以人民為中心發展思想視域下高校檔案服務機制創新路徑

張成成

(合肥師范學院 黨政辦公室,合肥 230601)

2015年10月,黨的十八屆五中全會首次提出以人民為中心的發展思想。此后,習近平總書記在不同場合面對不同對象反復強調要堅持以人民為中心的發展思想,要把以人民為中心的發展思想貫徹落實到國家各項工作和決策部署中。2021年7月6日,習近平總書記對檔案工作提出了“四好兩服務”重要批示。其中,“四好”是指把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好,把新時代黨領導人民推進實現中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好;“兩服務” 是指更好地服務黨和國家工作大局,服務人民群眾[1]?！八暮脙煞铡笔且匀嗣駷橹行陌l展思想對檔案工作的具體要求,是對檔案工作系統完整的新概括,是指引新時代檔案工作發展的行動綱領,開辟了中國特色社會主義檔案事業新境界。

一、以人民為中心發展思想視域下創新高校檔案服務機制的必要性

高校檔案工作發揮著保存高校史料和為高校教學、科研、管理等工作服務的功能。進入新時代,為更好地滿足社會各領域對高校信息日益增長的需求,高校檔案服務工作必須堅持以人民為中心的發展思想,創新服務機制,實現信息服務社會化。

(一)《中華人民共和國檔案法》的法定要求

依法治檔是依法治國在檔案事業領域的重要體現,是依法治國的重要組成部分。作為調整檔案社會關系的行為規范與管理我國檔案事業的基本法律,《中華人民共和國檔案法》的制定、修訂也必須堅持以人民為中心的發展思想。2021 年 1 月 1 日開始施行的新修訂《中華人民共和國檔案法》 (以下簡稱新 《檔案法》)全面貫徹落實以人民為中心的發展思想,進一步強調檔案工作為民服務宗旨突出服務性,進一步規范檔案開放利用工作相關規定保障開放性,進一步要求創新建設檔案資源體系保證公共性,進一步鼓勵加強推進檔案文化成果共享擴大共享性。以人民為中心發展思想視域下創新高校檔案服務機制,正是落實新 《檔案法》法定要求的表現。

(二)推動實現《“十四五”全國檔案事業發展規劃》建設愿景的需要

2021年 6 月 8 日,《“十四五”全國檔案事業發展規劃》(以下簡稱《規劃》)由中共中央辦公廳、國務院辦公廳正式印發?！兑巹潯穼ξ覈?021—2025年檔案事業發展作出重要部署,為我國檔案事業的繁榮發展提供了宏觀指導和政策支持。與新《檔案法》一樣,《規劃》全文始終堅持貫徹落實以人民為中心的發展思想。如,第一句便明確指出“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業”,強調檔案事業發展必須堅持“以人民為中心”;在工作原則方面,指出要“貫徹以人民為中心的發展思想,堅持檔案工作為了人民、依靠人民”;在發展目標方面,要求“以人民為中心的檔案服務理念深入人心,檔案開放力度明顯加大、共享程度顯著提高、利用手段更加便捷”[2]。此外,《規劃》提出的“促進檔案公共服務均等化、便捷化”新任務,也是我國檔案事業堅持人民立場的重要體現[3]。以人民為中心發展思想視域下創新高校檔案服務機制符合《規劃》要求,是推動實現《規劃》建設愿景的需要。

(三)加強新時代高校檔案服務工作的必然選擇

檔案管理機制是指依據檔案管理方面的相關法律法規、制度規范,檔案管理部門和工作人員在檔案管理工作過程中形成和遵循的一套管理系統結構和運行機理。檔案服務機制是檔案管理機制的重要組成部分和決定檔案管理質效的核心要素,是檔案部門提供服務的工作理念、內容和方式方法的總稱。檔案服務機制是檔案服務工作科學、有序、高效運行的保障。新時代,高校檔案管理部門不僅要滿足高校內部服務需求,還要面向社會用戶群體,實現高校檔案信息服務社會化。然而,當前高校檔案服務機制中還存在不少問題,不能很好地滿足廣大師生對于信息資源的多元需求,阻礙了高校檔案信息服務社會化工作的開展。因此,必須堅持以人民為中心的發展思想,創新高校檔案服務機制,解決目前高校檔案服務機制中存在的問題,保障高校檔案信息服務社會化工作順利開展。

