信息化時代，人社局檔案管理優化策略探析

曹務端

摘 要：在信息技術不斷深化發展的當前階段，先進的管理理念以及管理技術被逐漸應用到了諸多領域中，也在一定程度上為檔案管理工作帶來了新的發展方向。人社局作為人事檔案管理的重點單位，在信息化時代要打破傳統紙質檔案管理的模式和理念，借助現代化的信息技術手段實現檔案管理工作的轉型發展，加速人社局檔案管理的信息化建設程度，真正實現人力資源檔案管理工作的信息化、電子化、共享化。因此，文章從信息化時代下，人社局檔案管理的重要性著手，簡述優化人社局檔案管理工作的相關策略，為相關從業人員提供經驗借鑒和幫助，助力人事檔案管理工作的健康有序發展。

關鍵詞：信息化時代；人力資源管理；檔案管理；人事檔案；優化策略

引言

人事檔案信息指的是人力資源和社會保障檔案信息，其作為社會民生檔案管理中的重要組成部分，涵蓋醫療保險、生育、失業、就業、工傷和仲裁等領域的民生信息，對于社會民生保障方面具有十分重要的意義?；诖?，我國設置人力資源和社會保障部門的主要目的在于強化勞動力資源市場和人才市場之間的融合發展，搭建出一套專業性和科學規范的人力資源體系，進一步推進和保障人才的合理配置和流動，科學規范的人力資源管理體系，能夠推進人才強國戰略的貫徹落實，真正意義上發揮出人力資源管理的重要優勢，顯著強化社會保障力度。因此，提升人力資源和社會保障檔案管理的信息化程度極為重要。

一、人力資源和社會保障局的基本職能分析及檔案管理工作的重要性

人力資源和社會保障系統在明確執行人員管理和保障政策、優化完善就業服務體系、推進城鄉居民社會保障機制、健全勞動分配機制、專業技術人才的管理以及事業單位人事管理制度體系方面有著極為重要的職能。人力資源和社會保障系統能夠借助人力資源、社會保障、人事仲裁、勞動糾紛仲裁以及特殊人員安置等相關政策，實現對企事業單位人事工作的管理。所謂的人事檔案是涵蓋以上方面及多方面信息材料，涵蓋范圍較廣且相對復雜。傳統形式上的人事檔案管理工作主要是對紙質人事檔案進行管理，雖然數字化與信息化檔案技術已經趨于成熟，但對于數量龐大的紙質檔案，使用信息技術手段也難以在短時間內梳理清楚。

首先，信息技術手段不斷更新發展，在一定程度上促進了人社局檔案管理工作的信息化程度，傳統形式上的檔案管理工作已經不能契合社會的發展，十分有必要開展檔案管理工作模式的創新，促進人事檔案管理的信息化發展。檔案管理的信息化與電子化是時代發展的必然趨勢，符合新時期檔案管理工作的開展需求，對傳統紙質檔案管理工作進行創新優化，不斷更新和完善人事檔案管理工作內容，擴大信息化技術手段的應用范圍，能夠行之有效地促進社會各項工作有序開展。信息技術手段在人力資源和社會保障局檔案管理中的應用，能夠顯著提升人事檔案管理工作的質量和成效，降低人事檔案管理人員的工作壓力，有效降低人事檔案管理工作成本。

其次，在當前人力資源市場中主要應用的是市場配置機制，人力資源不斷發生著變動，檔案管理工作的信息化發展能夠使政府相關部門及時發現和了解人員變動情況，及時制定相關策略進行宏觀調控，對人力資源進行科學、合理的優化配置。人力資源市場配置機制的高效實施發展，離不開政府相關部門編制政策法規的科學引導。例如，科學引導下崗工人的再就業與對勞動力關系進行有效調節、增加國家整體就業率等方面。相關就業問題的解決都需要政府相關部門及時進行調研分析，基于調查分析制定出相應的宏觀政策，為人事檔案管理工作提升提供理論依據。

