基于新時期事業單位檔案規范化管理的具體方法探討

王麗麗

（日照市醫療保障局，山東 日照 276800）

新時期事業單位工作內容越來越多，工作量越來越大，因此，檔案管理人員在開展檔案管理工作時也會遇到非常大的阻礙。要想切實貫徹新時期檔案管理的相關要求，實現檔案管理效果的最大化，工作人員就應當對傳統的檔案管理模式進行相應的優化以及調整，使其能夠變得更加規范和科學，進而能夠更好地適應當下的發展形勢?，F階段，傳統的文書檔案管理模式與事業單位的發展需求已然無法實現完美的契合，檔案管理人員應當充分意識到這一點，不斷提高自身的知識維度，并依據時代發展的新要求，開創出最為科學合理的檔案管理新模式，以此來實現檔案管理工作效率和質量的大幅度提升。

一、事業單位文書檔案概述

在事業單位當中，文書檔案所涵蓋的范圍非常大，包括年度工作重點，相關總結，人員的相關資料、會議技術，任免文件等。并不是所有的檔案資料都是紙質資料，也有一些檔案因為用途比較特殊，需要被制作成專門的音像影像制品。在對這些檔案資料進行管理的過程中，相關工作人員必須要遵循專門的檔案管理法規，一定要確保相關檔案資料所采用的管理方法以及管理方式都在法律許可的范圍之內。同時，檔案管理人員也要考慮到事業單位的實際情況，對落后的管理制度進行精心的完善，使其能夠充分發揮自身的作用。另一方面，事業單位的文書檔案管理不能只依據檔案管理人員的知識與經驗，在管理的過程中，必須要遵循相應的原則，只有這樣，才能夠更好地開展日常的工作。檔案管理人員在進行檔案資料分類以及整合時，要保持非常專注認真的態度，應當對相關信息進行反復核對，避免出現任何的錯誤。相關工作人員一定要切實落實規范化管理模式，努力提升檔案管理工作的科學性以及創新性[1]。

二、新時期事業單位對文書檔案進行規范化管理的重要性

對于事業單位而言，其工作較為繁雜，其中文書檔案管理是其中的一項基礎性工作內容，只有確保該項工作的順利推進，才能夠更好地推動事業單位其他事務的順利進行。在事業單位中，所有部門獲得信息的來源均為文書檔案資料，因此，檔案管理人員如果能夠開創出規范化的文書檔案管理模式，就能夠大大減少相關人員查找檔案所耗費的時間。同時，提升文書檔案管理的規范化程度，可以使得各個部門的工作實效性得以提升，進一步推動事業單位的改革進程。除此之外，在決策制定過程中，也會參考相關的文書檔案資料，從而為決策提供更多的參考信息。如果文書檔案資料能夠實現規范化管理，那么檔案管理人員就可以在最短的時間內，為領導干部找到相關的文書資料以及決策制定等提供更多的方便。

三、新時期事業單位在管理文書檔案時的不足

1.管理人員對規范化管理不夠重視，缺乏規范性制度

在事業單位中，文書檔案管理實效性和檔案管理者之間存在較深的聯系，如果檔案管理人員能夠具備良好的管理意識以及認真地工作態度，就可以促進文書檔案管理效果的大幅度提高。根據現在的文書檔案管理情況分析，不少從事檔案管理工作的人員都缺少規范意識，并且在開展管理工作階段，也沒有過多的制度加以約束，所以，文書檔案資料很難實現真正的規范化管理，相關工作者的效率也得不到較為明顯的改善。大部分從事檔案管理工作的人員始終沿用傳統管理方式，缺少創新、革新精神，對先進管理方式缺少重視，不主動關注這方面的信息。在他們的觀念中，傳統的文書檔案管理形式并沒有特別突出的弊端，對于當下文書檔案管理工作的開展也沒有特別不利的影響，因此，在創新文書檔案管理模式的過程中，他們的積極性并不高，對于文書檔案管理效率的提高也產生了很多不利的影響。除此之外，事業單位文書檔案管理的相關制度不夠完善，也導致了文書檔案的規范化管理實行難度變得越來越高。一些在事業單位負責檔案管理工作的人員表示，自己所負責的工作僅是對文書資料進行整理、分類，因此，他們不會耗費自己的時間與精力去制定完善的文書檔案管理制度體系。檔案管理人員日常的管理工作沒有明確的制度約束，會導致他們變得越來越懈怠，非常影響事業單位整體辦公質量的有效提高[2]。

