芻議“互聯網+”時代醫院檔案管理創新措施

摘 要：“互聯網+”時代，由于醫院檔案信息量龐大，存儲時間特別長，所以醫院應充分發揮網絡信息技術優勢，使檔案信息管理體制得到有效改善，同時優化醫院信息資源的檢索路徑，利用互聯網時代的發展優勢，引進高端網絡設備，確保醫院檔案安全、完整，進一步提升檔案管理工作水平，使檔案資源能被最大限度合理化利用。

關鍵詞：“互聯網+”;醫院;檔案管理

在“互聯網+”時代，為了能更好地服務于醫院，創建檔案管理中心，整合醫院遠程服務機制，實現檔案數字化管理，提高醫療民生的和諧發展。因此，在推動醫院整體發展的同時，要積極探尋最優管理路徑，革新理念，借助互聯網技術從根本上改善醫院檔案管理工作水平。本文根據“互聯網+”時代醫院檔案管理特點，具體分析了管理工作中存在的各種問題并總結了相關的創新策略，以供參考。

一、簡述“互聯網+”時代醫院檔案管理特點

1.檔案查找效率高

“互聯網+”時代，計算機是醫院檔案常規化管理的必備工具，利用現代信息技術有效整合醫院所有的零散信息并做好相應處理，使其形成電子版的檔案文件。然后，將其中的醫務信息或人事信息等利用數字化檔案建立各科室之間能夠共享數據資源的管理體系。在整合檔案數據的同時，設置相應的搜索引擎，提升檔案資料的使用率。

2.更全面地收集檔案

“互聯網+”時代，醫院檔案管理在日常工作中還應注重信息收集與管控工作，收集檔案資料時，應確保該類資料在被充分利用的同時，節約存儲空間。醫院可以利用計算機技術處理檔案資料，實現電子化管理，在維護檔案信息流通性的同時，具備一定的機密性。及時更新信息記錄并做好相關的信息管控，從某種意義上來說，電子信息處理在保證檔案信息全面性的同時，減輕了人力資源成本。

3.檔案管理服務多元化

“互聯網+”模式能夠有效升級醫院檔案管理在服務方面的職能，在實際工作中充分優化檔案信息，實現全過程收集機制。使檔案在查找過程中發揮其綜合利用價值。而且利用互聯網管理體系建立的檔案資源處理平臺，能夠實現檔案信息歸納、收集、分類等方面操作，在保障檔案完整性的同時，可以利用網絡技術達到信息資源共享管理的目的，充分提高了檔案資源的使用價值。

4.檔案載體豐富

“互聯網+”模式下電子檔案資料在流動及利用的同時，可以實時收集或整理，不僅能提高工作效率，還能使檔案的管理形式發生改變。比如，由傳統的紙質檔案轉變為音頻、影像等形式，為相關人員的不同需求提供更多選擇。醫院檔案的載體也隨著網絡發展而變得形式多樣，信息檔案也因此變得更加準確、直觀。醫院檔案管理人員能夠多渠道獲取自身所需的檔案信息，最大限度體現了網絡管理優勢，使信息資源能被充分利用。

二、“互聯網+”時代，檔案管理的問題分析

1.檔案管理理念滯后

信息技術發展雖快，但醫院的檔案管理人員在日常工作中，一般只是將檔案信息換個位置在電腦中保存。在此期間并未對相關的檔案信息數據進行有效處理，導致電子信息庫得不到充分利用，相關數據的實際價值得不到合理利用，在全面優化醫院檔案管理工作方面也就起不到應有的作用。

2.檔案管理存在安全隱患

目前，醫院最常用的是電子檔案進行日常管理工作，雖然該類檔案優勢明顯，但也存在諸多方面的安全問題。畢竟醫院電子檔案有著較差的穩定性，部分檔案資料很容易被更改。而且網絡技術在發展的同時，黑客與病毒的出現對醫院電子檔案的存儲也存在一定威脅，一旦檔案數據遭到黑客或病毒攻擊，相關數據資源就會因此而丟失，而且在數據無法修復的情況下，醫院的常規工作都會因此受到嚴重影響。

3.檔案數據不夠規范

醫院檔案管理資源覆蓋的信息相當廣泛，檔案數量也處于增加趨勢，致使很多醫院無法保證自身檔案數字化建設質量，由于內部分工不夠精細，導致檔案管理部門與業務部門很難做好完美對接，使相關資源難以統籌管理。而且醫院的部分檔案未經業務部門處理，直接錄入檔案管理系統導致檔案資源無法達成精細化管理目標。此外，部分醫院沒有明確規定歸檔時限，使檔案資料的完整性得不到保證。很多醫院沒有統一規定圖片類、音頻類等不同類別檔案的信息資料應采用什么數據格式，導致數據庫中出現重復檔案，嚴重影響了數據庫建設。