二、人力資源和社會保障局人事檔案管理工作的現狀分析

首先，人事檔案管理部門協調能力不足。人力資源和社會保障局中負責人事檔案管理和社會保障的是兩個相互獨立的部門，兩個部門之間的聯系相對較弱，在數據共享和資源優化配置方面協調能力不足，使得人事檔案管理工作存在比例失調的現象。當前，各個地區人力資源和社會保障局中保存的人事檔案以就業處檔案為主，社會保障部門保存的檔案以退休人員檔案為主，兩種檔案的管理模式和管理制度上存在一定的差異，一旦兩個部門間的溝通協調能力不足，就會在一定程度上對檔案管理工作造成負面影響。其次，人事檔案數據庫搭建標準一致性不強，傳統形式上的人事檔案數據庫管理制度并沒有制定出相對科學、完善的標準體系，檔案管理工作中應用的軟件連通性不強，接入互聯網及應用信息技術能力較為薄弱，極大地阻礙了人事檔案管理的信息化程度。最后，專業性的人事檔案管理人才較為欠缺。人事檔案管理是一項綜合性、系統性和專業性較強的工作，對人員的專業素質要求較高。在當前階段，各個地區人力資源和社會保障局中負責人事檔案管理的專業人才不足，開展的人事檔案管理工作專業性缺乏保障，這也在一定程度上制約著人事檔案管理工作的信息化發展。

三、檔案管理信息化對人力資源和社會保障局檔案管理工作的影響

1.提升人力資源和社會保障系統對信息化的認知程度

首先，在人力資源和社會保障檔案管理工作中引入電子信息化技術，為了最大程度上保障數字化和電子化檔案管理系統的應用程度，會在系統內部增設相關培訓活動，在政策的扶持和管理標準規范的支持下，引起相關管理人員對信息化和電子化系統的重視程度，在認識信息化系統的重要性之余，提升自身的責任意識和服務意識，促進信息化、電子化系統在人社系統中的應用；其次，在人社系統中引入信息化、電子化內容，能夠使得人社系統中檔案管理工作有章可循，形成相對成熟與統一的管理組織體系，對具體職能進行精確劃分，為信息化檔案管理工作優化提供便利。

2.顯著提升檔案信息管理能力

在人力資源和社會保障局檔案管理工作中應用信息化管理技術，能夠使得檔案管理工作趨于規范化、標準化，在各個部門間進行數據資源共享和交互的過程中，保障檔案數據信息的安全性。人事檔案管理人員應當對信息化檔案管理的建設引起重視，只有通過數據信息化技術才能夠實現對檔案信息的統一性管理，實現檔案數據信息管理效率的提升。值得注意的是，信息化檔案系統的應用建設勢必會引發人社系統的制度革新，包括管理制度、系統管理職責、權限分配、安全性維護、突發事件應對管理和保養管理等一系列發展變革，并在信息化系統的應用過程中進行實時的優化和創新，最大程度上提升檔案管理工作的信息化管理能力。此外，還能在一定程度上有效避免工作失誤，從而提高工作質量，保障信息的完整性和準確性。

3.實現對資源的優化配置

傳統形式上的人力資源和社會保障局檔案管理工作需要大量的人力、物力來對檔案資料進行分類整理，不僅需要一定范圍的空間來儲存檔案，還需要設置專門人員來看管。除此之外，紙質檔案資料在遇到意外災害時極容易丟失和損毀，重要性的資料信息一旦遺失或損毀，就會在一定程度上對人社系統的正常運行造成負面影響。在人社系統中引入信息化系統后，能夠極大地提升人社系統管理工作的便捷性，不僅能夠行之有效地節省紙質檔案資料儲存管理的麻煩，還能夠有效節省人力和物力資源，為人社系統擴張業務范圍提供必要的基礎服務空間，促進人社系統的創新優化發展。在對于風險控制管理方面，人社檔案管理工作不必過分關注檔案管理工作的消防安全問題，而是將其中心轉移到信息化系統的后續維護上，最大程度上優化檔案管理工作效果。公共資源實現合理配置還能夠有效促進各部分之間維持和諧穩定的關系，以保障各項工作的順利開展。

4.規范人力資源和社會保障局檔案管理流程和標準

在人社系統內部引入信息化檔案管理系統的過程中，對于檔案數據信息的收集整理工作和管理形式也在不斷優化和創新。在檔案數據信息的收集工作中，不同的數據信息可以采用不同的數據收集方式，借助標準化的數據接口實現檔案數據信息的自動化錄入，對于檔案數據中存在的文書性數據信息以及財務性的檔案管理信息，則可以借助數據庫之間的聯通管道來進行數據錄入，以此來達成檔案數據信息的補充優化。在針對檔案數據信息的管理工作中，從檔案資料接收、掃描整理、類目編制、查詢借閱和鑒定分析以及統計分析等方面制定出相對科學和標準的管理流程。簡單而言，從檔案資料接收到后續的諸多環節都是按照設定的程序來進行，只要信息化系統不會出現錯誤，整體檔案管理流程就會以極為標準、規范的方式來開展，提升檔案數據信息管理的質量。