2.文書檔案管理方式落后，缺少規范管理隊伍

現階段，我國社會發展的速度越來越快，事業單位也應當遵循新時期的發展要求，對文書檔案管理進行一定程度上的革新，使其變得更加規范、更加信息化。但是現如今，絕大部分事業單位在實際工作期間依然選擇傳統管理方式，檔案管理實效性十分不理想。一些單位的檔案管理部門雖然用到了現代信息技術，但是應用較晚，現在依然處在起步階段，并未構建出完善的信息管理體系，并且不少單位沒有技術管理人才，他們很難實現對現代化信息設備的充分利用，致使文書檔案規范化管理工作也遭受波及。對于檔案管理團隊中的成員而言，其沒有開拓精神，并且也缺乏創新意識，不少管理工作者都依賴于傳統工作方式，這使得檔案管理難以實現規范化目標。歸根結底可以發現，檔案管理缺少規范性的主要癥結點在于管理工作的方法不夠科學，很多管理人員在進行文書資料管理時，并沒有制定出規范化的管理流程，導致相關環節出現了一定的漏洞，從而干擾了工作效率。

四、新時期事業單位對文書檔案進行規范化管理的措施

1.加強對文書檔案規范化管理的重視程度

事業單位所推進的工作會對社會發展帶來一定的影響，工作人員在處理相關事務的時候，都需要依賴完整的文書檔案資料。文書檔案管理實際就是對事業單位、個人的信息、檔案加以分門別類的存放、管理，通常來看，這項工作主要涉及的內容為職工工作經歷、單位活動記錄，進而展現單位的發展情況，展示檔案管理的優越性。故而，為了促使事業單位的相關工作都能夠按照正常的程序推進，事業單位的領導層就要努力強化檔案管理人員的規范化管理意識，確保相關工作者可以在崗位上嚴格要求自己，不斷了解與文書檔案管理相關的資訊以及信息。檔案管理人員必須要切實明確檔案管理工作的價值與功能，通過不斷地探索與實踐找出最為科學規范的管理方法，以此來進一步推動檔案管理制度的完善。另外，站在事業單位的立場分析，其需要想方設法強化檔案管理工作者的專業水平，讓檔案管理人員可以在日常工作時表現得更加認真和專注。事業單位的領導層也可以考慮對表現良好的檔案管理人員進行相應的獎勵，確保工作者的熱情能夠全面調動起來。事業單位可以依據工作者的實際工作任務以及崗位職責等設定相匹配的激勵舉措，不斷優化工作人員的責任感[3]。在日常工作時，從事檔案管理的工作者務必堅守法律底線，掌握相關法律規范制度，絕對不能為了省時省力而簡化管理工作的步驟，這樣會對以后的管理工作產生非常不利的影響。檔案管理人員要明確事業單位文書檔案資料的保密特性，絕對不能向任何人透露相關內容。除此之外，事業單位也可以利用閑暇時間為檔案管理人員開展相應的檔案管理課程，從而促使工作者的技能得以完善，為接下來的工作改進帶來有效的幫助。

2.建立文書檔案管理的規范性制度

作為事業單位，其需要將文書檔案管理工作所設定的目標視作一項重要依據，在此基礎上建立規范性的制度條例，在此期間，主要有兩個地方需要注意。第一個方面，要從檔案管理的內容出發進行持續豐富、完善，對管理工作的具體內容進行認真講解，反復推敲管理細則。需要注意的是，因為作為事業單位而言，不同單位其具備的性質也是有所差異的，文書檔案管理所涉及的內容與范圍也和普通企業存在著很大的差距，因此，在實際工作中，事業單位也應當嚴格按照《檔案法》的相關規定，針對特定的時間情況，選擇出最為合理的管理方法。舉例說明，對于紅十字會這樣的單位來講，其不但需要針對意外事件、自然災害等實施必要的救助，并且在日常工作中，還要組織各種各樣的公益活動，所涉及的文書資料數量龐大，在管理紅十字會的相關文書資料時，檔案管理人員可以考慮將其按照不同的活動類型進行細化，針對活動舉辦后的成效進行詳實的記錄，從而方便后續在舉辦類似活動時能夠有所參考。第二個方面，在對文書檔案管理工作設立與之相匹配的制度規范時，不要忽視了制度的引導功能，同時還要對現有的管理制度進行合理的完善，促使從事檔案管理工作的人員可以對管理規范化有更深層次的理解，清楚意識到自身所承擔的工作責任，努力使其他崗位的工作人員也能夠意識到文書檔案管理工作的價值與功能，進而對檔案管理人員展現出相應的尊重。除此之外，檔案管理人員應當結合具體的情況，選擇最為科學合理的文書檔案資料管理方法，只有這樣，才能夠有效縮短相關人員的工作時間，提高相關工作人員的工作質量與效率。事實上，每一種文書檔案管理方法都是在一定程度上實現了對文書檔案管理工作的細化，按照不同的特性，將相應的文書檔案資料進行分類與整合，這樣檔案管理人員就可以按照工作人員的要求，輕易找到對應的文書檔案資料，能夠大大提升自身的工作效率，為創新文書檔案管理方式提供有利的條件。

