明清檔案“數轉?！表椖康膬r值引領與管理提升研究

王海歐

摘 要：中國第一歷史檔案館將已數字化的電子文件檔案通過“數轉?！奔夹g進行再次轉換，生成以膠片為存儲介質的縮微膠片檔案。該項目的實施不僅有效保護傳統紙質檔案和數字化電子文件檔案，還充分發揮縮微膠片作為存儲介質在長期保存方面的優勢，與數字化電子文件檔案利用高效便捷等優勢形成互補，推進檔案信息在不同存儲介質之間實現真實完整可靠地轉換，進而有利于促進各類檔案的保護與利用。

關鍵詞：數轉模；明清檔案；項目管理

鑒于電子文件檔案的壽命無法滿足明清檔案長期保存的需求，作為明清檔案管理權威機構，中國第一歷史檔案館（以下簡稱“一史館”）在對館藏紙質檔案進行整理及數字化加工并生成大量電子文件檔案后，順勢啟動“數轉?！表椖?，即對明清紙質檔案掃描后形成的電子文件檔案進行再次轉換，生成以縮微膠片為存儲介質的模擬信息檔案進行存儲。明清檔案“數轉?！表椖康膶嵤┎粌H使傳統館藏紙質檔案得到長期有效保存，還借助檔案信息在不同介質之間的轉換，大大提升了明清檔案的管理水平與工作質量。本文擬對明清檔案“數轉?！表椖康膶嵺`活動進行總結，并通過探討該項目管理經驗來豐富發展完善當下檔案管理的工作內涵，借此為數字化條件下傳統檔案的保護與利用工作提供有益參考。

1 明清檔案“數轉?！表椖康暮诵膬r值

隨著信息技術的快速發展及全社會數字化程度的普遍提高，為使明清檔案的保護整理開發工作逐步融入并適應社會發展的需要，自2011年開始，一史館正式啟動對館藏紙質檔案整理數字化加工工作。截至2018年完成檔案整理數字化掃描645萬件，生成檔案數字圖像7600余萬畫幅。[1]明清檔案“數轉?！表椖康牧㈨?，正是建立在傳統紙質檔案數字化工作基礎之上，確保電子文件檔案與傳統紙質檔案具有同等作用便順理成章地成為“數轉?！表椖康暮诵哪繕伺c核心價值。而該項目的成功實施，不僅極大地拓寬和豐富了館藏檔案內容，還對館藏檔案的保護與利用工作發揮著極大的引領與牽動作用。

1.1 確保檔案內容信息真實可靠

明清檔案作為一種特殊的信息資源，存世年代久遠，檔案原件狀況比較復雜，這就要求紙質檔案信息經過異質備份之后必須能夠真實完整地再現傳統紙質檔案內容信息，且能夠長期有效保存。[2]從檔案保護與利用工作來看，無論采用哪種存儲介質或采取何種存儲技術手段都應具備下列特點：一是真實性，隨著數字技術的迭代更新，造假的技術手段層出不窮，在選擇存儲介質時，首先考慮的應是存儲的檔案內容信息不失真，具有原始性、直觀性、真實性，能夠真實還原紙質檔案所能表現出的原始狀況。二是可靠性，要求轉換后的檔案內容信息無拼接、修改、遺漏、刪除等人為操作[3]，保證其異質備份的檔案內容信息與傳統紙質檔案內容信息在完整意義上實現等同。三是長期性，明清檔案管理工作的基礎目標就是長期保存珍貴紙質文檔，選擇轉換后的存儲介質保存時間越長，時間檢驗成本越高，其傳承的價值程度越高。四是實用性，主要體現為給讀者提供方便快捷閱讀等方面的服務，其方便程度越高越便于檔案利用。[4]正是基于縮微技術能夠長期真實可靠地保存檔案內容的最大優勢，一史館于2023年5月啟動“數轉?！表椖?，分期分批將數字化電子文件檔案通過“數轉?！奔夹g轉換為縮微膠片檔案進行存儲，承擔起電子文件檔案的異質備份功能，確保異質備份后檔案內容信息真實可靠。

