企業存貨內控存在的問題及對策探析

賀寒松

摘 要：在當今經濟、科技、教育、文化等飛速發展的社會里，內部控制應運而生，已經成為現代企業經營控制中舉足輕重的手段。本文從企業存貨著手分析其內部控制存在的問題，并相應提出了改進企業存貨內部控制的措施。

關鍵詞：存貨；內部控制；問題及對策

一、企業存貨內部控制存在的問題

（一）制度環節上存在的問題

存貨內控的含義。本質上來講，它是一個內部監控制度。與其他內控不同，它著重于存貨與供產銷中各個環節的特點。它是整個內控中的重點內容，具有事先制定的特性。與此同時，又是相互牽制的中心環節。還有驗證。企業的存貨內部控制包括采購、驗收入庫、倉儲、加工、運輸等方面，存在的問題主要包括以下六大方面：

1、采購環節內部控制存在的問題

使用訂貨單。把這些放在一邊，還需要對其定期進行整理。它們均為采購環節內控的注意點。但是，實際中卻有很多弄虛作假，逃避責任的行為產生。

現實中，許許多多的企業該列入采購成本的部分卻未這樣做。當期損益中卻包含了很多原本不屬于它的內容。比如：運雜費、稅金、進庫前發生的各類成本等等。

而與此同時，一些不屬于采購成本的經濟事項卻記在了采購成本上。比如：部分工作者的差旅費。還有他們的溝通信息費等等。

企業小金庫的存在。個人隱性收入的存在。這些都是對購買物資時的折扣、稅金作虛假處理等等的原因之一。企業一方面“開源”——虛增收入和利潤，另一方面“節流”——多抵扣、少交稅。

在市場經濟大潮的沖擊下，人們愈加被橫流的物欲沖昏了頭腦，收受回扣、營私舞弊、內外勾結、人情買賣等等現象數見不鮮。原本不健全、缺乏透明度的采購制度就更加形同虛設，成為了一些人損害國家企業他人利益，騙取合同款等為自己謀取好處的工具，滋生了腐敗的土壤。

2、驗收環節內部控制存在的問題

針對驗收這部分，最主要的有兩點：其一，驗收單；其二，全部物品的記錄。為了完成好驗收這部分的內控，企業應當設獨立的部門負責驗收的全過程。比如：驗實物及其數量、填寫單據、傳送驗收單及貨物各歸各位。然而，現實中驗收的環節混亂實在讓很多生產企業頭疼。此項工作被生產部門代替。盤點表更是不完整。倉庫主管人員的素質較為一般，專業知識知之較少。所以，這一部分對于企業管理運營效果的提高有著不可替代的作用。尤其體現在大型設備的驗收上，耽誤生產過程還會給企業帶來無法估量的后續損失。

3、倉儲環節的內部控制存在的問題

這個環節的重點是避免存貨發生存儲損失。在這個點上，企業應用合理的存儲設施和措施。這樣才可以保障存貨的安全。然而在這個環節上，許多保管人員假公濟私，偷梁換柱，以次換優等等現象已有成為倉儲界“潛規則”之勢。轉移財物，涂改賬目，瞞天過海等違法違規行為也是接連不斷。這些行為不止損害企業利益更是目無法紀，極端自私自利的行為。

4、領用環節的內部控制存在的問題

此項環節重點有三：一、領用行為應有批準、記錄。二、領用單的使用。三定期清點領用單。但實際上材料的領用未跟實際使用情況對照。各部門的領用情況很混亂，沒有實際需求辦理。備件的實物管理很混亂，尤其是維修用備品備件、低值易耗品等也沒有規定消耗定額。

5、存貨數量的盤存制度存在的問題

存貨數量的盤存方法有：實地盤存；永續盤存制。當然不一樣的制度各有優缺點。他們對存貨數量的作用不同。同時控制的程度也不一樣。即使采用后者，前者也是必不可少的。此環節內部控制通常包括：作出科學的盤點計劃。建立科學的存貨盤點程序。配備相應的監督人員。存貨要單獨內部驗證。把盤查結果和永續存貨記錄進行獨立的調節?，F代社會里，在盤盈盤虧環節上做文章的企業并不少見。隱藏盤盈。多報盤虧?；虿晦D出相應的“進項稅額”。更有甚者隨意做賬。將盤盈、虧計入“營業外收支”?；蛘哂嬋搿捌渌麡I務收支”等。

