企業檔案管理與創新研究

馬蘭芳

摘要：隨著時代的發展和科技的進步，企業檔案的管理模式也在不斷變化。為了適應現代企業發展的需要，檔案管理人員應該對企業檔案管理進行徹底的更新，促進企業檔案資源的開發和綜合利用。本文主要從認知檔案管理工作、檔案管理中存在的問題和新形勢下檔案管理策略三個方面闡述企業檔案管理，以促進企業的進一步發展。

關鍵詞：檔案管理;企業創新;高新技術

引言：隨著大數據時代的到來，企業檔案管理越來越科學和嚴謹，科技的應用已逐漸滲透到公司的各個方面，為檔案管理人員帶來了便利。但是，創新技術與檔案管理相結合的理念還處于發展的初級階段，還有許多問題需要解決。提高科技應用能力，實現科技與檔案管理的有機結合，需要進行更多的探索和研究。企業檔案中保存著許多重要信息，這些信息與企業的發展息息相關，如果一個企業沒有一個合理的檔案管理機制，將很難實現公司的可持續發展。

1 認知檔案管理工作

1.1 如何使用檔案信息

檔案信息使用條件是檔案信息利用的一個重點，也是檔案安全性和可用性的重要保障。檔案管理部門開始運作時，檔案管理人員需要接受培訓和考核，考核通過的檔案管理員才可以參與整合公司的檔案信息。此外，檔案信息管理員需要始終了解檔案存儲的環境，熟悉各區域都保存有哪類檔案，記錄好檔案的存儲和調取，何時、由誰進行檔案存儲。同時，檔案管理人員還可以運用現代科學技術對檔案進行管理，合理存儲和調取檔案信息，提高檔案信息的使用效率。

1.2 清晰、規范檔案使用的權限

企業在進行檔案管理工作的過程中，可以根據檔案的重要程度，使用合理有效的方式設定檔案使用權限和檔案級別。如果因為個人原因導致檔案信息的丟失或泄露，檔案管理人員必須承擔相應責任并再次接受培訓。當然，超過保存期限或者不重要的文件也可以向企業和社會公開，但必須依法使用公開的檔案信息。

1.3 檔案使用當中的注意事項

為了幫助檔案使用人員可以更快、更準確地查找檔案中的信息，檔案管理部門可以創建一個舒適的閱覽室。在使用檔案時，必須注意保護由于過度讀取而損壞的檔案，對于快要損壞的文件，檔案管理人員可以復制文件內容來保護原始檔案。為了便于管理，檔案管理人員還可以在檔案存儲區域中放置一個監視設備，對于私自帶走檔案或者故意損壞檔案的人員，必須追究相應責任，情節嚴重的，應當邀請當地公安人員介入。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理理念陳舊

一些企業領導者認為在實際工作過程中檔案管理對企業發展影響不大，對檔案管理不夠重視。這種觀念導致檔案管理人員認為自己的職責只是復印和封存相關文件，在日常工作中很少對檔案進行管理，從這個角度看，舊的管理理念已經嚴重阻礙了檔案管理與創新的步伐。目前，許多公司沒有正確認識到業務發展與檔案管理的密切關系，檔案管理資源配置嚴重不足，忽視檔案管理所需的配套設備，一味強調提高經濟效益，導致檔案管理條件和環境質量不斷下降，使得檔案管理與企業發展之間的差距日益明顯。在這種嚴重阻礙檔案管理發展的環境下，檔案管理無法實現有效創新。

2.2 管理手段落后

目前，有些企業的檔案管理仍采用傳統的管理模式，仍在進行手工操作。這種人工操作的管理模式對工作效率有顯著影響，容易出錯，還影響用人單位的決策。信息技術的發展為檔案管理員提供了更多的管理手段，為企業檔案管理的發展建立了強有力的支撐，但是，由于一些企業沒有正確認識到信息技術對檔案管理的作用，信息技術投入不足，檔案的內在價值尚未充分展現，在檔案開發利用的過程中無法提供有價值的信息。在實際工作中，資金分配的合理性無法保證，信息化管理難以進行，導致檔案登記過程混亂，嚴重影響檔案管理工作的質量和效率，阻礙了檔案信息化管理的正常發展。

