從內部控制角度探討大企業采購部門的設置

王靜

摘要：企業的采購部門是高風險部門，除了常規的采購風險外，還有很大的內控風險。因此對大企業來說，既要保證如期完成既定采購目標，又要確保采購全過程沒有內控風險，就需要大企業從內部控制角度思考采購部門的設置。本文有針對性地把大企業采購部門的設置問題納入內部控制框架進行探討，在此基礎上建設性地提出了大企業采購部門設置的有關策略。

關鍵詞：內部控制;采購;機構設置;風險

按照國家統計局2003年5月22日發布的《統計上大中小型企業劃分辦法（暫行）》，大型工業企業的劃分標準為同時滿足銷售額3億元及以上，資產總額4億元及以上，從業人員2000人及以上。國際上常用以下5個指標來衡量：創業的核心技術;規模經濟，也就是成本優勢;對供應鏈的管理能力;品牌價值;資源壟斷。根據大企業的定義我們可知，由于規模大、資產多、收益高，大企業的采購需求必然是復雜多樣的，既有專業性強的專用設備需求，也有通用物資需求，其采購體量必然以千萬元甚至億元計算。眾所周知，目前市場經濟體制下，大企業的采購業務必然吸引眾多供應商全力爭取，而其中難免魚龍混雜。大企業如果不能科學安排采購事宜，則采購效率與效益都有可能不佳，甚至產生嚴重的廉潔風險。近年來，國家越來越重視對大企業特別是國有企業的審計和巡視工作，根據審計、巡視中提出的采購領域的風險點和問題，我們不難發現，要想解決采購領域的廉潔風險，必須站在完善企業內部治理體系和提升治理能力的高度，做好基于內部控制角度的采購部門設計，將采購部門內部的不相容崗位分離，將不相容職務分別設置在不同的部門，實現采購部門內及采購部門外的相互牽制，這樣才能真正滿足內部控制制度的要求。然而在實務中，很多企業將采購部門視作業務、生產服務的后勤部門，忽視了對采購部門的內控要求。

一、我國大企業現行采購部門的設置模式

各大企業由于其歷史沿革和發展歷程不同，基于自身組織架構，對采購部門的設置也不同，目前常見的模式有以下四種。

（一）采購業務分布于各職能部門中，采購職責和管理職責未分離的模式

這種模式下，采購工作被分解于各職能部門中。例如，設備部門負責設備的采購、使用和管理，辦公室負責辦公用品的采購、分配和管理。各部門依據分工全過程履行采購的比選、合同簽訂、驗收及事后評價過程。這種模式雖然便于根據需求安排采購，但一條龍似的采購流程無法做到對采購全過程的內部控制，從大企業的整體發展來看，存在較大的風險。

（二）采購業務歸屬于財務部門的模式

這種模式即由財務部門匯集采購需求，簽訂采購合同，對采購來的物資進行發放，并最終完成付款。這種模式下，財務部門既是“運動員”又是“裁判員”，在財務部門內部能夠高效地完成采購全部流程，表面上看采購的效率獲得了極大的提高，實則用效率掩蓋了內部控制的缺失，財務部門由于權力過于集中，容易造成廉潔風險，同時也容易造成財務部門一枝獨大，管理難度增加，各種矛盾頻繁產生的情況。

（三）采購、維修、資產管理、后勤服務全部歸屬于采購部門的模式

這種模式下，采購部門能夠主導采購需求、采購驗收等，除無法直接付款外，其能夠完成采購的全部流程。缺點是把控了大企業的基本建設、設備維修、固定資產管理和后勤物資保障的采購部門，其能主導的資金支出總額體量較大，易出現采購部門凌駕于其他部門之上的情況，從采購需求匯總到采購方案制訂再到采購物資驗收，這些關鍵的內部控制點全部在一個部門之內，而內部不相容崗位分離，已經無法確保內部控制制度有效實施。

（四）設立單獨的采購部門，與采購需求提出、采購監督及事后評價相分離的模式

這種模式下，采購部門審核大企業內部各部門的年度采購計劃、采購項目，審查各部門領用物資數量，并合理控制，減少損耗，全面完成商品訂購的業務洽談并組織進貨驗收和發放。而大企業內部的審計部門、紀檢部門及各使用單位，能夠控制并督促采購部門及時采購、科學采購，保障物資供給。這種模式更適合大企業，更能夠體現企業內部控制模式。

二、大企業采購組織機構規范設置建議

（一）站在完善大企業內部治理體系和提高治理能力的高度做好頂層設計

采購部門不能脫離于大企業的內部控制環境而設立，因此企業在全面推進內部控制建設、建立健全企業的制約和監督體系時，必須針對采購流程的關鍵問題和重點風險隱患，采用科學的方法合理配置權責，細化控制節點和重點領域的流程，使頂層設計更具有針對性和效果，達到權力制衡和最優配置。此外，大企業的管理層級較多，可以根據自身業務特點和組織架構，分崗授權、分級授權，通過定期不定期輪崗，實現采購部門的內部控制。

（二）堅持獨立和相互制約的部門設置原則

大企業應設置專門的采購部門，且該采購部門要能夠獨立運營。采購部門是“運動員”，監督部門是“裁判員”，既不能讓本應監督采購的部門直接參與采購操作，也不能讓內部控制為采購效率讓路，必須堅持流程化管理，堅持分工明確、職責清晰。為企業構建從采購組織架構頂層設計到完備采購內部控制管理制度的采購管理體系，使企業采購工作的重點環節規范有效。

三、基于內部控制角度設置采購部門的意義

眾所周知，企業建立完善的內部控制，其目的就是要提高企業的經營效率和效果，實現資產保值增值，進而實現經營目標和所有者權益最大化。因此在企業內部控制設計中，統籌考慮采購部門的分工和流程，有利于各部門之間協同配合開展生產經營活動，也有利于通過制訂計劃、落實審批、事后評價來實現管理目標，從而確保采購流程能形成一個計劃周密詳細、過程配合與互相制約的內部控制系統，確保企業總體經營目標順利實現。

此外，基于內部控制的采購部門的設置，能夠符合企業整體發展戰略，能夠在企業統一的內部控制體系下高效運行，通過自動化、流程化的內部控制體系減少人為因素對采購業務的影響，從而使企業的采購部門更好地為企業發展服務。

四、結語

內部控制制度是企業正常運營的基本保障，而采購環節是其中的高風險環節。因此對大企業來說，既要保證如期完成既定采購目標，又要確保采購全過程沒有內控風險，就需要大企業從內部控制角度思考采購部門的設置，對內控制度在采購環節的作用予以足夠的重視，從而保障企業最終圓滿完成采購任務。

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