國家出版基金項目進度管理的路徑優化策略

［摘要］國家出版基金項目作為國家級重點圖書出版項目，充分體現了國家水準，為推動出版高質量發展發揮了重要作用。在國家出版基金項目的實施過程中，如何保證項目在約定周期內按時出版是困擾眾多出版單位的難題。文章通過歸納總結廣西教育出版社在國家出版基金項目進度管理上的做法，指出現有進度管理方法的不足，并運用項目進度管理理論優化國家出版基金項目的進度管理路徑，從而靈活調配資源，提高出版效率，以期為出版單位的項目進度管理提供參考。

［關鍵詞］國家出版基金項目；進度管理；路徑優化

國家出版基金設立于2007年，主要用于扶持優秀公益性圖書和音像電子出版物的出版。截至2022年，國家出版基金總扶持資金為60.53億元，共有6800多個優秀出版項目獲得資助，內容覆蓋哲學社會科學、文學藝術、自然科學與工程技術等全部學科領域，涉及全國31個?。▍^、市）的600多家圖書、音像電子出版單位［1］?？梢钥闯?，國家出版基金具有資助金額大、資助內容范圍廣、涵蓋面寬的特點。入選的國家出版基金項目不僅代表了當前出版行業服務國家、社會、科研和行業的最高水平，還起到了引領出版業高質量發展的風向標作用。

2018年，中共中央宣傳部印發《圖書出版單位社會效益評價考核試行辦法》，明確將獲得國家出版基金資助的項目和完成情況作為圖書出版單位社會效益考核中“文化和社會影響”項的得分要點，直接影響出版單位在社會效益考評中的評級。因此，出版單位越來越重視國家出版基金項目的申報和立項后的完成工作。

面對項目規模大、出版周期長、質量要求高的國家出版基金項目，出版單位應如何運用科學的管理方法進行行之有效的管理，保證項目的出版質量和生產進度，是出版單位亟待解決的難題。

一、國家出版基金項目進度管理路徑

國家出版基金項目的順利開展，不僅需要國家出版基金規劃管理辦公室（簡稱“基金辦”）對項目進行嚴格管理，還需要項目承擔單位的高度配合，有序推動項目的實施。文章以廣西教育出版社為例，闡述出版單位在國家出版基金項目進度管理上的相關做法。

（一）制定進度管理制度，保障項目的實施

經過多年的發展，基金辦對立項的項目管理已經有一套成熟的制度管理體系。在國家出版基金項目設立伊始，新聞出版總署（現國家新聞出版署）、財政部聯合出臺《國家出版基金資助項目管理辦法》（以下簡稱“管理辦法”），要求項目承擔單位按照協議約定，以制度保障的形式，制定每個國家出版基金資助項目的進度管理制度，增強項目實施的計劃性。

廣西教育出版社依據管理辦法的相關要求，對立項的18個國家出版基金項目分別制定進度管理制度，如設立專人負責，全程跟蹤；制訂合理的出版計劃表，嚴格按照項目計劃推進項目出版；項目責任科室按照出版計劃協助推進項目出版等。

（二）強化績效管理要求，提高出版效率

2012年，基金辦制定《國家出版基金資助項目績效管理暫行辦法》，從預算立項、撥款、實施到驗收，對國家出版基金資助項目進行全程跟蹤管理，對跨年度的項目進行年檢考評，從資助項目實施進度、實施質量及經費使用管理等方面，重點考察、評價項目績效目標的階段性完成情況，并對完成的項目進行結項考評，從項目出版時間、內容質量、資金使用管理及社會影響等方面，考察、評價項目績效目標的最終實現情況。此外，基金辦還會通報結項項目的綜合考評結果，公開表揚優秀的項目承擔單位，獎勵下一年度國家出版基金申報項目名額，同時也通報批評存在多個項目延期、延期時間較長的項目承擔單位，核減甚至取消相關單位下一年度的申報名額和資格，以此達到激勵、督促的目的。

廣西教育出版社在國家出版基金項目的實施過程中，以基金辦制定的績效考評為導向，對未完成的跨年度項目進行年檢，積極向上級主管部門匯報項目進展，如項目不能按期出版，則切實按照管理辦法的要求，主動提交延期變更申請。對如期出版的項目，在項目完成并結算費用后，及時在項目管理系統提交結項申請，提前準備驗收材料，以迎接專家領導的驗收。此外，廣西教育出版社績效考評小組還將國家出版基金項目的完成納入編輯部門考核內容，以激勵項目負責部門集中優勢資源，提高工作效率，保證項目按期完成。

（三）加強項目過程管理，實時監控項目進展

為實時了解國家出版基金項目的出版進度，廣西教育出版社總編室設計了重點項目進度表，將所有重點項目列入Excel表格中，橫向為每月需要填寫的進度，縱向為項目名稱、項目負責人等信息?？偩幨視诿吭碌墓潭ㄈ掌诟乱淮芜M度表，并在相關會議上向社領導匯報重點項目進度，以便社領導了解重點項目的進展情況。

