生物科技公司財務內部控制優化路徑探討

曹 英/文

生物科技公司作為當前國內高新科技領域的代表之一,為推動我國科研事業做出了巨大貢獻。同時,生物科技公司內部運營機構復雜、投入資金總量大,對財務內部控制提出更高的要求。生物科技公司應結合內部控制基本要素,加強對資金與資產的控制,并規范企業各項會計實務處理流程與業務活動內容,實現會計信息質量、財務管理效率的提升。但從實踐結果來看,由于大部分生物科技公司在日常經營中更注重技術革新與市場站位,其財務內部控制工作實施中還存在一定不足,必須采取有效的優化措施,為生物科技公司健康發展奠定基礎。本文首先對生物科技公司財務內部控制重要性進行分析,然后探討當前生物科技公司財務內部控制存在的問題,最后提出有效的優化路徑。

財務內部控制是提升企業財務管理質效的關鍵,通過有效的財務內部控制能夠進一步優化企業財務管理制度,幫助企業落實各項財務管理工作,控制企業成本,提升企業經濟效益。當前,一些生物科技公司缺乏完善的財務內部控制意識,尚未構建健全的內部控制機制,導致其整體財務管理效果不佳。在市場經濟不斷深入的今天,生物科技公司面臨的競爭壓力增大,必須采取有效的財務內部控制措施,改善其內部控制水平,促進公司走向良性發展。

生物科技公司財務內部控制的重要性

近年來,我國生物科技公司數量逐漸增多,所面臨的行業競爭壓力逐漸增大,通過財務內部控制,能夠有效梳理公司各項經濟活動,進一步明確風險控制點。同時通過對公司運營中潛在的風險進行總結,找到風險管理薄弱環節,并針對不同風險類型,采取有效的風險管控策略,夯實公司財務工作,控制運營成本,為企業經濟效益提升奠定基礎。

具體來說:第一,生物科技公司實施財務內部控制能夠為其業務開展奠定基礎,保證公司資產安全、財務信息完整真實,為公司經營決策提供真實有效的信息依據。構建完善的財務內控體系能夠為公司經濟業務流轉實施有效監督,保證各項經濟決策實施到位。第二,對外提供生物科技專業服務是生物科技公司最重要的業務內容,實施有效的財務內部控制工作,有效梳理內部管理流程,能夠提升對外服務的質量和效率,還能發現企業經營管理活動中潛在的問題,以便于采取有針對性的措施,進一步規范生物科技公司經營活動,降低財務風險,避免出現資源浪費問題。第三,實施財務內部控制能夠切實提升生物科技公司管理水平,及時發現生物科技公司在經營過程中出現偏離戰略目標的問題,還能進一步明確內部人員職能,把握整體經營方向,避免內部發生徇私舞弊等行為,為生物科技公司健康發展提供保障。

生物科技公司財務內部控制問題

財務內部控制環境仍需優化

第一,財務內控體系不夠完善。很多生物科技公司在發展初期建立了內控制度,但內控制度不夠完善,存在照搬范式的問題,與公司自身情況不符,缺乏針對性、獨立性。生物科技公司領導層、管理層對財務內控工作不夠重視,在財務部門中缺乏指導性文件,導致財務內控成為財務一個部門的責任,企業其他部門參與度、配合度較低,無法形成及時有效的反饋機制。財務人員依賴傳統工作經驗和現有規則,缺乏整體觀念、大局觀念,導致企業財務內部控制效果不佳。第二,對財務內控工作重視程度較低。部分生物科技公司重視產品研發和銷售,忽視了財務內部控制,且受傳統管理理念束縛,未能將財務理念融入日常管理,內部控制更側重于事后控制,無法在公司內部形成一個有效的閉環管理模式。核算等基礎財務工作已經占據了財務人員絕大部分時間,甚至需要加班,財務人員沒有更多的精力參與財務內控。由于財務人員工作壓力大、相關人才短缺,導致財務工作以日常流程為主,無法參與企業經營決策,導致財務內控工作缺乏相應的人文環境。

財務風險管控不到位

第一,缺乏事前控制。當前,很多生物科技公司未能設立專門的風險識別崗位,依靠管理層從經驗角度識別風險,缺乏科學的風險識別機制,以致面對突發事件往往無法做出及時的反應,更多是事后解決和總結。并且公司內部沒有設置專門的法務部門,將涉及法律的工作分配到財務部門甚至科研質量部門,嚴重影響財務風險管控水平。第二,缺乏相應的反饋機制?；谑潞罂刂茩C制,生物科技公司應對風險整體工作機制不完善,缺乏應急管理制度、責任追蹤制度等,在財務風險問題發生后未能持續跟進,也未能做好相應的后續評估,不能為后續同類型風險處理積累經驗,導致重復性工作增加成本,也會增加企業財務風險管控機制建設的難度。