二、當前高校檔案服務機制存在的問題

為更好地貫徹落實以人民為中心的發展思想,高校檔案管理部門必須厘清自身在服務機制方面存在的問題,樹立以人民為中心的高校檔案服務理念、做好服務人民群眾的高校檔案資源建設和提升方便人民群眾的高校檔案利用服務水平[4]等。整體而言,當前高校檔案服務機制主要存在以下三方面問題。

(一)主動為民服務理念欠缺,檔案服務社會化與檔案意識淡薄

做好高校檔案工作,必須樹立以人民為中心的服務理念,把師生員工與社會用戶群體作為認識和實踐主體、歷史和價值主體,為他們開展多功能、全方位檔案服務工作。高校檔案工作業績的好壞由有檔案利用需求的用戶群體的滿意度判定。當前,高校檔案管理部門在學校內部一般被認成是“二線”部門或“神秘”部門,處于相對封閉的環境,容易成為“信息孤島”。首先,囿于半封閉的環境,高校檔案工作人員易于形成看攤守業的固化思想與檔案為本、以藏為中心的工作模式,主要進行檔案的整理、收集與管理工作,實行的是利用者需要什么就找什么的等候式服務模式,主動為民服務理念欠缺。其次,高校檔案是服務高校及社會民眾的資源,是真實的歷史記錄,是重要的知識與財富,理應得到充分利用。然而,當前許多高校檔案工作人員局限于為本校教學、科研和管理工作服務理念,挖掘、開發與利用檔案信息意識淡化,對檔案信息資料的價值與作用認識不足、重視不夠,重保密輕利用,重收集輕研究,不僅缺乏超前和主動為民服務意識,檔案服務社會化意識也較為淡薄。最后,高校檔案宣傳工作力度不大,宣傳氛圍不濃厚,有些高校甚至從未真正開展過檔案宣傳工作,造成廣大師生與社會群體對高校檔案價值了解不多,對高校檔案服務功能知之甚少,檔案意識極其淡薄。

(二)館藏內容匱乏,信息資源分散、開發不夠、特色不足

檔案工作者要始終為實現黨的初心使命而奮斗,用檔案的力量助力中國式現代化,要建立覆蓋人民群眾和民族復興各個方面的檔案資源體系,建立方便人民群眾并能有效為民族復興各個方面服務的檔案利用體系。檔案資源體系不但要覆蓋所有人的所有方面,而且要覆蓋民族復興的所有部門和所有方面[5]。具體到高校檔案管理部門,也必須要建立覆蓋學校所有人、所有部門所有方面的檔案資源體系,這樣才能更好地為師生員工為社會用戶群體服務,真正做到以人民為中心。

《高等學校檔案實體分類法》將高校檔案資源分為黨群、行政、教學、科學研究、基本建設、外事、財會等10大類,高校檔案資源基本上限于這個范圍。檔案是高校發展史的真實記錄,是高校的寶貴財富,理應被系統、全面、細致地收集、整理、保存以及開發、利用。然而,由于檔案意識淡薄,不少高校檔案部門“邊緣化”現象相對嚴重,檔案工作管理體制不健全、人才隊伍建設水平不高,可供利用的檔案資源類別并不齊全,并存在個人檔案少部門檔案多、紙質檔案多電子資源少、資源相對分散與開發不夠、特色不足等問題。