（四）建立重點項目責任制，責任到人

對國家出版基金項目等重點項目，廣西教育出版社實行重點管理，如成立國家級重點出版項目實施小組，由主要社領導擔任組長，對重點項目進行全程管理、全程監控、全程協調；項目聯系人、責任編輯以及編務、財務、印制、裝幀、審校等小組成員分工協作，各司其職，嚴把各環節質量關，按時保質、共同完成重點項目的精品出版。

二、廣西教育出版社在國家出版基金項目進度管理中的不足

近年來，廣西教育出版社在國家出版基金項目的實施過程中積累了豐富的項目管理經驗，立項的18個國家出版基金項目已有15個項目按期出版并結項。在已結項的國家出版基金項目中，有多個項目在績效考評中評為“優秀”等級。但隨著項目規模的擴大、立項數量的增多，廣西教育出版社傳統的進度管理方法逐漸顯現一些問題。

（一）出版工期的制訂缺乏科學評估

廣西教育出版社國家出版基金項目負責人對出版工期的預估往往是基于平時的工作經驗，對計劃完成時間的確定沒有充分考慮后續出版過程中可能遇到的困難，如作者稿件退修時間、審校排版印制時間、履行重大選題備案程序等因素。例如，對一些項目，進度負責人在制訂出版計劃時未將書稿送審時間算入出版周期中，而在正式申報選題時，為嚴格把關書稿內容，上級主管部門要求圖書送審，導致項目出版進度滯后。

（二）出版計劃與實際進度相脫節

國家出版基金項目立項后，項目團隊成員便將工作重心放在書稿的編輯加工中，忽視已制訂的出版計劃的情況時有發生，沒有做到將實際進度和出版計劃進行比較。并且由于管理知識匱乏，項目團隊制訂的出版計劃往往比較粗糙，導致出版計劃與實際進度相脫節。

（三）重點項目的進度監控效果不明顯

廣西教育出版社總編室設計重點項目進度表的目的是讓項目團隊更好地掌握項目進展情況，提醒編輯及時調整項目進度，加快生產。但在實際中，這一做法起到的作用并不明顯。作為管理部門的總編室，并非項目進度管理的第一責任人，在進度監控過程中所起的作用沒有項目負責人直接監控進度所起的作用大，在收集到延誤的進度信息后，尚不能做到第一時間組織項目團隊召開會議，重新調配資源，及時解決進度緩慢的問題。

以上問題的出現，在于項目團隊缺乏科學的項目管理知識，對項目出版過程缺少統籌規劃，不能合理地分析各出版活動的屬性等，導致在項目出版計劃的制訂和進度的把控上有所欠缺。因此，在國家出版基金項目的進度管理中，出版單位引入項目進度管理理論，推動項目的順利開展十分必要。

三、項目進度管理理論下國家出版基金項目進度管理路徑的優化

項目進度管理是指在項目實施過程中，對各活動的進展情況和整體進度進行管理。在項目進度管理理論下，項目進度管理可分為規劃進度管理、定義活動、排列活動順序、估算活動持續時間、制訂進度計劃、控制進度六項內容，也可歸納為項目進度計劃和項目進度控制兩大方面。

項目進度計劃的制訂分為以下四步。一是定義項目活動，運用項目工作分解結構（WBS），將整個項目的任務分解為較小的子任務或者易于管理和控制的工作單位。二是排列項目的活動順序，厘清項目各活動之間的關系，然后根據這些關系排列活動的優先級。三是使用專家評估方法、類比估算法、參數估算法、三點估算法等，對完成項目中的每項活動的所需時間進行定量估算。四是編寫項目進度計劃表，計劃表的內容需要包括每項活動的開始和結束時間、持續時長、負責人、具體實施計劃等，常用的進度管理方法有甘特圖、里程碑計劃、關鍵路徑法等。

項目進度控制的步驟一般分為三步。一是跟蹤檢查，動態監控，設置專人對項目進度進行跟蹤檢查，定期收集分析信息，評估影響進度的因素，召開項目進度會議。二是對比進度，發現偏差，以項目進度計劃表作為參考標準，定期或不定期分析項目的實際進度與計劃進度是否脫節。三是分析偏差，調整計劃，對導致項目延遲的偏差，需要具體分析和論證偏差出現的原因，調整和優化原項目進度，縮短部分工序工期［2］。

針對廣西教育出版社在國家出版基金項目進度管理中遇到的問題，文章結合項目進度管理理論，提出優化國家出版基金項目進度管理的路徑。

（一）運用三點估算法科學合理的評估出版工期

三點估算法是一種基于概率計算的對項目工作時間進行估算的方法，其采用最樂觀時間、最悲觀時間和最可能時間三個變量對工期分別估算，最后通過概率分布的加權算法來計算項目時間。運用三點估算法，出版單位能使估算的時間范圍更科學合理，降低項目執行風險，為項目的實施提供堅實的理論依據。

