新時期關于機構編制檔案管理的若干思考

鄒江偉

摘 要：機構編制檔案，是機構編制工作過程以及成效的記錄載體，是一種十分重要的信息資料，并且具有法律效力，能夠為相關部門依法履職提供中重要參考，也為各級領導決策機構編制工作提供依據。在新時期的背景下，機構編制要與時俱進，適應信息時代發展需要，創新機構編制檔案管理措施，以實現科學管理、有效利用的目標。本文探究了新時期機構編制檔案管理的重要價值和優化機構編制檔案的一些策略。希望能為我國各級機構編制部門的檔案管理工作順利開展提供參考。

關鍵詞：檔案管理;機構編制;價值;策略

在當今快速發展變化的社會背景下，機構編制檔案工作需要進一步改革深化，以實現機構管理“精簡、高效”的運行目標和編制核定“只減不增”的政治要求。機構編制檔案，為機構編制工作當中的重要管理資料，記錄著機構產生、運行、發展過程中的歷史過程，記載著編制管理的基本軌跡，其參考和運用價值是非常高的。實踐證明，機構編制檔案是機構編制工作中的不可或缺的重要組成部分。為此，本文著重探究新時期背景下機構編制檔案管理工作的現實價值和優化策略。

1.做好新時期機構編制檔案管理工作的重要意義

1.1有助于挖掘潛在的信息資料。機構編制檔案管理工作對于機構運行和編制控制以及事業發展發展均有著十分現實的現實意義和利用價值?？茖W合理的機構編制檔案管理工作能夠幫助大家不斷挖掘機構編制信息資源，查找改革歷史依據，探尋改革借鑒的歷史經驗。機構編制檔案作為機構編制部門的活動開展記錄，能夠為機構編制工作后續發展決策提供依據，也有助于根據機構編制歷史活動情況不斷完善機構編制和人力資源管理工作，促使其實現穩定發展[1]。

1.2有助于提高檔案利用效能。機構編制檔案工作指的是對機構編制工作信息進行收集整理，而后鑒定保管的一個過程。通常情況下機構編制檔案工作主要會經過輸入、處理、輸出三個環節，會與外界信息、能量進行交換，最終促使編制檔案得以實現學術價值、現實價值以及參考價值等。換句話說，通過管理工作對機構編制檔案進行處理，能夠充分發揮檔案本身的宣傳教育、憑證依據等作用，提高機構編制檔案利用效能。

1.3有助于保護珍貴原件。針對機構編制而言，檔案作為機構運行和編制管理的原始記錄，與其他圖書的本質屬性有所不同，檔案本身不能隨意進行編寫，管理人員也不能憑借自己的觀點進行修改與補充，否則檔案資料本身便失去意義，不能發揮其中應有的參考與憑證的功能。對于機構編制檔案工作本身而言，檔案管理工作的有效開展，有助于保護各種原件資料，檔案本身的內容不會被損壞，最終促使檔案原件得以長遠流傳。

2新時期優化機構編制檔案管理工作的對策

新時期，想要提高機構編制檔案管理水平，一定要從提高人員素質、檔案材料標準要求等方面入手，對傳統機構編制檔案管理工作不斷優化，以便能夠充分發揮檔案管理工作的實際功能。筆者根據自身多年工作經驗，覺得可通過以下幾個方面的策略，優化新時期機構編制檔案管理工作。

2.1不斷增強人員素質，做好機構編制檔案管理。機構編制檔案管理工作本質上是一項業務性工作，但是又具備管理服務性質，這一現象要求檔案人員在開展管理工作時，不僅要具備扎實的業務能力，還需要擁有較強的創新意識與服務意識，以便能滿足新時期機構編制檔案管理工作的開展需求[2]。機構編制檔案管理工作中可以從以下三方面入手，不斷提高檔案管理人員素質。首先要在機構編制部門內部形成良性競爭上崗模式，配備專業的檔案工作人員，以便能夠不斷提高機構編制檔案管理水平。通過公平競爭的方式擇優上崗，激發管理人員的工作激情，促使激活檔案管理工作能夠充分活力。其次，可以通過學習培訓的方式提高工作人員業務水平。機構要充分利用自身資源，與相關單位進行積極溝通，借鑒其他管理經驗，使得檔案管理人員能夠不斷拓寬自身視野，進而熟悉利用各項管理理論。最后，要不斷完善激勵機制，確保檔案管理工作人員能夠創新自身思維，打破傳統管理方式，滿足新時期檔案管理工作需求。提出新思路、解決新問題，為機構編制檔案管理工作的順利開展奠定基礎[3]。

