基于品牌文化視角提升高校檔案服務質量

王學娟

摘要：隨著我國經濟的不斷發展，人們的生活水平也得到了不斷的提升，品牌意識也在日益加強，對高校的檔案建設引起了高度的重視。建立良好的高校檔案管理體系是一項十分重要的內容。通過加強高校檔案的服務水平，可以有效地促進高校檔案的建設，可以有效的提升高校檔案服務水平。本文就高校檔案服務的建設與水平提升進行分析，提出了相應的改進措施。

關鍵詞：品牌文化 高校 檔案服務 質量

檔案對各領域來說，都有著十分重要的作用，通過對檔案資料的管理和利用，能夠實現對其價值的充分發揮。隨著社會競爭日益激烈，高校檔案管理想要使自身的品牌文化得到加強，就需要對服務水平進行提升。高校管理中的必要環節之一就是檔案管理，高校檔案管理人員必須要對自身的管理理念進行轉變，對管理方式以及技術進行創新，以此來使高校的品牌文化能夠得到提升。

一、檔案品牌的定義

品牌能夠實現對客戶的引導，通過對品牌忠誠度的建立，能夠從觀念上使客戶形成品牌優勢，其涉及到了形象、文化以及風格等具體業務。高校需要從以下幾個方面做理解檔案品牌的內涵：首先，高校檔案品牌作為一種精神理念，是從名稱、標識以及產品等高校表層檔案特征信息，以及對高校檔案工作的長期凝練所形成的；其次，檔案能夠體現出高校文化、個性以及服務的獨特品格，對高校檔案品牌的建立有著極為關鍵的作用；最后，人們從價值及其相關服務方面，長期對高校檔案的評估和認可，能夠使高校實現對檔案品牌的建立。

二、高校檔案建設現狀

（一）缺乏檔案管理意識

一些高校領導并沒有對檔案工作的重要性引起關注，其甚至認為檔案工作是可有可無的，將經濟效益作為了高校工作的重點，并不重視高校資料是否完整。高校通過對檔案服務質量的進一步提升，不僅可以使高校領導做出科學、系統的決策，并且可以使檔案管理擁有更高的質量，使檔案服務獲得全新的技術，使高校的各項業務能夠具有真實性以及可靠性；對高校的各項管理起到了幫助的作用，使高校檔案的利用效果得到了保障；對高校檔案服務水平的提升，和品牌文化的形成起到了幫助作用，使高校的檔案服務能夠得到質量的提升。尤其是高校不僅需要將對前沿檔案知識的掌握納入相關要求中，還需要通過對信息化技術的利用，來實現對高校檔案工作的加強，以此來使高校能夠建立更好的品牌文化。

（二）落后的檔案管理體制

一直以來，高校在我國的管理要求，限制了高校的檔案管理工作，管理模式缺乏先進性、開放性以及整體性，通常高校的綜合檔案室的存儲工作，都是由高校行政辦公室負責的。并且大多是以手工的方式進行收集和檢索的，導致缺乏充足的信息量，并且對檔案的收集造成了影響，使檔案更加無法得到更高效的利用和開發。并且各部門之間缺乏流暢的溝通，導致信息無法在各部門之間得到順利的流動。高校各部門對自身的檔案僅僅只是進行了存儲管理，卻沒有通過對檔案網絡管理的建立，來統一管理高校的檔案，導致檔案信息在各部門無法得到共享，因此，計算機系統在高校中對檔案管理有著十分重要的作用。

（三）缺乏有效的檔案管理制度

部分高校在進行檔案管理工作的過程中只是將其作為一種形式，并沒有對其的價值和作用進行充分的發揮。在進行管理的時候沒有采用規范的管理方式，也沒有對其明確責任等，導致較多問題在檔案管理工作中出現。部分高校雖然在檔案管理工作中對制度進行了制定，然而，對其的執行卻無法得到有效的開展，沒有對檔案進行科學的管理。此外，沒有根據所制定的目標對檔案進行管理，也沒有做好對檔案管理的合理規劃，導致檔案無法得到有序的管理。在對檔案進行實際管理時，沒有及時對陳舊的檔案信息進行更新，導致無法對其價值進行有效的發揮，檔案存儲缺乏充足的空間，浪費了資源。并且對部分沒有價值的檔案沒有更好的處理辦法，給負責管理檔案的人員增加了工作壓力，使檔案的使用率降低。還存在一些隨意拼湊檔案的情況，使檔案缺乏使用價值。部分管理人員沒有對檔案管理工作引起重視，導致無法順利的開展檔案管理工作。

三、檔案管理工作的意義

（一）滿足高校的工作需求

能夠符合高校的工作需求，隨著經濟與科技的不斷發展，檔案管理也得到了全面的提升和完善，當前各個行業已經對品牌文化進行了廣泛的樹立，同樣的，品牌文化也被廣泛的應用于高校工作中。由于高校有著比較多的工作內容，并且數量也比較多，所以會導致許多問題和錯誤的出現，檔案的管理工作缺乏一定的完善性和嚴謹性。將品牌文化應用于高校檔案的管理工作中，可以有效避免錯誤的出現，使工作中出現的問題能夠得到更好的解決，使檔案管理工作的質量能夠得到提升。

