基于疫情防控視域的突發事件檔案工作探究

庫俊平

摘 要：文章梳理了疫情防控視域下的突發事件檔案工作的一些研究成果，提出了建立國家突發事件檔案專題數據庫、建立突發事件檔案應急服務機制、做好突發事件檔案管理利用與研究、做好突發事件期間檔案工作的看法。

關鍵詞：疫情防控;非典;新冠肺炎;突發事件;檔案工作

新冠肺炎疫情暴發后，國家檔案局印發通知要求各地檔案局、館充分發揮館藏檔案資料特別是2003年抗擊“非典”

疫情檔案資料的資政作用，為黨委、政府部署打贏疫情防控阻擊戰提供有力檔案服務。一些專家學者紛紛撰文對這一課題進行了探究，為我們探究疫情防控視域下的突發事件檔案工作提供了參考。筆者不揣淺陋，在此談談自己的粗略看法，以求教于檔案界諸同志。

1 建立國家突發事件檔案專題數據庫

蔡盈芳撰文提出建立國家突發事件檔案專題數據庫的設想，詳細闡述了制定標準、下發文件、檔案數據準備、檔案數據上報、數據庫開發、檔案數據匯總導入、成果交付、數據更新8個推進步驟，分析了建立國家突發事件檔案專題數據庫對國家、對檔案工作以及對應急管理部門開展突發事件管理的重要作用與重大意義。[1]筆者認為，蔡盈芳建立國家突發事件檔案專題數據庫的設想是可行的，對當前助力提升國家檔案治理體系和治理能力現代化具有重大意義。筆者談幾點看法。

1.1 建立國家突發事件檔案專題數據庫應堅持共建共享原則。建立國家突發事件檔案專題數據庫需要縣級以上綜合檔案館共同努力，方能吹糠見米、事半功倍。因為國家突發事件檔案專題數據庫的主要數據來源包括在各個時期突發事件管理中形成的保存在縣級以上綜合檔案館的突發事件檔案，這就需要大家共同建設，共享數據庫資源。

1.2 建立國家突發事件檔案專題數據庫應堅持循序漸進原則。建立國家突發事件檔案專題數據庫是一項系統工程，不是一蹴而就的，可以考慮分步實施，先在條件成熟的地方建立區域性國家突發事件檔案專題數據庫。比如可以考慮在經濟發達、檔案工作先進的蘇浙滬地區先搞試點，然后向全國推廣，直至最終建成國家突發事件檔案專題數據庫。

1.3 建立國家突發事件檔案專題數據庫需要應急管理部門及其他突發事件相關機關密切配合。建立國家突發事件檔案專題數據庫不僅僅是檔案部門的事兒，不僅需要各級檔案館的鼎力推進，更需要應急管理部門及其他突發事件相關機關的協作支持。如果沒有應急管理部門及其他突發事件相關機關的支持和配合，光靠檔案部門唱“獨角戲”，國家突發事件檔案專題數據庫的建設只能是一紙空談。

2 建立突發事件檔案應急服務機制

周峰撰文提出了建立突發事件檔案應急服務機制的三點建議：一是建議國家檔案局聯合應急管理部等主管部門盡快出臺相應指導文件，明確檔案應急服務機制的組織、內容、保障等基本要求;二是建議國家檔案局和應急管理部聯合推動各行各業行動起來，確保檔案應急服務機制高效運轉;三是建議國家檔案局和應急管理部等行業主管部門加大檔案宣傳報道力度，讓社會各界認識到突發事件應急處置工作中檔案發揮的重要作用。[2]筆者認為，周峰建立檔案應急服務機制、將檔案部門納入各機構的突發事件處置組織體系中的建議很有現實意義，對于支撐突發事件應對處置具有不可或缺的重要作用，如果國家檔案局和應急管理部等行業主管部門能夠以此次新冠肺炎疫情為契機出臺相應指導文件，明確檔案應急服務機制的相關要求當然是一件好事。應當注意的是：

2.1 建立突發事件檔案應急服務機制需要強有力的人、財、物支撐。建立突發事件檔案應急服務機制不僅僅是出臺相應指導文件、建立一個組織那樣簡單的事兒，更需要人員、資金等支撐。如果沒有一定的人、財、物做后盾，僅僅是出臺一個文件，那么，即使形式上建立了突發事件檔案應急服務機制，也很難發揮其應有的作用。

2.2 建立突發事件檔案應急服務機制需要各行各業的共同參與和聯合行動。建立突發事件檔案應急服務機制不僅僅是檔案部門和應急管理部門兩家的事兒，更需要各行各業行動起來，才能達到預期目的、發揮應有作用。如果只是檔案部門和應急管理部門兩家“唱戲”，其他各行各業作壁上觀，建立突發事件檔案應急服務機制就只能是一句空談。