4.檔案數字化管理成效低

目前，很多醫院都沒能實現全方位檔案數據化管理，醫院尚存很多紙質檔案并未進行電子化處理，因此無法將其錄入相關的檔案綜合管理系統。而且部分醫院缺乏高速掃描儀或文件格式轉化器等相關的網絡設施，無法快速有效地進行紙質檔案的數字化分類、錄入等工作，最終導致檔案管理數字化程度低且管理難度大。

5.缺乏數字化檔案管理專業人才

雖然很多醫院開展了大量的人才培訓工作，但卻沒有重點圍繞“檔案數字化管理”這一主題展開針對性的培訓，檔案管理人員對數字檔案管理模式的認知程度較低，且醫院與檔案管理部門并沒有太多交集，缺乏可以借鑒的管理模式，導致醫院數字專業的檔案管理人才緊缺，而且培訓內容與數字化檔案建設也不相匹配。

6.醫院檔案網絡管理分工不明確

醫院不同科室或部門所涉及的業務內容多且復雜，在進行檔案網絡管理時，應嚴格按照不同級別分檔，將檔案做好有效分類，才能方便后續的檢索工作。但醫院缺乏統一指導檔案歸檔的管理部門，導致很多設備檔案或文書檔案得不到有效管理，而且醫院從未配備專職人員負責醫院綜合檔案的網絡管理。因此，在日常的檔案管理過程中，由于管理人員缺乏相關考核制度的制約，在分工不夠精細的情況下，管理人員不明確自己的職責權限，使醫院綜合檔案的網絡管理難度增大。

三、醫院檔案管理的創新策略

1.提高服務理念，優化管理意識

醫院管理層應高度重視醫院內部檔案管理理念是否存在滯后等方面的問題，這樣在日常管理中才能有效推動醫院檔案管理的創新高度。因此，領導部門必須充分意識到“互聯網+”時代下檔案管理的重要性，結合醫院實況制訂相關的檔案管理制度或完善日?；臋n案監管體制。做好定期的督查工作，以便發現問題及時解決，有針對性地監管醫院檔案的相關整改流程，力求監管流程能夠切合醫院的發展需求。

2.創新服務方式

醫院可以根據實際需求建立專門的檔案管理網站，開展線上服務，使檔案網站能夠積極上傳相關的信息數據，完美對接醫院的服務網站，使患者在網上查詢或搜索更加便捷。而且檔案部門還可以在網站上設置便于上傳電子文件的相關系統，極速收集信息并將其歸檔。利用相關的電子檔案管理中心，緊密聯系各個部門，開通非保密型資料的查詢或服務等功能。同時，運用新型技術創新過去的檔案管理模式，使檔案原件的利用方法得到進一步改善，使人們能夠根據自身需要利用網絡系統快速精準地獲取符合要求的信息。比如，患者能夠及時預約醫生問診或查找病例等。

3.確保網絡設施齊全

醫院可以整合網絡設施監管所有工作流程，完善統籌性良好的監督體系，利用網絡信息技術開展具體的檔案管理工作，進一步了解工作進度及實際需求。建立醫院檔案專項數據化管理部門，及時更新相應的網絡設備，確保其能夠匹配醫院的實際需求，然后根據網絡設施架構、制訂合理的檔案信息處理方案，在落實該方案的同時，可以對設計檔案信息管理流程邊維護，邊優化。還可以直接聘請專業的工作人員對網絡軟件及相關的硬件設施進行有效升級維護，確保醫院檔案管理工作的基本水平得到充分發揮。

4.完善檔案管理制度

在“互聯網+”時代，醫院可以通過完善相關檔案管理制度，實現檔案數字化管理及精細化分工，使各部門都能在相關制度的指引下，落實部門職責?？梢杂蓸I務部門直接在檔案管理系統中錄入相關數據，或者將類型簡單的紙質檔案資料移交檔案部門備份。對于復雜型檔案資料，則應由該部門專責處理并將重要資料交由檔案管理部門立卷存檔。醫院應按照人事、行政、技術等分類方式，細化歸檔范圍，將相關的歸檔責任具體到對應的業務部門及檔案部門，避免檔案資料長期堆積，使不同類型檔案的歸檔標準更加清晰明確。比如，音頻文件用什么格式存檔等，避免重復歸檔。

