電子發票管控存在的問題及對策研究

劉莉

摘要：隨著稅務大數據平臺逐步實現信息共享和完善，電子發票也在大數據時代得到了新的發展生機。大數據時代，隨著稅務金稅工程系統的不斷完善升級和電子發票的發展，對企業的信息化建設能力、發票管理能力和內部管控能力提出了更高要求。文章介紹了在大數據時代下，電子發票的使用可能對企業產生的稅務風險和管控問題；企業應采取建立健全企業發票稅務風險防控體系、加強企業全員培訓、升級和協同企業信息平臺等措施，以便企業提升企業電子發票管理水平。

關鍵詞：電子發票管控；大數據時代；信息化；問題；對策

一、引言

“金稅三期”是首個全國統一的國地稅征管應用系統，基本涵蓋全部稅費征收管理和數據分析功能，是稅收征管與科技的有效融合，是大數據的一種體現?！敖鸲愃钠凇痹凇敖鸲惾凇被A上進行升級，實現對“稅務”和“非稅業務”更全面的監控。隨著金稅系統的不斷升級和電子發票的推進，大大提升了稅務機關對企業數據掌握的全面性、及時性。稅收機關的大數據管控對企業的財務和稅務工作影響較大。短期存在潛在稅務風險爆發的消極影響，大數據時代，稅務鎖定企業稅務風險很容易，為企業提出了挑戰；長期來看有助于企業防控稅務風險，有利于降低遵從成本。在這種大數據環境下，企業要順應時代要求，不僅要建立完善企業的發票管理內控制度，還要將信息系統和發票管控協同應用，以提高發票管理效率和稅務風險的防控質量。

二、電子發票概述

（一）電子發票的定義

電子發票是信息時代的產物。它與普通紙質發票的相同點都是采用稅務局統一發放的方式給到商家使用。電子發票與紙質發票一樣是最基礎的會計原始憑證，既是財務會計管理的重要手段，又是稅務稽查的重要依據。

然而，相比于紙質發票，電子發票又具有獨特的優勢。電子發票以電子形式作為會計電子檔案保存，打破了紙質發票作為會計記賬憑證的傳統；同時，通過電子發票管理系統在線開票，可以節省發票工本費、稅控機及相關人力成本，方便了企業的會計核算工作。

（二）電子發票的發展

自2012年我國在多省開展網絡（電子）發票試點，電子發票已經發展了9年。這9年，為了推進電子發票的普及和應用，國家堅持立法先行，以點帶面，陸續發布了多項政策文件，進一步規范和擴大電子發票的使用，加速了電子發票全面普及的進程。

財政部發布了財政部國家檔案局令第79號、財會[2016]3號和財會[2020]6號文件及時掃清電子會計憑證應用的制度性障礙，推進電子檔案合法化和電子發票歸檔合法化，鼓勵符合條件的單位對電子發票進行無紙化報銷、入賬和歸檔，以減輕單位打印電子會計資料的負擔。

2020年是電子發票發展重要的一年，首先，2020年電子發票的范圍從增值稅普通發票擴展至專用發票，這一年增值稅專票發票電子化在多省市進行試點；其次，財會〔2020〕6號文件明確提出“來源合法、真實的、符合檔案管理要求的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力”，單位可以僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔。增值稅電子專票的多批試點和對電子會計檔案的規范要求表現出發票電子化的推廣即將全面鋪開的趨勢，可以說發票無紙化時代已經不遠了。

（三）電子發票的意義

首先，電子發票降低了企業成本，減少了資源的浪費。相比紙質發票，電子發票有低耗能、易于保存、節約時間、方便查詢、無紙化等優點。紙質發票的前期開具、打印、送達和后續查詢、檢查調閱、裝訂存儲需要耗費大量人力和成本，電子發票降低了企業的綜合成本。

其次，電子發票的出現和發展不僅改變了企業傳統的紙質化工作方式，也提升了企業的財務人員的工作效率。傳統紙質發票的工作模式下，財務人員需要花費較多時間申領發票、開具發票、寄送發票，費時耗力且容易丟失損壞，而電子發票大大節約了財務人員發票管理的時間且安全性較高；同時發票作為重要的會計原始憑證，不存在存儲時間和地點的限制，方便日后的管理與查詢工作。

最后，電子發票是會計檔案電子化建設的必經之路。電子發票的應用推進了會計檔案的電子化的積極建設，也保證了工作的有效實現。會計檔案電子化的推進，有利于智能背景下大數據平臺的建設，使會計數據及信息得到充分的利用，有利于促進企業內部的管理，體現我國實際的經濟數據。電子發票是信息化趨勢所向，是大數據進程的必然產物。推廣并普及電子發票，是信息化時代的必然要求。