2.3 建立突發事件檔案應急服務機制需要檔案部門和應急管理部門的責任擔當。建立突發事件檔案應急服務機制雖說不是檔案部門和應急管理部門兩家的事兒，但主要靠檔案部門和應急管理部門兩家挑頭兒，尤其是檔案部門，在處置重大突發事件中要主動擔當，全程跟進、同步開展檔案工作，高效、有序地參與重大突發事件應急處置工作。

3 做好突發事件檔案管理利用與研究

蔡盈芳撰文談了重大疫情檔案的“管”與“用”，從建設重大疫情檔案專題數據庫、優化重大疫情檔案進館時間、大力推進電子文件“單套制”歸檔三個方面談了如何管好抗擊新冠肺炎疫情檔案，從用好數字檔案館（室）建設成果、加強對重大疫情檔案編研工作、建立檔案服務抗擊重大疫情協調機制三個方面談了如何用好抗擊新冠肺炎疫情檔案。[3]徐擁軍撰文從未來重大社會事件檔案管理與研究重點要放在檔案的價值和管理要求、檔案管理的理論基礎、檔案管理的制度體系、檔案管理的技術方法、支撐事件治理的檔案服務五個方面談了應如何加強重大社會事件檔案管理與研究。[4]筆者認為，蔡盈芳雖然談的是重大疫情檔案的“管”與“用”，但同樣適用于突發事件。徐擁軍的五個方面的觀點雖然有點灰色的理論味道，對于我們研究突發事件檔案管理與利用具有一定的借鑒作用，尤其是作者從創新傳統檔案學基本理論、深化后現代檔案學理論研究、應用社會學等相關學科理論三個方面構筑重大檔案管理的理論基礎的闡述讓人耳目一新。我們應當如何做好突發事件檔案管理、利用與研究呢？

3.1 做好突發事件檔案管理。一要從實際情況出發，以檔案館或者突發事件相關部門為主，建立突發事件檔案數據管理中心或者建立突發事件檔案專題數據庫;二要健全和完善突發事件檔案管理體系，優化突發事件檔案進館集中保管時間，確保突發事件檔案在突發事件相關部門集中保管或者進館集中保管;三要加大計算機、網絡、大數據等新技術在突發事件檔案管理中的應用。

3.2 做好突發事件檔案利用。一要加強對突發事件檔案利用需求的研究，根據利用需求，結合館（室）藏突發事件檔案實際，有的放矢地開展突發事件檔案編研工作;二要充分利用好數字檔案館（室）建設成果，快速高效地開展突發事件檔案利用工作;三要建立檔案服務突發事件處理協調機制，確保突發事件處理有序開展，不節外生枝。

3.3 做好突發事件檔案研究。一要做好突發事件檔案內容的研究，大力挖掘開發突發事件檔案的價值;二要做好突發事件檔案管理的研究，尤其是突發事件檔案管理技術方法的研究，重點圍繞如何建好突發事件檔案專題數據庫來展開研究;三要做好突發事件檔案利用的研究，重點圍繞突發事件治理的檔案服務開展研究，使突發事件檔案更好地服務于突發事件治理。

4 做好突發事件期間檔案工作

張斌、楊文撰文提出了做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作檔案資料管理的六條建議;[5]盧秀英撰文提出做戰“疫”時期檔案守護者的“強”“快”“細”三個要求;[6]張斌、王逸凡撰文提出新冠肺炎疫情防控期間應如何有效開展檔案工作的四大舉措。[7]筆者認為，張斌、楊文提出的做好疫情防控工作檔案資料管理的六條建議，同樣適用于做好突發事件檔案管理工作;盧秀英提出的對于疫情檔案要做好“強落實”“快部署”“細指導”三個要求，言簡意賅，且便于操作;張斌、王逸凡提出的新冠肺炎疫情防控期間有效開展檔案工作的四個方面的舉措，同樣適用于做好突發事件檔案管理工作。我們應當如何做好突發事件期間檔案工作呢？

4.1 做好突發事件檔案收集歸檔工作。積極主動跟進突發事件治理，加強對突發事件治理中業務檔案資料的收集與管理，切實保護好突發事件治理的珍貴記憶，及時收集整理突發事件治理過程中形成的有利用和保存價值的文字、圖表、錄音、錄像、照片、實物等真實記錄，確保突發事件檔案資料的應收盡收、應歸盡歸和齊全完整。

4.2 做好突發事件治理的檔案服務工作。要充分發揮檔案部門的專業特色和優勢，為突發事件治理做好檔案服務工作，推動突發事件治理期間檔案工作高效發力，讓檔案服務貫穿于突發事件治理的全過程，確保突發事件治理有條不紊地進行。

4.3 做好突發事件檔案的集中管理工作。突發事件期間，檔案部門應根據實際情況，結合突發事件治理相關部門盡快出臺突發事件檔案資料管理意見，建立突發事件治理兼職檔案員群，及時跟進指導，全程跟蹤服務，確保突發事件檔案的集中管理，必要時可移交檔案館集中保管。