高職院校黨員紙質檔案活頁簿式保存的優勢及實施路徑思考

蘭天鍵

【摘要】高職院校黨員紙質檔案保存問題折射了基層黨支部黨務工作水平和黨員發展質量。黨員紙質檔案合理裝訂保存既要滿足檔案管理的規范化需要，也要滿足黨支部黨員紙質檔案形成過程中的現實需求。本文將通過對高職院校黨員紙質檔案保存的問題進行，以求找到一種科學的黨員紙質檔案保存方式。

【關鍵詞】高職院校;黨員紙質檔案;保存

黨的十八大以來，黨中央不斷加強黨的組織建設，在黨員發展方面出臺了一系列黨內法規和方針政策，黨員發展工作更加規范有序，也對黨員紙質檔案管理工作提出了新的更高的要求。高職院校黨員紙質檔案不僅僅是反映黨員的學習和生活歷程，確認黨員身份的重要憑證，更反映了黨員入黨所在黨組織對黨員教育管理，乃至黨的組織建設的工作水平。由于高職院校學制只有2-3年，畢業生多為中共預備黨員，學生黨員紙質檔案稍有問題極易導致退回檔案甚至是預備黨員延遲轉正。此外，高職院校各級黨組織在接收教職工黨員組織關系和發展教職工黨員過程中也面臨黨員紙質檔案審查的較大壓力。

一、高職院校黨員紙質檔案保存的主要問題

（一）黨員紙質檔案材料缺少裝訂邏輯。由于缺少統一的裝訂標準，黨支部提交的黨員材料在檔案袋內的放置通常是根據材料目錄順序進行疊放。但是實踐中，要么材料目錄的編制本身缺少裝訂邏輯，要么材料按序放置后因為他人調閱審查，又被打亂順序，給檔案審查部門工作人員帶來不少額外的工作負擔。同時，黨員材料缺少裝訂邏輯也在一定程度上導致黨支部缺少對黨員發展流程的邏輯敏感性，黨員材料容易出現缺漏和邏輯錯誤，往往需要審查人員發現提醒后才予以整改，降低了黨員檔案審查工作效率和黨員紙質檔案質量，甚至會影響黨員的按時發展。

（二）黨員紙質檔案材料劃分不細。根據《中國共產黨發展黨員工作細則》第三十七條，黨員檔案包括《中國共產黨入黨志愿書》、入黨申請書、政治審查材料、轉正申請書和培養教育考察材料。實踐中，必要的黨員培養教育考察材料還包括入黨積極分子、發展對象接受集中培訓的材料，入黨積極分子、發展對象、預備黨員階段思想匯報的材料，黨員推薦、群團組織推優產生入黨積極分子的材料，發展對象考察談話的材料，發展對象接受為預備黨員前的公示情況材料等等。擴展的黨員培養教育考察材料還可以包括學生黨員的學習活動、個人思想心理活動和社會實踐活動材料等。隨著黨的組織建設要求越來越高，黨員紙質檔案材料要求越來越豐富，但是在黨員紙質材料歸檔時仍然普遍缺少對材料的細分，從而導致黨員紙質檔案材料出現缺漏。

（三）黨支部檔案工作者基本為兼職，業務熟練周期長。根據《中國共產黨發展黨員工作細則》第三十七條，在預備黨員轉正之前，黨員檔案由黨支部負責收集、保存和管理。高職院校黨支部中，黨務工作者基本為兼職，且大多為基層業務骨干。按照教育部黨組要求，教師黨支部書記正在不斷落實為“雙帶頭人”，學生黨支部書記也往往由團學工作的專職干部兼任。黨支部黨務干部同時也是基層業務骨干的兼職性質客觀上延長了其檔案工作業務的熟練周期，加上部分檔案專職保管人員不具有檔案管理專業背景，上崗后又缺少相應的繼續教育培訓，直接影響了黨員紙質檔案質量，造成黨員發展過程中的各種問題。

二、黨員紙質檔案活頁簿式保存的優勢

（一）傳統檔案裝訂的矛盾。針對高職院校黨員紙質檔案保存的主要問題分析，不難看出黨員紙質檔案需要按黨員發展程序邏輯進行細分裝訂，以便清晰地呈現黨員發展程序中的相關材料，并以其規范的模板幫助黨支部檔案專職保管人員快速熟練業務，以盡可能地避免黨員材料的缺失和邏輯順序的錯誤，保障黨員發展按時順利完成。但是實踐中卻是因為傳統裝訂方式與黨員紙質檔案形成過程中的現實矛盾造成了黨員紙質檔案很少進行裝訂。

由于檔案的裝訂方式一般包括線裝法、變形材料裝訂法、粘接法、封套法，除上述裝訂方式外，在文件流轉過程中還使用其他裝訂材料進行裝訂，比如回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等，但這些裝訂方法普遍存在容易對歸檔文件造成損害或者固定效果不佳的缺點，明顯不適于歸檔文件的裝訂。

（二）活頁簿式檔案保存法對矛盾的破解

通過分析傳統檔案裝訂與黨支部在黨員紙質檔案形成過程中的實際需求的矛盾，不難看出黨員紙質檔案之所以不采取裝訂的方式，根源在于檔案裝訂后取訂麻煩，容易損壞檔案且因紙號、紙質不同難以整訂。針對以上問題，需要設計一種既能讓黨員紙質檔案按序細分裝訂，又能快速調取和恢復，并且適應各種檔案紙張大小、質量的裝訂方式。類似于戶口活頁簿式的檔案保存法顯然是最合適的選擇：多個可取放紙質材料的A4塑料活頁袋整合在一個檔案簿中，使檔案工作者可以按照規定的檔案順序依次將A4以下規格的各種檔案材料放入不同的檔案簿活頁袋，并通過在活頁袋側面貼上順序標簽使材料的裝訂目錄和裝訂邏輯清晰呈現，而滿足檔案材料的細分只需要增加活頁袋的數量即可。

三、黨員紙質檔案活頁簿式保存的實施途徑

如果采用定制產品，紙質檔案活頁簿成本將比較高昂，并不適宜推廣。目前，文具市場上主要有2種活頁簿式文件袋可供選擇比較。一是A4規格的插袋資料冊。這種資料冊的優點是有PP材質外殼保護，內置20-80頁豎插式塑料活頁袋，可根據需求選用不同活頁袋數量的資料冊，整體美觀，資料保護較好。缺點是資料冊寬度過寬，普遍在235mm以上，而一般卷線檔案袋的寬度為237-240mm，整冊放入檔案袋后多次取放易破壞檔案袋。

二是A4規格的11孔A4插頁保護袋的組合資料冊。這種資料冊的優點是可以根據需求增減A4資料袋的數量，使用塑膠裝訂夾穿過打孔區即可將資料袋固定成冊，體積較小，易從檔案袋中取放。缺點是不如一體的插袋資料冊美觀，需要自行裝訂。

以上兩種活頁簿式保存方式均可較好滿足黨員紙質檔案保存的裝訂要求和易取放要求，檔案保存成本也比較低廉，適宜推廣，為解決高職院校黨員紙質檔案保存問題提供了可行的技術方案。

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