運用三點估算法對項目各工序進行時間評估前，首先，項目團隊需要利用WBS工具，把項目按可交付成果分解成較小的組成部分。根據國家新聞出版署針對圖書出版流程制定的規章制度、管理辦法以及圖書出版流程的階段特點，圖書出版可分為編輯加工、排版校對、裝幀設計、印制裝訂四個可交付成果階段。其次，在對項目進行通盤考慮后，項目團隊需要對各出版工序進行排序，確定哪些工序是緊前活動，哪些工序是緊后活動。一方面，項目團隊要注意哪些新工作是必須要在完成先前工作之后進行的，如發稿工作，該工作必須在項目團隊完成書稿三審工作后才能開始；而校對工作必須在項目團隊完成書稿發排之后開始等。另一方面，項目團隊要關注哪些階段可以同時進行，如裝幀設計可以與編輯加工、排版校對同時進行等，以縮短相應的工期。最后，項目團隊要運用三點估算法對每一道工序的完成時間進行評估。如根據工作經驗、書稿難易程度以及人力資源配置等情況，假設完成初審的最樂觀時間（to）是5天、最可能時間（tm）是7天、最悲觀時間（tp）是10天，運用加權算法tE=（to+4tm+tp）/6，計算出完成初審的期望時間是7.2天，以此類推其他工序的工期，便可計算出完成項目出版所需的總天數。

在實際出版過程中，不免有各種突發因素導致出版工期延長，如圖書內容專業性強，需送專家審讀把關；書稿內容質量不高，需退作者修改等。因此，在國家出版基金項目的實施過程中，項目團隊應全盤考慮解決這些突發因素所需的時間，預估計劃完成時間。

（二）利用甘特圖法，制訂出版計劃

國家出版基金項目的實施涉及編輯部門、裝幀設計部門、審校部、總編室、出版科、財務部等多個部門，需要多個部門人員的共同執行，簡單的Excel重點項目進度表已不能滿足實際監管需要。因此，項目團隊可利用甘特圖等方法來管理項目進度。甘特圖（Gantt chart），也被稱為條狀圖或橫道圖，是通過可視化的圖形來體現項目進度的方法。在甘特圖中，橫軸表示每項活動的起止時間，縱軸表示每項活動的開始時間、結束時間、持續天數等信息，其能清楚地呈現項目活動的順序和持續時間、實際進展情況和計劃進度的對比，便于項目管理者了解項目的剩余任務，以評估工作進度。

運用甘特圖法制訂國家出版基金項目出版計劃，需要項目團隊以協議書中的計劃出版時間為最終完成日期，在創建WBS、排列活動順序的基礎上，通過運用三點估算法來明確每項活動的開始時間、結束時間、持續天數等，利用Microsoft Project等繪圖工具制訂出版計劃。項目負責人通過這種進度管理方法，可以使每位成員直觀地感知項目進度和活動先后工序情況，也可以根據項目的具體執行情況，及時更新調整進度計劃。

（三）設立項目進度負責人，切實進行動態監控

在繪制好項目的甘特圖后，項目團隊應設立項目進度負責人。項目進度負責人要做好項目進度的日常監控和定期監控工作。日常監控主要是收集、記錄每個工序的實際開始時間、實際完成時間以及每個工序的持續時間、當前進展情況、當前延誤時間等信息。定期監控所記錄的信息與日常監控大體一致，只是按每周、每月對項目的進度進行記錄，并將進度情況形成進度執行報告。同時，項目進度負責人還可通過設置檢查點，如將發稿完成、責校完成、圖書入庫等具有成果交付的階段作為檢查點，結合檢查點的預期完成時間進行階段性重點監控。項目進度負責人除了實時監控進度，還要不定期組織召開進度協調會，匯報項目目前的進展情況及存在問題，由項目組成員共同分析進度延誤的原因，并提出相應的解決措施，盡量保證其他工序的計劃時間不受影響，從而保證項目的整體推進。

四、結語

在基金辦發布的績效考評結果中，基金辦對項目的按期完成要求嚴格。因此，國家出版基金項目承擔單位應采用項目進度管理理論，優化現有項目管理做法，在制訂制度保障、強化績效管理的同時，還應科學合理地制訂項目出版計劃，加強對項目執行過程的進度管理。唯有多種舉措共同施行，國家出版基金項目承擔單位才能保證項目保質保量，按時完成。

［參考文獻］

［1］聶慧超.327家出版機構498個項目，2022國家出版基金項目哪家強？ ［N］.中國出版傳媒商報，2022-04-02.

［2］張旭.X叢書出版項目進度管理研究［D］.青島：青島大學，2020.

［作者簡介］李彩紅（1992—），女，廣西賀州人，廣西教育出版社有限公司總編室業務主管，編輯。