工程檔案信息化管理現狀及未來發展策略研究

摘 要：進入新時代，工程檔案數量呈幾何級數增長，信息化建設為工程檔案治理帶來新模式新思路。經過信息化建設大潮，工程檔案管理還存在思想認識轉型不徹底、管理架構不完善、信息安全亟待解決等問題。為更好地適應數據化建設，要從加快建設智慧檔案室一體化平臺、著力打造數字化工程檔案管理云平臺、建立檔案信息系統查詢利用安全保護系統、完善工程檔案管理的支撐保障體系等方面下功夫。

關鍵詞：工程檔案；信息化管理；發展策略

隨著經濟社會的不斷發展，工程行業得到了飛速發展，工程檔案數量也隨之增多。工程檔案是對工程建設全過程的記錄，為工程項目的維修、擴建及復建工作提供了依據，對推進建筑、市政、交通等相關行業發展起著重要作用。

1 工程檔案信息化管理的特征與必要性

1.1 工程檔案信息化管理的特征

信息時代的工程檔案信息化呈現以下特征：一是檔案管理對象是電子檔案。根據《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T39362-2020）定義，電子檔案是隨著計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態[1]。大部分工程檔案實現了“存量數字化、增量電子化”，檔案管理的中心從紙質檔案變為電子檔案。二是檔案的收集和利用是工程檔案管理的核心任務。傳統檔案模式中檔案的查詢利用都需要翻閱紙質檔案，對檔案本身保護要求高。信息化條件下工程檔案的查詢利用通過計算機網絡系統來實現，避免對檔案資料的二次破壞，保護了紙質檔案實體。工程檔案的重心實現由管理到資源建設、精準服務上來，對工程檔案的收集齊全、查詢效率提出了更高要求。三是工程檔案服務的跨空間性。在傳統的工程檔案查詢利用服務中，查詢檔案需要履行一定的審批手續，而且必須到檔案室實地查閱，效率低、費時費力、流程煩瑣。檔案信息化模式推行以后，數字檔案可通過檔案數據管理或共享平臺進行便捷查詢利用，有效地避免時間和距離對資源共享的限制，提升了檔案服務質效。

1.2 實施工程檔案信息化管理的必要性

一是信息化建設是工程檔案管理的時代潮流。工程檔案中的數據、信息、知識作為新生產要素，要依靠信息技術的驅動才能發揮其時代價值。目前，信息化與檔案工作正在發生“化學反應”，形成一個完整的檔案工作現代化體系，并不斷催生工程檔案的新模式、新業態。一個以人工智能為核心，融知識圖譜、數據挖掘、智能服務為一體的新型工程檔案數據服務方式正在興起，它將改變工程檔案部門的服務模式和人民群眾利用檔案的傳統習慣。二是信息化是工程檔案現代化管理的必要手段。以信息化建設引領現代化管理，是工程檔案管理新模式的要求。當前，數字經濟引領社會進步，工程檔案管理已成為數字中國建設的重要方面，強化工程檔案收管存用各環節的電子檔案建設，使信息化全方位融入工程建設成為大勢所趨。三是信息化是工程檔案現代化的動力引擎。以信息化驅動現代化，是人類歷史發展的寶貴經驗?？v觀人類歷史，每一輪由技術創新引發的科技革命，都會帶來社會生產力的大解放。以信息技術為引領的新一輪科技革命和產業變革方興未艾、浩蕩前行。工程檔案管理部門必須抓住這一重大機遇，以信息化建設推動檔案工作轉型升級。

2 工程檔案信息化管理存在的現狀和困境

2.1 工程檔案管理模式實現了根本轉變

信息時代的工程檔案管理模式已經實現了由紙質管理向數據管理的轉型。一是工程檔案管理質效呈現新氣象。云計算、互聯網+等技術的廣泛應用，提升了檔案存儲的體量，實現了檔案查詢的一鍵式直達，拓展了工程檔案的深度和高度。二是工程檔案信息整合力度明顯提升。工程檔案的信息更具有開放性和共享性，數字化管理系統整合工程檔案資源，數據化共享平臺搭建了互聯互通的橋梁，突破了時空局限，檔案服務模式已由“被動性”向“主動性”轉型，延伸了服務網絡，擴大了服務主體，工程檔案的價值得到充分彰顯。三是工程檔案高質量發展能力得以提升。工程檔案涵蓋面廣，不僅包括文書、圖片、音視頻檔案，還有大量的圖紙、規劃圖，這些檔案資料利用率高，對后期工程維護和模式借鑒有重要作用。工程檔案信息化為整個工程行業的發展提供精準、高效的檔案利用服務，為經濟社會發展提供了工程檔案智慧。

