人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析

楊威

◆摘? 要：近年來，隨著科技的不斷發展，信息化已經成為人事檔案管理的大趨勢。加強信息化建設，能夠改變以往的管理模式，讓人事檔案管理變得動態化、方便話，提高管理效率，降低人工管理成本。本文將對人事檔案信息化建設的必要性加以探討，并提出人事檔案管理信息化建設的策略，希望能夠為相關工作者提供參考。

◆關鍵詞：人事檔案;信息化;必要性;建設;策略

傳統的人事檔案管理主要依賴于人工操作，工作人員需要花費許多時間和精力用于資料的整理和保管，而且，工作效率十分低下。加強信息化建設，利用各級手段進行人事檔案管理，能夠實現檔案管理的自動化和便捷化，從而提高人事管理的實效性。

一、人事檔案管理信息化建設的必要性

（一）符合社會發展需求

長期以來，人事檔案管理一直沿用著傳統的管理模式，工作人員每天需要面對較為繁瑣的檔案管理工作，不僅占用了寶貴的人工資源，還很難提高工作效率。在信息時代下，采用信息化管理，能夠讓人事管理科學化、自動化，對檔案信息的查閱和調取均能夠通過計算機和網絡系統操作實現，節省了檔案管理的實踐，也加快了人事信息的有效利用。因此，人事檔案信息化建設符合社會發展的必然需求。

（二）符合安全管理需求

傳統方式的檔案管理以紙質檔案為主，紙質檔案很容易受到環境等因素的影響，而造成檔案信息的損壞，而且，這種紙質檔案需要占用較大的空間，還要有專管人員負責安全維護。采用信息化管理后，這種紙質的檔案將被數字化檔案所替代，人事信息采用硬件存儲或云存儲，可以通過設置管理權限等方式實現檔案信息的安全管理，不僅能夠避免環境因素給檔案管理的影響，還能讓安全維護變得更加高效，進而滿足安全管理方面的需求。

（三）符合社會服務需求

人事檔案中包含了大量信息，其中包括了員工培訓、績效考核、人事變更等多方面信息，在以往人工管理中，需要通過紙質檔案的查找才能為社會和企業提供服務，采用信息化管理之后，將會令人事檔案的社會服務功能更加強大，可以利用計算機系統對檔案信息進行檢索，在網絡環境下進行傳輸，提高了社會服務效率和服務質量，進而滿足信息時代下社會服務方面的需求。

二、人事檔案管理信息化建設的策略

（一）信息化建設的規范化

信息時代下企事業單位之間的聯系日益緊密，人事檔案管理作為企事業單位管理工作中的重要內容，也需要順應時代發展需求，做到標準化和規范化。因此，在檔案管理信息化建設中，需要按照國家頒布的人事管理信息化標準進行系統開發，比如：人事管理的信息向、表格格式等方面要符合標準化的相關要求。

（二）加強信息化系統的開發設計

1.確保信息化系統的先進性

當前，科技發展速度十分迅猛，信息技術也不斷更新換代，提高信息化系統的先進性關系到認識檔案管理是否能夠滿足時代發展的需求，是否能夠確保信息化系統能夠具備高效性和穩定性，因此，在人事檔案管理信息化建設中，需要最大限度地提高信息技術的先進性。

2.加強信息化系統可靠性設計

人事檔案管理信息化系統需要在網絡環境下保持長期運行，因此，無論在系統結構方面還是在網絡管理方面都要具有較高的穩定性和可靠性，在信息化系統開發是，需要開發人員進行可靠性設計，一旦系統出現運行異常，需要能夠由系統進行及時有效的提示，以便能夠在第一時間采取因對方案，避免造成檔案信息的流失或泄露

3.加強信息化系統安全性設計

人事檔案信息大多涉及到個人隱私，檔案信息的外泄往往會給個人和企事業單位帶來不必要的損失。在信息化系統開發設計中需要讓系統具備比較嚴密的安全保護措施。尤其近年來，隨著信息技術的快速發展，惡性入侵他人計算機系統的情況多有發生，在信息化系統開發中需要完善安全體系，比如：網絡層安全、用戶安全和數據安全等，對查閱和調用信息要設置嚴格的管理權限。

信息化系統采用三層結構設計，工作人員只能進行數據的檢索和更改，不能夠直接進入到系統后臺對服務器數據進行訪問，這樣可以避免數據遭到破壞，也能夠避免網絡黑客對信息化系統進行攻擊。

三層結構主要包括用戶界面層、數據訪問層以及業務邏輯層。其中，用戶界面層主要是為了便于工作人員和人事檔案用戶進行大南信息檢索，實現信息交互的功能;業務邏輯層則是信息化系統的功能層，能夠實現對人事檔案信息的統計和分析等功能;而數據訪問層則是信息化系統的核心，它通過數據庫和數據庫管理對信息化系統應用程序提供支持。

（三）營造人事檔案信息化管理氛圍

1.提高人事管理人員服務意識

信息化建設為人事檔案管理提供了現代化辦公平臺，同時，也在傳統檔案管理功能的基礎上，拓展了社會服務范圍，增加了社會服務職能。要在人事管理中充分發揮信息化系統的功能，需要加強人事管理工作人員業務指導，提高工作人員的服務意識，樹立人事檔案管理中以人文本的思想。

2.加強人事管理人員的崗位培訓

信息化建設為提高人事檔案管理效率創造了條件，同時也對工作人員的綜合素質提出了新的考驗。人事管理工作人員不僅要對檔案信息的重要性具有充分的認知，恪守自己的本職，具有較高的思想道德水準，還要具備較高的信息化系統應用技能，能夠獨立完成檔案信息的接受、傳輸、存儲和檢索、修改等工作，具備一定的系統維護技能。因此，信息化建設后，需要加強人事管理人員的崗位培訓，這樣才能讓信息化系統發揮出自身優勢，提高人事檔案管理效率。

三、結束語

相對于傳統人事檔案管理而言，信息化管理不僅能夠降低檔案管理和維護的成本，提高管理效率，還能夠實現服務職能的拓展，更加符合時代發展的需求。在信息化建設中，不但需要完善信息化系統，還要加強工作人員技能培訓，從而改善人事檔案管理環境，促進當管理效率的提升。

參考文獻

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