5.合理防范病毒風險，確保檔案安全

在確保檔案安全之前先得將相關檔案科學分類，利用完善的管理制度確保檔案管理工作能夠有效開展，然后按要求分類并利用高科技設備將紙質檔案快速高效轉化為電子檔案，優化系統目錄方便醫院檔案管理能夠及時更新或備份，防止丟失。此外，醫院應在各部門所使用的電腦上安裝殺毒軟件，并設專門的系統保護重要檔案，同時配備專業技術人員負責軟件的日常運維、升級等方面的工作。檔案管理人員應定期更新或維護相關的基礎設施，加密重要檔案并對其做多個備份，力求檔案資料在安全的環境中實現共享。

6.實現醫院檔案數字化管理

“互聯網+”時代，醫院必須加快紙質檔案數字化管理進程，才能有效解決檔案增量與存量等方面的問題。在人力資源緊缺的情況下，醫院可以跟外包企業簽署相關協議，集中處理紙質檔案資源使其數字化，能有效緩解醫院內部人員的工作壓力。醫院還可以根據“互聯網+”時代，檔案管理專業的發展趨勢，引進高端網絡設施，優化醫院內部檔案管理環境，促進檔案管理人員及時數據化分類相關檔案，并做好檔案編號、錄入等相關事宜。結合醫院業務特性及相關的檔案服務需求，創建不同類別數據庫，滿足不同用戶的各種需求，為后期檔案專題建設打下堅實的基礎，充分發揮檔案數據庫在醫院學術研究、決策參考等方面的不同價值。

7.注重人才培訓

時代在進步，醫院的設備在持續更新，因此對應的檔案管理人員必須具備較強的專業水平以及良好的職業道德。醫院需制訂合理的人才培訓方案，以此提升檔案管理人員業務能力，并為其提供良好的發展空間。定期組織內部檔案管理人員參加相關培訓，使他們的崗位意識得到進一步優化以及了解檔案相關的法律知識，制訂可行性強的考核制度，規范檔案管理人員的工作行為，使其端正工作態度，確保管理風氣得到真正改善。檔案管理體系可以實行培訓項目、信息安全防護等方面一體化監管，使檔案管理流程具有一定的完整性，進而提高醫院檔案管理水平。

8.明確醫院檔案的網絡管理范圍

由于醫院檔案管理涉及的部門及科室相當多，因此需要在一個相對完善的管理體制中進行。醫院的檔案管理部門必須把所有檔案按照一定的要求分級或分類處理，確保所有紙質檔案電子化，然后制作出對應的檢索目錄，使檔案管理范圍明晰的同時，進一步優化綜合檔案管理系統。與此同時，醫院的各個科室也應根據部門職責及時準確地收集每項業務中的檔案資料，以便醫院綜合檔案管理部門將其進行整理并存檔。而且醫院檔案管理相關人員應及時收錄最新檔案資料，不斷更新檔案資料庫，確保重要檔案資料安全完整。

9.明確文書檔案的管理要點

“互聯網+”時代，辦公自動化環境改變了檔案管理工作的相關內容。文件形成后則應跟蹤督導確保所需歸檔的文件資料的各個環節都滿足檔案管理的相關要求，辦公自動化系統能夠自動分類已經歸檔的醫院檔案資源，減輕了工作人員的工作量。因此，檔案管理人員應將工作重點放在相關文件的真實、完整等方面，及時溝通部門文書人員，使檔案管理工作具有一定的開放性，力求檔案管理人員成為多功能型人才。

10.優化管理水平

在“互聯網+”時代，醫院應依法治檔，確保檔案管理部門能夠為醫生或患者提供最新檔案資源，滿足醫療服務的各種需求。由于醫院檔案資源豐富，需要檔案管控平臺支撐所有的數據資源管理操作，為信息檔案的共享提供保障，所以醫院必須從根本上提高相關的服務水平，利用信息技術為患者設置專門的個人檔案，記錄相關的信息及常規的健康管理，確保該類信息都能及時被收錄、整理，打造全新的檔案管理個性化服務。借助計算機技術分析或處理患者的一系列信息檔案，有效管理醫療記錄，能夠有效解決看病難等方面的問題。

四、結束語

總之，“互聯網+”時代，醫院檔案管理工作應從工作中的各種弊端問題入手，建立全記錄、全滲透的監管機制，優化相關的服務效果。在進行檔案管理過程中，革新觀念，注重專業人才培養，提高檔案管理人員的業務水平。實時完善網絡設施及相關的制度規范，力求檔案管理的時效性能夠從根本上得到提高，使醫患關系更加和諧，以此促進醫療事業的穩健發展。

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（作者單位：威海市胸科醫院）

作者簡介：王正紅（1970-），女，漢族，山東威海人，黨委副書記，副研究館員，碩士，研究方向：檔案管理。