2.2 制約工程檔案信息化的因素依然較多

一是思想認識轉型不徹底。主要表現在檔案信息化管理體系雖然建立起來，但是使用率不高，有的還僅停留在從紙質檔案轉換為電子檔案的階段，在利用過程中還習慣于傳統模式，導致信息化建設形式大于內容。二是信息化建設投入力度有欠缺。工程檔案管理從投入回報比來看，短時期內高投入低回報，工程建設單位建設意愿較低。從目前來看，有的單位資金投入不足，長效機制未建立起來，致使信息化軟硬件設施建設不達標。三是工程檔案管理架構不完善。根據《電子文件歸檔和電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）規定，要建立完善的電子文件管理體系。但是實際過程中，有的工程建設單位未建立完備的檔案信息化管理制度，現有的管理制度已不適應時代發展要求。四是檔案信息安全亟待解決。信息化為檔案管理帶來便利的同時，也催生新的安全隱患，特別是網絡技術的高速發展，檔案失竊泄密事件層出不窮。從目前來看，工程檔案的保密性決定了對信息化技術的安全性的要求更高。有的建設單位在研發或者購置信息化系統時，沒有考慮工程檔案的特殊性，信息安全防護軟件更新不及時，信息管理系統運行面臨諸多風險。五是專業人才缺口較大。做好信息化檔案管理工作，不僅要具備扎實的檔案管理知識，也要有深厚的計算機專業背景。工程建設部門作為業務單位，對檔案人才重視力度不夠，復合型的信息化人才緊缺。工程檔案管理正經歷從接收保管紙質檔案到接收保管檔案數據，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到網絡共享檔案資源的變革過程，創新型、復合型檔案人才的缺乏制約了信息化工作的可持續發展[2]。

3 工程檔案信息化管理未來發展的策略

3.1 加快建設智慧檔案室一體化平臺

智慧化檔案室建設是推動工程檔案數據化管理的基礎。在新型信息技術不斷革新的環境下，傳統工程檔案室硬件條件和環境已不能夠滿足現代檔案管理信息化的需求，老舊檔案室急需改造升級為智慧檔案室，滿足新形勢下工程檔案工作的應用需要。智慧檔案室一體化平臺管理系統方案能夠最大化保護和挖掘檔案價值，使檔案室管理工作變得更加安全、便利、智能高效。智慧檔案室一體化平臺實現密集架的容量管理可視化，建設以3D模型與數據形式展示密集架的使用狀況，通過系統面板可以直觀地了解到密集架的實時的空余、占用情況[3]。節省人員的查驗時間，使得工作安排更加便捷有效，工作效率得到提升。在檔案管理的工作中可以實時展現工作進程，在管理平臺中可輸入關鍵詞檢索檔案，展示檢索結果，點擊定位，3D動畫顯示定位到目標檔案所在的排架及層列。鼠標指向檔案盒，即可顯示檔案盒的數據，實現秒查詢、秒檢索，大大提高工作效率，同時也通過RFID技術對檔案進行安全監控，極大提高了檔案的保密性與安全性。在可視化平臺中，工作人員通過線上可實時監測智慧檔案室的檔案狀態與環境數據，設定適宜的數據區間，由系統進行環境監控，對超出既定數值的環境模塊進行示警，并通過連接對應環控設備進行調整控制，使空間環境始終適宜于檔案的存放。實現24小時實時監控管理，做到比人工更高效、準確、安全，極大地保障了檔案的存儲安全，提升檔案存放壽命。智慧檔案室一體化平臺實現檔案室各類信息的一站式訪問，打破了原各信息子系統間的信息孤島，集成各個智能工程業務系統的信息碎片，聚合在同一數據展示平臺上統一展示，為信息聯動應用打下基礎。

3.2 著力打造數字化工程檔案管理云平臺

《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T39362-2020）規定，要大力推進電子公文建設，推動電子檔案集約化管理。工程紙質檔案具有易磨損性，一旦原始檔案數據、圖紙、圖標有缺失，會造成難以挽回的損失。數字化檔案管理云平臺利用信息化和數字化技術改善了工程檔案的利用方式，不再受“孤本”的限制，實現檔案信息資源的共享、異地調閱檔案，切實提高檔案的利用效率和對原始工程檔案的保護。采用電子文件方式，防止檔案被篡改，并可對變更的材料進行追溯，展現歸檔后幾次變更情況的檔案圖像信息，便于檔案管理人員對歷史情況的查詢與分析。數字化檔案管理云平臺將物聯網技術、信息技術、工控技術進行整合，依托RFID電子標簽技術、計算機網絡構建的可視化智能工程檔案管理平臺，實現紙質檔案、電子檔案、庫房智能一體化的綜合智能系統。產品采用B/S架構模式進行設計研發，以工程檔案數字化深度應用為前提，開展智能識別、信息比對、預警提醒等應用探索，精準反應工程進展，為工程決策和施工提供客觀、全面的輔助決策依據，解決數字化檔案管理及利用難題，為利用單位及查閱者提供便捷、安全的應用服務。

