行政審批檔案信息化管理工作要點探究

陳雅靜

摘要：隨著我國國民經濟的不斷發展，各行各業的結構體系以及工作流程等方面也進行了不斷的優化和提升。在大數據時代背景下，我國在行政審批管理流程中也進行了改革。通過對互聯網、大數據、物聯網的技術的運用，加強了在行政審批檔案方面的管理。優化過程中主要是通過對行政審批檔案進行信息化，從而提高政府行政審批的效率和工作質量，從而構建服務型政府，為人民提供了更大的便利。

關鍵詞：行政審批檔案;檔案管理;信息化管理

1.新時期行政審批檔案信息化管理的優勢

1.1實現檔案數據共享

隨著我國網絡技術的不斷發展，我國在各行各業中都發生了很大的改變。在行政審批檔案管理中，與傳統的管理模式相比，工作效率變得非常的低。通過互聯網應用技術的滲透可以很明顯的提高工作質量和工作效率，而且在行政審批檔案管理過程中，運用信息技術可以進一步提高信息數據的傳遞，使得其他部門想要對行政審批檔案信息進行查閱和調取時更加方便。進一步提高了工作人員的工作效率，而且通過對數據信息化也可以防止數據的丟失和損壞。在傳統紙質的行政審批檔案管理中，許多信息由于時間的久遠而發生丟失或損壞等情況，這對后期工作人員進行行政審批檔案調取帶來非常大的麻煩，從而阻礙了工作的進程。另外利用信息化技術，不僅可以對各部門進行行政審批檔案調取有很大的幫助，對行政審批檔案的歸納整理，存儲等具體的工作內容上也有很大的應用。通過現有技術可以對行政審批檔案的各個環節進行相對應的技術支持。這就使得信息數據在各部門的流通更加快速，對其他部門在進行相應工作的展開上提供更多的幫助。

1.2提高檔案管理效率

在傳統的行政審批檔案管理的過程中，工作人員所苦惱的就是在海量的數據中尋找有用的數據，這不僅對行政單位的工作人員來說是一項龐大的工程，還耽誤了其他部門的工作效率。而且海量的行政審批檔案的數據和不同類別的行政審批檔案也對工作人員造成了心理上的壓力。在行政單位的工作人員每天具體工作是要對行政審批檔案進行歸檔、分類與整理。而這些工作內容對每一位工作人員來說都很復雜，而在這海量的數據中進行工作也難免會出現一些錯誤，而這些錯誤也會影響后期其他部門工作，因此就需要在進行行政審批檔案管理過程中要更加仔細，而這也會大大降低工作人員的工作效率。但是通過對行政審批檔案信息化，就可以通過現有的信息管理軟件，對檔案進行更有效的管理，保證工作人員的工作效率和工作質量，使檔案管理的效用得以充分發揮

1.3保障檔案持久使用

傳統的行政審批檔案管理對數據的丟失非常嚴重。而行政部門通過現有的信息化技術就可以更為有效的對數據進行保存和傳輸。信息化管理將行政審批檔案的數據進行數字化保存在服務器中。而且在進行保存的過程中也可以對數據進行相應的數據備份，進一步保證了行政審批檔案信息的保存。避免工作人員在操作不當的情況下刪除一些重要數據，進而導致的數據丟失。行政審批檔案信息化可以有效的節省檔案的占用空間。

2.新時期行政審批檔案信息管理的優化措施

2.1改良管理制度

在傳統的行政審批檔案管理過程中，主要是以人力對檔案數據進行存儲和整理。這種管理模式不僅降低了對檔案整理的工作效率，對人力物力也是一種很大的浪費。因此，在新時期對行政審批檔案管理進行優化的過程中，就需要建立更為有效的管理制度。從制度上出發，使行政審批檔案管理工作更符合我國當下時代的發展，進一步優化我國在行政審批檔案中存在的漏洞。而想要行之有效的提高行政審批檔案的管理，就需要實現檔案信息化建設。在具體的對信息化方法進行展開時，就需要前期建立完整的管理制度。從宏觀上來講就需要充分把握住信息化檔案管理總體思路和工作流程。在具體進行信息化檔案建設過程中，就需要從實際出發，在行政審批檔案信息化過程中需要的技術，硬件上的支持，軟件上的選擇和開發都要有足夠的了解，結合新型的管理制度與操作模式，實現行政審批檔案信息化管理的改革。

其次，通過前期對整體的管理制度和所需要的工作環境進行完善之后。在具體的檔案管理工作過程中也要對具體的工作內容進行調整，進一步提高檔案管理的水平與質量，為檔案管理工作可以持續展開提供充足的理論依據和更深層次的指導。

最后就是針對檔案信息而言，隨著我國經濟的不斷發展，人口的不斷增加，使得我國行政審批檔案數據越來越多。因此，從不同渠道搜集到的檔案也會在組織結構上有很大的差異性，這對工作人員在檔案管理方面來說也會帶來了很大的困難。因此在進行檔案管理制度的優化與改革中也要進行組織結構等方面的改變。通過對檔案的組織結構進行統一性，這樣就可以使得在檔案管理的過程中有良好的結構基礎，為檔案信息化建設提供助力。

2.2優化檔案管理

在我國行政審批檔案管理過程中，隨著時代的不斷進步，行政審批檔案的管理也在慢慢的進行改變。而在當今時代背景下，行政審批檔案信息化管理是檔案管理進行改革的主要發展方向。而想要讓行政審批檔案管理向信息化方向靠近，就需要結合實際工作對信息化檔案管理內容進行優化和調控。加強行政審批檔案信息化管理就需要對電子信息檔案有重要的認識。對行政審批檔案的數據進行管理的過程中，要做到定期進行更新存檔和備份。通過與網絡技術相結合，進一步加強電子檔案的安全性，保證我國機密不外泄。另外在檔案管理過程中也要進一步提高數據共享。我國對行政審批檔案進行管理，最主要的目的就是想要通過對這些數據的管理和使用，進一步提高我國建設的腳步。因此，實現進一步的檔案資源共享可以更有效的發揮出行政審批檔案自身的價值。并且在實現數據檔案資源共享的同時，行政單位的工作人員也要對檔案信息的管理進行優化，通過利用現有的信息化技術手段對檔案數據進行更深層次的優化和管理，適應新時代背景下的發展要求。

總結

綜上所述，隨著我國社會的不斷發展。我國行政機關對行政審批檔案的信息化管理也是符合當下時代發展的潮流。而想要進一步做好行政審批檔案的信息化管理，就需要對檔案管理的每一個環節都做出相應的改變，以提高信息資源共享，提升檔案利用效率，保障檔案信息的保存。

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