高校圖書館檔案管理模式優化策略探究

李麗麗

【摘要】檔案管理工作是高校圖書館建設的重要組成部分，分析探討高校圖書館檔案管理模式具有重要現實意義。針對圖書館檔案管理工作中存在問題和缺陷，提出一些有效的優化策略，以期推動高校圖書館檔案管理向著科學化、現代化、智能化模式發展，旨在能更好地為教學科研服務。

【關鍵詞】高校圖書館辦公室;檔案管理;優化策略

隨著高校建設規模不斷擴大，很多高校都投資建設了功能齊全、布局合理、無線網絡全覆蓋的集大開放大流通、樓宇智能化管理、資源共享服務為一體的現代化圖書館。大部分高校圖書館擁有RFID智能管理系統、電子書借閱機、電子閱報機、自助文印機、移動圖書館、24小時還書分揀線等現代化服務手段，且圖書館服務功能完備，提供座位預約、研討間預約、多媒體閱覽、電子資源檢索、參考咨詢、文獻傳遞、科技查新、3D打印體驗等服務。由此可見，當前的高校圖書館已經具備了很高的現代化程度。與之相反的是，高校圖書館的檔案管理方面卻設備落后，基礎設施不足，技術管理手段缺乏。一些高校圖書館甚至沒有設檔案管理物理空間，更沒有專職檔案管理人員。檔案管理工作止步不前，與現代化圖書館管理不相匹配，這種情況已經制約了高校圖書館整體建設發展。圖書館應當急需從設備、軟件、技術管理手段方面加大投入，將現代數字技術應用于高校圖書館檔案管理工作中，共建共享檔案資源，充分發揮檔案管理信息功能，推動高校圖書館事業更好發展。在當今大數據云計算時代下轉變高校圖書館傳統檔案管理模式，提升檔案管理質量已刻不容緩。

一、高校圖書館檔案管理的重要性和現實意義

（一）為領導決策和圖書館建設發展提供充分依據。圖書館檔案按照內容可分為兩大類，日常管理檔案和業務檔案。詳盡的檔案管理工作真實地記錄著圖書館長久發展歷程，為學校領導和本館領導科學決策提供客觀數據和真實信息，具有重要參考價值，對圖書館建設發展有著重要現實意義。1.日常管理檔案。高校圖書館辦公室日常管理檔案大致分為六種：①黨政管理檔案，包括學校黨政辦公室下發的紅頭文件（需各單位遵照執行）、圖書館起草的文件、高校圖工委文件或其他校內、校外和圖書館相關的文件。②圖書館內各種資料檔案。包括重要會議記錄、工作總結、工作計劃、大事記、各種請示、報告、考勤等。③人事檔案。包括圖書館人員結構情況、數量、職稱、科研、進修、新增調動退休、業績績效工資分配等。

④圖書館固定資產檔案。包括專用設備和電子設備、紙質圖書清單檔案材料等，包含資產名稱、新增數量、存放地點、固定資產驗收單、報廢情況等。⑤工會檔案。包括工會開展的各項活動，方案、總結、照片、新聞稿等。⑥專題檔案。包括特定歷史時期的重要工作開展情況檔案，比如“兩學一做”“不忘初心、牢記使命”主題教育等。2.業務管理檔案。高校圖書館業務管理檔案主要分為七種：①合同類檔案。包括紙質文獻資源合同、電子資源合同、專用設備類合同等檔案。②館藏文獻檔案。包括文獻名稱、數量、存放地址、采購量、經費情況。③文獻流通檔案。包括圖書借閱量和電子資源訪問量等。④讀者檔案。包括姓名、所在院部、年齡、借閱記錄、閱讀喜好等。⑤閱讀推廣活動檔案。包括活動開展的計劃、方案、活動成效、調研報告、活動簡報和照片等。⑥參考咨詢服務檔案。包括專題咨詢、科技查新、網絡咨詢、定點跟蹤、學科館員學科分析報告等。⑦文檢課教學檔案。包括教學資料、課件、學生的姓名、班級和考試成績等。

（二）作為業績評估和考核依據，不斷提升圖書館管理水平。圖書館檔案管理做得好，歸檔完整、立卷及時、標引清晰、排列有序，真實有效保管各項工作開展留存的所有原始資料。這樣就能輕松應對年度結束時學校目標管理考核工作等其他業務考評任務，而且是真真切切的工作實績。保存完整的檔案材料就是最好的支撐材料，不至于再重新加班加點突擊整理，短暫時間內整理以往工作開展情況的所有資料，也勢必會造成疏漏情況發生，從而影響到績效考核，不能真實體現工作業績。

