高校文書檔案管理規范化建設與高質量發展的思考

DOI：10.16255/j.cnki.ldxbz.2024.01.007

［收稿日期］? 2023-08-01

［作者簡介］? 張什（1983—），女，河北隆堯人，北京教育學院學術資源部助教，碩士，主要研究方向為文書檔案管理。E-mail：zhangshi0615@126.com

［摘? 要］? 基于高校文書檔案管理工作的重要性及特性，分析文書檔案管理規范化建設與高質量發展的基礎工作要點，并針對當前高校文書檔案管理工作中存在的主要問題，提出推進高校文書檔案管理規范化建設與高質量發展的建議，旨在不斷提升高校文書檔案管理工作水平。

［關鍵詞］? 高校；文書檔案管理；規范化建設；高質量發展；檔案數字化平臺

［中圖分類號］? G 647；G 275.2? ［文獻標志碼］? A? ［文章編號］? 1005-0310（2024）01-0042-05

Reflection on the Standardization Construction and High-quality

Development

of Document and Archive Management in Colleges and Universities

ZHANG? Shi

（Academic Resources Department， Beijing Institute of Education， Beijing 100120，China）

Abstract：? Based on the importance and characteristics of document and archive management in colleges and universities， this paper analyzes the basic working points of the standardized construction and high-quality development of document and archive management， and proposes suggestions to promote the standardization construction and high-quality development of document and archive management in colleges and universities in light of existing problems， aiming to continuously improve the level of document and archive management in colleges and universities.

Keywords： colleges and universities；document and archive management；standardization construction；high-quality development；archive digitization platform

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中對有價值的內容進行的歷史記錄。高校的文書檔案不僅記錄學校的發展歷史，也為高校的各項工作提供信息服務。在高校文書檔案管理工作中，圍繞高校辦學功能形成的各種文獻資料及有價值信息的收集和保存是重點，記錄歷史、服務現實是檔案管理

的最大功能。文書是前身，檔案是歸宿［1］。文書對檔案工作有直接影響，檔案管理為日后學習參考、工作延續及事業發展提供基礎和保證。

文書檔案管理是高校最基礎的工作之一。高校的文書檔案涵蓋各部門、各學院的文件資料和基礎數據，如果文書檔案不能得到規范化管理，將會影響其內容信息的真實性、有效性及價值和作用，進而影響對高校歷史和發展的客觀評價。因此，要提升高校文書檔案管理工作的質量和效率，就要不斷推動該項工作的規范化建設和高質量發展，以期適應新時代、新形勢下的發展趨勢和需要。

“規范化”是指按照明文規定或約定俗成的標準、規范進行操作，使某一行為或活動達到或超越規定［2］。其實質在于減少行為的盲目性和隨意性，使行為符合標準和規范的統一要求。高校文書檔案管理規范化建設，就是通過不間斷努力使文書檔案的管理工作達成既定標準并形成一定之規?！案哔|量”是國家對現階段各項工作的總體要求，即要改變重“量”不重“質”的現狀，注重創新發展和良好的質量效益。高校文書檔案管理工作的高質量發展，在高校當前和今后的建設發展中是一項重要任務。規范化建設和高質量發展，從兩個方面對高校文書檔案管理工作提出了更高要求。兩者皆為工作重點，又各有側重，前者對文書的內容要點、文本形式，以及檔案管理行為、工作流程和作用有基礎性要求，是前提；后者主要是對文書內容的水平層次，以及檔案管理方式、能力和使用效率的要求，是發展的創新性要求。

北京聯合大學學報2024年1月第38卷第1期張? 什：高校文書檔案管理規范化建設與高質量發展的思考

目前，高校文書檔案管理工作中存在一些問題，主要包括：一是對文書檔案管理工作重視不夠，意識不強；二是文書檔案收集與歸檔工作不規范；三是高校檔案管理隊伍多由兼職檔案員構成，專業知識水平不高；四是現代技術手段的運用與開發水平不高。

1? 高校文書檔案及其管理的獨特性

高校在辦學過程中會產生很多數據資料，將這些資料合理分類并形成文書檔案，對高校的教學、科研及其發展和改革都具有重要作用和價值。

1.1? 高校文書檔案的紀實性與傳承性

高校文書檔案是高校實踐和認識活動的原始記錄，是將高校辦學傳統與成果形成厚重積淀的有效手段，是高校歷史文化的存儲器。

如果沒有文書檔案，高校就失去了連續、全面、直接地記錄和積累學校歷史文化的原始載體。高校文書檔案記錄高校各個時期的發展信息，包括學校按上級文件要求組織大型會議和活動過程的全部資料。在日常工作中，高校文書檔案的查詢和利用，為高校和教職工維護正當權益，為高校教育教學評估、審計、年檢、信訪、迎接上級各種檢查，以及為公安機關查證等各種事宜提供依據。