(三)信息化建設進展緩慢,檔案信息化服務效率低

隨著信息技術的發展,檔案信息化服務已經成為改進服務效率的一種較好選擇。然而,當前許多高校檔案管理部門信息化建設比較緩慢,甚至還有不少高校仍然使用傳統的手工存儲和檢索方式,不僅工作效率低下,還容易出錯。在檔案信息利用服務途徑方面,2020年之前,很多高校主要采取面對面的服務方式,現代化服務方式屈指可數,網絡在線服務渠道基本沒有開通。受疫情影響,2020年之后越來越多的高校開始提供遠程線上查詢服務,檔案信息利用者可通過郵箱、微信、QQ等途徑提出需求,工作人員通過快遞將檔案信息資料郵寄給利用者。這樣雖避免了利用者的路途奔波,但服務效率和質量仍達不到師生以及社會用戶群體的期望。一是檔案服務過程相對復雜,查檔手續和申請程序繁瑣。高校檔案利用者預約查檔時需要提供有效證件、填寫檔案查閱登記表與完成相關部門領導的批準手續,然后就是長時間的等待,檔案服務效率較低。二是高校檔案管理系統的檢索功能端口一般只面向本校教職工,甚至僅限于檔案專職工作人員,多數檔案利用者無法登錄系統使用檢索功能,沒辦法確認自己所需要的信息檔案部門能否提供,做不到準確提前預約查檔[6],還遠遠達不到信息共享。

三、以人民為中心發展思想視域下高校檔案服務機制創新路徑

新時代背景下,高校檔案管理部門要堅持以人民為中心的發展思想,轉變服務理念,改變以往重管理輕利用、重館藏輕開發思想觀念,轉等候式被動服務模式為主動客戶型服務,致力于服務機制的創新和改革,建立健全檔案服務機制。

(一)轉變服務理念,加強親民宣傳,雙重強化檔案意識

工作理念是工作的方向,是做好工作的重要保證。檔案意識包括檔案主體的服務意識和檔案客體的需求意識[7],兩者驅動著檔案管理和使用行為的產生。服務理念的確立和檔案意識的雙重強化是創新高校檔案服務機制的根本前提。

1.轉變服務理念,強化檔案服務意識。高校檔案服務要堅持以人民為中心,幫助人民群眾快捷、便利地利用好檔案資源,更好地服務學校師生和社會不同用戶群體的檔案信息需求。高校檔案工作人員應樹立以人民為中心的服務理念,工作中關注檔案利用者真實心理訴求,以服務利用者、滿足利用者需求為最終工作目標,將檔案服務意識貫穿工作全程。如,在檔案收集和編研工作中,要始終堅持人民群眾需求導向,注重挖掘、收集、整理、研究符合人民群眾需求和興趣的檔案資料;在檔案著錄編目工作中,要站在利用者角度,充分考慮到檢索的便捷性和易操作性;在檔案服務工作中,要注重創新便民服務方式,為檔案利用者營造舒適干凈的檔案利用環境?？傊?高校檔案工作人員在提供服務時業務要熟練,態度要主動、周到、熱情、耐心,讓利用者感受到誠心、用心和貼心,得到良好的服務體驗。

2.加大檔案的親民宣傳,強化人民群眾檔案需求意識。應想方設法多措并舉提升檔案宣傳力度,讓人民群眾更加了解檔案服務職能[8],增強檔案需求意識。在宣傳內容方面,一是加強對檔案服務職能的宣傳,讓人民群眾明白利用已開放檔案是他們的合法權利;二是加強學校特色檔案和符合民眾需求館藏資源的宣傳,讓民眾知道高校檔案管理部門除了可以提供與自身需求相關的檔案,其館藏檔案還蘊含著高校豐富的歷史文化精神和人文精神,承載著重要的文化教育功能;三是要多宣傳檔案的利用程序、利用手段和方式,提升民眾的利用能力。在宣傳方式上,可結合時事熱點、重要歷史事件、國際檔案日等開展檔案主題宣傳活動,通過互動讓社會各界人士了解、認識、走入高校檔案工作;可通過主題征文、知識競答、參觀展覽、專家講座、短視頻推送以及與電視臺合作制作特色檔案+綜藝節目進行多媒體宣傳等形式增強檔案宣傳的趣味性和親民性,吸引更多人參與活動、關注檔案。在宣傳手段上,應充分利用各種多媒體技術宣傳檔案工作,如可利用微信公眾號、微博、檔案服務平臺等推送和發布信息,改變社會群體對檔案的傳統守舊印象,使高校檔案真正走向社會,提升高校檔案工作的社會影響力。

