新時期做好高校檔案管理工作的對策探究

張 偉

(呂梁教育學院，山西 呂梁 033000)

在高校不斷發展和進步的當下，必須要注重檔案管理質量和價值，做好各項高校檔案數據信息搜集、記錄，展現出高校的歷史風貌和時代更迭趨勢，展現出檔案管理工作的服務價值，借助現代化信息技術手段，第一時間將有價值的檔案信息傳遞給有需要的教職人員和領導人員，整合歷史檔案信息內容，切實促進檔案管理工作的現代化、穩定、創新發展，借助高質量服務來展現高校檔案管理工作價值。本文將針對新時期做好高校檔案管理工作的對策以及相關內容進行詳細分析。

一、新時期做好高校檔案管理工作的意義

(一)有利于強化檔案資料管理效率

從客觀層次上來看，高校檔案管理內容非常復雜，其中涵蓋了高校日常招生、教學、科研、管理等諸多歷史信息，并且高校檔案載體類型比較豐富，其中涵蓋了圖文、聲音、影像等諸多內容，促使高校檔案管理工作管理難度增加、管理復雜性相對較大。在新時期背景之下，科學合理的進行高校檔案管理創新，引入信息化技術和互聯網技術，可以有效對傳統檔案管理工作模式進行優化，借助互聯網檔案數據庫來對各類檔案載體進行統一處理，這樣更加方便檢索和信息處理。此外，在進行高校檔案資料無紙化處理的過程中，還能夠強化檔案信息存儲的全面性與安全性，避免了檔案信息的損壞和丟失，能夠更加充分展現出檔案歷史資料的價值。

(二)有利于提升檔案服務水平

高校檔案管理工作最為重要的價值便是為高校日常管理、日常運行提供數據信息保障和支持。針對當前高校檔案管理工作實際情況來看，存在“重視存儲、忽略服務”的現象。在新形勢下科學合理開展高校檔案管理工作，可以最大程度上展現出高校檔案資料的價值。很多高校檔案信息具備高校教學管理工作總結功能，直接對高校各項教育教學管理工作效率、工作情況進行了總結?？茖W合理的開展檔案資料應用，引入信息化檔案共享系統，可以最大程度上為高校優化各項管理事務奠定基礎資料基礎，此外，可以增強用戶信息檔案資料查詢服務效率、文件服務效率。檔案管理人員在信息化技術的支撐下，科學合理的開展檢索系統設計，能夠自動化結合不同使用者的需求，為高校各個部門、各個管理環節提供自動化檔案信息服務，切實展現出當代高校檔案管理工作的價值。

二、新時期做好高校檔案管理工作的對策

(一)全面轉變檔案管理工作意識

在新時代環境之下想要實現高校檔案管理工作優化創新，就必須在高校檔案管理部門當中全面貫徹服務意識，轉變傳統注重檔案存儲的觀念，全面提升檔案管理部門人員的思想意識。引入信息化思維，讓檔案管理工作人員認識到信息化趨勢不可逆轉，并且愿意積極參與到檔案管理信息化創新當中，不斷優化檔案管理工作人員的信息化技術水平、信息化知識，并且能夠靈活應用信息化系統，促進高校檔案管理工作創新發展。高校領導也應該注重檔案管理工作的重要性，高校領導和各個職能部門，都應該將檔案管理工作納入到整體工作規劃當中，認識到檔案管理對各個部門管理、學校發展帶來的價值，實現高校檔案資料應用效率最大化，確保檔案管理工作惠及到高校整體發展以及各個部門工作管理。

(二)提升高校檔案管理工作服務效能

一直以來高校檔案管理工作都是處于相對保密、封閉狀態的，這就造成高校檔案管理工作相比其他管理工作來說具備一定的滯后性，這樣不利于高校檔案管理工作發展性創新。因為高校檔案管理工作屬于一種相對穩定的工作，工資績效也趨于穩定，促使一些檔案管理者呈現出默守陳規、安于現狀、求穩怕險的現象，但是在信息技術和互聯網技術不斷創新的當下，檔案管理工作人員自身必須要具備一定的創新觀念，并且在檔案管理工作當中持之以恒的進行創新、謀新，才能夠真正展現出當代高質量管理人員價值，凸顯信息化檔案管理系統的優勢。不斷探求新的高校檔案管理工作方法和思路，不斷強化服務技能，真正以檔案資料信息利用為核心，大力開發檔案信息資源，確保高校檔案管理內容深化、服務拓展、技能增強，確保高校檔案管理工作可以更好的為教育事業發展做出貢獻。

(三)完善創新高校檔案管理機制

新時代高校檔案管理工作想要不斷創新、持續發展，就應該從制度層次不斷優化，明確領導體制、人員構成、崗位職能，確保高校檔案管理工作順利穩定實施。其一，明確檔案管理領導機制。嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》的規定，明確高校檔案管理工作領導責任。確保檔案管理工作在滿足高校日常管理基礎上，還應該接受國家各級檔案管理部門監督，確保各級管理領導的權責分明、邏輯清晰、操作性強，落實各級領導部門責任。其二，明確構成體系和崗位要求。高校檔案管理工作應該由校長領導，設置1名館長，2名副館長，1名辦公室主任。不同層次的管理者應該負責起高校檔案管理日常工作，管理者必須要具備組織能力、管理能力、創新能力，具備創新意識，并且可以全身心的投入到高校檔案管理工作當中。

(四)大力開展高校檔案管理信息化建設

在互聯網技術和信息化技術不斷發展的當下，社會各個領域都朝著信息化趨勢發展，想要提升檔案資料的服務水平、利用價值，就應該在高校整體發展戰略的統籌下，將高校檔案管理信息化系統建設和高校教育教學管理信息化系統進行資源共享，穩步促進高校檔案管理信息化建設。從硬件和軟件兩個層次進行創新，針對硬件層次來說，應該完善計算機設備、硬盤存儲設備、配套設備的配置，為信息化檔案管理系統建設奠定硬件基礎。針對信息化高校檔案管理軟件系統建設來說，應該確保軟件系統和高校整體信息化系統建設契合、共享，結合檔案管理工作需求引入數字化編研技術、信息化存儲技術、數據庫檢索技術、大數據信息技術等。確保的高校檔案管理工作無紙化發展、信息化發展，借助信息化發展，保障各項工作順利實施，展現出高校檔案管理工作創新效率。

三、結語

總而言之，在互聯網信息化技術不斷發展的當下，促使高校檔案管理工作實現了創新突破。高校檔案管理工作應該認識到當前工作存在的滯后性，積極開展檔案管理工作創新和優化。全面貫徹《高等學校檔案管理辦法》要求、確保高校檔案管理工作科學、順利落實，必須要進一步提升原本檔案管理工作的實效性和服務性，大力促進高校檔案管理工作信息化進程，穩步促進高校檔案管理工作創新。