文書檔案是衡量高校建設發展水平的原始資料，體現辦學治校的效益高低、發展質量和水平層次，為高校發展提供見證，對高校確定未來的建設重點和發展方向起到重要的參考作用。文書檔案的紀實內容能夠準確記述并反映高校的辦學傳統、

辦學特色及校園文化的傳承發展。

1.2? 高校文書檔案的政策性與法理性

黨的政策、政府法令法規是所有文書檔案的準則與依據，具有一定的行政約束力與法定權威性。高校文書檔案的政策性較強，其內容應真實體現黨的方針政策、國家法律法規要求。高校文書檔案能反映高校在辦學過程中貫徹執行上級黨政部門政策文件及完成各項任務等方面的執行力、創造力，因而成為檢查、巡視、評估、審計的重要憑證［3］。

1.3? 高校文書檔案的專業性與學術性

高校文書檔案記載著高校在人才培養、學科建設、專業發展、教學改革、教師隊伍、科研學術、教學質量、教務管理、文化傳承與創新、國際交流合作、學風校風建設等方面的內容，呈現各類基金項目、學術科研活動及資源開發利用等方面的成果，充分體現了高校的辦學性質和功能定位。隨著高校走向國家現代化建設的舞臺中心，高校文書檔案管理越發肩負為國家事業發展積累寶貴財富的重任和使命，這也是推進高校文書檔案管理規范化建設和高質量發展的根本價值所在。

1.4? 高校文書檔案的社會服務屬性

高校的文書檔案，如會議紀要、科學研究、技術研發、專利成果、項目課題、各類獎項以及各類報表和統計分析資料等，具有重要的保存價值，為社會

經濟、政治、文化等方面的發展提供服務和應用參考［4］。高校文書檔案具有社會服務屬性，其部分信息資源可面向社會開放，提供無償或有償服務。例如，開展相關業務咨詢、合作開發、成果轉化，在產生社會經濟效益的同時可獲取必要收益，充分發揮高校推動社會進步與發展的積極作用。

1.5? 高校文書檔案管理的業務性與科學性

高校文書檔案管理工作具有專項業務特性，能夠對高校內部各項事宜進行詳細記載，將內部各類會議、業務實施計劃及項目成果等多樣化文件進行完整保存［5］。同時，在檔案分類和管理流程上要有所遵循，如：《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》將文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩類，定期分為30年、10年等，具體保管時間以文書檔案保管期限具體規定為參照［6-7］；《歸檔文件整理規則》規定了檔案分類方法、檔號編制規則、檔案裝訂要求及歸檔樣式等［6］。

高校要建立科學、規范、便捷的文書檔案統一管理模式，將所有文書檔案按統一的規范進行分類并集中存放和管理，有效解決檔案分散存放的諸多弊端。高校文書檔案為各項具體工作提供參考依據，有利于學校決策的科學性、有效性、準確性。

2? 高校文書檔案管理規范化建設與高質量發展的基礎工作要點

高校職能部門和二級學院在日常文書的收集和歸檔工作中，應圍繞學校重點工作，根據各自工作職能，明確歸檔范圍并進行分類收集，按照文書檔案管理辦法，制定部門或學院的歸檔范圍和保管期限表，便于后續學校層面的歸檔、查詢和利用。檔案管理員應定期到各部門調研和座談交流，針對部門工作的特殊性制定檔案規章制度的具體實施辦法，做好文書收集工作和檔案形成工作之間的銜接。同時，針對各部門文書收集范圍不準確、

內容不齊全的問題，檔案管理員應及時給予指導和糾正，保證文書檔案的真實性和完整性。

2.1

強化文書歸檔管理的工作規范

文書檔案收集整理工作的規范化能保證檔案的完整和準確，對以后的查詢和利用具有重要意義，具體工作可以從以下幾個方面著手。

1）檢查文件紙張有無重復頁、缺頁情況；核實文件材料的請示與批復是否配套；檢查歸檔文件是否使用廢紙打??；檢查用筆是否合規。對不符合規定的，必須予以更正。

2）檢查歸檔文件目錄與歸檔文件是否相符，避免出現有文件沒有目錄或有目錄沒有文件的情況；檢查文件是否有落款單位，是否標注落款時間，標題是否規范等。對不符合規定的，必須予以更正。