3.3 建立檔案信息系統查詢利用安全保護系統

《電子文件歸檔和電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）規定，要加強電子文件安全管理和防護體系。該系統主要作用是防止檔案信息的擴散，有效防范人員操作的風險、過程的風險等，對這些風險進行預判，做到事前可防范、事中可控制和事后可審計，從而有效保障檔案信息的安全。具體地說，可以采用以下的策略和技術方式實現：一是安全策略。檔案利用者在進行檔案信息的查詢利用時，需要按照電子文件與電子檔案管理系統的統一安全策略，通過審批流程獲得相應的調閱權限。檔案管理系統應根據利用者所使用主機的硬件環境生成機器密鑰和借閱人身份密鑰對檔案進行自動的加密處理，該檔案信息將只能由利用者在該主機內正常訪問，任何方式的傳閱或拷貝在其他終端或工作站都無法訪問該檔案文件。二是輸出保護。傳統檔案管理系統中的檔案文件在點擊下載到終端上查看和操作時，檔案信息處于明文狀態，由于用戶終端或信息網絡存在安全和管理的脆弱點，容易造成檔案信息外傳而導致信息泄密，需要對檔案信息進行版權加密保護。加密保護技術主要涉及數據傳輸前以及在用戶終端上的保護?？梢圆捎脴藴实膶ΨQ算法對文檔內容進行加密，使用非對稱算法對文檔內容的加密密鑰進行加密。三是操作控制。對用戶操作的控制是確保檔案信息安全的關鍵。通過設定安全策略，將管理上的要求嵌入電子文件與電子檔案管理系統中，實現對所有檔案信息的操作控制，實現檔案信息的防泄密和防篡改。該技術主要包括：截圖控制、進程控制、操作告警等。四是設備管控。設備管控是指通過對檔案信息查詢利用中涉及的設備進行管控來規避設備引起的風險，確保檔案信息安全。主要是：對每臺終端計算機和相關設備進行登記備案，并做好標識，自動發現非法接入的計算機或設備并進行告警；根據工作需要，對計算機上的所有可連通的端口和網絡口進行管控，如USB、光驅、Wifi、串口、藍牙等。如需開通，必須通過管理員的認可，履行相應的審批程序，并進行記錄；對于存儲檔案信息的存儲介質進行加密，即使存儲介質丟失，別人也無法解密；導出的檔案信息只有在指定人員的計算機上，利用專用的解密工具和KEY才能解密，確保檔案信息的安全。

3.4 完善工程檔案管理的支撐保障體系

一是在組織保障上，要積極主動向上級匯報存量數字化和數字檔案室建設的重要性、必要性，最大限度地取得支持。加強組織領導，規范工作職責，規定工作進程，加大經費投入，確保信息化建設工作保質保量完成。要對工程檔案工作高度重視，從國家建設、經濟發展、服務民生的高度，增強做好信息化建設的使命感和責任感。二是在人才保障上，加強干部隊伍建設。要加強培訓，引導干部職工加強學習，接受新事物，學習新知識、新法規政策，特別是要加強對年輕人的業務培訓，開拓其眼界，拓寬其知識面，增強其技能；注意補充優秀人才、新鮮血液，使檔案事業后繼有人。要切實做好信息化復合型人才培養工作，積極培養既懂技術又懂檔案業務的全面型人才，以人才隊伍的高質量推動工程檔案管理的可持續發展。三是在制度保障上，要進一步加大指導和督查力度。要加強工程檔案資源和信息化基礎條件建設，對館藏數字化、數字檔案室的創建工作進行檢查評比，建立增量數字化工作每半年、數字檔案室建設每年通報制度，并作為年終考核評比的重要依據。要抓好新形勢下電子工程檔案管理，運用新技術方法和手段收好、管好、用好工程檔案，保證電子文件有效形成、有效積累、有效管理。

參考文獻

[1]延競文.“十四五”時期科技檔案現代化管理的思路[J].教育教學論壇，2022（10）：25.

[2]譚必勇，劉芮.堅守與轉型：大數據時代中國檔案學的研究進路[J].蘭臺世界，2022（01）：25.

[3]梁鵬，秦旭芝.廣西土壤樣品庫建設及樣品信息化系統管理研究[J].綠色科技，2021（11）：30.

作者簡介：廖云艷（1980— ），本科；北海市路港建設投資開發有限公司工程師；研究方向：檔案管理。