科技企業中的檔案管理問題與創新思考

王衛纓

摘要：近年來，隨著科學技術的進一步發展，制造領域迎來了一輪又一輪變革。檔案工作開始傾向于資源的整合、利用，越來越多的企業開始重視檔案工作。制造企業有別于其他企業，在制造企業中檔案部門兼具了更多的職能，管理及技術的變化對制造企業檔案工作的影響就愈發明顯。這些影響重點表現在亟待調整的管理思路、管理模式和亟待提高的管理水平。

關鍵詞：科技型企業;檔案管理;問題創造分析研究

1科技檔案管理的作用和價值

技術是企業發展的基礎，計量儀表制造需要運用各種技術，過程中會產生科技檔案。收集、整理與計量儀表制造有關的數據信息和資料，建立檔案，妥善保管。這不僅可以記錄計量儀表制造過程以及技術的發展，而且具有很高的參考價值，有利于計量儀表制造技術的發展?？萍紮n案是企業最有價值的東西。當發生儀表使用糾紛或者損害自身利益時，可以查閱科技檔案，利用記錄的數據和技術保護自身權益。也就是說，科技檔案可以幫助企業規避風險，是計量儀表事業發展的重要基礎，有助于將技術資源轉化為生產力，促進計量儀表制造技術的發展。一般情況下，科技檔案涉及保密內容，企業需要對此類檔案進行保護，避免泄露，同時提高利用率，確保相關人員能夠快速訪問科技檔案，找到所需信息，以便更好地指導計量儀表制造工作。目前，我國科技檔案管理還不夠完善，不能達到預期的檔案管理效果，導致科技資源的有效利用，存在不完整和泄露風險。一旦出現上述問題，對企業非常不利?？萍紮n案將難以發揮作用，影響企業的發展和計量儀表制造技術的提高?？萍紮n案如此重要，企業必須加強管理，促進計量儀表制造業更好的發展。

2目前制造企業檔案管理存在的主要問題

2.1檔案管理工作在企業中難以得到重視，質量意識模糊

企業發展過程中，不少人對企業檔案管理的認識存在誤區，認為企業檔案管理不能給企業創造經濟價值，不是企業的主要工作，處于邊緣地帶。傳統的企業檔案管理，做到了檔案不泄密、不丟失，能保證檔案外借、查檔，其他的很少考慮。隨著時代的發展，制造企業的檔案管理水平跟不上企業的前進步伐，導致歸檔文件不夠完善，資料缺乏。以筆者服務的制造企業為例，在專業技術領域檔案移交過程中，一些專業技術人員的質量意識模糊，檔案意識不強，沒有正確認識到檔案對于制造企業的意義所在，移交的檔案中往往缺少關鍵材料，造成歸檔文件不完整，檔案質量無法得到保障。

2.2機制不健全，管理人員綜合素質有待提高

對于制造企業文件和資料的要求非常嚴格，同時也有對相關技術人員和部門職責的劃分準則，這需要由專業的檔案管理人員來完成。然而，在筆者服務的制造企業中，領導對檔案管理工作不夠重視，日常培訓也少有涉及檔案管理。檔案管理人員都為兼職且非專業出身，沒有經過理論知識培訓，對實際操作也不太熟練，不利于制造企業檔案的規范管理。

2.3檔案管理流程不規范，檔案工作質量無法保證

目前，制造企業仍然著重于產品質量，企業的關注點在前方的生產等環節，對作為后方支持的檔案管理工作關注少，檔案管理制度體系化尚不不完善。同時，由于檔案管理人員大多為兼職人員且沒有專業背景，所收集的檔案又涉及企業的方方面面，對不同種類檔案的歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求等都不是特別明確，對不同種類檔案的收集、整理等環節也不是特別了解，導致企業的檔案管理水平不高，檔案工作質量無法得到保證。