當然，隨著電子發票在企業中的廣泛使用，企業在實際管理中所存在的問題和風險也隨之而來。下面針對電子發票對企業帶來的內部管理風險和稅務風險進行簡要分析。

三、電子發票管控存在的問題

（一）缺乏培訓體系

現階段，電子發票已經推廣到一定程度，電子發票的報銷者和審批者是企業涉及報銷的員工和財務審單人員。隨著電子發票在企業實際報銷中的使用，企業報銷員工和財務審單人員沒有完全掌握最新的電子發票的專業知識，比如員工在報銷時并不清楚電子發票報銷入賬的具體操作流程，不了解電子發票符合稅務要求的保存格式等具體要求。

（二）存在重復報銷風險

與紙質發票不同，電子發票是可以多次下載的，這樣的特性就造成一個不可規避的問題，增值稅電子發票重復下載和打印，會增加發票被重復報銷的風險。電子發票的重復報銷不僅引起企業內部的財務管理風險，還會因為重復列支成本引起企業所得稅風險。

（三）存在查驗風險

電子發票的可自行下載，不具備紙質發票的物理防偽特性，存在被PS篡改發票金額、發票號碼、發票抬頭等重要信息的風險，而這種篡改人工肉眼很難被發現；電子發票可被修改的特性增加企業財務管理風險和稅務風險。目前，通過增值稅電子發票平臺開具的電子發票（普通發票和專用發票）順應電子信息化時代需求，只有發票電子簽名，此類電子發票在票面上看不到發票專用章，也不再顯示開票單位蓋章字樣，這就要求財務人員從謹慎角度，最好進行真偽驗證。

（四）信息不對稱

在現階段下，增值稅電子普通發票不支持作廢操作，具有可復制性，無法回收的特點。實際發票操作中，電子普通發票紅字沖正會存在信息不對稱問題。電子普通發票開具方紅字沖正，因普通發票不需要進行認證，受票方很難獲知紅沖信息。這種信息不對稱會導致受票方發票早已經報銷完成，會增加受票方的發票管控難度和稅務風險。

（五）存檔不符合要求

依據財會[2020]6號文的規定，符合規定中涉及相關條件的單位可僅使用電子會計憑證（包括電子發票和其他電子票據）進行報銷入賬。在實際操作過程中，存在部分企業對政策的理解有誤，只打印電子發票作為紙質憑證報銷入賬，沒有保存電子發票的原件；或者保存的電子發票原件不符合電子發票存檔要求；這些錯誤的存檔行為，會對企業造成重大的安全隱患和稅務風險。

（六）缺乏統一的電子發票監管平臺

缺乏國家層面統一的電子發票監管平臺，雖然目前稅務局金稅工程系統已具備很多電子發票監管查詢功能，但只有稅務局層面可以查詢和監管，而企業層面可以查詢使用的功能權限非常有限。等到稅務局拉出相關的可疑匹配數據給企業端，會造成企業發票信息的滯后性和產生相應的稅務風險。建議發票監管平臺未來可以向開票方、接收方、稅務、工商部門等開放，并納入審計、會計師事務所等監督方，簡化和增強社會監督作用。

（七）缺乏企業內部的信息化平臺

信息化是未來企業提升競爭力的必由之路，但很多企業信息化建設效果并不明顯。要想真正將電子發票的作用發揮到最大，方便企業員工的報銷和財務人員的審核，僅有國家層面的電子發票監管服務平臺是遠遠不夠的，企業還需建立自有的信息化平臺。

四、完善電子發票管控的建議

（一）加強企業全員培訓

企業在電子發票管理方面除了完善企業的電子發票管控制度，還需加強企業全員關于電子發票的培訓。一是提高財務人員的培訓，提高財務人員專業技能素養和電子發票風險防范意識，是企業防范電子發票風險的重要環節。作為大數據時代的財務人員，應主動學習新知識，不斷提升自己的財務業務能力。每一個財務人員都應該有發票風險意識，認真地復核每一張發票，充分認識到一點小小的認知錯誤也可能給企業帶來潛在的稅務危機。二是組織企業員工培訓，讓企業員工充分了解電子發票相關報銷制度，認識到電子發票的財務風險和稅務風險，不能認為發票管控只是財務人員的事情。三是企業要嚴格落實發票責任管理制度，對違反相關規定的員工進行處罰，防范因此給企業帶來的稅務風險。

（二）建立電子發票存檔數據庫

企業應該根據自身實際情況建立電子發票存檔數據庫，避免電子發票被重復報銷。一是小企業可以通過對電子發票登記臺賬，記錄每張電子發票的發票號碼、發票代碼、開票日期、發票金額等關鍵信息，用EXCEL等工具進行統計查驗來避免電子發票被重復報銷。這種方式只適合企業規模很小且沒有發票管理系統的情況；二是對于大企業或者多個財務審核人員的企業，上述方法不僅不會避免電子發票重復報銷的問題，還會加大財務人員的工作量，這已經偏離了國家發展電子發票的初衷。此類企業可以建立發票管理系統自動驗票，同時通過集成企業內部報銷系統和外部國稅發票查驗系統，可以實現電子發票查驗、報銷、電子發票資料存檔等功能，大大提高企業發票管理和報銷效率；三是為了解決重復報銷問題，可建議稅務部門采用銀行打印回單的模式，除第一次下載外，其他每次下載均生成補下載次數備注，這種下載次數備注可以幫助企業減少重復報銷的概率。

