綜合藝術院校檔案館與圖書館數字化管理研究

陶東明

（吉林藝術學院，吉林 長春 130021）

一、檔案館與圖書館的新機遇

隨著信息技術迅速發展，數字化已成為全球各行各業轉型升級的關鍵驅動力。作為知識傳播與文化傳承的重要機構，檔案館與圖書館的數字化建設顯得尤為迫切。推動這一轉型是貫徹落實黨的二十大精神的具體體現，也順應了信息時代的發展需要，旨在深化文化與教育系統的現代化進程，助力構建學習型社會，推動文化創新和知識傳播。

在數字化的大潮中，綜合藝術院校的圖書館與檔案館必須進行轉型，這一過程揭示了它們之間的固有協同作用?，F有的文化遺產保護和知識傳播工作顯示出它們的內在聯系，這為藝術院校的教育生態提供了有力支撐。隨著數字化的深入發展，資源整合變得更為高效，突破了傳統的界限，為知識流通和學術研究帶來了新的可能。

在現代信息技術的快速發展推動下，綜合藝術院校的檔案館與圖書館正處于轉型的關鍵時期。這種變革要求兩個機構采取前瞻性措施，以便緊跟數字化的步伐。數字化的應用不僅優化了師生的檢索體驗，實現了便捷且高效的信息獲取，而且還促成了文獻資源與檔案的跨平臺、跨地域共享。通過網絡平臺，師生能夠克服傳統限制，實現隨時隨地的信息訪問。借助于移動互聯網技術的加持，使線上閱讀成為一種新型服務方式[1]。

對檔案館來說，數字化轉型是提升服務質量的核心。實施數字化建設模式可以打破以往檔案管理地域及時間的束縛，創造良好的檔案管理環境，靈活開展檔案管理工作，使檔案管理人員有更多時間用于檔案管理調整與優化，形成良性循環，確保檔案工作向著智能化方向發展[2]。通過采用數字技術，檔案的獲取、管理、存儲、檢索及借閱等環節的效率得到了顯著提升。自動化流程不僅降低了人力成本，還為歷史文獻的長期保存提供了更為堅固的安全保障。

在傳統服務模式下，圖書館的物理限制一直是其發展的阻礙。數字化轉型的實施有效地拓寬了圖書館的服務領域。讀者不必到場就能快速訪問所需的資源，這種資源的可訪問性無疑提升了服務的便捷性和效率。數字化不僅增加了圖書館作為知識傳播平臺的服務范圍，也極大地提高了信息流通的速度，為形成學習型社會和促進文化創新提供了強大動力。

實施數字化還能夠加強檔案館與圖書館之間的信息共享和資源整合。兩個部門在信息資源的收集、整理，資料的存儲、使用等方面存在相同之處，通過數字化轉型，還能強化兩個部門間的協作、促進各部門間的交流，實現部門之間的資源共享，提高資源的利用效率，避免檔案數字化成果利用率不高，數據流動性差[3]，從而進一步推動藝術教育的創新與發展。

二、數字化轉型的機遇與挑戰

1.數字化管理是提高工作效率的必然選擇

數字化管理已成為圖書館與檔案館提升服務質量的關鍵策略。藝術作品、歷史文獻、影像資料的數字化處理消除了訪問這些資源的時間和空間限制，極大地增加了學術研究和藝術創作的便捷性及效率。同時，集中化的數字管理簡化了原本繁復的資源維護流程，減少了手動操作可能發生的失誤和物理搬運的巨大壓力。數字化顯著減輕了傳統物理存儲的空間需求和相關維護開銷。自動化管理系統的引入進一步降低了對人工操作的依賴，有效降低了人工成本。此外，檢索系統和歸檔技術提升了工作效率，也減少了重復性工作，降低了錯誤率，從而節省整體的管理成本。通過優化資源配置和利用現代技術手段，綜合藝術院校的檔案館與圖書館已有效地運用數字化策略實現了運營效率的提升和成本的降低，確保了資源的持續可用性和經濟的有效管理。

