新公司法下公司“三會”會議管理的升級與應對

王志剛

“三會”會議管理，既要立足于公司，立足于公司治理體系的核心——董事會，確保公司“三會”規范運作與履行職責，又要從治理體系整體出發，尊重股東作為公司所有者的權利，尊重審議事項提起人總經理的熱情與付出，尊重公司債權人和公司職工的合法權益

在2023年倒數的第三天，歷經四審的中國公司法修訂版發布了。這部將在半年后實施的法律，與舊公司法相比在公司資本制度、公司登記制度、股東權利保護和董事高管責任等方面都有很大的修改。作為一名中國公司治理領域的實務工作者，筆者更加關注新公司法對于公司股東會、董事會和監事會（統稱為“三會”）實際工作的影響。

“三會”會議的認識升級

“三會”作為公司治理體系的基本組織，在有限公司、股份公司、上市公司等各類型公司中實際運行狀態相差極大，即使同為有限公司的“三會”，同樣是以公司法為基本的運行規則，各公司的“三會”會議和管理也有著巨大的差異。

2023年新公司法第一章總則中關于“三會”會議新增兩條，第二十四條規定了股東會、董事會、監事會召開會議和表決可采用電子通信方式，第二十七條規定了股東會、董事會會議決議不成立的四種情況；總則第二十五條規定會議決議內容違反法律、行政法規的無效，為原法條文；總則第二十六、第二十八條為原公司法條款修改，分別規定了股東會、董事會決議的股東撤銷權、決議被法院宣告無效或撤銷或者確認不成立的法律后果。

這些規則適用于所有類型公司的“三會”會議，那些被視為“會議事務工作”的會議通知、會議文件準備與簽署以及會議前后的溝通，隨著新公司法的出臺，正成為事關股東權利保障、事關董事會和股東會決議法律效力的“重要工作”。如果考慮到“董事應當對董事會的決議承擔責任”的法律規定，以及新公司法關于董事職責和法律責任的加重，“三會”會議事務是事關董事、監事、高管法律責任的“核心工作”?！叭龝睍h管理的確應當成為各類型公司均應認真面對的工作。

或許有人對此不以為然，認為新公司法的以上修改，不過是將現實中的通訊會議和通訊表決予以了法律認可，不過是將最高法關于適用《中華人民共和國公司法》若干問題的規定（四）（簡稱“公司法司法解釋四”）中的條文納入了公司法新規而已。然而，一個新的法律條文對于社會現實的影響力，絕非文字表面那么簡單。董事會和股東會會議的召開和表決采取何種方式，本屬于公司自治范疇，但會議決議的法律效力一旦與這種方式直接掛鉤，這種公司自治受法律保護的程度，就成為所有股東不得不考慮的現實問題。而董事會和股東會決議是否成立、能否被撤銷，在公司法修訂之前，糾紛解決就有公司法司法解釋四作為法律規范。但司法解釋條文和公司法明文規定之間的現實差異仍然是顯而易見的，新公司法對于已作出但不成立的會議決議列舉出四種情形，就建立了董事會和股東會的治理行為規范，這與司法解釋指向的法院支持與否有著完全不同的現實意義。

不同類型的公司，治理水平不同，“三會”管理狀況也完全不同。上市公司從公司章程到“三會”議事規則都是規定全面、內容翔實的，在實踐中還需要面對交易所的信息披露審核和證監局現場檢查的現實壓力，因此上市公司的“三會”管理除了“股東大會”改稱“股東會”之外，受到新公司法的影響很小。而有限公司和非上市股份公司，則面臨著從公司章程的合格與否，到公司“三會”的具體規則可行與否、可靠與否的一系列問題。那些以決議文件傳簽為主要會議形式的公司，確實面臨著董事會和股東會決議效力可靠性的考驗，面臨著董事和股東相互信任與相互尊重的考驗。

“三會”會議的全程管理升級

股東會、董事會、監事會的會議是“三會”作為公司治理機構履行職責、行使職權的主要方式?！叭龝睍h召集、召開是否合法合規及其法律后果，在新公司法中有了更為明確的規定。

公司法并未對“三會”會議的全流程作出規定，各公司對會議的流程也有不同的理解。筆者認為，從法律條文分析，“三會”會議從大的流程來講，可分為召集和召開兩部分：召集包括召開會議的提議、需審議事項的提案、召集人的決定、會議通知發出；召開包括會議的全部議程，涵蓋簽到、宣布到會人員和議程、審議各議案或事項、表決、計票、宣布表決結果和會議決議、簽署會議文件。立法機關將會議的具體流程交由公司自行確定，但對于涉及機構職責和董事履職的重要環節作出了明確規定。

從新公司法來看，法律保持了關于有限公司和股份公司“三會”會議規則的主要條款，延續了將具體程序交由公司章程規定的做法，但對于現實中日漸增多的“三會”會議決議糾紛，則在法律層面上明確了會議決議無效、可撤銷、不成立的各種情形。公司法的條文覆蓋了會議召集程序違法違章、未通知股東、未召開會議、出席人數不合法不合規、未表決、會議內容違法、內容違章、表決方式違法違章、同意票不合法不合規等會議全流程的各種問題，根據不合法不合規情形對股東和董事權益、對公司整體利益的影響情況，分別定為可撤銷、無效、不成立。對于股東會、董事會會議召集程序、表決方式僅有輕微瑕疵，未對決議產生實質影響的，排除了撤銷請求權，減少了股東之間的內耗。但何為“輕微瑕疵”，則又成了司法實踐見仁見智的事。