（二）存貨內控環境上的不足

1、存貨內控評價缺乏具體的標準和尺度

存貨內控模式。它應該根據各個企業的不一樣特點而變化。比如大型企業與中小企業對比，與中小企業要節省人力成本不同，大企業分工方面更加細致，所以存貨內控程序更加嚴密；不同行業的不同業務。以及同一行業的不同業務。這些都應該有一個量化的評價標準。不然對于業務操作程序。我們就是難分是非對錯的。實際上很多單位沒有詳細而量化的內控標準。比如零售和生產行業同時針對采購和收款業務時的內控方式方法是不一樣的；電商應集中或者分散收取資金；賒銷產品時需要什么層別批準才可進行；采購時，付款、提貨順序顛倒的時候要分別注意什么等等。

2、只重視非經常性發生事項的控制

最近幾年來，我們經常在新聞報紙等媒體上看到這樣的報道：某某企業高買低賣，回扣也已蔚然成風。上面經濟情況出現的其中一個關鍵因素是：單位只重視某些方面的控制。比如：重大對外投資、資產處置等。他們都是非經常性發生事項。與此同時，進而忽視了對庫存現金、資金加工水分多、公私不分等違規行為。這些做法大到使國家遭受損害，小到嚴重損害企業利益。因此，建立、健全各種運營活動的內控制度已經是不能等待的事情了。

3、忽視“內部人”的監督

企業的文化是人的文化，任何企業活動也都需要人來進行，因此人的道德觀、價值觀、業務水平構成內控環境。這是企業發展的基礎。人的綜合素質對于別的控制組成部分是非常關鍵的。但是，企業往往忽略了“內部人”的監督。很多只是監督審核程序。卻忘記了，審核的這些領導亦或是“內部人”本身是否存在問題。很顯然，忽視的結果是滋生腐敗的土壤，致使許多“碩鼠”的產生。這些人缺乏內部監督的思想，不止是侵吞公共財產，甚至導致企業的破產。

4、存貨內控的應用范圍窄

現階段，我們所見到的存貨內控并未達到其最終目的。這就是說它沒有可以給予決策支持。存貨業務和信息的處理就已經構成存貨內控的現有范圍了。其原因主要是：

第一，人們的價值觀是會受大環境作用的。尤其很大程度被計劃經濟體制的作用。市場經濟的浪濤席卷的時間還較短，人們的想法還不能有根本性的變化。所以還不能全部實現企業的經營規范。特別是市場經濟下。

第二，人才的培養，從現代存貨內控的開發講，社會需要的是有綜合知識的全方位人才。比如懂得計算機，企業工商管理等方面特殊技能的。這樣，存貨控制系統的提供僅僅是他們做出的一方面貢獻。從另一的方面來講，他們可以提供部分的控制方法、模式。

5、控制體系不完整

現階段，內控的探索愈加被人們鄭重對待。全球各國的相關部門系統地提出了很多相關的規則和觀念。我國亦是如此。會計控制部門即將出臺特定規范。但是，我國家長制還普遍存在。內控制度建設很重要。但是，一些單位仍未給予它一定的關注。沉湎在行政指揮中的工作人員數見不鮮。仍然不在少數。迄今為止，存貨內控只是零零散散的可以在各類內部文件中看到。我們距離完整的存貨內控體系仍是需要有很長的路要走?，F階段，存貨內控并不是那么的科學合理。方式方法、定期報告的缺少也是不能忽視的缺陷。檢查的未落實，科學提議的未采納，都是壓在企業身上的重石，何況有的企業內部牽制都沒建立。