(二)創新服務內容,豐富檔案信息資源

內容齊全、富有特色的檔案信息資源是高校檔案管理部門面向社會用戶群體、本校師生提供服務的必要前提條件,更是高校檔案服務機制創新的堅實基礎。這就要求:一要大力豐富館藏,收齊收全所有人、所有單位所有方面的檔案,按照有關規定做好檔案的收集、整理、保存、備案工作。二要挖掘特殊領域和時期檔案,突出高校檔案特色。有別于其他單位檔案,高校館藏檔案蘊含著高校豐富的歷史文化精神和人文精神,承載著重要的文化教育功能,是高校的特色檔案資源,必須要深度挖掘、開發利用。三是有針對性地向社會公眾收集和征集檔案。收集和征集的檔案形式上可不受局限,內容也不局限于高校日常工作,應基于公眾的需求和興趣,歸檔豐富多樣的檔案服務資源,方便社會公眾各取所需。因此,高校應成立檔案工作專項領導小組,學校分管校領導任組長,檔案專兼職工作人員為成員,深度挖掘和探索學校在黨群、行政、教學、科學研究、基本建設等領域或在特殊發展時期產生的檔案信息資源,建立門類齊全、內容豐富、結構合理、具有高校特色的檔案資源。

(三)提高編研工作質量,提升檔案利用價值

提高編研工作質量是高校檔案管理部門提升為民服務能力的關鍵。要積極主動全面系統地調查研究檔案信息資源和利用者的要求,采取各種措施強化檔案的接收、征集工作,豐富館藏內容、優化館藏結構,真正成為社會各界“利用檔案史料的中心”。不僅要做好“編”的工作,還要深度挖掘所接收、征集的原始信息,研究其內容,把蘊藏于這些原始檔案資源中的有利用價值的信息挖掘出來加工整理成全面系統的“信息庫”,方便人們利用。當前,高校檔案編研工作主要以梳理、記錄本校重要歷史人物和重要事件為主,如年鑒、大事記、人物冊等,重編輕研,難以展現檔案利用價值,優化創新和完善檔案編研工作、提升高校檔案利用價值勢在必行。

從編研內容上看,應順應時代發展需求,以社會需求為導向,堅持“以利用為中心”工作方針,重點編研蘊含深厚歷史文化精神和人文精神、承載重要文化教育功能、符合群眾需求的檔案資源,形成滿足新時代發展和群眾需要的檔案資源,不斷提升檔案利用價值;從編研成果呈現形式上看,不應局限于實體紙質材料。隨著多媒體技術的快速發展和基于網絡的應用領域拓展,檔案工作人員基于計算機和網絡技術可以將豐富多彩的編研成果以音頻、視頻的方式提供給利用者,方便快捷地滿足用戶需要[9]。從編研跨界合作上看,高?？梢耘c高校、地方檔案行政部門、社會團體或個人合作開展高質量檔案編研工作,突破本校檔案資源的局限性,擴大編研范圍,實現檔案資源的信息再加工,最終提升高校檔案利用價值,以更好地為人民群眾服務。

