內部控制在中小學校固定資產管理中的應用探討

摘要：隨著教育行業的發展和數字化趨勢的加強，有效的固定資產管理已經成為學校運營的關鍵部分。然而，許多中小學校在固定資產管理方面還面臨諸多困難，這些困難大大限制了學校的運營效率和教育質量?；诖?，本文首先概述了內部控制，同時分析了內控對中小學固定資產管理的意義；其次分析了中小學固定資產管理存在的問題，如學校固定資產登記不準確、缺乏有效的資產跟蹤方法、審計和監督機制不完善、學校預算管理不健全、信息技術基礎設施不先進等；最后根據上述問題，提出了一系列的應用策略，其中包括提高學校固定資產登記準確性、建立科學的資產跟蹤方法、強化學校的審計和監督機制、建立健全學校預算管理體系等。通過上述分析與研究，以期為改善中小學校的固定資產管理水平，提高教育資源利用效率，提供參考。

關鍵詞：內部控制；中小學校；固定資產管理；應用策略

引言

在日益激烈的教育競爭環境中，有效的資產管理成為了中小學校提高教育質量和效率的關鍵因素。然而，原有的固定資產管理模式并不能滿足學校日益發展的需求，存在諸多問題和挑戰，如何解決這些問題，提升資產管理效率，已經成為了教育領域中迫切需要解決的問題。

一、內部控制概述

內部控制是一種由組織內部制定和執行的系統，旨在提供合理保證以實現有效和高效的運營、可靠的財務報告，以及對法規的遵守，內部控制的實施涉及到人員、流程和技術等多個層面。在人員層面，內部控制需所有員工的參與，包括管理層和執行層。在流程層面，內部控制涉及到資產獲取、使用、處置等所有環節。在技術層面，內部控制依賴于信息系統和其他相關技術。此外，內部控制不僅是一種管理工具，還是一種企業文化，需在組織內部建立和弘揚。有效的內部控制系統可降低風險，提高效率，增強透明度，從而幫助組織更好地實現其目標［1］。

二、內部控制對中小學校固定資產管理的意義

（一）有助于優化學校資產的使用

通過內部控制，中小學?？筛玫乩斫夂捅O控固定資產的獲取、使用和維護情況，從而能夠有效地優化資源的分配和使用。學?？赏ㄟ^內部控制來跟蹤資產的使用情況，以避免資產的閑置或過度使用。此外，內部控制也可幫助學校發現和糾正不合理的資產使用行為，比如不符合規定的資產使用或資產濫用等，這不僅可幫助學校節省資源，降低成本，而且還可幫助學校提高教學質量和效率。

（二）有助于提高學校的管理效率

內部控制不僅優化了資產使用，而且在提升管理效率方面也發揮著重要作用。內部控制的制度和流程設計可使學校的決策過程更加科學化、標準化和透明化，從而減少誤操作和濫用權力的可能性［2］。同時，內部控制的信息系統和技術手段還可提高資產信息的獲取和處理效率，使學校能夠及時、準確地掌握資產的狀態和變化，從而更快更好地做出反應。此外，內部控制的風險管理功能可幫助學校及時發現并應對各種風險，防止或減少損失的發生。

三、中小學校固定資產管理存在的問題

（一）學校固定資產登記不準確

在中小學校的固定資產管理中，由于固定資產種類繁多，數量龐大，因此登記工作的復雜性和專業性都相當高。然而，在實際操作中，往往存在著許多問題。其一，不同的人員可能對同一種資產的分類和識別有著不同的理解和操作，導致資產登記的不一致。其二，由于中小學校資產的購置、使用、報廢、轉讓等過程中涉及到許多部門和人員，導致信息的傳遞和記錄存在延誤或遺漏，從而使得資產的實際數量和登記數量不符。其三，由于學校的固定資產分布廣泛且使用頻繁，資產的實物狀態和賬務記錄需定期進行核查和核對，以確保資產的完整和正確。但由于人力、時間、工具等資源的限制，這個過程的實施可能存在很大的困難和誤差。

（二）缺乏有效的資產跟蹤方法

資產跟蹤是保障資產管理透明性和精確性的關鍵環節。然而，由于各種原因，這個環節在許多學校中往往沒有得到足夠的重視和實施。其一，學校固定資產種類繁多且數量龐大，涉及到的部門和角色多樣，致使資產跟蹤的復雜性和難度不斷增強。人力資源的限制和多元化的任務需求，也使得學校很難對每一件資產進行全面、及時的跟蹤。其二，學校缺乏專業的資產管理工具和系統。沒有便捷的工具對資產的信息進行整合和分析，學校就很難全面、準確地了解資產的狀態和價值，也難以進行有效的資產跟蹤。其三，由于資產的管理和使用涉及到多個部門和角色，資產信息的有效傳遞和協調在實際操作中存在很大的問題。信息的不一致和不準確，都會給資產的跟蹤和管理帶來更大的困難。