5.進一步擴展信息技術的應用范圍

在信息化技術手段的應用過程中，人社系統內部會建立起屬于系統內部的門戶網站、手機App軟件和微信公眾號等平臺，實現各個部門、各個單位間的數據交互，這不僅能夠最大程度提升政務互通工作的開展，還能夠提供更為優質、便捷的服務，將人社系統和人民群眾的日常生活緊密聯系起來。除此之外，在服務人民群眾的過程中，能夠借助大數據信息技術手段，精確了解人民群眾的真實訴求，并在具體需求的指引下有針對性地開發相關應用，有效提升人社系統的服務質量。

四、信息化時代下優化人力資源和社會保障局檔案管理的策略

1.統一規劃檔案管理工作

在信息化時代下，人力資源和社會保障局進行人事檔案管理工作信息化系統建設，要結合本區域實際情況進行科學統一的規劃管理，確定出契合本地區特點的管理方案，要盡可能地加強各個部門之間的信息交互和溝通能力，實現部門間人事檔案數據資源的優化共享，促進人事檔案數據信息的高效利用，為提升人事檔案管理工作提供優勢幫助。同時，在對人事檔案管理工作進行統一規劃的基礎上，加強人力資源和社會保障局人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，盡可能地提升領導部門對信息化建設的重視程度，在多方配合下實現人事檔案管理工作的統一化。

2.建立健全信息化檔案管理制度體系

規章制度體系是各項事業發展的基礎性保障，在信息化時代背景下的人社局人事檔案管理信息化建設需要相對科學和完善的信息制度體系，使得檔案管理信息工作能夠按照相關標準要求來進行，盡可能地避免在工作中因為人為原因導致的管理風險。信息化時代背景下的人事檔案管理信息化建設極容易受到網絡信息和計算機技術風險的影響，在對人事檔案信息進行管理的過程中發生安全隱患，故此，在應用信息化的檔案管理系統時要注意信息技術平臺的規范性和安全性，規避在人事檔案管理工作中出現信息丟失和破損現象，以此來有效提升人事檔案管理的安全性。

3.重視電子化檔案應用系統的搭建，有效優化檔案信息資源庫

信息化系統建設的前提在于搭建出網絡檔案應用管理系統，在搭建檔案管理應用系統的過程中應重點關注檔案數據信息的收集管理工作，以及如何最大程度地保障檔案數據信息的安全性。檔案數據信息化在對檔案數據信息管理過程中發揮著重要作用，搭建出高質量與高效率的電子化檔案數據信息應用系統極有必要，能夠行之有效地優化現有檔案數據管理工作，提升檔案管理工作的質量和效率。

4.加大信息化專業人才的培養力度

首先，人社系統內部要加大對于專業人才的培養力度，使得相關人員能夠明確信息化檔案管理工作的操作規范和流程，熟悉信息化檔案管理工作的操作技巧，及時收集并解決檔案信息化管理過程中出現的問題。其次，人社系統也要對員工的內容培養工作引起重視，有效提升人社系統員工的專業素養和思想道德標準，為系統內部檔案信息化管理系統的建設提供幫助。最后，強化人社系統內部員工的信息化素養，還能夠及時定位檔案信息管理系統中出現的故障問題，規避因為系統故障因素造成的糾紛現象，提升服務客戶規范化操作檔案管理信息系統的指導能力，降低檔案信息化管理系統的故障發生概率，提升人社系統檔案信息化管理的水平。

五、結束語

綜上所述，在當前階段，互聯網信息技術手段的不斷創新優化發展，各個領域的信息化建設逐漸普及，但在人力資源和社會保障局檔案管理工作中還存在諸多不完善之處，需要相關檔案管理人員樹立創新性思維觀念，不斷強調檔案資料管理信息化建設的重要性，進一步補充和完善檔案數據信息管理工作標準規范。同時，加強對于信息化技術人才的培養工作，實現人社系統檔案管理工作效率和管理質量的提升。值得注意的是，信息化的檔案管理是對傳統紙質版檔案管理工作的創新突破，勢必會帶動檔案管理工作的制度變革，這就在一定程度上要求對檔案管理工作制度和標準進行優化和完善，為人社系統檔案信息化管理提供制度支撐。建設信息化檔案管理系統能夠有效提升人社系統的資源優化配置，實現部門間與單位間的數據交互共享，真正意義上實現檔案管理工作的高效性和安全性，為人社系統檔案管理信息化發展提供優勢源動力。

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（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局）