基于新時期社會保險基金會計檔案電子化管理的研究

摘要：社會保險基金會計檔案管理在整個社會保險事業中發揮著積極的作用，不僅能夠進行穩定的發展，同時也有利于可持續發展目標的實現。隨著互聯網時代的來臨，信息技術的使用也在多個領域中取得了顯著的效果，在社會保險基金會計檔案工作中也發揮了重要的作用，并且也在逐漸向著電子會計檔案方向發展。為了能夠做到與時俱進，切實的提升管理水平，實現社會保險基金會計檔案電子化管理符合現在的發展趨勢。本文針對新時期社會保險基金會計電子化管理進行研究和分析。

關鍵詞：社會保險基金;會計檔案;電子化管理

隨著國家的發展和壯大，對于社會保險事業也越來越重視，這也使得社會保險基金財務會計需要核算的內容越來越多，這也使得相關的工作人員的工作量急劇增加，因此，對于那些需要歸檔的紙質文件的管理也變得越來越復雜。因此，對社會保險基金會計檔案的管理工作提出了新的要求，在社會保險事業的發展中，社會保險基金會計檔案是一項重要的組成部分，其實際管理的好壞與該領域的發展有直接的關聯，并且與參保人的個人利益密切相關，如果使用傳統的管理方式，不僅不能做到與時俱進，同時如果管理不當，會給參保人的利益帶來影響，為了能夠符合新時期的發展，進行現代化管理就需要對這項工作進行改革和創新，也需要相關的管理者能夠正視目前在管理工作中所存在的問題，能制定針對性的措施對其進行管理，促使這一項工作管理水平能夠提升，與現在的發展要求相符。

一、當前社會保險基金會計檔案管理工作中存在的問題

（一）紙質社會保險基金會計檔案難以實現長期保存

社會保險基金會計檔案是對保險業務活動進行記錄和反映的重要載體，并且按照一定的年限要求，對其中所有涉及到的資料都要進行保存，在傳統的社會保險基金會計檔案管理中，經常采用的記錄方式是紙質，但是因為紙質難以保存的特性，也使得這些檔案因為受到時間或者調閱等因素的影響受到破壞，并且很容易出現材料丟失的現象，這給參保人的利益造成直接的損失，并且在對信息進行查閱時，這樣的方式也不方便，不僅會使管理人員的工作量增加，同時在對資料進行翻閱查找過程中，也容易出現資料破損或者丟失的情況，一旦發生這樣的問題，對于整個管理部門而言，都不利于其健康穩定的發展。

（二）存在查詢不便的問題

因為參保人員單位或者是個人對這一部分檔案有查詢需求，因此經常會出現調閱和大量復印的情況，傳統的管理方式調閱存在很大的困難，并且在對相關檔案進行查找時，也會浪費工作人員大量的時間和精力，并且隨著社保行業的快速發展，規模逐漸增大，工作量急劇增加，并且因為經費壓縮的影響，紙張消費過大，這些問題都會讓這些保險經辦機構備受壓力，因此還需要對會計檔案管理進行創新，實現電子化管理能夠符合現在的發展趨勢，同時也能提升工作效率，減少工作人員的工作量，并且對于參保人員自身利益而言，也能提供重要的保障。

（三）保管完整性存在風險

因為社會保險基金會計檔案中包含各種材料，并且大多數都與參保人個人信息有關，所以在進行管理時，一定要注重保護這些參保人的信息隱私，因此在實際的管理中也有完整的程序規范著，但是隨著社會保險事業的快速發展，也使得業務量急劇增加，為相關人員帶來了更多的工作壓力，在加上因為投資的有限，也使這些工作的實現程度比較局限，如果出現一些意外情況，很難及時發現，這樣比較容易出現個人信息泄露的或者丟失的問題，如果出現這些問題，對參保個人和整個社會保險事業都帶來很大的風險。