（三）為教學和科研提供相關參考依據。圖書館業務檔案管理工作不斷充實完善，通過查詢文獻資源和學生讀者借閱檔案資料情況能夠真實有效地幫助教師開展教學。通過文獻資源、科技查新、學科服務檔案等在一定程度上能為高?？蒲泄ぷ鏖_展提供實質性幫助和參考。

（四）促進同行交流和推動圖書館事業發展。檔案管理工作做得好，可以促進圖書館界同行之間相互學習和借鑒，為館際之間相互業務提升及合作創造條件，為高校圖書館事業發展提供強大推動力。

（五）為高等教育事業質量監測提供真實數據。通過查詢嚴謹的日常檔案記錄，為高校示范校建設、本科教育水平合格評估、本科教育水平審核評估、學科認證專業水平評估提供真實數據。

二、高校圖書館檔案管理現狀及存在問題

（一）傳統圖書館檔案管理模式。目前大多數高校圖書館采取的檔案管理模式大概分為以下三種情況：1.集中和分散相結合的管理模式。高校圖書館檔案管理工作基本都是由圖書館辦公室負責搜集整理，對于日常檔案管理工作如文件檔案、人事檔案、工會檔案、專題檔案等是辦公室負責收集和整理。對于業務檔案管理工作還是由各個業務部門來負責整理上報給圖書館辦公室，如閱讀推廣部的閱讀推廣檔案、參考咨詢部的參考咨詢檔案等其他業務工作檔案。長期以來就形成了這種集中和分散相結合的檔案管理模式。2.紙質檔案和電子檔案并存管理模式。信息化時代，目前所有高校圖書館都在使用文獻資源管理軟件進行圖書流通管理。關于業務管理工作中借閱檔案和讀者檔案，熟悉計算機的工作人員可以很容易調取需要查詢的檔案資料，這類檔案就長期保存于服務器中，屬于電子檔案。圖書館工作中日常管理檔案多數因需要給學校各職能部門上交電子文檔和紙質文檔，比如交材料到黨委組織部、宣傳部、校工會等資料，所以這類日常管理檔案既有紙質類也有電子類。有些高校圖書館沒有對歷史久遠的檔案資料進行數字化處理，對于歷史沿革留存下來的文字材料、照片等就屬于紙質檔案。由于歷史的原因就形成了現在紙質檔案和電子檔案并存的管理模式。3.計算機輔助檔案管理模式。傳統手工立卷檔案管理模式，伴隨著計算機滲入社會生活的各個領域，已經成為歷史，計算機輔助檔案管理模式自然而然應運而生。

（二）圖書館檔案管理工作存在的問題。做好高校圖書館檔案管理工作必須正視在管理工作中存在的不足和缺陷，發現問題，解決問題，不斷地完善和提升檔案管理工作。1.檔案管理意識淡薄，重視不足。很多高校圖書館辦公室對檔案管理工作重要性認識不夠，缺乏檔案管理意識，片面認為圖書館作為二級單位，檔案管理工作隸屬于學校檔案館。檔案管理工作也通常由辦公室工作人員兼任，對檔案資料搜集整理缺乏積極主動性。缺乏開拓進取精神，僅僅是為了完成工作任務，每年上交學校檔案圖書館領導年終總結、工作計劃、數據報表等簡單基礎資料。沒有全方位整理、收集和圖書館息息相關的文件、政策、數據統計、文獻資源建設、館史文化等檔案。部分高校圖書館甚至沒有專門檔案管理的物理空間，更沒有專職檔案管理人員。2.檔案管理不規范，制度不夠健全。大多數高校圖書館對檔案管理比較隨意，沒有專業檔案管理人員，即使掛了檔案室牌子，也是形同虛設，沒有實質性工作開展，并沒有做到針對圖書館各項業務工作，進行全面及時收集、整理、歸檔、立卷，只是在年終時候為完成學校目標考核任務整理一些檔案資料進行保存，斷檔和缺檔情況很嚴重。歸根結底，造成這一切的原因就是因為沒有健全的檔案管理制度。3.缺乏檔案管理專職人員。檔案管理工作多由辦公室人員進行兼職，這些人員沒有經過專門的檔案管理學習和培訓，缺乏系統的檔案管理技能，僅憑個人經驗開展工作，比如歸檔不明確，標記不嚴謹，沒有嚴格的規范標準，只是簡單地收集整理，由于種種原因，斷檔現象時有發生，這些情況都不利于檔案管理的信息化建設。4.現代化管理手段不足。由于高校圖書館領導不夠重視，導致圖書館的檔案管理工作無論是手段還是機制方面都存在較多問題，歸檔不明確、不嚴謹、不規范，管理不系統。大多數高校圖書館尚未建立檔案管理系統，缺乏檔案開放利用意識，長此以往，將阻礙圖書館發展。

