淺談如何加強疾控中心檔案管理

曹 明

（遜克縣疾病預防控制中心，黑龍江 遜克164499）

“檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化、社會、生態文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！奔部刂行某袚膊☆A防控制及公共衛生技術管理、衛生檢驗檢測等職能，是關乎我國公民衛生健康的重要服務機構，對于扎實推動社會疾病預防控制及廣大人民群眾衛生健康事業發展，起著非常重要的作用。疾控中心檔案主要是在疾病預防控制工作中形成的各種類型和載體的具有保存價值的文件通知、調查材料、效果評價、圖片影音等原始資料，反映了疾控中心在疾病預防控制、衛生檢驗檢測服務、公共衛生安全事件應急處置、科研培訓、健康促進以及黨政活動等各項工作內容。從類別上分，主要包含疾控類檔案、健康教育類檔案、科研培訓類檔案、衛生檢驗檢疫類檔案、黨政工團管理類檔案等。疾控中心檔案的結構和質量全面反映了疾控部門的工作內容、管理水平及服務質量。

一、疾控中心檔案的特點

（一）專業性

疾控中心檔案涉及實驗研究分析數據、疾病預防措施及方案、衛生應急處置和防病應急準備等，具有較強的專業性，需要檔案管理人員掌握一定的衛生健康知識，能夠全面把握檔案大局，立足于疾病預防控制、衛生健康、應急管理等角度，對檔案進行合理收集分類、規范有序歸檔整理，才能有利于疾控中心檔案的科學管理和有效利用。

（二）系統性

疾控中心工作十分復雜，需要各個科室部門密切配合。各個科室部門在工作中形成的相對獨立的檔案，又與整個疾控工作緊密相連，多個科室部門的檔案結合在一起構成疾控中心檔案系統的整體，因此，在檔案收集過程中，缺少任何一環都是不完整的，都會造成疾控中心檔案的缺失。檔案管理人員如果對疾控中心工作各科室部門之間的配合不熟悉，也難以做到對檔案的系統歸類。

（三）多樣性

疾控中心檔案涉及范圍十分廣泛，內容十分豐富繁雜多樣，不僅僅涉及傳染病防控研究、公眾健康、免疫規劃、突發公共衛生事件檔案等，還涉及到黨群、行政、實驗、科研、財會、宣傳教育等方方面面內容，包含文件、照片、錄音、視頻、手稿、實物等不同形式和載體的檔案。

二、疾控中心檔案的價值

習近平總書記曾指出：“檔案工作是一項基礎性工作。經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。在全面建設小康社會的進程中，檔案工作顯得越來越重要?！奔部刂行臋n案是疾控中心在疾病預防控制、實驗室檢測和管理、科學研究、衛生健康、信息宣傳等方面工作的真實記錄，能夠為疾控機構的協調與指導工作提供依據，是疾控部門重大決定與計劃的基礎。因此疾控中心檔案是歷史的重要組成部分，對加強疾控中心檔案管理，具有非常重要的現實意義。

（一）為科研項目提供基礎資料

預防醫學是一種連續性、繼承性較強的專業學科，需要在大量的醫學理論、豐富的經驗總結基礎上進行分析研究，疾控中心通過分析研判疾控業務檔案，能夠更好地開展預防醫學科研項目，是推動預防醫學發展和進步不可或缺的一部分。

（二）為指導民眾健康提供借鑒

疾控業務檔案中的疾病控制專題，包括該地域內各種疾病發生、傳播過程，以及疾控中心等部門精心制定的疾病預防控制方案、措施，其中有疾病預防控制的典型案例，也有地方性疾病預防控制的內容信息，為人們清晰地呈現了疾病的發生、流行、發展變化等，這些珍貴的疾控檔案能夠提升公眾的保健意識，為公眾更加全面認識和掌握急慢性傳染疾病的預防和控制，并為民眾做好健康保護提供很好的借鑒。

（三）為處置突發公共衛生事件提供參考

突發公共衛生事件，是指“突然發生，造成或者可能造成社會公眾健康嚴重損害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業中毒以及其他嚴重影響公眾健康的事件?！薄胺堑洹?、禽流感都是最為典型的突發公共衛生事件。疾控中心在積極應對突發公共衛生事件工作中產生的檔案資料，為將來本部門和其他部門應對和處置突發公共衛生事件提供重要參考依據，同時，對完善我國重大公共衛生應急機制，也有著重要的價值和意義。