（二）查找資料更加便捷

高校管理工作中通過對信息化技術的應用，能夠根據相關信息對檔案進行分類管理，能夠使工作人員實現對自身所需檔案的快速查找。以往在對檔案進行管理的過程中，查找檔案非常困難，并且容易導致錯誤的出現，有著較大的工作量，也比較費時間。想要對此類問題進行有效的解決，就可以采用信息化的管理檔案模式，使此類問題能夠得到有效的解決，能夠大量縮短查找資料所用的時間，所以，對電子版的檔案資料的使用，可以使錯誤的出現得到避免，使工作的效率能夠得到提升。

（三）對管理效率的提升

在新時期對高校檔案進行管理的過程中，通過對品牌文化的建立，使高校檔案能夠獲得更加高效的管理。首先，由于新時期的發展，給高校檔案帶來了更多的內容，以往對檔案管理所采用的方式，已經無法從要求上，對目前的檔案管理進行滿足，因此，需要對檔案進行信息化的管理，以此來實現從質量和效率方面有效對檔案管理工作進行提升，能夠通過與實際需求的結合，對數據表進行自動的生成，從準確度上對管理工作進行了極大的提升。

四、提升高校檔案服務質量的措施

（一）對人才隊伍的建設

高校想要使檔案能夠得到更高水平的信息化管理，就需要從人才隊伍的角度，對信息化檔案管理工作進行進一步的建設，由專業的信息技術人才負責對檔案進行管理，并且，需要加強對其的培養，通過對機制的完善建立，對人才進行引進，同時，還需要通過考核進一步對負責信息化檔案管理工作的人員進行提升，通過與崗位要求的結合，使人才對信息化檔案的管理能夠與實際工作相適應。站在工作考核的角度來說，可以從動態化的角度出發，對負責信息化檔案管理工作的人員進行考核，并且，需要對工作人員進行激勵，以此來使其能夠更加積極的進行工作。

（二）加強檔案管理工作的技術與資金扶持

高校在對檔案實施數字化管理的過程中，需要在資金和技術方面對其加大扶持，從資金的角度來說，高校需要將?？顚Ｓ玫闹贫?，落實到檔案管理部門的資金管理工作中。通過及時更新設備，使數字化運行能力能夠得到有效的提升，對設備的型號和內存，要做好及時的更新工作，將先進的信息技術應用于設備中，使得設備能夠得到有效的運行，并且能夠做到對信息的快速讀取。此外，還需要在局域網中對檔案進行數字化的管理，以此來使各計算機能夠實現對中央數據的直接獲取，使數據能夠得到共享，此外，還需要從流程和步驟方面對工作進行簡化，以此來使工作能夠得到更加高效的開展。

（三）完善的高校管理制度

由于高校檔案有著十分復雜的內容，并且技術性較強，因此，必須要根據相關制度對檔案進行一系列科學合理的管理，并將這一內容加入到高?？己隧椖恐?，以此來使檔案意識能夠深入到每位教師的心中，使大家能夠意識到高校檔案資料具有怎樣的重要性。

（四）加強對檔案的規范管理

各部門通常是根據檔案的不同性質來對檔案進行管理的，并對其進行分類，沒有根據相關標準對檔案進行統一的管理，各部門無法達到意見的統一。因此，必須要通過對檔案的標準、規范管理。以此來對檔案進行有序的管理，促進檔案的進一步開發和利用。

此外，雖然工作人員在高校對檔案實施管理工作，但是檔案室任職的人員不僅僅只是需要對檔案加以收集以及歸檔，還需要對精品的檔案加以展示，通過這些生動的案例使受眾能夠對高校檔案管理的關鍵性加以了解，以此來更加規范的開展檔案的管理工作。

（五）檔案工作要積極聯系實際

想要對檔案的功能進行發揮，就需要以實際為基礎，不僅需要與高校工作的中心相貼近，還需要關注決策者對什么問題最為關心和關注，主動幫助管理者對遇到的難題進行分憂和解決，也需要以校情校意為基礎。同時，還需要與社會熱點相結合。社會在不同時期有著不同的熱點和焦點，通過檔案信息資源對熱點和焦點的聚焦，能夠使領導獲得的資政信息能夠具備更高的質量，以此來實現雙倍的效果。

（六）加大檔案管理工作的基礎設施

高校在對檔案進行管理的過程中，最基礎就是硬件設施，因此需要對具有防火性、防光性等功能的檔案管理庫房加以配置，并且制定專人對其實施管理，登記好每天的庫房溫度、濕度等信息，如果庫房出現溫度或者濕度與正常范圍產生較大的偏差，就需要及時對相應的措施加以利用，使其能夠得到有效的處理。另外，還可以將攝像機、計算機等高科技設備在庫房中加以配置，運用現代化的技術對檔案開展立卷、檢索等工作，對傳統的檢索慢、信息量少等手工操作的劣勢加以改革，使檔案管理工作的效率能夠得到提升。

綜上所述，受到品牌文化的影響，對檔案管理的要求得到了進一步的提升，在檔案管理工作的過程中對服務水平進行提升，可以使管理工作的效率和質量得到有效保證，對檔案管理工作中的各種問題進行解決，具有針對性地對管理措施進行采用，對傳統檔案管理工作模式進行改革創新等等，以此來使檔案管理工作水平能夠得到不斷的提高。

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