二、改進企業存貨內部控制的措施

（一）制定合理的存貨周轉流程

根據企業特點。我們要制定科學庫存運營程序。相關工作人員要緊身細心定期檢查，分類存放、記錄。同時立即覺察、處理問題，比如安全隱患等。對于那些態度不端正，未按相關規定做造成損失的要依照企業相關程序，追究責任，進行處罰。眾所周知不相容職務分離。故存貨申請，審批，保管等等應該由多個人掌控。匯總憑證和日清月結也是重要工作。存貨數量的真實報告、價值變動等要定時進行。如果，企業部門間存貨信息有差異，要及時的調節、分析原因并解決問題。

凡事預則立，不預則廢。小到個人，大到國家企業都是如此。事情的前期準備工作都必不可少，因此，企業的計劃部門每年也要本著認真負責的態度做好企業發展計劃。比如生產經營計劃，財務預算等等。擬定材料的最少、最多存儲量。管理層審核批準后，才能實施。

在市場經濟的大環境滋養下，采購環節出現以權謀私、授受回扣等問題.當然這本身有采購的不透明因素在內，但總體導致企業資本效率較低，采購材料性價比低。由此看來，采購和付款的進行已經不能等待。這個地方主要指兩者內控方面的緊迫性。

憑證和記錄要嚴格控制。不相容職責彼此制約。為了保護資產的完好性企業要做很多事情。其中比較關鍵的是企業要制定資產接觸程序。其中，除了任職員工，其他人員均要受到限制。執行內部核查程序。如檢查訂購單，確保收到材料，入賬無誤。定期查單證序號，確保業務憑單無遺漏。查證付款單證計算準確與否。此時，它的中心是財務部門。企業各個部門都要按流程填制單證，財務及時記賬，確保賬實相符。這樣從企業的財務賬上即可以看出企業經營生產流程。

從以上的敘述我們可以總結得到。建立、健全采購預付款內控制度對于企業的作用是非同一般的。保護資產完整、安全的同時，糾錯查漏，發現問題，解決問題，讓經濟犯罪行為遠離企業。

（二）改善企業內部控制環境

1、建立與健全內部牽制制度

內部牽制，是由全部部門參與的。并且重點是具體業務分工之后。彼此關聯的部門能對工作的完成情況實施檢測。單獨的個體是不能進行一項業務全過程的。通常來講，存貨經濟業務都要多個部門分工協作，相互制約，從而起到控制的作用。它由多個環節組成，包括：授權、憑證和記錄、控制、獨立檢查等等。此制約包括有聯系的同一層別間的，上下級間的。如不包括制單的情況下，會計信息歸類時要CFO審批以及復核；現金流轉時，分工管理，相互牽制對收支審批、印簽、記賬尤為關鍵。相互分離。相互制約。

現代大多數企業采用電算化進行管理，任何人不得對數據庫進行直接操作，管理者不得兼任會計等相關工作，這之類的明文規定便非常必要。很多人均知道，不相容職務分離。保管與記錄。執行與審查。授權與執行。以上這些崗位要有不同的人負責。此舉有利于相互牽制，在存貨內控業務處理時相互監督。

2、建立與健全內部監督制度

（1）建立集體審批制度。杜絕剛愎自用。胡作非為。增強法人監督；

（2）建立相互約束制度，杜絕一部獨大、集體舞弊，增強部門監督；

（3）建立崗位輪換制度。還有定期稽查制度。以杜絕相關工作人員串通作案，增強管理者監督。

3、建立與健全內部稽核制度

對于企業來說，各類組成部分要彼此考察。比如購買、儲存、記賬應該是兩個以上部門協作完成。財務對庫存稽核的操作比較單一。比如只可進行實物盤點。同時做相應的賬務操作。財務同時需要對市場部實施考察核對。領貨至開票的時間差，可能導致財務與倉庫賬賬不符的現象。審核并考察銷售部門發貨后有沒開票?？铐検欠袷栈?。為了保證企、事業單位資產安全，財務方面要設立專門賬戶用以核算、稽核此類存貨。