（三）利用稅務平臺驗證電子發票

財務人員審核電子發票時，不能簡單地按照以前審核紙質發票的方式進行。電子發票容易被修改，不易人工輕易分辨電子發票的有效性；同時通過增值稅電子發票公共服務平臺開具的增值稅電子發票（普通發票和專用發票）沒有發票專用章，采用電子簽名代替發票專用章，需要通過增值稅電子發票閱讀器檢查電子發票的真偽。因此，建議財務人員審核電子發票時，通過稅務平臺驗證電子發票的真偽和電子發票簽名的有效性，降低企業的電子發票稅務風險。目前企業可用通過兩種方式來辨別電子發票真偽：一種是在稅務局官網查詢電子發票真偽；另一種是通過增值稅電子發票版式文件閱讀器驗證電子簽名的有效性。

（四）流程控制解決信息不對稱

電子普通發票的紅字沖銷需在技術層面實現有效的控制，實現各平臺的數據及時共享，從而解決信息不對稱問題。一是通過定期批量查驗已報銷過的電子普通發票，財務人員定期將電子發票與增值稅發票綜合平臺的“紅字增值稅發票信息提醒”功能進行信息比對，篩選出被紅字沖正的電子普通發票進行后續處理。但此方法流程較為復雜且具有滯后性，如果發現發票已報銷則會存在稅務風險。二是要從根本上解決增值稅電子普通發票的紅沖信息不對稱問題，可參照目前增值稅專用發票的紅沖模式，開票方在紅字沖正電子發票時，則需受票方在開票管理系統中發起申請；銷售方開具增值稅電子紅字發票，可關聯至原增值稅藍字電子發票，讓增值稅電子發票全流程可追溯。

（五）做好電子發票的存檔

首先，企業無論僅保存電子發票的原件作為報銷入賬歸檔依據，還是企業將電子發票打印成傳統紙質發票作為報銷入賬歸檔依據，都必須保存電子發票原件；其次，如果企業僅保存電子發票原件作為電子會計檔案，需滿足發票來源真實有效、防止被篡改、符合歸檔格式和必要審批流程等前提條件；最后，從電子發票原件的保存格式來看，目前電子發票原件包含PDF和OFD兩種格式，如果不是電子發票原件，而是對電子發票的截圖或拍照生成的電子文件不屬于電子發票原件，不能作為合法有效憑證在所得稅前扣除憑證。

（六）建立電子發票監管平臺

在信息控稅時代，企業和財務人員急需具備國家層面統一的電子發票監管平臺。通過電子發票監管平臺，各家企業可以直接實現所有的電子發票開具、生成發票驗證碼、查詢、打印、下載原件和后期監管等功能；發票接收方經辦人則可以持發票驗證碼由財務人員直接查驗電子發票。這既杜絕了多次下載發票多次報銷的風險，也方便驗證電子發票的真實性。

（七）建立企業自有信息平臺

面對稅收征管越來越智能化的大數據環境，企業應該轉變理念，重視信息化管理價值，提高大數據分析背景下稅務風險的認識，借助信息化手段建立起相應的電子會計檔案管理體系，真正做到防患于未然。

發票的無紙化是信息化時代的必然趨勢，企業建立自有信息平臺，以提高報銷流程的效率和發票管理的內控質量。首先，需關注OFD格式發票的查閱和查驗功能。企業信息平臺需與外部稅務平臺關聯，可以查閱和查驗員工提交的電子發票原件，確保電子發票的真實性和合規性，避免電子發票的重復報銷；其次，協同企業各信息平臺，建立電子會計檔案管理流程。企業需向電子會計檔案管理觀念轉變，將發票管理平臺與企業的做賬系統、報銷系統、CRM系統對接，實現提單報銷、審核、入賬、存檔全流程化和電子化，改進財務工作流程和提高財務工作效率；再次，實現發票信息數據、財務數據、業務數據有效對接。通過發票數據對當年費用使用、供貨商情況進行統計分析，結合財務數據和業務數據將會大大提升企業財務分析質量；最后，保證企業系統安全和數據安全。企業可以采用設置數據下載權限管理、電子檔案加密加水印、電子發票自動備份等工作，避免出現發票信息泄露和丟失，保障企業信息數據安全性。

五、結語

電子發票的產生與發展是人類信息化發展的重要產物，推動著財務人員工作效率的提高。電子發票取代紙質發票占據主導地位將是大勢所趨，其全面推行需要良好的內外部環境。政府在加強基礎信息管理平臺與服務體系建設的同時，應盡快完善配套政策和相關規定。企業在加強電子發票管理時，需將自有信息系統升級迭代，加強與電子發票管理平臺的協同作用。雖然目前的電子發票存在一些問題，但相信在共同的努力下，電子發票的全面普及一定能夠實現。

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（作者單位：華安基金管理有限公司）