“互聯網+”時代機關事業單位干部人事檔案現代化管理模式探究

趙小冬

摘 要：隨著“互聯網+”時代的快速發展，對傳統檔案管理工作帶來了巨大沖擊。特別是機關事業單位干部人事檔案記錄著干部個人成長經歷、任職資格、學歷學位等信息，是干部考察任用和管理使用的重要依據。傳統的檔案管理工作存在效率低、周期長等弊端，難以滿足新形勢下機關事業單位干部人事檔案管理工作需求?；诖?，文章主要基于“互聯網+”時代，探析機關事業單位干部人事檔案現代化管理模式，旨在提高機關事業單位干部人事檔案管理效率，為人事部門選拔人才提供可靠依據。

關鍵詞：“互聯網+”；機關事業單位；干部人事檔案；現代化管理

中圖分類號：D630.3；G271 文獻標識碼：A

在機關事業單位，人事檔案屬于重要的人力資源信息載體，對于促進干部隊伍建設具有極其重要的作用，目前，我國機關事業單位干部人事檔案管理現狀不容樂觀，最為突出的問題就是信息化程度較低，嚴重制約了干部人事制度改革進程。因此，在“互聯網+”時代，應積極利用信息技術構建高效、便捷的新型檔案管理體系和管理模式，提高干部人事檔案管理工作水平，以適應新時期社會發展對人才提出的要求。

一、“互聯網+”時代機關事業單位干部人事檔案管理概述

在“互聯網+”時代，機關事業單位干部人事檔案管理得到了極大的改進和提升。傳統的紙質檔案管理方式面臨著信息傳遞速度慢、檔案安全性不高、存儲空間占用大等問題，而“互聯網+”時代的人事檔案管理借助信息技術的力量，實現了檔案信息的電子化和網絡化管理。首先，人事檔案信息的電子化。傳統的紙質檔案以紙張形式記錄干部的個人信息、任職經歷、考核情況等，分散存放在不同的地點。而“互聯網+”時代，機關事業單位利用現代信息技術將其數字化，并存儲在服務器或云端平臺上，實現了信息的集中化管理；其次，人事檔案管理實現了網絡化。通過建立統一的人事檔案管理平臺，機關事業單位可以將干部的個人信息、考核記錄、晉升晉級等相關信息實時更新到平臺，隨時隨地查閱并跟蹤分析。此外，通過互聯網技術，機關事業單位人事檔案管理可以實現多維度的數據分析，為機關事業單位提供更精準的人才管理和決策參考。這種信息化管理方式不僅節省了大量紙張和物理存儲空間，還有效提升了檔案數據的安全性和可管理性，為干部管理提供了現代化的解決方案。

總之，在“互聯網+”時代，機關事業單位干部的人事檔案管理實現了從紙質檔案到電子檔案的轉變，大幅提高了檔案管理的效率和準確性。同時，通過互聯網技術的應用，人事檔案管理實現了信息的集中化、網絡化、透明化和便利化，為干部選拔任用、晉升評聘等方面提供了有力支持。

二、“互聯網+”時代機關事業單位干部人事檔案現代化管理的必要性

1.提高檔案管理效率和便捷性

在“互聯網+”時代，機關事業單位干部人事檔案被迅速錄入數據庫，形成電子檔案，并通過人事檔案查詢系統操作。檔案管理人員只需輸入關鍵字，就可以迅速獲取所需的人事資料，避免了翻閱大量紙質檔案的時間和精力消耗，提高了工作效率。此外，傳統的紙質檔案存儲方式分散，不利于信息比對和統計分析。而數字化的人事檔案數據可以被迅速提取和整理，方便信息的匹配、比對和管理。例如，可以通過系統查詢出具有特定條件的干部信息，如年齡、學歷、工作經驗等，以便開展選拔和晉升等人事決策?？梢?，機關事業單位干部人事檔案管理在“互聯網+”時代實現了從傳統紙質檔案向數字化檔案的轉變，極大地提高了檔案管理的效率和便捷性。

2.加強檔案信息的安全和保密性

隨著“互聯網+”時代的不斷發展，機關事業單位干部人事檔案管理得到了極大的改進和提升，加強了檔案信息的安全性和保密性。通過給不同級別的檔案管理人員賦予不同的權限，可以確保只有授權人員可以訪問、修改和刪除檔案信息。例如，機關事業單位干部人事檔案信息可以加密數據，只有具備解密權限的人員才能解密和查看檔案信息，提高了信息的保密性。另外，數字化的人事檔案可以備份數據。通過定期備份數據，將電子檔案存儲在多個地點或服務器上，確保即使在出現硬件故障、人為破壞或自然災害等情況下，檔案信息不會丟失。同時，還可以制定災備方案，確保在出現不可抗力因素時，能夠及時恢復檔案，確保信息的完整性和安全性。