（三）審計和監督機制不完善

審計和監督機制是確保資產管理規范性和合規性的重要手段，對預防和發現資產管理中的問題，以及保障資產的安全、高效利用有著關鍵作用。然而，實際狀況卻常常令人擔憂。首先，許多學校并沒有設立專門的審計和監督機構，或者即便設立了，但對于其職責、權力和運作方式也不夠明確和規范，使審計和監督工作無法得到有效的實施，導致資產管理中的問題和風險不能及時被發現和處理。其次，審計和監督的方法和手段常常不夠先進和有效。許多學校仍然依賴于傳統的、人工的審計和監督方法，既耗時耗力，又難以覆蓋所有的資產和環節。最后，審計和監督的頻率和深度常常不夠。由于人力和資源的限制，以及其他的工作壓力，許多學校的審計和監督工作并不常態化和系統化，而是偶爾進行，或者只在出現問題時才進行，這使許多潛在的問題和風險無法被及時發現和防范。

（四）學校預算管理體系不健全

預算管理體系是保障資產管理效率和效果的基礎，其對于學校資產的購置、使用、維護、升級和處置等環節都有著直接和重要的影響。然而，在現實中，許多學校的預算管理體系并不完善，導致資產管理工作的難度和風險都大大增加。首先，許多學校的預算制定并不科學和合理，存在預算過于寬松或過于嚴格的問題，這都會影響到資產管理的效率和效果。預算過于寬松就會導致資產的浪費和濫用；而預算過于嚴格則會導致資產的短缺和老化，進而影響到學校的教育教學和科研活動。其次，許多學校的預算執行和控制不夠嚴格和有效，這不僅會導致預算的超支和浪費，也會導致預算的閑置和浪費。最后，許多學校的預算審計和評估也不夠全面和深入，這就使得預算的執行效果和問題難以得到準確的反饋和改進，也使得預算管理體系的完善和進步受到限制。

（五）信息技術基礎設施不先進

信息技術基礎設施是資產管理的重要工具，其不僅能夠有效提高管理的效率和精確性，減少人為錯誤和漏洞，同時也可提高資產的安全性和可追溯性。然而，在實際情況中，許多學校的信息技術基礎設施并不先進，使得資產管理的難度和風險都大大增加。首先，許多學校的資產管理系統和設備過于陳舊，無法滿足現代化管理的需求，對于資產的登記、跟蹤、調查等工作無法自動化和數字化，這不僅會降低工作的效率和工作的準確性，還會增加資產丟失、錯放、損壞等風險。其次，許多學校的資產管理系統和設備缺乏必要的功能和性能。學校若沒有進行資產的實時監控，便無法生成詳細和準確的報告，也不能與其他系統和設備進行有效的集成和協作，使得資產的管理難度和復雜性都大幅提升。最后，許多學校的資產管理系統和設備的安全性和穩定性不足，不僅會導致資產信息的丟失、泄露、篡改等風險，也可能會導致資產管理工作的中斷和混亂。

四、內部控制在中小學校固定資產管理中的應用策略

（一）提高學校固定資產登記的準確性

中小學?？赏ㄟ^提高固定資產登記的準確性，為固定資產管理提供更準確、更全面的信息支持。首先，要強化制度建設。學校應建立嚴密的固定資產登記制度，明確登記的流程、時間節點和責任人。固定資產的購置、使用、維護、報廢等每個環節都應有明確的規定和流程，以確保每一筆固定資產的流動都能被準確地記錄和追蹤。其次，加強員工的培訓和考核。學校應定期對負責資產管理的員工進行培訓，以提高他們的資產管理知識和技能。同時，通過考核機制激勵員工按照規定準確地進行資產的登記。對于表現優秀的員工，學?？山o予物質和精神的獎勵，以提高員工的積極性和主動性。最后，學校還應建立有效的反饋機制，以便對固定資產登記的準確性進行持續監控和改進，包括定期進行資產登記的自我檢查和外部審計，發現問題及時進行整改。

