會計檔案管理存在問題淺析

薛瓊

摘要：會計檔案作為會計工作的最終表現形式，對于單位日常財務核算有著重要的作用，是經濟業務發生的重要證據及報銷依據，具有保存時間長，保存必須保密，要有連續性和完整性的多項要求。但會計檔案的保存卻很少受到重視，很多單位會計憑證無人專門管理，會出現會計憑證遺失，缺乏連續性。為以后會計檔案查閱，會計審計的正常進行造成困擾。

關鍵詞：會計檔案；存在問題；應對辦法

一、會計檔案的特點

會計檔案是所有經濟實體在經濟活動中形成的會計憑證、會計賬簿、和財務報表、財務決算等具有保存價值應作為歷史資料長期保存的專業材料。由會計檔案的定義可以看出，會計檔案由會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務決算等會計材料組成。

（一）會計資料具有以年度劃分整體性的特點

會計資料是以一個年度為一個整體的，從1月到12月產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等相互關聯，到年末形成一個財務決算，作為一個年度的結束，形成一個不可分割的整體，保持會計檔案的完整性、整體性、不可分割性是會計檔案管理好壞的基礎。

（二）會計資料的種類的固定性

會計資料每一筆的形成都是不同的，內容多樣，業務量大，但是它的組成形式卻基本相同，主要由會計憑證、會計賬簿和會計報表三部分組成。

（三）會計資料的收集整理具有規律性

一個會計年度從業務的發生開始，不斷的形成會計憑證，記錄會計賬簿，月末形成會計報表，年末形成會計決算等，能連續不斷的記錄業務每一個經濟活動，并進行必要的數據分析，能保證經濟業務間的相互聯系，為以后業務的開展提供歷史數據，這種規律性是其他檔案所沒有的。

（四）會計資料歸檔特殊性

會計檔案是以數字記錄業務發生的數字檔案，是反映經濟業務的歷史資料。會計憑證、會計賬簿和會計報表、財務決算都有特定的格式和記錄的內容，與其他文字資料不同，會計檔案的裝訂樣式、保管形式也與一般文件資料不同，具有特殊性。

二、會計檔案存在的重要作用

（一）會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要歷史和重要物證

會計檔案是單位經濟活動的重要載體。會計憑證，會計賬簿，編制會計報表，年末編制年度決算，形成了一年整體的會計檔案，多年會計檔案連續起來，能夠直接反映每個歷史時期單位各項經濟活動。使會計檔案具有連續性和制約性的特點。

（二）會計檔案是查處打擊經濟問題重要依據

會計檔案連續客觀地記錄了各項經濟活動軌跡，在審計中會計檔案為之提供了重要的憑證，可以為查處經濟犯罪的蛛絲馬跡提供可靠的書面證據。

（三）會計檔案是經濟發展研究的重要資料

會計檔案記錄了經濟活動的發展軌跡，記錄了經營過程中經歷的成功和失敗，為經濟發展研究提供各種精準的數據和歷年對比資料，具有重要利用價值。

（四）會計檔案是對經濟實體會計監督的重要資料

會計檔案在審計和工商、稅務、檢察院等行政機關的檢查過程中有極高的使用效率。各個行政機關首先就會對經濟實體的會計憑證、賬簿、財務報表等原始資料進行審核，綜合評估被審查單位經濟業務是否依法合規，會計處理是否實事求是。通過對會計流程和業務處理的審核，發現單位財務處理和內部財務管理方面的問題，從而做出整改建議或處理決定。

三、會計檔案管理工作中存在的問題

（一）對會計檔案歸檔整理工作的重要性認識不充分

單位領導不夠重視，財務人員管理意識淡薄，導致財務日常工作與會計檔案管理相脫節。多數單位只對會計日常核算是否合法重視，對會計檔案管理置之不理，沒有設置財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的監管更是少之又少。會計人員培訓學習中，很少進行會計檔案的裝訂和保管進行培訓，大多數是由會計人員兼管，會計人員大多忙于日常會計核算，疏于檔案管理工作，對檔案的基本規范，檔案的歸檔范圍和標準不明確，使得歸檔整理的會計檔案不規范，不能達到科學歸檔管理的要求。

（二）會計檔案資料歸檔不完整

大多數經濟實體單位只認為會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料應該整理歸檔，卻對會計文件材料如：財務預算、決算，單位制定的財務制度等會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，日積月累會計檔案的完整性和連續性受到了嚴重影響。

（三）會計檔案管理人員綜合素質需要進一步提高

綜合素質的提高是多方面的，思想意思和業務水平是提高綜合素質的關鍵。一些單位財會人員兼管財務檔案缺乏應有的專業知識，不遵守會計法關于檔案管理的相關規定，規章制度不能認真落實，重日常財務核算輕會計賬務保存管理，不按法律法規執行，偽造、篡改、更換記錄憑證的現象也個別出現：也為自設假賬、自建賬外賬等違規行為創造了便利條件。造成會計核算工作不嚴謹不規范，導致會計信息嚴重失實，千里之堤潰于蟻穴，會計人員一點點小過失長期積累嚴重影響了國家宏觀決策、危害極大。