3.促進知識管理和智慧化決策

在“互聯網+”時代，機關事業單位干部人事檔案的現代化管理可以促進知識管理和智慧化決策。例如，現代化的檔案管理系統可以建立知識庫和經驗庫，包括干部在工作、培訓和項目實施過程中積累的各類資料和經驗，如工作方法、操作規程、技術文檔等。這些知識和經驗的存儲和共享可以促進組織智慧化，讓干部能夠更好地利用前人的經驗和知識，提高工作效率和質量。此外，現代化的檔案管理系統可以記錄干部的工作經歷、培訓情況、成績評定、崗位晉升、獎懲記錄等各類信息。通過全面記錄和統計分析這些信息，可以深入了解干部的績效表現、能力素質、培訓需求等情況，可以為機關事業單位的干部選拔、培養、考核和晉升等決策提供科學依據。

三、當前機關事業單位干部人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理流程不規范

在機關事業單位干部人事檔案管理中，檔案管理流程不規范是一個普遍存在的問題。首先，許多機關事業單位沒有建立明確的檔案管理制度和相關流程，導致檔案的建立、整理和歸檔操作缺乏統一的規范。不同的部門和人員對檔案管理的理解和處理方式存在差異，從而使得檔案管理工作混亂和不規范；其次，在檔案的建立過程中，也缺乏統一的檔案命名規則和文件分類標準，導致相同內容的檔案被命名和整理成不同的類別，給檔案的管理工作帶來困難，導致檔案利用率不高；最后，歸檔和查閱是檔案管理的重要環節，但在實際操作中往往出現檔案錯放、丟失或者無法及時查閱的問題。部門之間沒有有效的檔案借閱和交接制度，導致檔案的流轉和使用不規范，不僅不利于機關事業單位干部人事檔案管理工作的開展，還影響檔案資料的完整性與安全性。

2.檔案管理利用程度較低

干部人事檔案是機關事業單位管理干部的重要工具，除了維護和管理干部的基本信息外，還具有統計分析、業務指導、決策參考等多種用途。然而，目前，許多機關事業單位干部人事檔案利用較為局限，往往只停留在基本的信息錄入和存檔階段，沒有充分地利用檔案，導致檔案中的豐富數據未得到充分的分析和統計，無法為單位的決策和管理提供有力的參考依據。另外，由于干部流動性大，職務變動頻繁，檔案中的信息需要及時更新。但由于不科學的管理方式和人工操作的局限性，檔案信息更新不及時，導致檔案中的數據不準確、不完整，影響了對干部人事情況的全面了解。同時，一些機關事業單位也沒有建立有效的信息系統和統計分析平臺，無法對干部人事檔案展開深度的數據挖掘和綜合分析，使得干部人事檔案的管理和利用變得困難。

3.安全性和保密性不夠

干部人事檔案中存儲了大量的個人隱私信息，包括個人家庭背景、學歷、工作履歷、考核評價等。然而，在目前的檔案管理中，安全性和保密性的問題仍存在較大隱患。首先，機關事業單位在干部人事檔案管理過程中，未能采取嚴格的權限控制措施，意味著未經授權的人員可以訪問和修改檔案，導致檔案管理的安全性無法得到有效保證；其次，機關事業單位在干部人事檔案管理中存在信息傳輸和存儲的漏洞。在信息傳輸過程中，未加密的檔案數據可能被黑客或未授權的人員截獲，導致個人隱私信息被泄露。在信息存儲方面，可能存在網絡攻擊或物理設備設施損壞等風險，使得檔案數據的安全性無法得到保障。此外，機關事業單位在干部人事檔案管理中也未對員工開展充分的保密教育和安全意識培訓。員工對于個人隱私信息的保護意識不強，也增加了檔案信息被泄露的風險。

4.檔案管理信息化程度較低

目前，許多機關事業單位干部人事檔案管理還依賴于傳統的紙質檔案，信息化程度相對較低，導致了一系列問題的存在。首先，紙質檔案管理使得檔案的檢索和利用不便捷，辦事效率低下。紙質檔案需要通過人工查找和整理，耗費時間和人力資源。當需要查找特定的檔案信息時，可能需要耗費大量時間才能找到所需信息，影響辦事效率和工作效能；其次，大量的紙質檔案需要專門的檔案室存放，并需要定期整理、清理和維護，不僅需要投入人力和物力資源，還占用著寶貴的辦公空間。隨著檔案的不斷增加，存儲空間的需求也會不斷加大，增加了檔案管理的成本。此外，傳統紙質檔案存在著易受潮、易燃、易腐蝕等問題，一旦遭受火災、水災等自然災害，檔案可能會被嚴重損壞。同時，紙質檔案容易受到人為因素的破壞，并且短時間內很難得到有效的恢復，不利于檔案資料的長期保存。

