會計信息化檔案管理中存在的問題及應對

朱開

【摘? 要】近年來，伴隨著會計電算化技術的廣泛應用，電子憑證和檔案已經取代了原來手工記賬產生的紙質憑證。與此同時，會計檔案的產生與保管方式發生了質的變化，傳統的保管方式已經無法滿足信息化檔案保管的需要。論文從會計信息化檔案的特點入手，對其重要性進行了闡述，并對管理中存在的問題進行了分析，最后提出了一些會計信息化檔案管理的改進措施。

【關鍵詞】會計信息化；檔案管理；措施

【中圖分類號】G275.9；F232【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2023）05-0086-03

1 引言

隨著會計電算化技術在會計實務中不斷推進、應用，會計檔案也由傳統手工記賬中的紙質憑證升級為電子檔案。信息化檔案將會計人員的工作成果反映在計算機磁性介質上，為會計憑證、賬簿、會計報表的查閱提供了便利，同時也被賦予了許多新的特點。這些新的特點使信息化檔案的管理面臨著新的挑戰。只有高度重視信息化檔案管理，信息化檔案才能在經濟發展過程中發揮更大的作用。

2 會計信息化檔案的特點

第一，形式上的多樣性。會計信息化檔案的多樣性表現為內容的多樣性和載體的多樣性。在內容上，信息化檔案包括存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據。會計數據包括且不限于會計憑證、會計賬簿、會計報表以及記載會計業務的原始憑證等數據。在載體上，因為會計信息化使用了新的技術，這使信息化檔案的載體形式更加多樣化。信息化檔案的載體不僅包括新型的磁性介質或光盤等形式，還包括記載會計資料信息載體的紙質形式。財政部、國家檔案局在《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中明確規定：符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規另有規定外，電子會計檔案可不再另以紙質形式保存。雖然該通知沒有強制要求同時使用紙質形式，但在實踐中，為便于相關人員查詢，很多單位通常都是以電子憑證和紙質憑證一起保存。

第二，環境的依賴性。會計信息化檔案的存放對計算機硬件有嚴格要求，載體的質量、存放環境都可能對會計檔案產生不利影響，防水、防火、防塵、防磁、防鼠等各種防護措施一樣都不能少。會計檔案對軟件系統也有依賴性，軟件有效期、軟件供應商的后續服務都會對會計檔案產生影響。

第三，保管的便捷性。會計信息化的載體往往是計算機、硬盤等，相對于傳統的紙質文檔，這些電子設備的存儲量往往是紙質文檔的數倍。相對來說，信息化會計檔案的保管比較便捷，便于信息資源共享。

第四，控制的復雜性。一是技術上的復雜性。信息化程度越高，相應的程序化要求越多，對從事會計檔案保管人員的綜合能力要求也水漲船高。二是風險控制的復雜性。如果單位未能充分重視數據安全，并且未能采取有效的安全措施，那么會計檔案遭受復制、損毀和泄露的風險可能性將會急劇攀升。

3 企業會計信息化檔案管理的重要性

3.1 有利于適應時代的需要

在信息化時代，傳統的會計信息檔案管理已經不適用，現在需要建立健全完善、合理、先進的單位會計檔案管理體系。單位會計信息化檔案管理從小處說，可以提升單位會計系統運轉效率，為決策者提供更多的決策依據；從大處說，可以提升單位的競爭力。歸根結底就是適應時代的需要。

3.2 有利于珍貴檔案資料保存

在計算機沒有普及的時代，紙質會計檔案反復翻閱利用后會被污染，造成損失，而且容易丟失。在信息化時代，這些都可以很好地被避免。例如，利用金蝶或者用友軟件做的賬本身就是電子版本的，可以長期保存。在金稅四期推行的今天，電子發票取代紙質發票已經是大勢所趨。這些電子資料始終被記錄在網絡中，隨時可以調取。

3.3 有利于會計檔案資源共享

盡管傳統的紙質載體會計檔案管理有容易識別、存儲方式更加直觀的優點，但其收集、整理、檢索、利用方面效率都比較低。例如，一些資料只允許查閱不允許復印，查找起來十分不便利。紙質資料最大的缺點就是不能同時滿足多方對同一資料的利用。隨著信息化檔案的普及，許多原本困擾人們的問題得到了有效的解決。電子檔案通過計算機的識別、處理和存儲技術，實現了從紙質文件到網絡文件的跨媒體傳輸?；ヂ摼W是有記憶的，所以信息化檔案可以滿足任何部門在任何時間段對會計檔案資料的利用。會計信息化有利于會計檔案資源共享，提高了會計檔案信息的準確性，有效保證單位會計工作的推進。