（四）財務檔案管理部門設立不完善、歸檔不規范

單位設立財會檔案管理部門是當代財務工作的迫切需要，也是法律法規的剛性要求，但實際工作各單位對財務檔案工作均重視程度不夠，管理規范，大多數段位都沒有設立專門的財務檔案管理部門，財務檔案管理工作由會計人員兼任。財務會計檔案的整理、歸檔、保管、銷毀工作不受重視，大多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，也沒有按照會計法的規定定期銷毀，由于多種因素導致會計檔案的鑒定銷毀工作無法完成，造成已經過期的會計檔案仍長期存放無人管理，嚴重影響了檔案管理整體工作的質量和成果。

（五）存儲會計數據的磁介質檔案管理沒有全面展開

許多單位對于會計數據磁介管理還很陌生，只是將紙質會計檔案歸檔，不知道紙質會計檔案要與會計數據磁介檔案同步共同管理，有的單位雖然將會計信息存入磁性介質，但對磁盤、光盤中的會計信息疏于日常管理維護，磁盤、光盤消磁損壞，造成會計信息丟失：會計電算化軟件中的賬務信息沒有定期做備份處理，一旦會計軟件出現問題，就會造成會計數據丟失，電算化軟件升級換代也很快，許多單位沒有把會計正版軟件及相關財務數據歸檔保存，從而造成會計電算化檔案無法正常調取閱讀。

四、完善會計檔案管理工作的對策

（一）加強單位領導和財務人員對財務檔案管理重要性的認識，提高財務檔案管理的規范程度

《會計檔案管理辦法》、《檔案法實施辦法》都對會計檔案管理工作加強領導，妥善保管，依法保管做出了相關規定。由法律可知，財務會計的檔案管理是法律行為，必須嚴格按照相關法律執行。各單位的領導要有會計檔案管理工作是一項重要工作的意識，從法制的層面來依法加強管理，要將會計檔案管理工作作為領導工作考核的一項重要內容，使領導和會計人員切實知道會計檔案管理的重要性，用法律法規來約束會計檔案管理走上正軌。

（二）加強會計人員和會計檔案管理人員的業務培訓，提高財務人員和會計檔案管理人員的思想素質、業務素質和職業道德

《檔案法實施辦法》、《檔案法》對加強檔案工作人員培訓、提高檔案管理質量、檔案工作人員應盡職責做出了相關規定。各單位加強對會計人員和會計檔案工作人員的業務培訓，會計檔案管理知識和會計檔案歸檔的操作技能，作為會計人員上崗前培訓的一項重要內容，做好業務培訓的同時，繼續教育也是十分重要的，要持續不斷的強化會計檔案管理在會計工作中的重要性，要統一領導和財務人員、會計檔案管理人員的思想，堅持依法管理、增強責任心、做好工作中的協調工作，逐漸捋順工作中的程序，將問題消滅在萌芽，使財務管理工作在程序和質量上都得到質的提高和飛躍，對各個單位的經濟發展、競爭力的增強會起到很強的推動作用。

（三）各單位要建立健全財務檔案管理的規章制度

做到財務檔案管理有法可依有章可循，要使財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入常規工作的體系中來，制定檔案工作管理制度規定，明確分工，加強管理，建立一套完整的檔案管理制度體系，使檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作都能按照規章制度執行、使財務檔案管理工作有序開展。

（四）對于超期的會計檔案，要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀工作

《會計檔案管理辦法》對會計檔案的鑒定銷毀工作做出了詳細規定。依據以上規定，會計檔案管理人員會同會計部門，認真做好會計檔案的檢定核查工作，對于保管期限已滿的會計檔案，履行正常審批手續予以銷毀，對于有債權債務等問題原始憑證暫時無法銷毀的應單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明，待相關事宜處理結束后做銷毀處理。

（五）開發利用會計檔案管理的相關軟件，做到會計紙質檔案與會計磁介檔案同步儲存，并將財務辦公軟件系統和檔案管理文件的升級同步

財務辦公軟件升級較快，常出現財務辦公軟件查詢會計檔案時打不開檔案管理系統的問提。需要將系統恢復到較低版本才能打開系統，嚴重影響了工作效率，更嚴重的還會造成數據丟失、系統失靈的情況。所以，要做到財務辦公軟件系統和檔案管理文件的同步升級。并做好保存工作，做到磁性儲存介質防高溫、防霉、防塵保護并遠離磁場。

綜上所述，會計檔案管理是一項長期性、艱巨性、責任性很強的工作，在新的社會形式下，做好會計檔案管理工作尤為重要，要從觀念上認識到會計檔案管理對于總結單位經濟工作發展，防止貪污腐敗，研究經濟發展方針策略都起到重要作用，做好會計檔案管理是會計工作中不可缺少的組成部分，要轉換舊思維，擴展新思路，更好的做好會計檔案管理工作，積極探索新的會計檔案管理模式，促進會計檔案管理工作更加合理高效的運轉，為單位的經濟發展，社會和諧助力。