俗話說得好：心動不如行動。企業管理亦是如此。創設圓滿的制度是基礎。如果它不能夠進行有效的實施，制定得再好也是沒用。

（1）把好進貨關。進貨時注意三點，第一、要注意前期市場調查的充分性；第二、摸透市場行情，順應時代發展，保證大方向的正確性；第三、產品要適銷對路，不能積壓毀損的同時多多創造效益。

（2）做好存貨保管工作。保管工作的獨特之處：反饋性；接連性；瑣碎性。保管人員要有高程度的綜合能力。同時，也要有強烈的責任心。工作時及時報告異常事件。以此來減少企業損失。其還要把握一個重要原則——手續齊全。而其他方面，與保管員密切配合。查驗庫房。并且及時處理問題則是領導的工作。

（3）建立有效的激勵制度。建立有效的激勵機制。這需要深程度檢查考核存貨內控的實施。企業檢查、考核存貨內控實施的目的是為了使其自身更高效，更健全。比如：存貨內控制度會出現何種問題，實施情況如何，實施中效果如何。精神、物質獎勵對于那些堅持實施存貨內部控制制度并取得較好效果的工作人員是一大激勵。與此同時，對于違規者，應當施加一定的壓力。甚至給予行政處分、經濟處罰。同時和職位升降相聯系等也是不可缺少的。為了能夠實現存貨內控終極目標，壓力與動力一定要結合。

（三）引進現代存貨管理方法

企業常用的存貨管理方法有：ABC分類管理；適當的存貨周轉率；批量訂貨EOQ。然而科學在進步，時代在發展，存貨的管理方法也是如此，對于現代存貨管理方法，我認為有以下幾點要注意：

1、準時生產制JIT，其基本思想是“只在需要的時候。按需要的量。生產所需的產品”。也就是追求存貨量達到最小甚至于無的生產系統。所以它也叫零庫存管理。進行“精益生產”的方法是：將必要的材料。以正確的數量和完美的質量。在必要的時間。送往必要的地點。電子商務已經幫助各類企業達到“零庫存”的經營。原因是它可以節約掉差旅費、人工費等訂貨成本。與此同時，降低交易成本。所以這也是JIT帶給企業的好處之一。

2、建立同步需求網絡。提高顧客服務水平。存貨材料的管理從來都是企事業單位里尤其困難的問題?，F代管理方法的更新不及時容易帶來很多矛盾。比如：造成工作效率的下降；增加重復工作；影響存貨的周轉效率；給商品的生產和它的銷售帶來不利。所以，對于各企業而言，應用科學的控制軟件十分必要。以此加強存貨的控制。創建計算機內網體系。在相關部門設立站點。達到全程數據共享。從最開始的采購，到最終的銷售都要如此。針對每個部分不同的性質提供特定的權限。比如：對于銷售；采購部門只可查不可改；倉庫不能修改財務的記錄等。每個環節的組織能夠查到自己需要的信息了。提高工作效率。杜絕部門和部門間彼此推諉責任。杜絕部門之間還有工作人員之間彼此勾結。盜用公共財務。從而讓倉庫賬和財務賬間的時間推后情況能夠解決。這樣可以明顯的減少生產與庫存的補充時間。進而使得存貨的供應鏈呈現更強的響應性和柔性。減少庫存變化性。與此同時，防止缺貨所用的存貨量就更小了。建立同步需求網絡可以使得供應鏈對顧客需求反應更加迅速，有較強競爭優勢，較高投資回報。而且還能使得客戶服務水平更大幅度的提高。減少或消除牛鞭效應的最有效辦法是進行信息共享。這樣在需求預測的時候，就可以使用終極消費者真正的需要數據來操作。信息共享還可以使得企業了解備貨進度。這時，需求量被市場預期的影響的可能性基本為零。

3、為了能夠對存貨資金信息化的把握，我們可采取多種方式。其中最重要的是ERP模式。如：按訂單生產的海爾就是如此。這種全信息化管理直接加快了許多方面的速度。比如：物流速度。進而使得資金流的加速。海爾所需營運資金量愈來愈少。這樣進一步提高了資本運作效益。

參考文獻

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