三、疾控中心檔案管理存在的問題

（一）對檔案工作的認識不足

部門領導對于檔案工作缺乏正確的認識，沒有認識到檔案的重要性，因此重視程度不夠。檔案工作需要的財力、人力、物力保障都難以實現，久而久之，檔案管理人員也很難對檔案工作重視起來，在檔案管理工作中做出突出業績也就無從談起。

（二）檔案管理人員流動性大

由于一些領導對檔案工作不夠重視，或者一些疾控部門人員缺乏，檔案管理人員往往身兼數職，加上檔案管理工作相對繁重、枯燥，一旦有機會就會調整至其他崗位，因此，檔案管理人員的流動性較大，專業檔案人員尤為缺乏，檔案隊伍整體水平不高，這也給檔案工作的有序銜接帶來一定的困難。

（三）檔案信息化水平不高

隨著社會的不斷發展，互聯網和新興技術的不斷應用，檔案管理方式正在發生巨大的變化，現代信息技術發展迅猛，極大地豐富了檔案的傳播方式、載體，檔案工作的內容、形式、方法都隨之更豐富、更多樣，傳統的檔案管理模式已難以適應新形勢下檔案工作發展需要。因此，新時代的檔案工作，檔案信息化成為檔案工作重要組成部分。但是現在一些疾控中心檔案仍然采用傳統模式進行歸檔立卷、檢索查閱，檔案信息化水平不高，檔案科學化、規范化管理難以推進。

四、加強疾控中心檔案管理的具體措施

檔案工作是一項功在當代，利在千秋的事業。疾控中心檔案具有復雜性、系統性、多樣性的特點，又具有很高的歷史價值和宣傳教育作用，因此加強疾控中心檔案管理很有必要。

（一）加強組織領導

領導要高度重視疾控中心檔案，要深刻認識到強化疾控中心檔案管理的必要性和重要性。要把疾控中心檔案工作作為一項重要政治任務來抓，經常召開專題會議精心部署，負責領導要負起責任來，強化日常監督，真正把疾控中心檔案管理工作抓到實處，落到實處。

（二）建立全面收集檔案工作機制

檔案收集是檔案工作的重要組成部分，也是開發利用好疾控中心檔案的基礎和保障。要建立起有效的檔案收集工作機制，做好全面收集疾控中心檔案工作。要加強與各個科室部門的溝通和聯系，及時、廣泛地收集工作推進中產生的檔案資料。要全方位收集上級部門下發的文件通知、總結報告、研究成果、宣傳信息公告等文件類型，盡可能做到每一份珍貴的疾控中心檔案不流失，才能夠豐富檔案資源數量和結構，多角度、立體化地展現疾控中心工作全貌。要制定疾控中心檔案收集工作具體規劃方案，明確方向和目標。嚴格檔案收集標準，有針對性地收集對國家和社會有保存價值的檔案。要具有甄別鑒定和分類整理的能力，不能對所有的檔案籠統收集歸檔，要做到對同一類型的檔案不重復收集歸檔，鮮見的檔案類型要采取更多的途徑重點收集，使檔案結構更科學合理。收集起來的珍貴檔案要進行分類整理，為檔案歸檔和信息化、開發利用工作打下良好的基礎。要隨時跟蹤疾控工作的發展變化，根據疾控工作階段性變化調整檔案收集工作方案，有針對性地進行謀劃部署和統籌推進，加強溝通協調和分類指導，確保相關檔案資料及時收集、及時整理、及時歸檔，把疾控中心檔案工作做實做細。

（三）錘煉檔案專業人才隊伍

“檔案工作姓黨”，檔案管理人員要具有較高的政治素養。要與時俱進，不斷創新方式、更新理念、拓展空間，全方位、多角度強化對檔案管理人員的錘煉，全面提升檔案干部素質。要抓嚴抓實檔案管理人員的黨性教育，培養檔案管理人員增強“四個意識”，堅定“四個自信”，做到“兩個維護”的能力，能夠以“為黨管檔、為國守史、為民服務”為神圣職責，樹立正確鮮明的價值導向。要為檔案管理人員創造各種實地學習機會，到先進的地市、部門實地考察和學習檔案管理業務，這是提高檔案業務素質和能力最快捷的辦法。要將檔案管理人員業務大練兵作為常態化工作來抓，不斷強化和充實其知識儲備，努力提升業務素質，推動檔案管理人員在實踐中學習，用學習指導實踐，培養提出問題、解決問題的能力。要強化檔案業務培訓。積極參加各級檔案部門舉辦的疾控中心檔案業務培訓。要配備專職人員管理疾控中心檔案，更有利于檔案人才培養和檔案業務工作銜接。要確保專職檔案管理人員的穩定性，不經常更換檔案管理人員。將檔案工作納入部門工作目標考核，引入公平公正的獎懲機制，充分調動檔案管理人員的工作熱情和積極性，激勵檔案管理人員在檔案工作崗位上創新思路，有所作為。