1.2 提升檔案異質備份價值與品質

檔案異質備份的價值與意義在于對檔案原件實現功能替代。只有全力確保備份介質上的內容信息與原始檔案的內容信息高度一致，才能確保異質備份檔案與傳統紙質檔案具有同等的價值與意義。異質備份的過程實際上就是檔案信息在不同存儲介質之間轉化的過程，應該說，異質備份中“備份”內涵與傳統的副本制度相同，而“異質”則是檔案記錄載體屬性發生了變化。毫無疑問，由于數字化電子文件檔案在檔案保護方面有些先天不足，“數轉?！奔夹g恰恰彌補了檔案保存方面存在的短板?！皵缔D?！表椖吭诔浞直３蛛娮游募n案利用迅速便捷等優勢的基礎上，通過異質備份轉換的方式，保障了縮微膠片檔案得到更加有效的長期保存，從而為全力提升檔案異質備份的價值和品質奠定堅實基礎。[5]

1.3 實現檔案信息異質轉換優勢互補

伴隨明清檔案“數轉?！表椖康牟粩嗤七M，一史館明清檔案管理工作隨之創建出傳統紙質檔案、縮微膠片檔案、電子文件檔案三位一體的新型檔案存儲管理模式。明清紙質檔案、縮微膠片檔案、數字化電子文件檔案三種不同介質存儲的檔案文件記錄信息相互共存且優勢互補。尤其是縮微膠片檔案與數字化電子文件檔案兩種不同存儲介質可以互為轉換且相互備份，這無疑大大促進了紙質檔案在更高水平上得到有效保護與利用，并有效發揮縮微膠片檔案在“存”及數字化電子文件檔案在“用”方面的優勢。從實踐效果看，明清檔案“數轉?！表椖克鶐淼男滦蜋n案存儲管理模式在新時代條件下能夠更好地實現數字技術與縮微技術兼容并蓄，實現數字化電子檔案與縮微膠片檔案保存與利用優勢互補，既能有效保護傳統紙質檔案及轉換后的全部完整的檔案信息資源，又能在此基礎上實現對傳統紙質檔案內容的全部功能替代。

2 影響明清檔案“數轉?！表椖康闹饕獑栴}

“數轉?！表椖渴菣n案信息在不同介質之間實現轉換存儲，在電子技術迅速發展的今天，破壞檔案真實性的技術手段更加先進隱秘，[6]應高度關注數模轉換過程中常常出現的技術與管理問題，這些問題往往會極大損傷異質備份檔案內容信息真實可靠等基本屬性，進而成為決定“數轉?！表椖砍晒εc否的關鍵。

2.1 目標與責任弱化

鑒于“數轉?！表椖吭诋斍靶蝿菹峦遣扇⊥獍绞竭M行的，檔案管理方與項目承接方是兩個不同的利益主體，各自追求的工作目標并不一致。一方面，檔案管理方所承擔的是檔案全生命周期的保管保護及利用工作，從原始檔案保護到存儲介質轉換再到檔案信息開發利用整個過程中，會盡全力確保檔案全生命周期內每件檔案記錄信息高度真實準確；但另一方面，項目承接方才是真正的項目執行者，由于承接方只是出現在檔案全生命周期中某一階段，并不對檔案全生命周期內各環節質量負全部責任，更有可能基于商業利益需求考慮以最小成本獲取最大的收益，從而更多關注形式上或者表面上完成項目任務。至于檔案管理方提出的具體需求，承接方根本不理解其應有的價值意義，或在操作過程中虛與委蛇，這樣極易弱化雙方的工作目標，各自所承擔的責任也隨之弱化甚至虛化。