（二）建立科學的資產跟蹤方法

建立科學的資產跟蹤方法是內部控制在中小學校固定資產管理中的關鍵應用策略。首先，學校需確立完善的資產跟蹤制度。例如，制定明確的資產跟蹤策略，包括資產跟蹤的時間頻率、責任人、程序和標準，以及對于跟蹤結果的處理和反饋機制。其次，學校應借助先進的信息技術來實現資產跟蹤。例如，通過使用條形碼、RFID（無線射頻識別）或GPS（全球定位系統）等技術，學?？蓪崟r追蹤資產的位置和狀態。最后，學校應建立定期的資產清點制度，發現并及時糾正資產跟蹤過程中可能出現的問題和錯誤。通過定期組織內部或外部的資產清點，比對實際資產和資產管理系統中的數據，找出差異，并進行分析，找出原因，以便采取相應的措施進行糾正。

（三）強化學校的審計和監督機制

強化學校的審計和監督機制在中小學校固定資產管理中的內部控制策略中占據著舉足輕重的地位［2］。首先，學校需建立全面而細致的審計制度，包括審計的目標、范圍、方法、時間以及審計結果的報告和處理。審計制度應涵蓋所有的固定資產，包括教學設備、實驗設備、圖書館藏書、體育設施等，并詳細規定審計的步驟和流程，以確保審計的全面性和準確性。其次，學校需加強對審計結果的處理和反饋。學校需設立專門的審計結果處理小組，由該小組負責對審計結果進行深入的分析，并根據分析的結果提出改進建議和整改措施。最后，學校需設置獨立的監督機構，如內部控制部門或監察部門，對固定資產管理進行持續的監督，并定期發布監督報告，通過對固定資產管理的狀況實行公開化、透明化，有助于增強其公信力和影響力。

（四）建立健全學校預算管理體系

為了在中小學校固定資產管理中實施有效的內部控制策略，建立健全的學校預算管理體系必不可少。首先，學校應明確預算管理的目標，不僅是為了控制成本，更重要的是為了使固定資產得到最佳使用，最終達到提升教育質量的目的。預算管理目標應與學校的整體戰略、教育目標以及長遠發展計劃相一致［3］。其次，學校需制定詳細的預算計劃，包括資本預算和運營預算。資本預算應包括預計的設備采購、設施升級以及其他大型項目的投資；運營預算則需考慮到日常運營成本，如設備維修、設施維護等。所有預算計劃都應基于實際需求和預期收益進行，以避免資金的浪費。再次，預算的執行應符合預算計劃，對于不符合預算計劃的支出應給出合理的解釋和調整，同時，學校應定期進行預算的審查，比如每個季度或者每年進行一次，以監控預算的執行情況。最后，學校還需建立持續改進的機制，以優化預算管理。學校需定期評估預算管理的效果，找出存在的問題，而后再制定并實施改進計劃，改進計劃包括調整預算目標、優化預算編制過程、提升預算執行效率等。

（五）及時升級信息技術基礎設施

隨著科技的發展，新信息技術和工具不斷的出現，這大大地提升了固定資產管理的效率，減少了錯誤和風險，進一步提高了資產使用的效率和價值。首先，學校需清楚地認識到信息技術在固定資產管理中的重要性，并將其納入學校的發展策略和計劃中。這便要求學校投入必要的資源，包括資金、人力和時間，以此來升級和更新信息技術基礎設施。其次，學校需關注并引入最新的信息技術和工具。最后，學校需建立和完善信息技術基礎設施的管理和使用規范，以確保所有用戶都能正確、有效地使用信息技術工具，避免誤操作和濫用。

五、結束語

綜上所述，通過對內部控制在中小學校固定資產管理中的應用探討，可以看出，內部控制不僅是優化資源使用、提高管理效率的有效工具，同時也是解決學校固定資產管理中諸多問題的關鍵途徑。從準確的資產登記，科學的資產跟蹤，到健全的審計監督機制，再到完善的預算管理體系和先進的信息技術基礎設施，每一個環節的改進都離不開內部控制的精神和方法。通過不斷強化內部控制，中小學校固定資產管理的效率和效果都將得到顯著提升，能夠為提高教育質量和服務社會做出更大的貢獻。

參考文獻：

［1］ 司馬韋偉. 基于內部控制的高校固定資產管理優化研究［J］. 鄂州大學學報，2023，30（4）：76-77.

［2］ 武頔. 基于內部控制的高校固定資產管理優化研究［J］. 財會學習，2023（4）：162-164.

［3］ 楊燕利. 高中學校固定資產管理優化研究［J］. 財訊，2021（5）：153-154.

作者簡介：杜萍，女，1977年7月生，漢族，山東壽光人，本科，中級會計師，研究方向：資產管理。