大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式解析

王莉

摘要：國有企業運營發展過程中，會不斷產生海量的數據信息，而企業檔案記錄了企業發展歷程，包含了企業各運營業務、人事變動、客戶信息都能夠信息。在大數據時代背景下，如果依舊采用傳統的檔案管理辦法，無法滿足企業檔案管理需求。因此，必須強化檔案管理創新，充分利用大數據技術優化檔案管理模式，提升檔案管理質量。

關鍵詞：大數據;國有企業;檔案管理;創新

在科學技術不斷發展中，只有懂的創新才能促進社會發展。對于企業檔案管理工作同樣應該如此，在國有企業不斷發展過程中，其面臨十分激烈的市場競爭，對檔案信息服務的需求更高。大數據背景下，企業檔案管理必須強化創新，利用大數據技術提高檔案管理服務質量，為企業運營發展提供更加優質的服務，為推動企業健康發展奠定基礎。

1.當前企業檔案管理存在的不足

1.1檔案儲存問題

以往，企業在開展檔案管理工作過程中，通過依靠簡單的輸入方式儲存檔案信息，但大數據時代背景下，國有企業運營中產生的信息種類越來越多，信息數量也越來越龐大，增加了企業檔案信息存儲量。如果依靠傳統的信息錄入模式、存儲模式，則會給檔案管理工作造成極大的影響，檔案查詢、使用效率會下降，不利于企業檔案作用的發揮。

1.2缺乏現代化的檔案管理人才

大數據技術運用到企業檔案管理中，能夠切實提升檔案管理效率。傳統的檔案管理模式與當前企業發展格格不入，與當下企業檔案管理需求不符。而利用大數據信息技術開展檔案管理工作需要專業的人才，對檔案管理人員提出更高的要求，而目前很多企業缺乏現代化檔案管理人才，在數據收集、分析及處理能力上有很大欠缺，無法發揮大數據技術優勢，也對企業檔案管理工作效率提升造成制約。

2.大數據背景下企業檔案管理重要意義

企業管理理念持續更新與發展，國有企業作為國家經濟支柱型企業，在我國經濟建設中具有重要的地位。大數據背景下，國有企業積極開展現代化改革，引入先進的企業管理理念與技術。同時，現代化企業發展中不僅需要依靠外部資源，同時更需要依據內部長期積累的檔案資料，企業管理者必須認識到檔案管理的重要性，能夠將企業檔案作為企業發展重要資源，為企業重大決策提供參考。大數據技術在數據收集、處理以及分析方面具有較大的優勢，將其運用到企業檔案管理工作中，能夠切實提升檔案管理質量與效率，發揮檔案資源的作用，為企業各項經營決策提供參考依據，滿足現代化企業發展需求。

借助于大數據技術，能夠對企業電子檔案文件進行有效檢索、鑒定，有利于進行信息整合，提升信息數據處理速度，為企業檔案管理工作奠定基礎。在大數據傳播過程中，企業檔案中電子文件數量持續增多，傳統企業管理模式無法對這些信息進行高效率整合，通過大數據技術可以解決傳統模式弊端，進一步推進企業電子文件管理工作。同時，企業檔案數據中不僅包括結構化數據，還包括大量半結構化數據、非結構化數據，非結構化數據是當前企業檔案管理中常見數據內容，對非結構化數據處理也是一大難點。借助于大數據技術，能夠高效處理非結構化數據，對非結構化數據整合、輸出提供幫助。隨著檔案資料數量增多，企業檔案數據量激增，給企業數據存儲庫容量提出了更高要求，甚至可能出現數據庫崩潰的情況。很多企業通過加蓋機房處理問題，但這種方式未能從根本解決數據存儲問題。利用大數據技術，可以將數據傳輸到云平臺當中，極大的擴充了數據儲存空間。

3.大數據背景下企業檔案管理工作策略

3.1創新企業檔案管理理念

大數據時代下，開展企業檔案管理工作必須從理念創新入手，要求企業檔案管理人員能夠改變傳統的管理理念，緊跟時代發展步伐，創新工作理念?，F代化企業發展過程中，檔案信息種類繁多，檔案數據量龐大，如果利用傳統檔案管理理念，則往往會消耗大量時間，檔案管理作用也無法發揮，無法達到預期的效果。企業檔案管理者必須充分意識到大數據帶來的變化，注重利用信息技術開展檔案工作，促進檔案管理工作效率提升。企業檔案管理工作開展中，必須針對當前企業檔案管理中存在的不足，提升自我服務意識，檔案管理部門開展多元化的信息服務培訓活動，提升檔案人員信息服務水平，以人性化檔案管理方式為主，提升企業檔案管理的整體水平。