2.2 內容與形式分離

在傳統檔案以紙質為存儲介質的條件下，檔案存儲介質與檔案存儲信息二者之間內容與形式均是互現與可視的，即看見紙質這一存儲介質本身就意味著看到了檔案記錄內容。[7]但紙質檔案記錄信息數字化或者模擬化后，其存儲介質無論是縮微膠片還是其他，所呈現出來的都只是一種外在表現形式，存儲的檔案記錄信息必須借助相應閱讀工具才可以展現。比如縮微膠片只有通過膠片閱讀器甚至放大鏡或顯微鏡才能看見膠片上的檔案信息，而電子文檔的記錄信息則需要借助計算機才能供人瀏覽。這就導致存儲介質與存儲記錄之間出現內容與形式的分離，導致無法直觀判斷檔案信息的真實準確性，崗位操作者便有足夠的灰色空間放松對檔案內容信息的嚴格審核，進而造成介質轉換后的檔案信息真實可靠性遭到質疑。

2.3 差錯形式多樣

“數轉?！表椖繉嵤┻^程相當復雜，操作環節多、技術參數煩瑣，在項目實施過程中，任何階段任何環節上出現主要技術參數不正確或指標控制不合理，都有可能使轉換后的檔案信息出現遺漏或失真。就項目承接方實施的工作流程而言，有數據下載、圖像轉換、數據打包、輸出打印、膠片沖洗、膠片質檢及入庫多個基本階段以及制作標版標識、計算輸出畫幅容量、檔案圖像標準化處理、圖像打包、圖像及數據質檢等重要環節，僅在數據打包前就容易出現檔案電子目錄數據與電子影像不一致、電子影像處理不標準、電子標版內容不正確等問題，出錯環節多、錯誤方式多種多樣。就檔案管理方承擔的全生命周期而言，在檔案異質備份制作、保管、移交和利用的過程中，往往因為項目初期主要技術參數及歸檔備份機制準備不充足，項目中期沒有專業的技術團隊跟蹤業務流程，或項目后期承擔大量檢查工作等，出現各種各樣遺漏或失真錯誤。

2.4 監督管理容易失控

由于雙方工作目標不一致，檔案管理方與項目承接方在某些方面難以達成共識。就檔案管理方而言，在監督管理時很難深入基層一線，真正置身于整體項目的系統工程之中，更無法精準到每一個工作崗位。即便檔案管理方努力與項目承接方密切合作，但項目承接方所提供的崗位操作技術人員專業水平普遍不高，經過短期技術培訓后連下載目錄數據與圖像是否吻合、質量檢查技術參數是否符合標準等基本問題都未充分掌握便匆忙上崗，上崗后往往因種種原因輕易離開，承接方不得不重新招人再次培訓上崗，因此檔案管理方在監督管理方面的失控，導致無法保證縮微膠片的質量，其直接后果就是崗位操作人員制作的縮微膠片達不到質量標準。

3 明清檔案“數轉?！表椖康奶嵘芾砺窂?/p>

與時下“數轉?！表椖苛餍械姆绞揭粯?，一史館“數轉?！表椖恳彩遣扇⊥獍绞?。面對項目過程中容易出現的各種問題，一史館在有效區分項目實施主體和項目管理主體的前提下，對雙方各自履行的職責進行了明確規定。項目承接方作為項目的實施主體，對項目實施過程各階段、各環節完成情況、質量監督負有主要責任。檔案管理方在項目啟動之初就以項目核心價值目標為引領，與項目承接方共同合作，增強全員的核心價值意識，從實際出發破解項目外包后容易出現的管理難題，從而有效提升“數轉?！表椖抗芾淼恼w水平。