2.3 管理人才缺乏

檔案管理人員的水平直接關系到企業檔案管理的質量。許多檔案管理人員缺乏服務意識，無法滿足企業發展的需要。近年來，許多檔案管理員開始轉移到其他工作場所，導致有經驗的檔案管理員比較缺乏。許多企業的檔案管理員不能真正理解他們的工作，容易受到工作制度的制約，缺乏創新思維。此外，還有一些檔案管理人員的計算機水平不高，沒有接受過專業培訓，輸入效率低下，容易造成檔案丟失等問題。

2.4 管理制度缺失

由于檔案管理制度的缺失，工作人員在進行檔案管理時，缺乏一套實用的檔案管理體系，使得檔案管理存在很大的隨機性和不確定性，工作人員不能按照規章制度收集和儲存相關信息。一些公司建立了檔案管理系統，并參考國外先進的管理方法，但是，由于在日常工作中缺乏嚴格的管理制度，無法進行明確的職責分工，檔案管理效率低下。

3 新形式下檔案創新管理策略

3.1 創新管理理念

企業領導要以身作則，轉變觀念，重視檔案管理，正確認識檔案管理的重要作用，加強信息技術的引進。檔案管理工作者要熱愛工作，遵守國家和企業制定的法律法規，努力做好檔案管理工作，全心全意為企業服務。

3.2 創新管理手段

檔案管理部門只有跟上時代發展，創新管理手段，才能大大提高工作效率。檔案管理人員可以加強計算機在檔案管理中的應用，提高檔案管理信息化水平，建立電子信息數據庫，使企業管理者能夠準確地查找和分類檔案信息。先進的檔案管理手段可以有效地促進檔案管理的發展，檔案管理人員可以在日常工作中探索管理經驗，積極創新檔案管理方法。例如，將文件按類別和屬性進行分類，將大大減少工作時間，提高工作效率。檔案管理部門的管理員還可以利用計算機以不同的形式管理檔案，將檔案信息打印保存，提高工作的靈活性。為了避免檔案的丟失和損壞，檔案管理人員可以根據企業需要，合理制定檔案使用的規則和流程，完善檔案信息管理機制，明確企業的服務職責和義務，為檔案信息管理的發展打下堅實的基礎。另外，企業還可以積極引入計算機、光盤、掃描儀等先進設備，開發檔案管理軟件系統，自動提交和保存檔案信息，更好地進行檔案管理。

3.3 提高管理者的業務水平

檔案管理者應該重視自己的工作，認真了解檔案管理的作用，積極學習專業的管理知識，提高自身檔案管理能力。由于檔案管理人員的工作水平與檔案管理的質量密切相關，所以，企業不僅要提高檔案管理人員的專業能力，還要提高計算機操作水平。檔案管理部門可以根據企業情況合理分配工作人員的職責，確保檔案管理的效率。企業每年可以定期招聘新員工，用年輕人的激情感染工作場所的員工，為檔案管理增加更多的活力，此外，企業還可以定期培訓檔案部門的員工，并邀請富有管理經驗的專業人士對員工進行指導，提高員工的業務水平。傳統的檔案管理理念和措施已經難以適應新時代發展，因此，檔案管理人員必須與時俱進，不斷提高自身的業務水平。

3.4 完善管理制度

由于管理制度在檔案管理過程中起著積極的激勵作用，所以企業應該在管理實踐中科學合理地建立管理制度。在建立管理制度的過程中，需要確保管理制度的性質與公司的性質相一致，如果一個企業的檔案管理具有商業特征，那么檔案管理制度就要注重信息處理的經濟優勢，確保檔案信息的完整性和真實性，提高服務能力。在檔案管理過程中，工作人員應該對管理制度進行合理規劃，如果檔案管理制度不合理，就要及時對其進行完善。

4 結束語

總之，隨著科學技術的發展，傳統的檔案管理方法已不能滿足當今社會發展的需要。企業需要重視檔案管理，不斷提高檔案管理水平，創新檔案管理方法，做好檔案的開發利用工作。檔案管理的價值是不可估量的，因此，企業需要重視檔案管理，實現檔案管理的可持續發展，為其他工作提供必要的保障。

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