3）嚴格按照文書檔案歸檔范圍收集齊全再進行移交；當年文書檔案應及時歸檔，要對校內各部門的歸檔范圍和保管期限表及時進行修訂。

2.2? 不斷完善文書檔案借閱制度

高校文書檔案借閱制度的規范與完善，有利于文書檔案被高效利用和管理。為此，高校要建立完善的各類檔案借閱程序和制度，如常規檔案審批程序、保密檔案審批程序、外來人員借閱檔案審批程序等。高校檔案管理部門要全方位地服務于校內各項工作，為各部門工作人員查閱檔案提供便捷的服務。

1）查閱檔案須嚴格履行登記手續，填寫查閱者的相關信息、查閱目的和

查閱內容等。查閱檔案一般應在查閱室進行，閱后立即歸還，如確因工作需要必須借出，須辦理借閱手續，并在規定期限內歸還。

2）查（借）閱不宜公開或屬于黨政秘密級的檔案，須經檔案管理部門相關負責人批準，必要時還須經分管校領導審查同意，方可辦理查（借）閱手續。查閱會計檔案、學籍檔案、紀監審檔案、基建（圖紙）檔案，須由檔案形成部門到檔案室查閱。

3）對于借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相等行為；借出的檔案不準轉借他人，要嚴加保管。如有丟失或損壞等情況，將視情節輕重，給予批評教育、罰款，甚至追究法律責任。

4）原則上，高校檔案不對外單位提供借閱，如外單位因公確需查閱，必須持單位介紹信，經高校承辦處室認可、相關負責人批準，方可由承辦處室辦理非密級檔案

的查閱手續，并只限在檔案室查閱。閱檔人員要嚴格遵守保密制度，嚴禁

向無關人員泄露檔案內容。

5）檔案工作人員對歸還的檔案，必須認真檢查，

經核對無誤后方可辦理借閱注銷手續。

2.3? 加強檔案管理人員隊伍建設

高校文書檔案管理是一項專業技術性較強的工作，檔案管理規范化建設和工作質量的提升，與檔案管理人員的素質能力和知識結構有密切關系。因此，檔案管理人員應提高認識，樹立服務高校改革發展、教學科研及廣大師生員工的自覺意識。

專職文書檔案管理人員要在日常管理工作中，善于發現并及時溝通、協調和解決問題，不斷積累工作經驗和能力。同時，要加強業務學習，與相關檔案局、高校檔案學會保持緊密聯系，接受專家指導，學習先進單位的寶貴經驗，不斷提高檔案管理的業務素質。

高校檔案管理部門應根據檔案管理制度和檔案管理的目標，

加強專、兼職檔案員隊伍建設，如：

組織專、兼職檔案員參加檔案理論和業務知識的培訓，開展交流和調研；組織檔案業務知識技能競賽，提升校內各部門文書檔案管理的工作水平。

2.4? 加強對二級單位文書檔案管理工作的監督指導

在高校文書檔案管理工作中，各部門、學院等二級單位兼職檔案員的職能是負責檔案的收集、保管、整理和立卷，檔案形成的基礎來自兼職檔案員。在檔案形成過程中，收集的文件是否規范，收集的范圍是否準確和完整，直接影響檔案管理工作的水平［8］。

在檔案移交前，二級單位兼職檔案員應依據歸檔范圍和保管期限將文件材料進行分類整理和立卷。檔案管理部門對二級單位移交的檔案，按照館藏要求進行鑒定，對符合入庫要求的進行分類、排列、編號、錄入及編制全引目錄等，進行規范化管理。

高校

應每年定期對二級單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。學校分管領導、二級單位主管領導及兼職檔案員要強化“文檔一體化”意識，充分發揮兼職檔案人員在檔案收集工作中的積極主動性和橋梁紐帶作用［9-10］。

