機關事業單位檔案管理存在的問題及對策研究

張艷

摘 要：近些年來，隨著社會經濟的不斷發展，《中華人民共和國檔案法》第二條指出檔案是對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它將人類的發展歷史完整的保存下來，成為后來人探究和探索歷史發展的重要信息庫。重視檔案和檔案管理工作，是中國共產黨的傳統和優勢之一。習近平總書記在對檔案工作的重要批示中指出，檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業。要加強黨對檔案工作的領導，貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業創新發展。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；問題；對策

引言

檔案管理工作作為機關事業單位的日常工作之一，發揮著不可或缺的重要作用?？茖W規范的檔案能夠全面真實地反映單位的整體發展情況，并為單位的長遠發展提供依據和指導。當前信息化發展迅猛，檔案管理工作也要不斷優化和升級，才能滿足我國現代化建設和發展的需要。

1機關事業單位檔案管理工作的重要性

一方面檔案能夠為單位的日常管理工作、重大歷史活動提供真實可靠的查考依據，另一方面能夠為機關事業單位改革與發展、領導者科學正確決策提供有效依據，同時當單位面臨法律問題時，也可作為重要的法律憑證。檔案管理工作是否能夠優質、高效開展直接關系著機關檔案管理工作各項工作的開展質量和效果。因此，在高速發展的新時代下，要想讓檔案管理工作更好地服務于機關事業單位各項工作的高質量開展就必須在工作實踐過程當中積極探索，及時發現檔案管理工作當中存在的不足，并在第一時間做出科學、合理的調整與優化改進方案，進而有效推進機關事業單位健康、穩定、持續、優質高效發展。

2機關事業單位檔案管理存在的問題

2.1檔案管理重視程度不夠

首先，一些單位的領導層面通常把工作的重心聚焦在業務性的工作上，對檔案的歷史依據和憑證作用認識不到位。其次，一些單位沒有設立單獨的組織機構，部分單位在缺少人手或者業務工作繁忙的情況下，習慣于將檔案管理工作歸于辦公室，由辦公室人員兼職，而其業務能力和專業技術水平參差不齊。最后，一些單位沒有單獨的檔案室和檔案柜，導致檔案缺乏規范的儲存條件，極有可能出現發霉、損壞或丟失。有些單位存儲檔案的電子設備陳舊老化，無法保證電子檔案的有效存儲。

2.2檔案管理制度不健全

一些機關事業單位的檔案管理工作除了參照《中華人民共和國檔案法》的有關規定外，在單位內部沒有制定專門的切實可行的檔案管理制度。一些單位盡管建立了檔案管理制度，但在遇到問題時并沒有靈活合理地運用制度，導致制度的存在形同虛設。不規范、不健全的檔案管理制度肯定會帶來各種各樣的問題：檔案收集不及時或不齊全，就會導致檔案的整理不順暢；檔案整理不規范，就無法保證檔案的利用；借閱檔案不登記、借出的檔案不按時歸還或者歸還記錄缺失等，都無法實現檔案的價值。一些單位的檔案管理缺乏相應的獎懲政策，部分檔案管理人員工作缺乏主動性，導致工作進入了不健康的循環模式。

2.3檔案信息化水平落后

雖然紙質檔案具有很大的缺陷，但機關事業單位仍然偏向于利用紙質檔案來進行檔案管理，通過現代信息化的模式來管理檔案并未得到大多數人的認可，主要原因有：某些檔案管理人員的思維比較固化，其認為利用傳統的檔案管理模式比較得心應手，對開展新型檔案信息化建設主觀上比較懈??；對檔案管理的認識不足，資金投入不夠，檔案管理配套設施即使陳舊也不能得到及時更換；檔案管理人員業務能力有待提高，很多人員缺乏計算機信息技術方面的知識。

3解決的對策

3.1改變服務理念

服務理念對檔案管理服務十分重要，要主動擔當，有所作為，就要積極融入機關事業單位工作中，改變“重藏輕用”的管理服務理念，改變傳統資源決定服務的理念，重視館藏資源建設，更加注重檔案資源開發利用，“藏”“用”同等重視，為機關事業單位改革和發展服務，為國民經濟和社會發展服務，為人民服務，為社會主義現代化建設服務。

3.2提升工作價值

機關事業單位檔案管理工作普遍不受重視，工作方面收收、藏藏、裝裝、訂訂，常規性工作是一方面，沒有體現出應有的價值與作用。其次是部門自身存在感不強，與其它部門相比較自我定位過低，沒有真正認識到自身價值。要想被重視，提高地位，就需要在工作方面提升價值與作用。要加強黨對檔案工作的領導，貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業創新發展。要做出有效成績，用實力來說話，用實力為自己贏得地位。

3.3做好人才培養

專業的人干專業的事是社會的普遍共識，檔案工作離不開專業的檔案工作人員。要做好檔案管理服務工作，機關事業單位需要招聘專業的檔案管理工作人員；加大對現有工作人員的培訓力度，要系統化、專業化和精準化培訓，達到基礎理論知識和專業服務技能逐步提高，鼓勵專業技術人員走出去參觀交流或參加學術會議，開闊眼界，增長知識和技能；創建研究型學術團隊，邀請專家進行科研意識和科研能力培訓，為職業能力提升和職稱晉升打好基礎。

3.4強化技術保障

隨著信息化、網絡化和數字化水平的不斷普及和提高，檔案管理的自動化、信息化水平也在不斷提高。機關事業單位要大力加強檔案管理工作與服務的信息化水平，加大人力物力和財力保障水平。做好網絡環境建設、硬件環境建設、系統軟件建設等，添置專業的打印機、復印機及掃描設備，提高檔案管理工作效率。加強工作人員的信息化水平培訓，確保工作人員可以熟練操作各類相關的設施，充分發揮各項信息化設施的作用。

結語

綜上，做好檔案管理工作對于機關事業單位發揮主體作用，履行社會職能具有極其重要的意義。檔案管理工作現代化進程中存在的認識偏差、制度不健全、人員素質不高、軟硬件配套不到位等問題，需要各單位依據自身實際情況，順應檔案管理工作的發展趨勢，不斷探索檔案管理工作的改革與創新，加大檔案管理軟硬件投入，完善檔案管理制度，培養高素質的可持續發展的檔案管理人才，促進檔案管理工作質量逐步提升，為機關事業單位在新時代謀求更好的發展提供基礎性保障。

參考文獻

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