淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策

官麗娟

[摘? 要：檔案管理工作在辦公室業務中具有很強的基礎性。在當前的發展階段下，隨著信息資源總量不斷增加，檔案管理工作也面臨著新的挑戰。尤其在信息時代背景下檔案管理工作內容不斷被細化，這在提升檔案管理精細化水平的過程中，也在很大程度上增加了檔案管理的工作量，而隨著現代信息技術的不斷發展完善，也為檔案管理提供了新的方法途徑，可以說檔案管理在信息時代下，面臨新的挑戰的同時，也有了更多的選擇空間。因此本文主要從檔案管理在信息時代下面臨的問題出發，探討進一步提升檔案管理科學性與效率的方法，希望能夠促進信息時代下檔案管理工作的創新。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策]

在當前的發展階段，信息技術具有很強的代表性，信息技術的應用是體現了社會生產力的的提升以及以及生產方式的轉變，作為推動社會發展進步的重要技術，在檔案管理中，相關的管理人員需要認識到信息技術的重要性，明確信息時代下檔案管理工作所面臨的問題，并且需要能夠靈活的應用信息技術來提升檔案管理的現代化水平，提升檔案管理的效率，促進檔案管理水平的提升。

1信息時代檔案管理工作面臨的問題

1.1管理方式落后

信息技術的發展完善以及專業化發展，為諸多的領域行業提供了新的更加具有效率的工作方式，其技術本身已經成為現代社會重要的生產力因素。尤其是在辦公室業務方面，信息技術得到了廣泛的應用，進一步提升了辦公室業務的開展水平。但是從目前檔案管理工作的開展情況上來看，在工作開展的方式上仍然具有一定的保守性，對信息技術應用的不深，相關的檔案管理模式并沒有考慮到信息化時代下的工作特點，導致信息技術在檔案管理中的優勢得不到充分的發揮，落后的檔案管理模式已經很難滿足信息化管理需求，同時一些檔案管理人員的信息化意識不強，仍然采取傳統的手段來對檔案信息進行收集以及整理，這在很大程度上限制了檔案信息利用率的進一步提升。在傳統檔案管理模式以及信息化建設滯后的雙重影響下，檔案管理的效率始終無法得到有效的提升。

1.2信息化標準不健全

信息時代下的檔案管理工作，想要保證信息化屬性能夠得到充分體現的前提是對檔案管理信息化的標準進行統一。但是從實際的管理情況以及標準建設上來看，有很多單位尚未建立健全的信息化檔案管理標準，尤其文件系統的標準建設相對滯后。在信息化管理軟件引進以及建設層面，所應用的軟件僅僅考慮到了當前階段下檔案管理的需求，缺乏前瞻性，同時軟件的文件系統兼容性比較差，在文件資源共享方面存在一定的困難。同時由于信息化建設標準不統一，各個單位在對檔案信息進行錄入的過程中有著各自的標準，這也在很大程度上加大了檔案信息統一管理的難度，在對檔案信息進行統一管理的過程，很容易因為標準不統一導致檔案信息不完整，或者是檔案信息錯誤的問題發生。目前國內還沒有就檔案管理工作建設完善的法律法規，這也在一定程度上加大了建立統一的信息化標準的難度。

1.3保密性以及安全性不足

現有的檔案管理系統通過驗證用戶名以及密碼來實現權限認證，但是隨著信息技術的不斷發展，這種文件保密方式的安全性正在不斷下降，同時檔案信息的數據庫也面臨著比較大的信息安全威脅，現有的文件保密方式難以檔案文件保存安全性，在對檔案信息進行管理的過程中可能會出現文件信息丟失以及泄露的問題，造成比較大的經濟損失。目前國內檔案管理工作的安全性以及保密性還有很大的提升空間，在進行檔案管理信息化建設的過程中需要加強安全技術的應用。

2信息時代提升檔案管理水平的措施

2.1保證文件管理軟件的普遍性

文件管理系統的應用是實現檔案管理信息化的重要基礎，在當前的發展階段下，檔案管理工作需要處理大量的檔案信息，因此需要保證文件管理系統具有比較強的功能性。只有加強文件管理軟件的功能性，才能保證檔案信息能夠被高效的處理以及應用。因此為了促進檔案管理信息化建設，相關的檔案管理部門需要重視先進信息技術的引進，并對檔案管理的模式進行創新，通過保證文件軟件的功能性以及自動化水平來提升檔案管理的效率。比如在對檔案信息進行存檔處理時，檔案管理部門可以應用CAD/CAM系統以及ERP等來對管理軟件進行編程處理，保證文件軟件具有比較強的功能性，并促進文件管理軟件在檔案管理中得到廣泛的應用，同時通過提升文件管理軟件的易用性，也能促進檔案管理人員轉變檔案管理思路，促進檔案管理的信息化建設。

2.2建立統一的文件標準以及系統標準

通過建立統一的文件標準以及系統標準能夠進一步提升檔案管理的規范化水平，并促進檔案管理的信息化建設。在信息技術不斷發展完善的背景下，檔案管理的方式也在不斷拓寬，而想要保證信息化管理工具在檔案管理中能夠充分的發揮出優勢，就需要對檔案管理相關的工作制度進行完善。依據信息化管理需求來對文件管理規則以及系統標準進行統一編寫，并保證在檔案管理實踐中相關的標準能夠得到有效的落實，確保檔案管理系統軟件具有較強的兼容性以及可移植性，促進檔案信息的共享，從而提升檔案信息資源的利用率。

2.3提升檔案管理的機密性以及安全性

隨著檔案管理工作的不斷深入開展，檔案信息資源也更加豐富。在信息時代下，提升檔案管理的機密性以及安全性成為新形勢下的重要的工作內容，有必要建立健全文件信息安全體系，來為提升檔案管理的機密性以及安全性創造良好的條件。在這個過程中需要對檔案管理的理念進行更新，提升相關管理人員的網絡安全意識。同時檔案管理部門還需要一樣技術手段來加強用戶信息認證的安全行，對檔案系統管理系統進行實時監控，防止出現信息丟失以及信息被盜取的問題。同時還需要建立相關的管理制度，來規范檔案管理人員的行為，保證檔案管理的機密性以及安全性。

參考文獻

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