二、新時期社會保險基金會計檔案電子化管理的具體對策

（一）創新檔案管理理念，認識檔案管理電子化的重要性

隨著社會的發展和新時期的到來，必須要從新的角度對社會保險基金會計檔案管理工作進行審視，要重視這一工作在保險事業中占據的重要地位，因此就需要相關的工作人員要具有創新理念，在對這些檔案進行管理時融合進去，并且能夠正確的認識這一工作的重要程度，在實際工作開展中，切實提高相關工作人員的專業能力，讓他們能夠按照制度嚴格工作，具有更好的工作意識，這也為這一項工作順利開展奠定基礎，除此之外，還可以借鑒一些電子檔案管理比較成功的案例，通過對其進行分析和研究，找到對其進行管理的切入點，并且以此為借鑒，加強自身電子檔案管理方面的內容和建設，創建一套與自身情況比較相符的電子化檔案管理模式，進而有利于工作效率的提升。

（二）做到與時俱進，創新檔案存儲方式

使用現在具有的先進的技術手段對這些檔案進行管理，能夠實現會計檔案電子化管理模式，并且采用技術手段將這些會計檔案以數據的形式進行保存，將其存儲在計算機中，隨著信息化時代的來臨，對會計檔案管理來說也使其逐漸趨向信息化，并且因為越來越多的軟件和技術使用在工作中也使其成為重要的信息載體，為了能進一步的加快檔案信息化的進程，就需要進行改革創新，在通過對傳統會計檔案管理模式進行分析，結合信息手段，采用多種方式對其進行管理，能夠實現長期保存的目的，這也就要求財務會計人員在對這些檔案資料進行借閱時，可以直接使用計算機進行快速的查閱，減少了時間和工作量，同時也解決了紙質檔案不易保存的缺陷。這樣也能促使檔案電子化管理被廣泛使用，有利于社會保險事業的穩定發展。

（三）結合互聯網完善社會保險基金會計檔案管理

因為社會保險基金財務會計檔案的數量龐大，這就給管理的工作人員帶來了一定難度，雖然目前已經在社會保險基金征繳等方面的服務上開展了網上經辦的方式，這也是希望能盡最大程度減少人員因素的干擾，實現檔案信息化的管理，通過對這些數據進行及時記錄，能方便將這些信息快速保存予以分析，并且方便在任何時間對其進行查閱和使用，同時，這些數據也為社會保險事業的具體發展方向提供了有力的數據依據，能夠實現資源共享數據，同時也能提升管理人員的工作效率和質量，在對檔案進行管理時，還需要進行規范操作，改善工作環境，保障檔案管理的安全性，同時對相關資料進行查閱時也較為方便。因為會計電算化系統是以會計軟件為基礎，在此基礎之上，通過使用軟件而具有的功能，能夠實現其應有作用的發揮，同時，這些軟件的使用也可以保證具體業務進行，實現實時互聯互通，提升人員的工作效率，同時也為參保人員提供了更多方便。通過對互聯網技術的充分使用，有利于社會保險基金財務會計檔案的電子化管理目標的實現。

三、結束語

總之，在社會保險基金會計檔案電子化管理的實現的過程中，不僅提升了管理人員的工作效率，同時也為參保人員帶來了方便，能切實的保障這些參保人員的利益，在如今互聯網的時代中，需要進行處理的信息數量龐大，并且在目前全員參保的大環境下，也對管理人員的要求越來越高，這就需要相關部門和人員必須要進行創新，對傳統的管理方法改革采用先進的理念和管理模式，對工作進行必要的總結，或者借鑒先進的案例實現電子化管理，這樣能夠更好的滿足目前社會保險事業所需要的實際發展需求，同時對于參保人員而言，也是能夠切實保證他們自身利益的有效途徑。

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作者簡介：

王曉晨（1968.9.23）女，漢族，籍貫：河北省山海關，本科學歷，職稱：中級，研究方向——檔案電子化管理