四、“互聯網+”時代機關事業單位干部人事檔案現代化管理的具體對策

1.建立完善的檔案管理制度和流程

在“互聯網+”時代，機關事業單位干部人事檔案管理應建立清晰的檔案管理制度和流程，以適應信息化的需求和提高工作效率。首先，制定相關規章制度是現代化檔案管理的基礎。機關事業單位應制定具體的檔案管理規定，明確檔案的建立、整理、歸檔、借閱和銷毀等各個環節的具體要求和責任人，規范各環節之間的工作內容和程序，確保檔案信息數據的完整性與真實性。同時，引入專業的檔案管理軟件，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現電子化的檔案管理，不僅可以提高工作效率和管理準確性，還便于跨部門、跨地區的信息共享和協同工作。此外，應加強對干部人事檔案管理人員的培訓，能夠熟練運用檔案管理軟件和掌握相關技術知識，提高干部人事檔案管理人員的信息化意識和工作能力，為機關事業單位干部人事檔案的現代化管理服務提供技術支持和保障。

2.充分利用干部人事檔案的潛在價值

在“互聯網+”時代，機關事業單位應充分認識干部人事檔案的價值和潛力，并加強檔案的統計分析和綜合利用，以提升管理水平和決策質量。例如，可以利用數據挖掘技術對干部人事檔案展開深入分析，幫助機關事業單位更科學地選拔任用干部，制定績效考核措施以及規劃職業發展路徑。數據挖掘技術的應用可以輔助管理者做出準確、綜合的決策，提高干部選拔與績效考核的科學性和有效性。

此外，將檔案的業務指導和決策參考應用于工作實踐是充分利用干部人事檔案的一種方式。通過深入研究干部檔案的業務經驗和決策過程，能夠將檔案中的案例、經驗轉化為業務流程和規范，提升工作的規范性和科學性，為機關事業單位的工作實踐提供借鑒和指導。這種充分利用干部人事檔案的方式，能夠為機關事業單位人事管理提供科學依據和優化方案，進一步推動工作的開展和改進。

3.加強檔案的安全性和保密性

首先，加強網絡安全。針對互聯網的高風險性，要采用高效的防火墻和安全設備設施，加密通信傳輸，設置安全策略和漏洞掃描等措施，保障檔案系統免受黑客攻擊和病毒侵擾；其次，加強保密措施。要建立完善的保密制度和保密管理體系，加強對人事檔案的訪問、利用和傳輸過程的監管，確保檔案信息不被泄露。同時，制定嚴格的檔案查閱審批制度，加強涉密信息的安全管理，防止檔案的非法使用和傳播；最后，加強信息系統建設。要建立先進的干部人事檔案管理信息系統，實現檔案數據的集中存儲和共享。通過采用云計算技術、大數據分析以及人工智能等手段，提高檔案管理的效率和準確性，確保干部人事檔案的安全可靠，為“互聯網+”時代的人事檔案管理提供有力支撐，更好地為機關事業單位的發展服務。

4.提高檔案管理的信息化程度

隨著信息技術的快速發展，機關事業單位應加快干部人事檔案的信息化進程。首先，引入信息技術和云計算技術，將紙質檔案掃描并轉換成電子文件，并建立統一的檔案管理平臺和數據庫，實現檔案的數字化、檢索和管理。同時，可以利用云計算技術，將檔案存儲在云端，實現隨時隨地的訪問和管理；其次，為了方便干部隨時隨地查詢和借閱檔案，可以開發移動端的檔案管理應用。干部可以通過手機或平板電腦等移動設備，隨時查詢所需的檔案信息，并完善借閱申請和審批流程，以提高檔案管理的便捷性和時效性。此外，在信息化檔案管理中，數據的安全性和可持續性至關重要。需要制訂災備計劃，建立備用存儲和恢復系統，以應對意外情況，確保檔案數據的穩定性和可恢復性，以有效提高干部檔案管理的現代化水平，更好地為機關事業單位人事管理工作提供服務。

五、結語

綜上所述，在“互聯網+”時代，機關事業單位干部人事檔案現代化管理模式的探索標志著管理方式的深刻變革。通過充分利用互聯網技術，實現了人事檔案的電子化、網絡化管理，極大地提高了工作效率。這一現代化管理模式不僅為檔案的安全性和可訪問性提供了更好的保障，還在機關事業單位的決策和人才管理方面提供了更為便捷和準確的數據支持。通過結合“互聯網+”理念，應深刻認識信息化對于提升管理水平的積極作用，期待這一現代化模式在更廣泛的范圍內推廣，為機關事業單位的管理創新提供有力支持。

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（作者單位：廣饒縣勞動人事爭議仲裁院）