3.1 以強化責任為目標加強對承接方管理

檔案管理方采取項目外包的出發點是要承接方替代管理方完成工作任務，最終目標是獲得優質的縮微品，為避免項目外包后出現目標和責任弱化的問題，檔案管理方以強化責任為目標加強對承接方管理。一是項目開始前與承接方簽訂協議明確雙方的權利與義務，要求承接方制定并遵守項目工作的各項管理規定，包括公司現場人員填寫出勤登記的日常管理規定、填寫安全巡檢記錄以及遵守簽訂的檔案保密協議等。二是項目實施過程中加強與項目承接方之間的工作聯動，根據工作需要聯合成立專項工作小組，諸如質量管理專項工作小組，建立暢通的質量信息傳遞渠道與反饋機制等。三是根據工作任務和工作進展情況設置合理的工作檢查節點，包括對承接方工作成果進行分批次驗收的常態工作節點，隨時掌握項目的實時工作進度，細化工作目標，壓實工作責任，讓承接方始終感受到來自管理方的責任壓力，進而積極主動將項目的整體質量風險控制在最小范圍之內。

3.2 以確保質量為目標加強項目技術標準管控

針對非紙質檔案內容與形式分離進而造成介質轉換后檔案記錄信息極易出現遺漏或失真的問題，檔案管理方應確保承接方以項目技術規范為支撐加強基礎性管理。事實上，“數轉?！表椖抠|量管理體系正是通過細化相應技術規范來實現的。這些技術規范至少包括以下三個方面：一是數字檔案信息的輸出規范，此項規范由檔案主管部門制訂，比如國家檔案局制定并頒布實施的《數字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術規范》；二是“數轉?！惫ぷ骶唧w操作規范，此類規范正常情況下由檔案管理方制訂，比如一史館制定的《數字圖像轉換縮微膠片操作規范》；三是縮微膠片質量標準，涉及縮微膠片的圖像技術標準、圖像清晰度、圖像密度等方面，此類規范正常情況下也來自檔案管理方，諸如一史館針對明清檔案縮微工作制定的《明清檔案縮微復制工作質量標準》。將檔案管理方要求的技術管理規范落實落細，既是承接方必須完成的最基礎和最重要工作，也是檔案管理方對項目技術標準進行精細化管理的具體表現。項目技術管控的精細化管理有利于從技術源頭加大監管力度，防止不合格縮微品產生，為提升項目管理質量提供強有力的技術支撐。

3.3 以杜絕差錯為目標加強項目流程管理

一是加大對項目工序流程的管理，針對流程中數據下載、圖像轉換、數據打包等不同階段特點，嚴查工作內容、工作規范、工作進度，確保操作工序的規范性。二是加強對各階段各環節工作流程表單的管理，每道工序均填寫工作表格，諸如“數轉?！表椖繖n案數據提調單、目錄數據及圖像數據接收確認單、圖像處理記錄表、組卷及質檢記錄等，有效實現細化量化標準化管理。三是實行階段性量化管理，即隨著每個工作節點進行階段性數據量化統計，并使這些統計數據的內容及操作者與每盤膠片質量之間發生動態性關聯，這樣既實現對操作者的工作量化管理，又使得各階段工作內容明晰進而真正實現職責到人，可以有效防范各類數據遺漏或圖像失真等現象。

3.4 以提升管理為目標強化監督功能

從操作實踐看，僅僅強化常規性質量監督與管控工作并不能完全保證縮微品質量，只有同時強化質量監督與核查工作才能確?？s微品質量的穩定性。更重要的是，這種質量監督與核查的權力應絕對置于檔案管理方的控制之下，并從以下幾個方面予以強化：一是規定并指導承接方設置專職檢查人員，專職負責對數據、圖像及縮微膠卷等全要素技術指標進行質量檢查。比如數據檢查方面包括電子目錄數據的檔案文件命名、圖像模式、文件數量是否正確，電子目錄數據與電子影像是否一致，電子標版影像片首標識區、電子影像索引區及片尾標識區的數據編號是否準確等；圖像檢查方面包括數據接收下載環節檔案圖像格式是否正確、數據處理轉換環節是否完成“彩轉灰”、圖像是否完成標準化處理等；膠片檢查方面包括縮微膠片背景密度、灰霧度及解像力基本技術指標等。二是檔案管理方選派業務經驗豐富的專業技術人員組成核查小組，專職承擔縮微品質量檢查工作，針對承接方全面檢查過的產品，同樣基于全要素技術指標按比例進行質量抽查，如某一環節或某一節點出現誤差則整批予以退回。三是檔案管理方組織本單位相關處室負責人根據項目進度分批次驗收，驗收過程中嚴格執行相關流程與工作規章，比如《數轉模項目批次驗收工作方案》，內容包括本批次相關項目的文檔、數據、圖像、膠片及安全措施等，再次全方位嚴把質量關。四是接受業界專家指導，一方面在項目啟動初期聘請業界專家針對項目的流程、崗位設置、質量標準等提出具體要求，另一方面項目結項時再次聘請專家參與項目驗收，最終完成項目的質量監督與核查閉環。