2.2提高檔案材料標準要求，為機構編制檔案管理工作提供保障。在開展機構編制檔案管理過程中，檔案資料質量的高低以及類別是否齊全、數量是否充足等等，直接決定了檔案管理水平的高低。但是現階段不少機構編制檔案工作中，普遍存在于檔案資料收集質量標準不高、材料缺漏等現象，直接影響了機構編制檔案管理工作的有序開展。針對這一問題，管理人員要有創新意識、敬業意識、質量意識，嚴格規范檔案管理。首先檔案材料要精。材料本身不能太過雜亂，要完善并且進行分類，將其全部整理歸檔。不能歸檔的材料要盡可能的將其清除，以便能夠保障材料簡潔明了。如果因為各種原因機構編制工作無法形成完整文字資料，那么管理人員需要盡可能的客觀還原事實，并且要爭取到領導對記載事實的認定，對編制檔案管理工作起到一定補救作用。其次要對歸檔結構與歸檔時間做出要求。歸檔結構一定要全，歸檔時間一定要快。管理人員在檔案管理過程中，對于聲像檔案、實物檔案等類型，一定要采取針對性的管理方法以及歸檔流程，促使檔案材料本身的價值能夠充分體現[4]。

2.3促使傳統管理方式向現代化轉變，不斷提高機構編制檔案管理水平。在新時期背景下，傳統機構編制檔案管理工作已經不能滿足現代化管理工作的需求，雖然不少機構編制檔案管理過程中積極引進了各種新理念與新手段，但是大多數檔案管理工作仍舊停留在檔案目錄的輸入、輸出與檢索。針對這一現象，管理人員要從思想上引起重視，在管理過程中保障檔案管理實現程序化、信息化、電腦化。在此過程中積極引進檔案管理程序，以便能夠對機構編制檔案進行統計、分類，便于查找利用，打破傳統檔案管理工作帶來的局限。最后，要促使檔案傳閱實現網絡化發展，在機構編制檔案管理中建立完善的內部網絡系統，根據機構編制部門的各業務部門工作需要，內部工作人員可以在網絡上查詢所需要的檔案資料;根據其工作人員職位以及管理權限的不同，合理設置系統查閱權限，保障檔案材料安全性的同時，提高機構編制檔案資源的利用率。

2.4提升經濟社會服務水平，加強編制檔案管理工作。工作人員在機構編制檔案管理過程中，切記檔案管理并不是單純的收集資料、整理檔案與管理檔案，檔案管理的本質而是為了服務經濟社會發展，因此工作人員要認識到這一點，積極做好機構編制檔案材料的開發利用工作，為經濟社會實現穩定發展奠定基礎，提供基礎性服務。首先，工作人員在管理過程中一定要做好檔案保密工作。在遵守檔案工作保密原則的基礎上，始終堅持開放原則，對保密時間短、實際工作急需的相關材料，要根據實際情況及時解密，提高材料利用率。其次要對檔案材料的查閱程序不斷完善。建立機構編制檔案查閱審批制度，要求查詢單位必須要開具介紹并蓋章，機構編制部門檔案工作的分管領導簽字，工作人員方能為其查詢檔案資料，方可“根據檔案材料內容將其按照歷年文件、機構沿革等進行匯編，使得檔案管理工作的潛在作用得以不斷升華”[5]。

3結語

綜上所述，開展編制檔案管理工作，管理人員要從思想上認識到檔案管理工作的實際意義好和現實價值，并且從實際情況出發，在傳統編制檔案的基礎上不斷優化管理對策。在新時期，要不斷提高管理人員的自身素養，創新檔案管理工作的新思路;不斷提高檔案材料標準要求，提高機構編制檔案管理工作質量，充分發揮檔案管理工作的自身功能，讓機構編制檔案管理工作服務經濟社會發展。

參考文獻

[1] 朱志強. 關于規范事業單位法人登記檔案管理工作的幾點思考[J]. 黑龍江檔案， 2019， No.237（06）：57-57.

[2] 趙金華. 新時期加強學校人事檔案管理隊伍建設的若干思考[J]. 辦公室業務， 2020， No.338（09）：144+146.

[3] 王一評. 電子政務環境下機構編制檔案管理與服務研究[J]. 蘭臺內外， 2019， No.264（27）：54-54.

[4] 郭聰華. 關于地方機構編制法定化若干問題的思考[J]. 中國機構改革與管理， 2018（009）：32-34.

[5] 遲永生. 新時期關于加強電子檔案管理的建議[J]. 牡丹江教育學院學報， 2019， No.202（07）：77-78.