三、高校圖書館檔案管理模式優化策略

（一）加強檔案管理意識，健全檔案管理制度。從分管圖書館的校領導，到圖書館領導，再到圖書館各部門工作人員都要從思想上高度重視檔案管理工作的重要性，增強檔案管理意識，健全檔案管理組織機構，完備基礎設施，引進先進技術手段，加快現代化進程。針對各類檔案制定從收集、整理、保管、鑒定、編研、設計、檢索、利用等相關環節的可行性規章制度。對歷史留存的珍貴紙質檔案和近年來現有檔案進行重新標引、分類、排序、編目，并進行數字化處理。

（二）從方便檢索利用的角度細分檔案管理工作編目。結合高校圖書館自身業務部門開展工作，細致劃分檔案管理材料編目，應對不同學科專業需求查詢服務，提供全面、快捷、真實有效的信息。如高校各院部專業認證和評估中為該院（部）提供相關文獻種類和數量，這就需要圖書館文獻資源部工作人員依照本高校所設專業來確定此類檔案材料編目，再將信息材料進行打印，將數據寫入RFID標簽導入數據庫，方便信息檢索及調用。每年及時更新新增文獻資源檔案材料，在相關院部需要時及時為其提供服務。

（三）設立專職檔案管理人員，增強業務管理水平。根據本館實際情況，設立分級管理體系。首先，領導主抓檔案管理建設，在財力和物力上給予優先支持。其次，選派專職檔案管理員，對全館檔案進行系統管理，并為其提供進修、培訓、調研及參加相關會議的機會。再次，進行全館工作人員檔案管理業務培訓和再教育學習，在各業務部門分設獨立、兼職檔案管理工作人員，負責及時提交本部門歸檔材料。通過這三級管理體系來保證檔案管理工作順利開展。

（四）注重檔案管理二次開發利用建設。完善圖書館數字檔案目錄，使檢索功能具有規范性、條理性和層次性。具體詳細的目錄制定更利于用戶檢索使用。結合高校和本館實際狀況建設周密的檢索框架，把所有檔案信息整合到強大的存儲介質里，通過網絡途徑傳播。圖書館檔案管理在內部實行多級管理模式下，加之數字化建設，實現檔案二次開發利用，彰顯高校圖書館檔案管理價值。

（五）建立檔案管理共享機制。設立檔案動態查詢、借閱歸還、統計分析等功能模塊，并且做到系統后臺存儲格式和接口，能夠同數字化校園系統對接和數據集成，便于檔案材料中公共資源部分，如各類館藏文獻資源數量、讀者數據、閱讀推廣活動資料、參考咨詢服務資料、學科分析報告等能夠方便查詢，實現資源共享，為全校師生提供服務。

（六）加強檔案管理安全防范機制措施。高校圖書館檔案管理載體從傳統紙質管理到電子化管理再到數字網絡化轉變，需有效規避信息安全風險問題，在當前大數據時代背景下安全防范措施不容忽視。檔案管理安全防范機制建立可從兩個方面著手：一是建立檢索查詢等級機制保證服務器安全措施，如在檔案管理系統平臺中，利用云存儲技術把具有保密性強的檔案用單獨服務器存放于檔案室，其他業務性檔案則可托管在圖書館中心機房。二是為確保檔案數據真實性，制定檔案保密時效機制措施，有些保密性強的檔案如黨政文件、人事類文件等其他行政類具有保密性質的文檔，在進行數字化處理時設置為自動按日志歸檔，停止使用修改和刪除功能，避免人為因素造成毀損，確保做到檔案數字化建設過程中不被人為篡改、泄露、毀損。

四、結語

高校圖書館辦公室檔案管理工作真實保存圖書館長久以來的發展歷程，為后人參考和研究提供寶貴資料。通過結合本館檔案資源實際情況，不斷優化檔案管理模式，不僅能推動圖書館事業發展，更能高效發揮高校圖書館合力育人功能。

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