（四）加快檔案信息化進程

檔案信息化能夠增加檔案的儲存數量，節約檔案工作運行成本，也是檔案共享利用的速度和效率的決定因素。做好檔案信息化工作，對于提升衛生防病事業具有重要的社會影響力。首先，要著力轉變傳統思想觀念，緊跟時代步伐，創新思路，積極探索，充分利用大數據時代帶來的發展機遇，著力解決突出問題，以新的思維對待新的發展形勢，推動檔案工作不斷創新，積極從“管文件”向“管數據”轉型。其次，要積極爭取黨委政府的資金支持，加大對疾控中心檔案信息化資金的投入力度，用于購置檔案管理軟件和適應檔案信息化要求所必需的硬件設備，如計算機、掃描儀、復印機、打印機、數碼相機等。再次，要合理利用檔案信息化管理系統，實現疾控中心檔案信息資源整合和檔案數字化，實現檔案信息多途徑查詢和資源共享。

（五）建立健全檔案管理制度

疾控中心檔案管理事關地域的疾病控制與預防，關乎人民的生命安全，因此，領導必須要高度重視檔案工作，建立健全檔案管理制度。要建立嚴格的領導責任制和崗位責任制，嚴格層級管理，細化和明確責任分工，建立完善的管理體系，形成一級抓一級，一級帶一級，層層監督，層層管理的管理模式，推動檔案工作扎實開展。要結合疾控中心檔案工作特點，深入梳理檔案管理工作流程，明確檔案工作標準和要求，規范檔案收集、整理、歸檔、立卷、保管、利用、安全等各個環節操作辦法，確保檔案收集齊全、分類規范準確、內容豐富完整。規范疾控中心檔案借閱制度，嚴格借閱程序，做到借閱有負責人審批，交接檔案有手續，歸還有登記，實現檔案管理工作的制度化、科學化、規范化、標準化。

（六）強化檔案安全管理

疾控中心檔案具有十分重要的歷史價值和借鑒意義，因此，其安全管理是檔案工作的前提，沒有檔案安全，檔案工作就無從談起；沒有檔案安全，開發利用檔案就是一句空話。一是要強化檔案安全管理意識。積極做好檔案安全管理宣傳工作，要意識到保護國家檔案不僅僅是檔案工作人員的神圣職責，更是每個公民共同的責任和義務。二是要強化主體責任。要按照“誰主管、誰負責，誰實施、誰擔責”的原則，對檔案安全責任進行具體細化分解，確保責任落實到崗、到人。三是要注重疾控中心檔案的實體安全。要增加檔案室設施的資金投入，購置先進的安防系統、智能消防系統和消毒設備等檔案安全設施，建設面積、設施達到國家標準，按“十防”要求進行檔案管理。要對檔案庫房實行全方位監控，定期、特別是節假日前，對檔案室進行全面安全排查和消毒，確保消除安全隱患，有效保障檔案實體安全。四是要加強疾控中心檔案信息安全。疾控中心檔案涉及到群眾健康資料、疾控機構發展史及在科研、實驗等工作中形成的各種數據信息、研究成果等多項內容，很多內容是涉密的，檔案工作人員必須認真執行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》及保密制度，涉密文件按規定由專人、專柜管理，杜絕使用網絡傳輸。存放涉密文件的電腦等要使用正版軟件定期升級更新和查殺電腦病毒，并確保專人專用。專人負責檔案管理系統維護，定期檢查和備份疾控中心檔案數據庫。五是要嚴格按照檔案安全管理制度進行管理。要根據疾控中心檔案的特點，建立健全檔案安全管理制度，制定檔案安全應急預案，做好檔案安全風險防范工作。