四川圣西朗建筑工程有限公司采購與付款循環內部控制分析

高星月，王巧靈

（四川工商學院會計學院，四川 眉山 620020）

1 緒論

1.1 選題背景與意義

我國自古以來“有房才有家”的傳統觀念，使住房需求在我們生活中扮演著舉足輕重的角色。許多建筑公司良好的發展前景，得益于我國基礎建設的快速增長和人們住房需求的增加，同時這也使企業發展和上繳的企業所得稅總量不斷增加，極大促進了市場經濟的良好發展。

而企業可持續發展的重要保障是內部控制，內部控制對提高企業核心競爭力、促進企業規范高效運轉、降低企業失誤風險有著極其重要的作用。其中采購與付款又是企業內部控制的重要環節，也是經營活動的起始點，對企業的生產建設、資金運作、成本控制、庫存管理都會產生直接影響。采購業務囊括了許多的環節，牽涉到的資金使用也比較龐大，如果制度設計和監督不合理，極易在這個過程中發生腐敗、舞弊等行為。一旦在采購環節出現了差錯或者違規，公司就將蒙受巨大的損失，公司產品質量、公司名譽也將遭受極大的負面影響。

1.2 國內外研究現狀

(1)國內外研究現狀

岳志超（2019）在分散采購形式的視角下對內部控制中采購與付款環節進行分析。他重點關注請購環節的報請審核制度、采購計劃環節的監督機制、采購環節的準入商選擇、驗收入庫環節的物品存放統籌管理，付款環節的審核流程與財務管控力度等，完善內部控制體系，降低經營成本。

鐘媛（2021）在企業的經營發展工程中，強調了物資采購活動的重要性。在企業發生物資采購活動時，如果管控力度較弱，可能會給企業帶來不利影響甚至增加一定經營風險。而加強內部控制管理體系有助于提升物資采購活動管理經驗，一定程度上降低物資采購風險并帶動企業可持續發展。

唐紫微（2021）指出采購和付款環節在公司經營管理的關鍵作用。因為物資采購時會有大筆交易金額和物資進行交換，這個過程極易發生不符合規定的采購情況，一定程度上可能造成企業的經濟損失。她也對商業風險的關鍵點、采購點和企業付款周期進行分析，并就內部控制和風險管理的有效性提出了一些建議。

Sunil Kumar Sharma 和 Atri Sengupta（2019）認為參與采購業務的利益相關者眾多，增加了采購過程的復雜性，易滋生腐敗行為。如采購經理可能通過隨意設置采購標準、泄漏重要信息、變更采購單據等方式實施腐敗。

Estelle 和 Court (2020) 提出企業可以對以下四個方面進行關鍵風險點控制，從技術改革創新、物資運輸發展、市場外部環境、供應商的管理模式層面制定相關策略來規避采購業務的內部控制過程中可能存在的風險。

(2)文獻述評

通過對國內外文獻的分析，可以發現我國學者對采購與付款內部控制的研究主要集中在對物資采購流程實施有效的控制管理。內部控制在國外的研究有了一個較為完整的理論體系，具備較強的條理性。國內研究者圍繞內部控制的五要素，來對采購風險進行解釋和識別，并對采購風險提出了一些建議和意見。國外研究人員從采購業務內部風險管理的角度研究采購風險和流程，重點關注采購物資報請審批、供應商的選擇等可能存在采購風險的流程。

2 四川圣西朗建筑工程有限公司采購與付款內部控制現狀

2.1 我國建筑業經營的現狀

(1)我國建筑業規模及增長率

通過查閱國家統計局的資料發現我國2012年到2021年建筑業總產值持續增長，經營規模也在不斷壯大。然而建筑業總產值同比增速在2012-2015年呈現快速下降趨勢，趨勢波動起伏較大。2016年開始增速上升，2018年至2019年增速放緩。2021年其總產值更是達到293079.31億元，比上年增長了11.04%，建筑業總產值增速比上年提高了4.80個百分點，連續兩年上升。近10年建筑業總產值及同比增速對比如圖1所示:

圖1 2012-2021年建筑業總產值及同比增速

(2)建筑業在國內生產總值的比重

建筑業的總產值在國內生產總產值中占有很大的比重，其創造的價值總量在國民收入中是不可替代的存在。從2012年開始，建筑行業總產值占國內生產總值的比例一直保持在25%以上，可以看出建筑業作為國民經濟支柱產業地位穩固，如圖2所示:

圖2 2012-2021年建筑業總產值占國內生產總值比重

2.2 四川圣西朗建筑工程有限公司采購情況

四川圣西朗建筑工程有限公司，于2013年在成都注冊成立，注冊資本為2200萬元。主要經營范圍包括市政公共工程、公路工程、橋梁工程、鐵路工程、隧道工程等業務。

(1)請購環節中的預算外采購

四川圣西朗建筑工程有限公司的采購與付款業務依據工程物資的庫存量而進行采購申請。庫房管理工作人員記錄的物資量不足標準量時，采購部門將會接收到需用物資相關細節的請購單。采購經理和項目總監最終落實采購申請。另外，建筑公司與其他公司相比，經營不具有普遍性，部分物資沒有辦法進行預算管控。比如自然災害和工程設備異常等情況發生而急需一些物資時，這些就不在預算管控范圍之內了。

(2)預購計劃與實際偏差較大

由表1、表2可知四川圣西朗建筑工程有限公司在主體結構和裝修的環節中，采購的實際總價比預購計劃分別高出18.38%和31.25%，因此可看出公司在采購和付款內部控制中的成本預算是有問題的，由于四川圣西朗建筑工程有限公司項目部缺乏對物資的市場調查，造成采購部在不清楚工程物資價格波動、市場供需、優惠項目等情況下制定的采購計劃與工程物資市場的實際情況脫節。

表1 公司主體結構項目建設環節物資預算采購與實際支出的對比

表2 公司裝修工程裝飾環節物資預算采購與實際支出的對比

(3)采購環節實際控制現狀

表3和表4是四川圣西朗建筑工程有限公司2021年一個建筑工程項目情況。在四川圣西朗建筑工程有限公司的主體結構和裝修環節采購的物資中，實際采購總價偏高于預購計劃。在主體結構的建設中，主要采購砼和鋼材分別超出比例為13.75%和10.77%，其它具體的超出比例具體如表3所示。而在四川圣西朗建筑工程有限公司的裝飾環節所采購的物資完全不同于主體建設環節，因為裝飾環節所采購的物資更加復雜、種類多樣，所以裝飾環節物資采購總價超出的比例也更高，比如其中的五金電線和地板分別超出預算的52.22%和27.94%，其它在裝飾環節主要物資采購超出比例具體如表4所示：

表3 公司采購與付款的內部控制實際控制情況

表4 相關人員具體工作內容

(4)招標審批流程

物資采購活動中，供應商的確定尤為重要。一般情況公司內部會先對工程物資進行選擇性招標，以這種采購招標的方式確定最終的供應商。招標主要由采購部、工程部、招標小組組成。具體流程為采購部與確定數量的供應商之間進行招標邀請和遞交標書的互換行為，與此對應的供應商對象不會經常更換，有利于公司與中標供應商長期合作伙伴關系維護。工程項目的采購招標流程主要如圖3所示:

圖3 招標流程圖

(5)驗收入庫要求

工程物資由供應商送到倉儲部后，項目部負責人員需要對購入物資和采購單上需夠物資進行核實比對，下一步是技術檢驗部門和質量檢驗部門共同查看購入物資質量標準是否在驗收規定范圍之內。不符合驗收標準的與物資供應商討論售后服務，符合規定的物資直接存放倉庫。

(6)付款審核現狀

工程物資會按照實際的入庫數量，由倉儲部簽字給采購本批次物資的采購部門，再交付給財務部，由財務部與供應商的物資發票和稅票一一核對，由財務主管審批核實無誤后出具出款單據并打款。對于總付款十萬元以上的出納款項必須經過項目經理簽字后執行付款，財務部沒有自主付款權。

3 采購與付款內部控制循環中存在問題

3.1 請購環節中預算外請購程序不科學

為了提前竣工四川圣西朗建筑工程有限公司工程建設項目，物資需要大量供應，一般實際到庫數量會超過預算的10%。此外，一些緊急情況下的應急采購不包括在采購預算中導致公司缺乏合理的采購預算體系。在執行請購程序時，項目部沒有重新整合采購預算，也沒有將相關材料計劃納入預算管理范圍中，多數情況下由項目部直接與供貨方先將多出材料拉入施工地，再補交采購單到財務部去付款，這樣一來預算采購的成本控制就形同虛設，無法發揮其真正的作用。項目部的權利過大會影響采購部的作用，對采購部的供應商管理制度、招標制度等會造成的極大的削弱作用。