(四)推進數字化建設,建立檔案信息數據庫

數字化建設包括存量檔案數字化和增量檔案電子化。存量檔案數字化即數字化改造館藏檔案,是指運用圖像掃描、數字網絡處理、數據庫和數字多媒體等現代數字技術將現存館藏紙質檔案進行數字化轉變,實現電子存儲,達到檔案信息化管理的目的。對現存館藏檔案進行數字化改造,是構建檔案信息化管理系統的一項重要基礎工作,不僅有助于安全保護檔案紙質原件,也有利于提升檔案服務工作效率。增量檔案電子化即電子文件歸檔,是指將學校辦公自動化系統和檔案信息管理系統連接起來,設置電子文件歸檔傳輸接口,實現電子文件歸檔一體化管理。辦公自動化系統直接將完成辦文流程的電子文件通過系統線上移交給學校檔案管理部門,確保了電子文件歸檔的高效性、及時性和便捷性,提高了檔案歸檔的工作效率。數字化建設的目的就是建立檔案信息數據庫,檔案信息數據庫實際上就是一個信息集成管理系統,由電子檔案數據庫、檔案目錄庫、多媒體檔案資料庫等多種管理數據庫整合而成,體現了“互聯網+檔案”的內容要求。高校要加速檔案信息高速公路建設,建立一個完整的檔案信息數據庫,以自動查索取代手工檢索,實現檔案信息資源數據共享,為人民群眾提供便捷高效的服務。

(五)創新服務方式,提高檔案服務質量

創新高校檔案服務機制的根本目標是體現檔案的真正價值,為人民群眾提供高效、高質量的服務。服務方式的不斷創新是高校檔案服務機制的運行活力。

1.創新服務方式,優化服務流程。一要持續創新服務方式方法。高校檔案管理部門在檔案服務工作中要依托新技術重構服務流程,為檔案利用者提供更好的服務體驗,讓利用者在檔案利用過程中感受到幸福感與獲得感,進而提升利用者的滿意度。二要有效利用好線上和線下服務方式。要堅持兩者相結合,服務過程“一站到底”,實現“一站式”檔案服務工作[10]。對于無法直接線上利用的檔案資源,應盡量簡化服務環節和申請手續,實現線上申請服務和線下提供服務的無縫銜接;對于可以在線上利用的檔案資源,應主要依托線上服務系統為利用者傳遞所需檔案資料。三要優化檔案檢索工具。檔案檢索工具的優化有助于提升檔案資源檢索效率,要重視檔案檢索工具的開發,構建方便快捷的檔案檢索系統,提升檔案服務效率。四要加強新型社交媒體在檔案服務工作中的運用。要充分認識到新型社交媒體在創新和優化檔案服務工作中發揮的巨大作用,利用“互聯網+”平臺與微信、QQ、微博等新型社交媒體平臺,推送、發布和共享檔案資源,拓展服務雙方溝通交流渠道,有效提升工作效率與服務質量。

2.建立雙向反饋機制,提高服務質量。建立雙向反饋機制是創新服務方式、提高服務質量的有效手段。一方面要借助多媒體信息技術、大數據技術等采集利用者相關數據,保障雙向反饋機制的合理性和客觀性。首先,開展多渠道調研,如利用“騰訊問卷”“問卷星”等問卷調查工具發放調查問卷,獲取群眾的檔案利用需求。其次,利用大數據分析系統對利用者相關數據進行深度分析,包括利用者個人信息數據分析和行為數據分析。個人信息包括職業、學歷、年齡等,行為數據包括使用偏好、使用歷史和使用習慣等,通過分析這些數據了解不同群體利用需求。最后,根據不同群體的利用需求特點,結合本校實際工作和人財物等客觀條件提供針對性又有差異化的服務,以提高利用者的滿意度。另一方面,在提供檔案利用服務結束后,再次利用“騰訊問卷”“問卷星”等問卷調查工具隨機調查利用者對檔案服務工作的滿意度,注重收集利用者反饋的意見和建議,及時創新服務方式,優化和調整服務流程,提高檔案服務質量。

四、結束語

新時代,高校檔案管理部門必須堅持以人民為中心的發展思想,以檔案信息利用需求為導向,通過轉變服務理念、創新服務內容與服務方式、提高編研工作質量、推進數字化建設等途徑,強化群眾檔案意識、豐富檔案信息資源、提高檔案服務質量、提升檔案利用價值,增強人民群眾對檔案服務工作滿意度。以人民為中心,“互聯網+檔案”是高校檔案服務機制健康發展的必然趨勢。