隨著數字化的迅速推進和藝術領域信息資源的日益增長，檔案館與圖書館的服務水平和師生的服務期望均隨之提升。利用數字化技術，檔案館超越了傳統的時間和空間界限，利用線上數據庫和數字閱覽室等公共平臺，提供遠程咨詢、圖像展示和檔案復制服務。這些服務不僅擴大了檔案的可用性，也實現了與師生之間更有效的信息對接。圖書館可以更精準地滿足師生的閱讀需求，提供更具個性化的服務。依據對師生研究方向和偏好的合理分析，圖書館能夠向其推薦更相關的學術資源和資料，使服務的個性化程度顯著提升?；跀底只?，用戶通過網絡完成自主學習和服務的流程[4]，這不僅提升了檔案館和圖書館服務的效率和精確度，還突出了個性化和無界限服務的特點，極大地促進了校園內外資源的共享和應用。

藝術作品和學術資料的保護現已步入數字化的新紀元。資料的數字化減少了物理損壞的風險，極大增強了長期保存的能力。即便原件受損，其數字副本依舊能夠完整地保存。通過實施訪問控制系統和數據加密技術，保證了只有授權人員能夠訪問或下載內容，同時確保了資料的隱私安全。定期備份和災難恢復策略的應用，保證了即使面對突發情況，重要信息也不會丟失。在保護手段從物理到數字的轉變中，不僅提升了安全性，也增加了存取資料的靈活性。這些進步不僅為當下提供便捷，也確保了師生將來能夠接觸到這些無價的歷史和文化遺產。

2.數字化管理過程中的難題與挑戰

數字化轉型對于綜合藝術院校的檔案館和圖書館來說，是一場關鍵性革新。這不僅涉及歷史檔案的保護和文化藝術的傳承，也關乎教育資源的高效利用。然而，在此過程中，會遇到一系列問題和挑戰。

首先，資金是推動數字化轉型的主要驅動力之一。綜合藝術院校需對舊有資料進行掃描、元數據創建、存儲解決方案的建立以及長期維護等環節進行投資。這些活動需要購買或租賃昂貴的硬件設備，開發或采購軟件系統，以及建設安全可靠的存儲和備份機制。

其次，數字化轉型以及人力資源配置的問題。藝術院校的檔案館和圖書館需要培養一支既懂藝術和檔案管理，又精通信息技術的團隊。很多情況下，現有的教職工需要額外培訓以應對新系統和工作流程。此外，專業人員的頻繁流動會對數字化項目的連續性和穩定性帶來挑戰。

再次，隨著越來越多的文件、資料、作品被轉化為數字格式，它們變得更容易受到未經授權的訪問導致破壞或丟失。因此，藝術院校的檔案館和圖書館網絡安全體系需要優先考慮建設，這包括數據加密、訪問控制、防病毒保護，以及對抗網絡攻擊的防御能力。同時，也需要對教職工進行網絡安全教育，并建立快速響應機制以應對潛在的安全威脅。

最后，數字化管理不僅是一個技術過程，更涉及多部門、多學科、多專業的有機融合。這要求檔案館、圖書館及相關部門之間建立緊密的合作關系和資源共享機制，每個部門都要明確自身的職責范圍，以保證與其他部門的工作不重疊、不重復，確保整個項目的統一性和成果的標準化。

為了保障數字化管理過程的順利進行，綜合藝術院校的檔案館和圖書館應采取一系列有效措施。其中包括制定科學合理的預算計劃，確保經費充足；建立和完善專業的培訓體系，提升教職工的技術能力和服務水平；強化網絡安全管理，以防范數據泄露和損壞；加強各部門間的溝通與合作，實現資源互補和配置優化。采取這些措施，可以有效地提升檔案館和圖書館的服務質量，滿足現代教育的需求，并為未來的發展奠定堅實的基礎。

三、數字化轉型的策略與實踐

1.構建檔案圖書數字化平臺

構建檔案與圖書資料的數字化平臺時，技術選型站在了決策的前沿。合適的技術能夠滿足對轉化效率和精度的雙重需求。以光學字符識別（OCR）技術為例，它能夠將紙質文獻高效轉化為數字格式，特別是在處理那些印刷品質較差的歷史文件時，光學字符識別技術顯得尤為重要，能夠顯著提高文本的識別質量和可讀性。同時，可攜帶文件格式（PDF） 格式憑借其跨平臺的兼容性和一致的展示效果，成為文件共享與存儲的理想選擇。