對公司而言，董事會和股東會的決議，通常直接指向公司真金白銀的投資方案和股權交易、實實在在的管理和制度安排，會議決議被撤銷或不成立或無效，都會導致公司處于極為被動、面臨重大損失的局面。因此，公司應當建立起對公司“三會”進行全程管控的機制，從提議召開“三會”開始，由董事會辦公室從專業角度介入，進行主體、流程、風險點的分析，確?！叭龝比鞒滩淮嬖诤弦庯L險點。

“三會”會議的精細管理升級

會議的精細化管理，不在于會議文件的精美和會議服務的周到，而在于會議全過程對于會議參與者依法享有權利的充分尊重。

對于股東會的通知，公司法規定有限公司須在會議召開前15天，股份公司正式會議會前20天、臨時會議會前15天通知股東。由于股東會通知期較長，對于這條規則，很多公司通過以下兩種方式來破解：一是規則式破解，即在公司章程中規定會議通知提前發出的豁免規定；二是分段式破解，即按規定期限提前發出會議通知，但缺少議案具體內容，或會議通知中對審議事項表述含糊不清，待公司安排妥當，再在會前發出一個補充通知或調整通知。通知期限的法律規定就是為了保障股東的知情權和股東參與決策的權利，股東只有參加股東會，才能有效地了解公司實情、有效地行使股東權利。提前15天的通知期，保證了股東安排參會，保證了股東充分了解和研究議案。一個重要和復雜的決策事項，僅僅從公司操盤者的需要來安排會議，將會議通知時間進行壓縮，或許是提高了工作效率，卻無形中損害了董事和股東依法享有的權利。與其承擔召集程序不合法的風險，去壓縮會議通知時間，真不如在會議籌備階段就對董事會和股東會的審議做好準備。這里需要解決的就是“三會”會議的精細化管理問題。

“三會”會議的精細化管理，主要體現在規章制度、審議事項、會議文件、執行流程四個方面。

所有公司的“三會”事務都必須遵循公司章程，制定了“三會”議事規則的股份公司在“三會”制度上就進了一大步。然而，即便是上市公司，也存在著規則的真空，比如現實中大量存在的通訊會議，卻在很多公司的“三會”議事規則中沒有規定，更不用說通訊會議意見與簽署文件沖突時如何解決。有限公司“三會”的首要問題就是無章可循，照搬公司法條文造成操作方面的規則空白，隨意化的“三會”流程又埋下會議決議效力糾紛的隱患。

“三會”審議事項，存在一個提案轉化為議案的過程，所議事項是否合法合規，是否涉及關聯交易，職能部門意見和主管高管的意見如何，是否有審計評估和律師等專業第三方報告，這些都是審議事項方面不可不查的細節。

“三會”會議文件，是“三會”會議的成果和載體，更是“三會”質量的體現。會議通知和授權委托書是否合規直接關系會議通知是否合規、股東能否有效出席會議，會議議案直接關系股東知情權的落實和表決的結果，會議表決票和決議直接影響會議結果的合規應用?！叭龝睍h管理到位，會議文件與檔案管理必須精細到位。

“三會”會議的流程，是法律法規和章程規則真正落實的關鍵環節。議事規則以職責和權限為關注點，會議要順利召集、召開形成決議，就依賴于流程的把控和細節的落實。比如，有限公司股東會必須通知到全體股東，如果沒有齊全和有效的股東聯系方式，如何保證公司履行會議通知義務？在股東會決議糾紛案件中存在著相當數量決議非本人簽字的糾紛，這就是“三會”會議執行程序失控所致。

“三會”會議管理的另類思考

“三會”會議管理的目的，是實現公司治理的良治，在股東之間、股東與董事會之間、董事會監事會與高管之間實現良性合作與理性監督的并存。因此“三會”會議管理，既要立足于公司，立足于公司治理體系的核心——董事會，確保公司“三會”規范運作與履行職責，又要從治理體系整體出發，尊重股東作為公司所有者的權利，尊重審議事項提起人總經理的熱情與付出，尊重公司債權人和公司職工的合法權益。

本文以“三會”為論，而不是按照公司法條文只談董事會和股東會，原因即在于，從公司治理整體而言，居于體系中心的執行機構——董事會，在推進公司“三會”會議體系建設時，要關注各類主體的權力和利益訴求。筆者認為監事會相較于董事會，更適合讓公司中無法取得實控權力和優勢地位的中小股東，在新公司法規則之下，以天然的監督者身份，對“三會”制度產生特殊的影響。新公司法施行，股東會已沒有大小之分，但公司仍然有大小之分，股東仍然有大小之分。股東會、董事會、監事會的機構設置與會議規則，仍然應當著眼于“三會”所存身之公司，合法、合規的“三會”規則，更應當合身。

似乎“三會”會議更多是關注議案和會議程序，很有些“就事論事”。但“三會”背后真正的當事人——公司股東，更加關注的是公司與股東、股東與股東之間的權益關系。股東會決議效力的訴訟，很多時候并不是對會議審議事項和程序的意見和沖突，而是會議背后股東之間的利益沖突和權力分配問題。

芒格說，“如果你想要說服別人，要訴諸利益，而非訴諸理性?！被蛟S當我們為股東會召集程序是否合規而糾結時，更應該做的是忘記“三會”的規則，去思考股東們真正的訴求。

作者系北京上市公司協會董秘委員會副主任