3科技型企業檔案管理創新思考

3.1培養高素質人才，提高檔案管理水平

人才是企業發展的動力，也是企業的第一生產力，人才是科學的載體，所以企業之間的競爭，集中體現在科技的競爭?？萍嫉母偁?，以人為本，所以人才的競爭對企業檔案人員提出了更高的要求。隨著電子檔案國際化的發展，涉外檔案、外文檔案、專業技術檔案的數量和內容顯著增加，而科技型企業檔案管理需要一批綜合素質高、綜合能力強的復合型人才，即既具備外語能力和計算機知識，又熟悉企業檔案管理知識。

因此，企業必須加強檔案人員的科技教育培訓，提高檔案人員的綜合素質。面對信息技術的飛速發展的幾天，檔案人員應不斷學習信息技術專業知識，創新科技企業檔案管理手段。同時，在共建全球命運共同體的時代背影下，檔案人員應將具備相應的外語能力作為順應技術發展的必要手段。

3.2 以流程為基礎，建立有效的管理體系

“過程方法”原則強調企業檔案管理是一項系統工程。企業檔案管理過程中，一方面需要具備科學性、有效性;另一方面，為了保障檔案管理的規范性，可以在檔案管理部門和對應機構之間建立聯動機制。檔案管理工作由不同類別檔案的歸檔、整理、保管、檢索和利用等業務組成，這些業務活動通過與“人”（檔案管理人員）“、機”（設施設備）、“料”（各類檔案）、“法”（管理方法和標準）“、環”（與其他部門和人員的聯系）等管理要素的融合構建了檔案工作的各個過程。每個過程都環環相扣，相輔相成，都在不同程度地制約著檔案工作效能的發揮。這就要求企業內部具備建立健全的檔案管理標準及規章制度，完善的檔案管理機制應包括檔案行政管理部門頒布執行的檔案管理規范、企業根據經營管理實際制定的檔案管理制度。檔案管理過程中，從收集、分類、歸檔到借閱利用等不同環節，都需要設立落地的可操作的標準流程并對相關人員進行相應的培訓和考核，達到整個檔案管理過程的系統化和標準化。因此，企業制定以公司級程序文件為基準，形成跨部門的業務流程的過程和責任的約定、機制;并根據不同檔案類別制定檔案管理規定;各部門基于內部管理自行制定，主要指導本部門內工作的規定，環環相扣，形成一套相對完善的管理聯動機制。

3.3 提高管理水平

管理水平在一定程度上體現了企業檔案工作管控模式的優劣。它是多方面的體現，涉及到管理平臺、制度建設、人才培養等多方面。要想切實調高管理水平，需從多方面努力。

完善并優化制度建設。制度是工作的相關依據，有了制度，工作人員辦事才能有所循。制度可以包括多方面，如平臺構建、人才培養、考核機制、工作流程。通過對制度的構建，有序地推動檔案工作的開展。而制度不是一成不變的，當出現改革或流程優化時，制度要隨之發生變化。對于“現行文件的開放利用”這一服務，開展前就要做好相關制度建設，否則將會影響用戶的使用，甚至造成嚴重的后果。

構建信息資源平臺，運用信息化技術來管理檔案。對于制造企業而言，構建信息資源平臺不是一蹴而就的事，要有選擇有針對性地進行構建?！皵底只瘷n案管理系統”也是一個信息資源平臺，但是對于制造企業而言，生產數據、質量數據等更為關鍵，檔案工作人員在對資源進行管控時，要結合具體實際，在構建其他信息資源平臺時，要有預見性地提出相關要求，為后續資源整合做好準備工作。加強人才隊伍的建設。管理模式和工作模式的轉變，會給檔案工作人員帶來很大的影響。檔案管理部門要及時加強對人員的培養，同時宣貫新制度、新標準，定期組織人員進行交流，傳遞新知識。

4結論

綜上所述，科技檔案管理是企業經營的重要基礎之一。如何合理、高效地進行科技檔案管理，是每個企業必須解決的問題?？萍紮n案管理不僅涉及企業的經營活動，而且對企業未來的經濟發展具有重要影響。企業要完善檔案管理制度，積極解決科技檔案管理中存在的問題，提高管理人員的業務素質，采取更好的科技檔案管理措施，提高管理的綜合效益，，從而達到促進企業進步的目的。

參考文獻：

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