財務內部控制活動尚未完善

第一,固定資產管理方面。生物科技公司固定資產涉及多個部門,但由于內部信息溝通不暢,各部門固定資產都有自己的管理制度,彼此缺乏配合,導致固定資產管理整體混亂。尤其是針對生物產品研發部門、銷售部門等,自身工作量大,導致固定資產管理水平差,只能生硬執行現有制度,不懂得靈活變通。甚至一些部門認為固定資產管理并不是自己的責任,不愿意花費時間在固定資產管理上。另外,生物科技公司缺乏完善的固定資產保護意識,在日常辦公、活動中存在資源浪費、分配不合理等問題,會增加公司采購成本;對固定資產盤點不到位,僅年終盤點清查,難免會存在賬實不符的情況。第二,缺乏有效的內部牽制。生物科技公司在財務內控工作實施中,未能貫徹不相容崗位分離的原則,關鍵崗位未能實現有效輪崗,往往出現一人身兼數職。例如,很多時候生物科技公司出納負責采購業務付款審批與執行、貨幣資金會計記錄與審計監督,身兼數職缺乏彼此牽制和監督,容易滋生貪污土壤,同時也會導致工作量增加而出現失誤。

財務內部控制信息系統不完善

第一,財務信息化系統不夠統一。生物科技公司在實施財務內控信息化改革過程中,只有保證信息化與內控體系匹配均衡,才能更好地實現內控目標。當前,一些生物科技公司內控信息化系統不統一,導致各個信息化平臺之間信息傳遞受阻,容易造成信息孤島,不利于內部控制目標的實現。例如,A生物科技公司實際工作開展中所要用到的軟件包括 IFS、PO online、CAPEX、 Oracle、SAP和 Concur。其中,IFS與PO online之間數據對接,但與其他系統之間數據接口不統一,相互之間不關聯,以致企業IFS財務系統在利潤表、資產負債表等匯算過程中依舊需要借助大量人工處理,導致財務工作整體效率偏低,也會影響企業財務報表數據的準確性。第二,財務信息化系統管理不到位。對財務內控信息化系統管理維護不當,未能安排專人負責,大多數情況是在系統出現問題時才會進行解決。事后解決的形式會嚴重影響工作效率,也無法發揮信息化系統的優勢。同時,對信息系統訪問權限規定不夠明確,以致出現權限與崗位不匹配的問題,難以發揮信息系統對財務內控工作的價值。

財務內部控制監督體系缺乏科學性

第一,內部審計工作獨立性不足。很多生物科技公司未能成立專門的審計部門,內審工作主要由財務人員負責,形成“既做裁判又做運動員”的尷尬局面,內部審計工作質量更多依賴于財務人員的職業操守,難免會影響財務內審的客觀公正性,削弱了內審的作用,對生物科技公司長遠發展造成不利影響。當然,一些生物科技公司中設立了監督崗位,但由于缺乏配合的約束機制,導致相互監督成為一句空談,無法為財務內控體系建設提供幫助。第二,內審人員綜合素質有待提升。內部審計是開展財務內部控制工作的重要途徑,能夠對企業經濟活動實施有效監督。但內部審計人員綜合素質決定了這項工作的質量,要求其不僅懂得財務、審計方面的知識,還應該了解企業運營流程、業務狀況等。但目前很多生物科技企業內審人員往往由財務人員擔任,其對公司主營業務了解程度不足,在內部審計工作中更多憑借相關憑證票據開展,無法深層次挖掘公司財務工作中存在的不足,無法為財務內部控制提供有效的依據。

生物科技公司財務內部控制優化路徑

優化財務內部控制環境

第一,建立更加健全的財務內控體系。生物科技公司應該從財務內控制度入手,對公司內部各部門業務流程是否符合法律法規進行審核,并集中清理整治缺乏管理制度的問題,對財務內控制度進行更新,保證相關制度符合公司發展現狀,保證制度的時效性、完整性,并將內控制度以書面形式下發到具體部門中,并對制度執行進行跟蹤評價,收集各部門對內控制度的反饋意見,以便于實時改進和更新,保證財務內部控制制度的完善性。第二,加強公司財務內控組織建設,形成以財務部門為重心,各部門提供輔助的內控組織結構,進一步明確各崗位工作權限,形成各層級相互制衡的模式。堅持不相容崗位分離原則,避免一人身兼數職的問題,避免監督權過于集中。第三,樹立財務內控意識。財務內控工作需要各部門之間緊密配合,生物科技公司領導層應該加強對財務內控工作的重視,并將財務內控納入生物科技公司戰略體系,為財務內控提供支持,形成上下統一認識,為促進企業內控目標實現奠定基礎。第四,強化生物科技公司文化建設。通過生物科技公司文化建設幫助員工樹立正確的價值觀,同時引領員工思想、規范員工行為,增強企業內部整體凝聚力。在財務內部控制體系建設過程中,應該充分發揮員工的主觀能動性,在生物科技公司文化統領下,讓內控體系贏得更多員工的支持,將制度建設與精神文明建設有效結合起來。