4 會計信息化檔案管理存在的問題

第一，單位管理人員認識不到位?！盎疖嚺艿每?，全靠車頭帶”。但現實中，多數單位領導對信息化檔案的管理都缺乏足夠的重視。單位領導不重視會計信息化檔案管理，表現在信息化管理的基礎設施落后、單位缺少檔案管理方面的規章制度，最重要的是單位缺少會計信息化檔案管理方面的人才。很多單位盡管配備有會計檔案室，但會計檔案保管人員往往是會計人員兼任，這顯然不利于對會計檔案進行規范化管理。

第二，檔案管理人員能力不足?，F實中，各單位具體負責會計檔案的會計人員的整體素質不達標，綜合能力參差不齊。由于缺乏兼具專業知識和計算機技術的復合型人才，會計人員只能把電算化作為一種簡單的記賬工具來使用。由會計人員兼任檔案保管的這種方式，增加了會計人員的工作強度，這無異于“趕鴨子上架”。盡管許多會計人員都掌握了一些基本的會計軟件操作技巧，但由于缺乏計算機技術的知識，他們在面對一些突發事件時往往束手無策，從而導致系統出現故障，最糟糕的結果就是數據的損失，其后果難以預料。

第三，會計檔案制度不完善。根據相關法律法規要求，企事業單位應當設置檔案保管機構，檔案管理機構和財務管理機構是平行關系。但實際工作中，會計檔案保管工作并不完善，規范性有待提高。在大多數單位，尤其是一些中小型單位，沒有設置檔案管理機構，更不用說設置會計檔案保管機構了。沒有相應的機構，就更不需要說配備專職的檔案管理人員了。當然，更大的漏洞是很多單位根本沒有根據相關法律法規設置相應的檔案管理辦法。有些單位即使有會計檔案管理辦法，也只是寥寥數語，將其作為單位財務管理制度中的一部分。

第四，會計檔案安全防范措施不夠。信息化雖然大大提升了會計工作效率，但同時存在巨大的安全隱患，電子信息有易復制、容易被盜竊的風險。由于計算機軟硬件性能的低下，可能會嚴重損害所儲存的信息，從而使電子文件的安全性和完整性受到嚴重的威脅。面對如此多的風險，很多單位缺乏相應的防范措施，導致系統被黑客攻擊，商業秘密被外人竊取。

5 會計信息化檔案管理的改進措施

第一，物質上保證?！肮び破涫卤叵壤淦鳌?，為實現有效的信息化管理，公司應當精心挑選合適的財務軟件，建立完善的數據保管系統，同時還應當獲得專家的技術指導。

①在選擇財務軟件時，軟件公司的資質和能力應該是最重要的因素，因為它們可以幫助單位更好地應對各種風險。此外，還應該考慮軟件的功能完整性，特別是要注意它們是否能夠兼容過去的財務數據，以確保單位的財務管理更加有效率。

②環境的保護。為實現安全可靠的存儲，我們需要選擇具有良好的耐火、耐磁、耐濕、耐腐蝕、耐蟲、耐磨損的存儲材料。此外，我們還需要在信息化檔案的存放過程中，嚴格遵守相關的安全規定，避免接觸到任何可能造成危害的灰塵、水分、靜電和熱量。為確保數據的安全，我們應該更多地關注并采取措施來提高監控能力和防盜技術。

第二，技術上保證。對存儲會計信息化檔案的介質，使用前一定要進行病毒查殺，這是常規操作。此外，為確保會計信息化檔案的安全性，我們需要為其提供保密功能，以確保所產生的會計數據得到有效的加密。

第三，人才上保證。單位競爭的關鍵是人才的競爭，為更加完善地實施當前的會計檔案信息化管理，我們必須努力招募和培訓優秀的檔案管理者，他們不僅要具備良好的專業技能，還要具備豐富的實踐經驗，才能熟練地處理各種復雜的檔案問題，為促進會計信息化的發展打下扎實的根基。如何培養人才，這是一個老生常談的話題，我們要堅持自我培養和引進人才兩條路并行。

①對在職員工進行繼續教育培訓。對絕大多數單位來說，這種途徑節約了時間、降低了成本，有其無可比擬的優越性，這無疑是一種培養復合型會計電子檔案保管人才的快捷途徑。對在職員工進行信息化檔案方面的培訓，首先是不斷加強思想認識，提高對會計電子檔案工作的認知水平，促進會計檔案管理工作的效率和質量的提升。其次是要采用不同的方式、渠道對目前的從業人員進行培訓，培訓目的除了提高信息技術管理水平，還要提升會計專業技能。