平臺架構的穩定性也是亟需關注的核心問題。通過精心設計的架構，平臺的性能不僅能得到提升，而且也增強了穩定性，有助于降低維護成本并減少潛在的系統故障。采用微服務架構，能將復雜的應用拆分為眾多的小型、獨立運作的服務，每項服務均可獨立部署和更新，極大地增加了系統的靈活性和韌性。容器化技術的應用進一步確保了程序在不同環境下的無縫運行和便捷擴展，從而使數字化平臺能夠隨著業務需求和技術發展實時適應和進化，為檔案館和圖書館的未來打下堅實基礎。

考慮到數據本身具有敏感性和巨大價值，所以必須采用先進的加密技術以確保關鍵數據的安全。這樣專門設計的加密措施防止數據在存儲和傳輸過程中遭受未經授權的訪問，大幅降低數據泄露的風險。制定數據備份與恢復策略，確保關鍵資料按規定周期進行備份，并定期執行恢復演練以測試備份的有效性。通過定期的系統安全審計，漏洞掃描，并且采用分級的權限管理，進一步加固了數據的防護。在網絡傳輸方面，采用安全傳輸層協議（TLS）等安全協議，強化數據傳輸的安全性，防止數據在傳輸過程中被截取和篡改。以上措施不僅保障了檔案館和圖書館在數字化轉型中的信息安全，也有力地守護了學術成果和知識產權，為學校在學術交流與協作方面提供了堅實的安全基礎。

在數字化轉型的策略性推進中，某綜合藝術院校的實踐為我們提供了生動案例。該校館藏的珍貴文獻和藝術創作資料，隨著時間的推移呈現出明顯的損壞。為應對這一情況，該校采用了光學字符識別（OCR）技術與自動化校正工具，有效地將這些文獻轉錄成高清數字副本。通過選用可攜帶文件格式（PDF）格式進行文件存儲和共享，其預期將極大提升文獻的可獲得性。

技術架構方面，該校實施了微服務架構與端到端加密技術，用以提升系統的模塊化自主性及整體穩定性，并確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。在面對網絡入侵時，這一架構設計作用顯著，它能夠迅速隔離問題，減少系統恢復時間，確保檔案和圖書資源的持續可用性。

通過案例分析，該校的實踐不僅證實了建設數字化平臺的必要性與可行性，也為其他學校提供了寶貴的經驗。本案例明確展示了細致的規劃與恰當的技術選擇，數字化轉型能夠顯著增強學術資料的長期保存、可訪問性以及擴大其分享與傳播的范圍。

2.推進資源共享

在數字化轉型的潮流中，綜合藝術院校面臨著獨特的發展機遇與挑戰。數字化并非單一地轉變檔案和圖書的管理方法，更在根本上催化了院校資源整合與學術交流的廣泛擴展。資源共享在這個過程中扮演了至關重要的角色，它不僅提高了資源利用率，也為學術研究與創新建立了更廣闊的舞臺。

為了有效地實現資源共享，藝術院校的檔案館和圖書館必須制定明確的戰略規劃。該規劃應基于對現有資源的深入分析和清晰的共享愿景，結合細致的操作步驟。戰略的制定需依托詳實的數據分析，審視不同檔案資料、圖書資料的利用頻率與師生需求，以確保資源共享的準確性與效率。明確的共享流程和指導方針對于減少實施階段的誤區與矛盾至關重要，它們能夠確保資源的優化配置與充分利用。

穩固可信的伙伴關系是資源共享成效的關鍵支撐，它能為相關方帶來長期的共贏效果。在合作伙伴選擇過程中，不僅應重視合作方所擁有的資源量，更應評估其信譽度、合作意向及發展潛力。此外，資源共享還要求參與方在文化和管理層面達成共識，這也是建立和維護持久合作關系的基礎。

資源是圖書館服務模式創新的根本前提[5]。在實際操作中，資源的高效整合是成功共享的關鍵所在。集中管理不僅能提升資源利用效率，還有助于降低運營成本。同時，跨機構合作將促進資源互聯互通，為知識交流、學術研究、藝術創作、教學活動注入新動力。