加強財務風險管控

第一,明確財務風險管控目標。生物科技公司開展財務內部控制工作應該保證企業運營安全,保證生物科技公司各項經營活動都處于健康狀態;同時通過風險識別、風險規避、風險處理等,保證企業經營效益;還應該將風險管控理念滲透到企業業務流程環節中,讓相關工作流程更規范,對相關流程進行精簡、優化,控制運營成本。第二,進一步優化財務內控風險管控流程。第一,風險識別、評估。要求生物科技公司對運營中內外風險進行有效識別,同時通過量化方式評估風險大小和結果。第二,風險應對。根據風險評估結果,制訂有針對性的風險應對策略,包括風險規避、風險轉移、風險減輕,同時也包括風險接受。第三,風險防范、跟蹤反饋。建立事前控制為主的防范機制,并在風險應對結束后進行有效總結,分析風險表現形式、應對策略、可能造成的后果等,為后續類似風險防控奠定基礎。

完善財務內部控制活動

第一,強化固定資產管理。引入先進的信息化管理系統,實現對固定資產從申購、審批一直到報廢全過程的監控。同時建立固定資產管理責任制,根據固定資產使用部門實現歸口管理,將管理責任具體到人。建立固定資產臺賬,強化固定資產管理宣傳,在生物科技公司內部形成自覺愛護固定資產的習慣,避免浪費。第二,對財務崗位職責進行合理分配。堅持不相容職務分離模式,并加強對相關人員的培訓工作,幫助新員工快速適應工作節奏,滿足財務工作需求。

優化財務內部控制信息系統

第一,推動財務信息系統融合。通過整合現有信息平臺,消除信息孤島,努力實現企業內部信息數據共享。對各信息系統潛能進行挖掘,更好地掌握企業內部經營狀況。仍然以A生物科技公司為例,針對當前A公司財務信息系統存在的問題,應該從IFS財務系統升級入手,可以增加利潤表、資產負債表等自動生成功能,保證財務報表的實時性,避免手工報表造成的數據不準確、不及時等問題。根據公司長期發展目標,以IFS為主系統,促進現有多個信息平臺向主系統融合。例如,可以將生物科技公司現有采購功能系統PO online取消,直接利用IFS系統中的采購功能模塊,實現銷存一體化管理,提升企業財務信息化水平,為財務內部控制工作實施奠定基礎。第二,強化財務信息系統運行維護工作。生物科技公司應該安排專門人員負責財務信息系統運維工作,建立科學的日常維護保養制度。為了確保財務信息安全,需要根據不同崗位設置對應權限。第三,構建完善的內部溝通渠道。在生物科技公司內部應該構建積極的溝通渠道,積極收集和聽取基層員工對內控工作的建議,將內部溝通作為企業一項制度化工作,激發員工參與的熱情,幫助員工樹立責任意識。

健全財務內部監督體系

為了保證內部審計監督職能的發揮,要求內審人員熟悉整個業務流程,能夠深入各業務環節中。同時,應該加強對內部審計結果的使用,以審計結果為依據,逐漸完善財務內部控制體系,加強反思、反饋,對生物科技公司財務內控設計缺陷進行分析,進一步完善內控機制。另外,生物科技公司可以借助第三方審計機構,對生物科技公司財務內部控制工作展開外部審計,發揮內部審計和外部審計的聯動性,更好地發揮審計職能,幫助企業建立更加健全的財務內部控制體系。

生物科技公司實施財務內部控制工作能夠幫助企業控制成本、提高風險防范能力,是實現企業經濟最大化目標的重要措施。當前,企業財務內部控制實施過程中還存在一定的不足,包括內部控制意識薄弱、內部溝通不暢、信息化系統不夠完善、缺乏有效監督等,影響財務內控的質量。因此,必須采取針對性的措施,逐漸形成科學、完善的財務內部控制體系,為生物科技公司的健康發展保駕護航。