②引進會計檔案管理復合型人才。為更好地實現信息化檔案管理，我們需要招聘具備會計學、計算機、檔案學以及管理學等多學科背景的人才，并且他們必須精通計算機軟件的操作和維護技能。簡而言之，要求所聘用的人才理論和實踐俱佳。招聘時，應該對應聘人員進行篩查。除了對應聘人員的知識、技能進行必要的測試外，還應該審查應聘人員的道德水平和誠信水平，因為誠實守信是對會計人員的基本要求。

第四，從制度上加以保證。物質上的準備和人才的儲備都是會計檔案保管的硬件，連接二者的紐帶就是完善的會計檔案管理制度。

①從單位角度，需要建立嚴格的內部控制制度。隨著科技的發展，越來越多的單位開始采用先進的技術來改善現有的會計檔案，以滿足單位的需求。因此，單位應該積極推進會計檔案的信息化，加強對會計檔案的監督，確保其完整、準確、及時且有效地被使用。為確保會計檔案的合規運行，所有涉及這一領域的從業者必須牢固樹立以科學的方法進行管理、高效的運行以及持續的熱情為客戶提供優質的服務的思想，以實現會計檔案的規范運行。此外，為更好地實現會計檔案的信息化，還需要將對內監控的范疇拓展到一些以往僅限于手動操作的領域，如對系統的開發、運行、安全性的監督，以及對調度、更新的審批權限的監督。隨著會計檔案信息化技術的發展，內部控制方式也發生了巨大變化，以程序為基礎，實施了各種形式的監管，以確保數據精確、安全可靠，并且形成了完整的監督管理體系，以此來提高會計電子檔案的安全性與可靠性。

②為確保相關人員的權利得到充分保障，應當建立一套完善的授權操作機制，并且實行專人專職的管理模式。為適應當前的情況，我們應該遵循責任、權力、報酬、績效的原則，并且加強與時俱進的會計檔案管理體系。具體來說，我們應該設置一個明確的權力層次，并且為每個員工設置一個獨立的工作崗位，以確保他們能夠承擔起各自的工作。為確保檔案的有效運作，我們將嚴格執行崗位責任制，并對所有工作進行有效的監督與限制。我們將根據每位工作者的責任，積極推進風險預警，確保所有工作流程都得到有效的處置，并制定有效的應對預警機制，以確保檔案的安全。此外，我們還可以建立一套專門的檔案庫安全制度，并對其進行有效的管理。

為確保會計電子檔案的完整性，工作人員必須經常檢查并核實所收集的所有文件，并將其與原始文件進行比較。此外，為更好地控制整個流程，我們還需要指派一名專業人士來監督并處理所有的信息，并將所有的信息都存儲起來，使其可供后續使用。為確保信息安全，我們建議將所有的文件都存放于專門的檔案館，禁止任何外部訪問。我們還建議建立完善的檔案整合、檢索、分類、核對等系統，避免信息的破壞、遺忘或被盜用。

③從制度上保證對過程的監控。對信息化檔案進行管理，除了對人進行約束，還要對操作流程進行監控。為更好地管理和保護會計檔案，我們制定了一套嚴格的借閱流程。這套流程包括：首先，經辦人需要提交申請，其次由單位財務部門進行審批，最后由單位主管會計進行審核，并將相關電子憑證信息推入系統。這套流程已經被固化，以便更好地管理和保護會計檔案。對采用磁性介質保存的文檔，無關人員禁止進入檔案室。

為確保會計電子檔案的有效存儲，我們需要建立一套完善的標準，以確保所有的信息都能夠被有效地記錄下來。為此，我們建議使用“雙備份法”來記錄所有的信息，并且記錄下所有信息的生成日期以及使用者的身份信息。為確保財務信息的安全和準確，我們應該經常審核和更新財務電子文件，以確保其完整性和可靠性。

6 結語

在信息化的今天，會計電算化已經在各企事業單位普及。隨著科技的發展，信息化檔案已經成為一種不可或缺的工具，它具有諸多優勢。在信息化時代，實現會計檔案的電子化管理仍然是一項挑戰。單位負責人和財務部門負責人必須高度重視會計電子信息的保管工作，結合會計檔案電子化管理的特點，積極探索會計信息化檔案保管的有效途徑，并付諸于實踐。我們不僅要充分利用會計檔案的電子化管理，還要加強對會計信息的審核，從而使其具備較高的精度和完整度，從而使得決策者得到更加精準的信息，從而實現單位的高效運營。

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