3.2 采購環節中招標采購標準不清晰

四川圣西朗建筑工程有限公司制定的招標采購標準不清晰。當采購部與一定數量的供應商之間進行招標活動時，供應商的數量控制在一定范圍之內，這樣降低了供應商之間的競爭壓力，對于公司來說也縮小了選擇供應商的范圍。此外，如果出現符合招標要求并向公司遞交標書的供應商低于一定數量情況，招標小組的評估區間縮短，也許會造成公司退而求其次的場面，繼而向不滿足招標要求的供應商拋出橄欖枝。除此之外，中間還可能出現供應商與采購部之間的相互勾結的行為，為了獲取利益，給相關供應商投標機會，給公司造成較大的損失。綜上所述，選擇性招標在某些方面導致公司采購活動的固態化，采購資金的使用價值也大打折扣。

3.3 驗收環節中部門驗收標準不統一

四川圣西朗建筑工程有限公司對于購入的工程物資沒有明確的驗收標準。若要購入工程物資成功進入庫房，必須通過質量保障和安全性能驗收檢測這一關口。公司的技術保證部門和質量保證部門共同檢查質量和安全性能，并出具相關的檢查報告。例如，電梯質量保證部門和技術保證部門應參與核實電梯載荷實際情況和技術性能是否符合要求。對符合國家統一驗收標準的工程材料，技術部門和質檢部門應按照國家標準進行檢驗。然而，對于沒有國家統一驗收標準的工程物資，技術部門和質檢部門有各自的檢驗參數區間，致使雙方對試驗結果的不同意見，導致驗收物資效率不高，驗收時間較長，對工程物資的順利入庫產生不利影響。

3.4 付款環節中審核程序不規范

四川圣西朗建筑工程有限公司付款審核程序不規范。一般情況下，財務部的出納先對相關物資的付款憑證進行審核，然后遞交財務總監復核，再次由項目經理對此審核并簽字確認，最后出納再進行付款。也就是說，財務總監并沒有最終定奪權，這種審核制度擴大了項目經理的工作范疇。而在現實工作中，項目經理由于工作壓力加大經常放權由財務總監做出決定。對于金額較大的付款，很容易造成采購資金的損失。同時，也可能導致延期付款，損害公司聲譽。

4 采購與付款循環內部控制的優化建議

4.1 請購程序優化建議

四川圣西朗建筑工程有限公司應加強預算外請購程序控制。工程項目施工部進行預算之外的請購流程時，需要對以前的采購預算進行重新整合，然后向預算部門提交預算外請購單，預算部繼而調整采購預算。審核后，交給工程項目經理進行審核，這樣可以有效控制預算采購成本。此外，公司還可為監督工程項目施工部預算外采購活動而成立采購督察小隊。對工程項目的預算外采購申請資金進行詳細分析，防止各項目部以預算外項目為由執行超預算采購申請程序，減少剩余采購資金的損失。預算外請購程序流程如圖5所示：

圖5 預算外請購流程圖

4.2 采購標準優化建議

四川圣西朗建筑工程有限公司應完善招標程序的采購標準。采購部應嚴格按照物資采購標準進行招標活動。視實際情況而定，將固態化的采購方式進行動態化調整。這樣可以提供給眾多供應商遞交標書的機會，從而擴大公司對供應商的選擇范圍。例如，符合要求的投標供應商低于標準量、無合格中標的供應商，為及時完成工程項目急需招標物資的情況，采購部可同供應商進行談判，最終確定最佳供應商。通過這種方式，公司可以解決工程物資供應不及時的問題。

4.3 物資入庫優化建議

質量部門和技術部門統一工程物資儲存的標準。只有在技術部門和質量保證部門檢查工程物資的質量和安全符合標準后，才能接收并入庫。一方面，技術部門和質量保證部門必須按照國家規定的測試參數范圍進行檢測。另一方面，國家沒有明確規定檢驗參數范圍的，對于不同類型的材料，必須以一致的方式定義技術和安全指標。由技術部門和質量保證部門提供調整本部門現有的材料測試標準，并保持與測試標準的一致性。入庫須同時獲得技術部門和質量保證部門的批準。這不僅提高了材料檢驗的準確性，還提高了驗收入庫的效率，簡化了驗收流程。

4.4 付款程序優化建議

在付款問題上，項目經理和公司財務部門必須在項目實施前進行審查，這在一定程度上避免了由于財務部門權力過大而造成的資金損失。然而，無論金額大小，都需要項目經理的控制，這就導致了對付款的低效控制，可能發生延遲付款和對公司聲譽的損害事件。因此，財政部門的相關工作人員應該有權利支付

［］［］一定的金額，這樣可以使財政部門支付一定的金額，在支付過程中形成權利和義務對等的制度，以提高支付的效率，同時保證資金的完整性。在大額付款的情況下，除了由項目經理控制外，還應在總部建立一個控制系統，并由總干事監督。對于不符合支付條件而被清算的支付項目，應嚴格履行復核人員的職責。付款流程如圖7所示：

圖7 付款優化流程圖