3.2優化企業檔案管理辦法

具體實施檔案管理中，應該善于利用大數據技術，對企業檔案中的價值進行挖掘。與傳統檔案管理相比，大數據技術可以進行大規模數據搜集、處理與分析，在海量數據管理方面具有明顯優勢。企業必須加大投入，構建信息化檔案管理機制，將信息化檔案管理模式與傳統檔案管理結合起來，提升企業檔案管理信息化程度。企業需要建立完善的檔案管理制度，包括檔案工作流程、獎罰制度等。其中，在檔案管理獎罰制度中，對于在檔案管理中表現好的員工進行及時表揚，可以通過物質激勵、精神激勵結合的方式，激發檔案管理工作積極性，讓檔案管理工作質量更高，對企業發展提供幫助。

3.3強化企業檔案管理隊伍建設

大數據下企業檔案管理工作要求更高，對檔案管理人員素質提出新的要求。為了能夠適應大數據下檔案管理工作需求，必須培養檔案管理人員責任感、使命感，強化相關人員業務培訓，幫助其積累更多專業知識，提升其對相關軟件操作水平，滿足現代化企業檔案管理工作需求。檔案管理人員必須樹立創新意識，提高學習意識，端正工作態度，能夠緊跟時代發展主動學習信息化技術，能夠從龐大復雜的信息數據庫中提取有價值的信息，為企業各項決策提供參考，發揮檔案管理工作的價值。另外，企業檔案管理人員還需要加強法律方面知識的學習，確保在工作開展中認真履行自身職責，嚴格遵守相關法律法規，保證檔案資料的安全性、完整性與真實性，為促進企業發展奠定檔案隊伍基礎。

3.4切實提升企業檔案利用率

對于現代化國有企業來說，檔案的內容有很多，包括人事檔案、會議檔案、技術檔案、業務檔案、客戶檔案等，其中很多檔案信息具有機密性特點，對于這些檔案信息也設置了較為嚴格的調閱權限;而普通的檔案資料不設機密，企業員工都可以查閱，鼓勵員工查閱企業檔案資料，利用檔案資料開展自身工作，這對于提升檔案利用率有很大幫助。大數據背景下，電子化檔案已經成為企業檔案管理中的主要形式，在推動企業檔案管理發展中，必須保證電子信息安全性，通過設置防火墻、數字密鑰等保證企業檔案數據的安全性。

3.5構建企業檔案信息資源整合平臺

大數據背景下，人們對于大數據技術有了更加全面的了解，越來越多檔案創新理念涌現出來。而企業檔案管理工作要求不斷提升，如何提升海量信息資源利用率，是企業檔案管理者必須思考的問題。構建企業檔案信息資源整合平臺過程中，需要根據用戶需求制定需求分析報告，確保能夠滿足用戶需求，增強用戶體驗，保證平臺功能可以滿足企業檔案管理工作需求。同時，在檔案信息資源整合平臺設計中，應該保證操作便捷、服務全面，能夠通過簡單的操作為檔案管理者提供最大程度服務，讓資源整合平臺具有更大的受眾群體;另外，強化企業各業務平臺的聯系，大力推進檔案信息化建設，確保企業各項工作之間相互配合，提高檔案信息資源的共享性。

3.6挖掘檔案信息價值

利用大數據技術，能夠挖掘企業檔案信息潛在價值，發揮企業檔案信息的優勢。與傳統的信息技術相比，大數據技術能夠用于海量數據收集、存儲、管理與分析，而企業經營過程中，人力、資產、成本、財務、投資收益、利潤等內部檔案數據，以及市場環境、行業變化、政策變化等外部數據，都可以通過大數據技術進行深入分析，能夠為企業決策提供有力依據，是企業管理工作開展中的重要參考。

4.總結

通過上述分析可知，檔案管理是企業管理中一項重要工作，涉及到方方面面的內容，強化企業檔案管理工作對提升企業整體管理質量有很大幫助，能夠為企業決策提供參考。尤其是在大數據背景下，企業檔案管理工作更需要強化創新，發揮大數據技術優勢，提升企業檔案管理的規范性、科學性，為提高企業決策能力、創新能力奠定基礎，是現代化企業改革與發展的重要路徑。

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