3.構建文書檔案信息化管理系統

基于新時代的大背景下，作為事業單位來講，其文書檔案管理需要具備創新性，要跟隨時代一同進步，不斷創新，要充分發揮現代信息技術的優勢，對當下的文書檔案管理模式進行相應的革新。事業單位也可以嘗試建立信息化文書檔案管理系統，讓檔案管理人員將所有的文書檔案信息輸入到專業的檔案管理系統中，盡量簡化查找與使用的步驟，促使工作實效性得到切實改善。在文書資料管理過程中，廣泛應當現代信息技術，能夠讓文書檔案管理工作變得更加高效便捷，檔案管理人員可通過信息技術對資料分類存儲，之后相關工作人員可以通過輸入關鍵詞索引查找相應的資料。檔案管理人員的實際操作中主要以電子檔案為主，將所有的紙質文書檔案都轉化為數字化的形式。在存儲與歸檔管理方面，文書檔案管理系統的操作非常簡便，安全系數也比較高，支持檔案可視化應用，可對文書檔案條碼化管理，對重要信息存取和運行環境進行虛擬管理。事業單位文書管理系統共有三層體系架構，公共服務層包含后臺管理、前臺應用管理、文書檔案整理以及系統接口幾部分；核心業務層包含事業單位服務總線、統一組織結構服務、統一分析服務以及統一編碼服務；后臺數據層包含綜合數據庫和數據引擎服務兩方面。其中，系統接口可以與事業單位平臺應用相聯系，能夠在極短的時間內實現相關任務的對接。文書檔案管理人員應當有意識地提高自身的電腦操作水平，利用閑暇時間多多進行相關軟件的操作訓練，切實掌握相關軟件的應用場景以及應用方法。除此之外，文書檔案管理人員也可以多參加一些現代信息技術專題講座，充分了解現代信息技術的發展，努力將其應用在日常的工作當中，進一步推動文書檔案管理的規范化。

4.加強管理隊伍建設和存檔保存的規范性

作為事業單位，倘若其檔案管理隊伍在建設方面能夠具備規范性，則將會促使檔案管理的規范性隨之得到強化。要想使得文書檔案在管理方面實現規范性的目標，就必須要依靠技術型檔案管理人員的專業力量。只有相關管理工作者擁有高超的技術水平、管理實力、職業道德，才能促使工作規范性得到大幅提升。故而，對于事業單位而言，其需要從隊伍建設的角度持續努力，可以讓檔案管理人員多參加一些專題講座，與業內知名的專家學者進行認真學習，明確自身所存在的問題以及不足，盡自己的最大努力來掌握信息化管理的操作方法。檔案管理人員要充分了解事業單位檔案管理的規定，通過針對性地探索以及訓練找出科學的、先進的、規范的管理方法。在建設檔案管理隊伍的過程中，檔案管理人員之間也應當進行密切的交流和溝通，借助不斷地分享以及探討，學習到更加規范的檔案管理方法，并將其應用到日常的工作實踐中，切實體會到規范化檔案管理模式的效果。另外，對于文書檔案的管理而言，要想切實達到規范性的目標，則還要在歸檔、儲存、查閱等方面尋找突破口。從事檔案管理工作的人員需要針對文書檔案實行分類管理策略，同時還要對不同的檔案資料設定不同的保密等級，依據相關存儲要求以及檔案編號實施歸檔處理工作，借助于對檔案管理步驟的約束、規范，從而實現檔案調用的精準性，提升調用效率。在對一些絕密檔案進行管理的過程中，必須要予以一定的重視，確保保密程度高的檔案在規范管理中得到切實保障。文書檔案的規范化管理需要加強管理人員對管理規范的重視程度，通過管理隊伍的規范化建設和規范管理工作流程，來提高管理工作的信息化水平和規范化程度。

結語

以上從四個方面來探討新時期事業單位檔案規范化管理的具體方法，現階段事業單位檔案管理過程中存在著一定的問題，非常影響相關人員的工作效率。要想有效提高文書檔案管理工作的質量，相關人員就必須對現有的管理模式進行一定的優化以及調整，結合事業單位的具體情況，創設出個性化的檔案管理方案。相關人員應當盡自己的最大努力完善檔案管理的制度，同時也要有意識地培養相應的檔案管理人才，鼓勵工作人員多多參加與檔案管理相關的培訓課程，進而推進事業單位檔案管理的規范發展。