位行政管理能力較為突出的人員組成評定小組，對文秘一段時間的工作情況進行評價，這樣不僅可以讓文秘從實際工作中了解到自身的問題，還可以提高文秘行政管理能力。而且還需要定期組織開展行政管理技能比拼大賽，進而提高文秘的工作積極性，有效提高文秘行政管理能力[3]。

4 結語

從目前的社會發展中來看，很多職業都得到了更有效的發展，其中就包括文秘這門行業，現階段想要文秘可以更有效發揮自身的作用，就需要對文秘行政管理能力進行有效培養，進而讓文秘可以在日后更好為機關、企事業單位服務。與此同時，在具體的培養方法中除了開展專業行政管理知識的培訓之外，還需要從實踐、行政管理等方面來有效培養文秘，通過系統培訓，使文秘人員成為單位中樂于奉獻的老黃牛、嚴于律己的鐵士兵、文思敏捷的快槍手、左右逢源的好參謀，進而提高文秘的工作效率，使文秘工作在單位的作用最大化。