試論文書檔案管理的辦公自動化應用

孫婷婷

摘要：在當前社會不斷競爭的過程中，我國文書檔案的管理逐漸朝著自動化的方向發展，這是與我國科學技術的發展相一致的，辦公自動化的實現可以有效的縮短辦公時間，讓文書檔案的管理更加規范化，因此，我們必須開發文書檔案管理信息系統，增強電子檔案傳輸的安全性，提升文書檔案管理人員的業務技能。因此本文主要探討了應用辦公自動化至文書檔案管理之中的方法，具備極為重要的現實意義。

關鍵詞：文書檔案;管理;辦公自動化;應用

引言

現代社會經濟不斷發展進步，辦公自動化系統逐漸得到完善，在社會各領域內都發揮著重要的作用。文書檔案管理工作中，紙質檔案管理方式在信息查閱上存在一定局限性，制約著文書檔案管理工作效率的提升。因此在文書檔案管理中，對辦公自動化進行合理應用是非常必要的，促進資源共享的順利實現，并進一步提高文書檔案管理工作效率。由此可知，辦公自動化在文書檔案管理中具有良好的應用價值。

一、應用辦公自動化的文書檔案管理工作的意義

（一）辦公效率大幅提高

信息技術發展的逐步加快，催生出計算機。計算機具有較強的信息處理能力，正確對計算機進行應用可以加強辦公自動化，提高辦公效率。以往的檔案管理過程中工作人員往往更依賴于進行手工操作，這種操作方式費時費力，而計算機管理軟件要合理利用，可以有效地對文件檔案進行存儲、收集、統計、分類，讓搜索和查詢變得更為方便。

（二）讓文件與文字信息得到充分交流

傳統的檔案管理工作是手工操作的，在公司或相關組織中不能做到信息資源的共享，導致大量信息閑置在文件夾里，這不僅會造成資源的浪費還會使信息傳播受阻影響企業的正常發展。在運用計算機錄入文件的相關信息之后，不僅方便查找更能夠實現檔案信息資源的合理配置和利用。隨著計算機及網絡技術的進步和發展，還可對檔案信息及其載體進行分離使用，從而極大得提高了檔案利用工作的質量和效率，還可以保證檔案信息的準確程度，打破原始信息交流的空間限制，讓文件與文字信息得到充分交流，實現了信息資源共享的目的。

（三）有利于文件更加穩定的保存

電子文件載體相對于傳統文件載體有著不可忽視的優勢，它有著保存時間長、容易攜帶、信息錄入快等一系列便利優勢，隨著科學技術的不斷進步，承載著電子信息檔案載體也在不斷變小，如小容量內存卡、優盤等等這些載體有著存儲方便快捷，不易受外部影響的特點，并求有很強的穩定性，更有利于信息的保存和記錄。

二、文書檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高

在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業性和技術性結合比較強的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機技術和數據通信技術的應用進行熟練的掌握，同時對傳統檔案管理的技術、原則、方法和理論也要相當熟悉，進而才能以較高水平的專業技能與業務素質將文書檔案工作的管理水平進一步提高。

（三）電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

三、辦公自動化背景下提高文書檔案管理水平的策略

（一）提高檔案人員綜合素質

在應用文書檔案辦公自動化系統的過程中，要保證檔案管理質量，就要對檔案管理人員的職業能力以高要求。隨著檔案管理的計算機硬件設備越來越齊全，就要求文書檔案管理人員對相關技術熟練掌握，而不至于對設備的熟悉和簡單的了解，且檔案管理人員要能夠將檔案管理與計算機管理員有效結合，從而提高檔案管理的辦公自動化效率。檔案管理人員綜合素質的提高要能夠做到與時俱進，僅依賴于單位的集中培訓遠遠不夠，檔案管理人員要具有自主學習的意識，能夠根據工作需要而不斷完善自己的知識結構，擴展知識面。單位也要構建相應的激勵機制，將檔案管理人員的學習質量及所獲得的成果作為考核衡量標準，激發檔案管理人員的工作意識。檔案管理部門是一個需要廣泛交流的部門，檔案管理人員要具有一定的溝通協調能力，能夠及時運用網絡從各個部門獲取檔案信息，并從經驗的角度出發創新知識，以確保檔案信息的完整性。

（二）辦公自動化系統內、外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進入辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制.無論何種類型防火墻.從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據：管理進、出網絡的訪問行為;封堵某些禁止的業務;記錄通過防火墻的信息內容和活動：對網絡攻擊的檢測和告警。

（三）完善辦公自動化基礎設施建設

辦公自動化逐步成為文書檔案管理過程中的一個重要趨勢，需要重視加強對現有檔案管理體系的優化，提升辦公自動化水平加強投入，更換一些工作設備，以適應當前文書辦公自動化管理的需要。只有合理地進行文書檔案管理辦公自動化的改革，引進先進的檔案管理設備和技術，才能逐步將檔案管理工作由傳統的手工檔案管理轉變為辦公自動化管理，讓文書檔案管理的水平提升，為后續的發展打下堅實的基礎。

（四）將文書檔案管理技術操作標準統一化

在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動化的實際應用價值得到最大程度的發揮，應當準確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學化分析的基礎上，對辦公自動化軟件加以優化利用，統一文書檔案管理技術操作標準，保證文書檔案管理中辦公自動化軟件具備良好的應用性能，確保其能夠較好地適應文書檔案管理工作的實際需求，從而推進文書檔案管理工作的高效開展。除此之外，文書檔案管理中辦公自動化的應用，應當保證其系統功能的強大性，并規范相關技術參數，保證文書檔案管理中數據轉化以及數據接口等都具有標準性和可靠性，從而推進文書檔案管理工作的高效開展，提高電子文書檔案在辦公自動化系統下的安全性和可靠性。

結束語

總而言之，實現文書檔案管理的辦公自動化應用，是優化傳統檔案管理工作實效性的重要途徑。如今信息技術的發展為各部門在文書檔案管理上創造了很好的條件，對于企事業單位來說，加強管理力度，引進并利用好現代化的辦公自動化系統，把文書檔案管理工作收入各部門的自動化系統當中，加強文書檔案的信息化、自動化、規范化管理，進而提升文書檔案管理工作人員的能力水平。

參考文獻

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