3? 高校文書檔案管理規范化建設與高質量發展的建議

高校文書檔案管理是一項基礎性工作［11］，隨著高校辦學質量

和效益的提升，文書檔案管理也要提質增效。高校要堅持質量標準，制定確保高質量服務和發展的有效措施。

3.1? 加強不同類型檔案的規范化管理

高校文書檔案涉及黨群行政、教學科研、法律法規、經營管理等領域，類別多樣且各具特性。如：行政管理類通常以部門日常運行的文書為主進行整理歸檔，科研學術類通常以學術研究和項目課題的文書為主進行整理歸檔。針對不同類型文書檔案的具體管理辦法，各高校有不同的規范樣式。各類文書檔案的內容、形式及管理模式在不同層次的高校中存在較大差別。此外，由于當前我國高等教育的快速發展，高校在辦學過程中出現了一些新情況，涉及文書歸檔和管理的問題，尚未形成具體制度和有效措施。因此，高校檔案管理工作者需要深入研究和探索適應不同類型和情景的文書整理、歸檔、管理的工作機制，逐步完善與之相對應的管理制度，并形成有效的工作方案和措施，提升文書檔案的管理效率和使用效益。

3.2? 加強文書檔案管理人員的專業化培訓

目前，高校文書檔案管理還存在一些問題，尤其是在文書收集、歸檔整理和有效利用方面，存在標準不明確、分類不科學不規范等問題［3］，影響了檔案管理工作的創新發展。究其原因，在于文書檔案管理人員的專業能力不足。因此，高校應加強文書檔案管理人員的專業化培訓、交流和考核，促進文書檔案管理者拓展視界、勤學善思，增強開拓創新、與時俱進的工作能力，從而提升檔案規范化管理的質量與水平。

3.3? 加強數字化文書檔案管理

體系建設

在當今科技時代，數字技術應用水平直接決定工作效率，大數據應用是各行各業發展的必然要求。數字化、網絡化、信息化是文書檔案管理的必然趨勢，加強文書檔案管理信息化建設、實現檔案工作管理模式現代化勢在必行［12］。

高校應建立統一、規范的數字化文書檔案管理體系，使檔案的收集整理更加高效、分類存儲更加精準、查閱利用更加便捷、數據分析更加科學，讓科技為文書檔案規范管理賦能，充分發揮科技在文書檔案管理中的作用。數字化文書檔案管理體系可以使同類或內容關聯的文書檔案清晰呈現，并能提供系統的數據分析結果，為決策和政策制定提供全面、有效的數據支撐。

3.4? 加強文書檔案管理數字化平臺建設

目前，有些高校仍采用單一紙質的文書檔案管理模式或陳舊、滯后的管理系統，效率低下且造成資源浪費。隨著數字化平臺管理水平的不斷提升，其優越性和便捷性越來越得以體現，能大大提升工作效率

。高校文書檔案管理數字化平臺建設至關重要，其建設步驟主要分為3部分：第一，通過檔案數字化完成檔案基礎數據建設，初步實現網上查閱電子檔案的功能；第二，在現有系統功能的基礎上，進一步完成系統的升級改造，完善網絡電子文件審批流程、網絡查詢檢索功能、網絡電子文件保密機制等，將系統面向全校開放，各級領導、各部門均可以在自身權限范圍內適時查詢、即時調檔，如超出權限范圍可通過網絡平臺進行申請和審批，以此提高檔案信息資源的利用效率；第三，通過開發系統平臺，合理配置和利用檔案信息資源，積極改變傳統的檔案管理模式，為學校各二級單位提供主動式的文書檔案信息服務。通過文書檔案管理數字化平臺建設，學校的檔案信息資源逐步實現網絡化、信息化，最終形成學校檔案信息資源匯集中心，實現局部檔案信息化管理向全校檔案信息化管理的過渡，使檔案資源從封閉走向開放，檔案信息管理與利用模式邁上新臺階。

4? 結束語

高校文書檔案的形成特點各異，因此，高校在文書檔案管理工作中，應不斷總結經驗、深入研究，基于信息技術完善數字化平臺建設，優化和完善文書檔案管理流程，強化文書檔案管理隊伍建設，提升檔案員的專業知識和能力水平。通過合理開發與利用，高校文書檔案不僅精準記錄了高校改革、建設和發展的過程，還發揮了其專業性與學術性的價值和作用?！笆奈濉睍r期是檔案事業轉型高質量發展的重要歷史機遇期［13］，高校應進一步完善檔案工作協調機制，健全各項規章制度，推進文書檔案管理模式創新，形成規范、科學的文書檔案管理工作體系、制度和機制，進一步提升文書檔案數字化、信息化建設水平，為高校事業高質量發展提供有力支撐和重要保障。

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（2021-01-07）［2023-07-25］. https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202101/2d00d00de2c54e9b87bd429843ba98b2.shtml.

（責任編輯? 白麗媛；責任校對? 齊蓉暉）