值得注意的是，項目現場管理是“數轉?！表椖抗芾淼囊豁椫匾獌热萸沂且粋€關系重大的管理課題，是檔案管理方與項目承接方共同承擔的重要職責。項目現場管理不僅需要雙方管理層和所有員工共同參與，獲得共識并采取共同的自覺行動，更需要相關專業人員通過專業手段加強現場管理。僅就項目現場的安全管理而言，安全隱患無處不在，諸如制作過程涉及的用電、消防安全的監管問題，現場人員的進出管理問題，這些潛在的隱患均需要得到及時有效控制。[8]此外，在項目管理實施過程中，產生的諸如檔案數據的下載、保管，縮微品的制作、移交，輸出數據的打印、保存等工作，均與檔案管理方各相關部門存在諸多密切聯系。因此，檔案管理方應采取嚴謹的工作流程，明確操作規范，進而建立起覆蓋全時、全員、全區域、全過程的安全保障體系，確保所有風險提前得以防范。有效的項目現場管理有利于避免“數轉?！表椖抗ぷ髦袡n案管理方與項目承辦方各自為政的分割式管理現象，讓檔案管理方與項目承接方共同推進“統一管理、分工協作、逐級負責”的管理方式，將各項管理措施橫向到邊、縱向到底，形成各有側重、合作互補的良性工作機制，排除各種影響存儲介質質量的風險因素。這也恰恰是以項目核心價值目標為引領，全面增強全員核心價值意識，有效提升“數轉?！表椖空w管理水平的最佳切入口。

總之，“數轉?！表椖渴菙底只瘯r代帶給檔案部門的巨大機遇與挑戰。針對重要珍貴歷史檔案的“數轉?！惫ぷ?，需要從多角度進行認真考量，尤其在對其進行異質轉換與管理的過程中，要強化檔案“數轉?！表椖康膬r值引領作用，落實項目管理過程中的各項責任，全面有效地做好“數轉?！表椖抗芾硖嵘ぷ?，只有這樣才能真正高質量實現檔案“數轉?！表椖康墓ぷ髂繕?，真正高質量提升檔案保護與利用的水平與質量。

注釋與參考文獻

[1]中國第一歷史檔案館.明清檔案事業九十年[M].北京：人民出版社，2016：289-302.

[2]李麗云.論數字資源長期保存研究機制[J].北京檔案，2010（9）：11-12，30.

[3]杜琳琳，郝晨輝.《數字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術規范》簡介[J].中國檔案，2010（10）：62-63.

[4]黃霄羽，靳文君.檔案服務能力的概念界定與內涵解讀[J].檔案與建設，2023（4）：14-18.

[5]金淑紅.數字化技術與檔案存儲解決方案[J].科技創新與應用，2014（6）：54.

[6]商藝涵.我國檔案造假問題的實證解析與治理對策[J].檔案管理，2023（2）：84-88.

[7]王穎.紙質歷史檔案文獻毀損原因及其保護研究[J].檔案管理，2020（4）：75，77.

[8]中國第一歷史檔案館.明清檔案與歷史研究論文集.中國文史出版社，2015：784-793.

（責任編輯：邵澍赟）