數字檔案館環境下企業數碼照片檔案管理的做法

李斌

摘 要：本文對數字檔案館環境下企業數碼照片的現狀進行了分析，并對數碼照片檔案的收集、整理等提出了相應的解決對策。

關鍵詞：數字檔案館;企業;數碼照片;歸檔;檔案管理

本文根據數字檔案館建設實踐，通過對數碼照片檔案的歸檔、整理、掛接及利用的實踐操作，提出具體管理的一些做法。

1 問題

目前數碼照片檔案管理存在諸多問題，有的單位數碼照片檔案歸檔職責部門不明確，讓各部門形成的照片都歸檔，結果是歸檔的數碼照片質量良莠不齊;將歸檔的數碼照片不按永久和定期的保管期限分開，統一劃分為永久，刻一張光盤歸檔;一組內照片未按典型張選出，同一場景十幾張，走入“有照必歸”的誤區;組照片文字說明擬寫不規范;數碼照片文件名擬寫不規范，在數字檔案館系統中不方便檢索利用，等等。

為規范數碼照片管理，必須進一步創新管理方式，從歸檔職責入手，提高歸檔要求;從整理上下功夫，嚴守檔案規范;從利用上求便捷，方便查找利用。

2 做法

2.1 明確歸檔范圍?！稊荡a照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）中歸檔范圍很籠統，可操作性差，可結合本企業的主要職能活動和工作性質確定具體可操作的歸檔范圍。企業網站上企業要聞及部門動態中的數碼照片及文字說明都屬于歸檔范圍。

2.2 明確歸檔責任部門。企業各職能部門形成的照片比較多，但一般都交由負責企業宣傳的部門如黨建部（或辦公室）審核后在網站上掛接，可由黨建部（或辦公室）第二年一季度將上一年所有掛接的照片和文字說明系統整理后，統一向檔案室移交歸檔。

企業建設項目或技改項目形成的工程照片，可由負責參建的施工單位和監理單位在工程竣工后，經系統整理后向檔案室移交歸檔。

2.3 劃分保管期限?！稊荡a照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）4.2指出：數碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年，但怎么劃分未提及。企業可根據單位職能劃定保管期限，如表1所示。

2.4 細化組的命名?！稊荡a照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）5.2.2指出：照片組號：為4位阿拉伯數字，同一年度內的照片組從“0001”開始順序編號，也就是說，組號僅標識為四位數，未揭示主題內容。為便于揭示組內數碼照片的主要內容，可在組號四位數后加冒號，并注明數碼照片的拍攝時間和主要內容。如：0001：20190109 ××電廠召開安全生產委員會2019年第一次擴大會議。0002：20190111××電廠召開領導班子民主生活會征求意見座談會。0003：20190116 ××電廠召開2019年第一次技術監督會。

2.5 規范組的排列。年度內照片組不多的，如不超過300組，可不分問題或部門，在保管期限內直接按時間順序排列。如果比較多的，可在同一保管期限內再分問題或部門，在每個問題或部門下再按時間排序，最后再統一排大流小號。

2.6 規范組內數碼照片文件的命名?！禗AT數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50-2014）5.2.2指出，組內照片按保管期限、年度、照片組號、張號、擴展名的格式命名，這樣標識，如果組內就一個照片可以，如果多張照片則區分不出每張照片的不同場景，所以應對組內多張照片逐張標識出不同場景。對于組內有多張照片的，文件命名可采用“文件名”+“主要場景”格式，如：C1302-ZP2019-Y-0008-0001大會主席臺領導.jpg;C1302-ZP2019-Y-0008-0002大會會場全景.jpg;C1302-ZP2019-Y-0008-0004黨支部×××書記進行了現場述職.jpg。

2.7 照片文字說明宜采用網頁宣傳稿件文字。照片文字說明可直接采用網頁宣傳稿件文字，內空翔實具體，將所有第一人稱改為第三人稱，另存為pdf文件，保存在組文件夾內。下例原為網頁宣傳稿件文字：

××電廠召開2019年黨的建設工作會議

2019年2月21日至22日，××廠在七樓會議室召開2019年黨的建設工作會議，總結2018年黨的建設工作，部署2019年黨的建設重點任務。

廠黨委書記、副廠長×××，廠長、黨委副書記×××出席會議并講話。廠領導×××、×××、××、×××、×××、×××參加會議?！痢痢链韽S黨委作黨的建設工作報告。

會議全面總結了2018年黨的建設主要工作。會議指出，……（略）

數字檔案館中著錄的文字說明應簡單概括，如：2019年2月21日至22日，××電廠召開2019年黨的建設工作會議，總結2018年黨的建設工作，部署2019年黨的建設重點任務。

2.8 檔案部門匯總年度數碼照片，并編制數碼照片目錄。檔案部門根據年度歸檔的企業宣傳數碼照片及建設項目等數碼照片，分開保管期限進行組號排列，并編制年度數碼照片目錄。數碼照片目錄項目主要包括：序號、年度、照片檔號（起止號）、 組號、照片張數、照片組題名、拍攝時間（起止）、保管期限、互見號、備注、攝影者、文字說明、歸檔部門、文件格式、開放狀態等。

2.9 導入數字館系統。檔案部門根據數字檔案館中數碼照片檔案元數據，完善數碼照片目錄著錄項目，并設置好導入數字檔案館系統的對應字段，將編制好的數碼照片目錄數據導入數字檔案館中，并按要求批量掛接數碼照片和文字說明，不需要在數字檔案館系統中重新錄入數碼照片檔案內容。[1]2.10 用戶可通過數字館系統查詢利用。企業用戶可用戶名、密碼及權限登錄數字檔案館系統對數碼照片檔案進行檢索利用。

3 效果及影響

本文能夠解決數碼照片檔案管理中的實操問題，實現數碼照片從歸檔、整理、命名、電子文件存儲、導入數據庫到實現線上利用等全過程的管理創新，同時也大大節省了數碼照片著錄數字檔案館的工作量，提高了數碼照片檔案的檢索利用效率。