在綜合藝術院校的數字化進程中，資源共享是一個不容忽視的環節。一個經過全面規劃并得到有效執行的資源共享方案，能夠充分激發檔案與圖書資源的潛力，促進學術共同體之間的交流與合作，對于推動學術研究、藝術創作和文化傳承具有重要的意義。

某藝術院校意識到其擁有的大量民族音樂、古典音樂作品及表演錄音等音樂檔案，對研究和傳播中國音樂文化意義重大，因此院校啟動數字化檔案項目。該項目采用高保真技術確保數字化過程中準確復原音質。數字化音樂檔案存儲于該院校建立的在線開放獲取數字資源庫，資源庫具有簡潔易用的用戶界面并支持多種檢索訪問方式。該校選擇與共同致力于推廣中國文化的國內外高校、圖書館、研究機構合作，開放獲取共享資源既保護了這些文化遺產，又推動了其應用和傳播。該數字化資源共享項目展示了音樂檔案現代化轉型與開放共享的策略在保護和弘揚音樂文化遺產方面的積極作用。

3.加強人員培訓

加強教職工培訓是數字化轉型的關鍵步驟。為了使教職工適應數字化轉型，藝術院校應高度重視系統性的培訓，既要提升檔案管理人才隊伍的專業性，又要加強已有人才隊伍的繼續教育培訓，為職工繼續教育提供機會與平臺[6]。通過制定科學的培訓計劃、精心挑選培訓內容以及執行嚴格的考核制度，使教職工的數字管理技能迅速提升，為綜合藝術院校的數字化轉型打下牢固的人才基礎。

制定科學的人員培訓計劃是數字化轉型的基礎。在制定人員培訓計劃時，要充分考慮到教職工教育背景、技能水平、工作崗位的差異。所以培訓方案的制定應講求個性化、差異化，且培訓內容的設計制定應具備全面性、系統性、綜合性，確保培訓中既包括數字化的理論知識，又包括設備實際操作技能。

評估培訓效果是數字化轉型的保障。定期評估培訓成果跟蹤掌握教職工的學習進度，可以保證培訓質量，有助于及時發現問題、解決問題。評估培訓效果為持續適應數字化要求提供科學依據與實踐資料，以確保培訓內容和方式能夠不斷適應數字化轉型的需要做出及時調整。

某藝術院校在開展數字化轉型過程中，制定了系統性的教職工培訓計劃。首先對教職工進行數字化理論知識和技能水平測評，根據測評結果分類設置課程，如基礎課程面向沒有接觸過數字化的教職工，高級課程面向有過相關經驗的教職工。同時，精心設計實踐操作課程，讓教職工通過設備操作、數字資源開發、多媒體課件制作等實踐鍛煉技能。在質量控制上，建立了考核制度，采用理論考試和實踐考核相結合的評價機制。此外還開展定期的跟蹤評估，通過問卷調查、個案訪談等方式評估培訓效果，及時優化調整培訓方案。通過全面培訓和評估體系，該校不僅提升了教職工對數字化工具和流程的熟練度，而且確保了其檔案數字化工作的高效和精確執行。培養出的這批具備高級數字技能的人才，他們將成為該校推動檔案數字化進程、保護文化遺產和促進知識傳播的重要力量。

四、結論

在黨的二十大精神的引領下，綜合藝術院校的檔案館和圖書館正處于重要的轉型時期。數字化技術為這些機構帶來了前所未有的機遇，同時也提出了如何平衡它們傳統功能與新興角色的挑戰。數字化管理的引入提高了工作效率，自動化系統簡化流程、利用大數據分析可以實現精準服務，并且數字資源還能夠支持學生開展自主學習。檔案館和圖書館承擔著保護歷史文獻和重要資料、傳承文化藝術的重要任務，數字化的轉變推動了檔案館和圖書館向教育型、開放型文化交流中心轉型，二者應結合先進技術與本質功能，既發揮館藏資源的教育價值，又培養學生的創新能力。綜合藝術院校的檔案館與圖書館應發揮自身優勢和特色，把握時代賦予的機遇，積極促進藝術事業的發展，滿足數字時代對創新型教育的需求，助力培養更多的藝術人才，為藝術事業的繁榮作出貢獻。