基于RPA的財務共享模式下中小企業成本管理優化研究

邵敏

【摘? 要】在大數據、人工智能、移動互聯網、云計算不斷發展的背景下，成本管理工作愈發成為企業尤其是中小企業管理工作的重點。財務共享理念的出現對中小企業成本管理產生了重要的影響，同時，RPA技術在財務共享服務中心得到了良好的應用。論文通過對中小企業成本管理現狀的分析，發現中小企業在成本管理理念、成本管理制度體系、成本管理流程效率、成本管理信息集成化程度等方面的不足，以基于RPA的財務共享理念優化企業成本管理，提出針對性解決措施，不斷提升企業成本管控能力。

【關鍵詞】RPA技術;財務共享;成本控制;預算管理

【中圖分類號】F270.7;F275.3;F276.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2024）01-0103-03

1 引言

在黨的二十大報告第四部分中，重點強調我國要建設現代化產業體系，支持專精特新等中小企業發展，并著力推動高端化、智能化和綠色化發展，因此，成本控制與收益提升對于中小企業的發展具有同等重要的作用，要真正做到“兩手都要抓、兩手都要硬”。隨著大數據、云計算、人工智能等技術的高速發展與應用，傳統的成本管理模式已無法滿足企業快速發展的要求，因此，如何利用現有技術優化成本管理亟待研究。

20世紀80年代，財務共享理念橫空出世，自中興通訊公司首次在國內引入財務共享理念后，隨著大數據、云計算的不斷發展，財務共享理念在國內企業中不斷獲得推廣，并逐步走向成熟。為進一步規范財務共享模式的構建，財政部出臺了《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》《企業會計信息化工作規范》等政策文件，鼓勵企業通過財務共享的模式推進財務管理和成本管理升級。而后，機器人流程自動化（Robotic Process Automation，以下簡稱“RPA”）技術的出現，更是為財務共享模式的構建起到了錦上添花的作用，RPA技術能夠將重復的有規律的任務轉換為自動化任務完成，財務共享服務中心高度的規范性和統一性為RPA技術提供了良好的應用環境。

因此，在基于RPA技術的財務共享模式下，中小企業可以將新技術、新方法與日常經營管理相融合，能夠快速補齊企業發展短板，把業務整合到共享平臺上進行統一集中處理，優化成本管理，實現集約化發展，推動企業改革升級發展。

2 中小企業成本管理現狀

2.1 成本管理理念較為落后

中小企業管理人員的成本管理理念直接影響企業成本的高低，進而決定企業未來的發展。經調研發現，不少企業尤其是中小企業的管理人員缺乏成本戰略思想，缺乏對于樹立新型成本管理理念重要性的認識。例如，傳統成本管理理念局限于降低成本，期望以達成規模效益的方式來降低產品成本，然而中小企業的消費者市場逐漸趨向“小而精”的方向，一味降低生產成本所帶來的產品質量下降，很可能會影響企業的整體效益，因此，傳統的成本管理理念已不再適應當前市場競爭環境。另外，部分中小企業在對產品成本進行核算時，未選用恰當的成本核算方式和程序，而是采用主觀印象進行判斷和計算，導致產品成本核算不準確等問題。正是由于企業管理層成本管理理念落后，導致中小企業的成本管理工作仍存在諸多欠缺之處，進而影響了中小企業的經濟效益和市場競爭力。

2.2 成本管理制度體系不夠完善

企業成本管理中的一個重要內容就是成本管理基礎工作，其中，成本管理制度體系又會影響甚至決定企業成本管理基礎工作的質量。成本管理制度體系通常包括組織機構、程序、過程和資源4個基本要素，通過4個基本要素的相輔相成，從而實現對成本的指揮和控制。然而，目前大多數中小企業受到資金、資源等多重因素限制，企業內成本管理制度體系不夠完善，甚至有的企業并未建立相應的成本管理制度，導致中小企業無法實現企業成本管理的最終目標。缺乏成本管理制度體系，可能會導致企業對生產中的原材料耗費、人工成本、機器設備折舊費以及產成品驗收等數據沒有準確全面的記錄，容易引發財務舞弊風險。部分中小企業雖然制定了成本管理制度，但在執行過程中存在上緊下松的問題，例如，有的中小企業只限于對生產過程進行成本核算，而忽略了市場領域和技術領域，造成成本管理的盲目性，無法起到真正的監督和制約作用，最終都將影響企業經濟效益。

2.3 成本管理流程效率較低

經過調研發現，目前較多中小企業普遍存在成本管理鏈條過于冗長的問題，組織結構趨于垂直化，這就導致在企業經營中的每條信息和數據都需要多重審核后才能匯總上報，極大程度上降低了企業成本信息反饋階段的效率，企業管理層對產品項目的管控力度弱，無法對所有產品項目做到精準監督和管理。除此之外，成本信息的匯總、核算、分析處理等流程更多地依賴人工處理，導致成本信息處理效率較低，且數據的準確性無法保證，從而影響管理層對產品成本信息的管控能力，進而影響企業的生產效益。

2.4 成本管理信息集成化程度較低

中小企業在企業經營和成本管理過程中，往往會涉及采購系統、資金管理系統、預算管理系統以及主營業務信息系統等多個系統。各個信息系統之間彼此獨立存在，信息系統之間結合不夠密切，成本數據無法直接計算和分析，資金信息、預算信息、采購信息和主營業務信息等之間不能有效集成，財務管理業務和經營業務不能做到有效對接，信息交流不暢，生產經營數據始終處于低價值層次。這容易導致企業管理層對成本信息掌控不足，極大地降低了工作效率和成本管理質量，影響企業對市場信息的把控，并進而影響企業的戰略發展方向。

3 推進基于RPA的財務共享模式的必要性

3.1 有利于企業實現全面成本管理

相較于傳統的成本管理方式，基于RPA的財務共享模式下的成本管理，可以在管理范圍、深度和對象等多方面實現突破性發展。從管理范圍來說，財務共享模式下的成本管理可以更加直接明了地監管企業生產運營過程中的全部支出，可以快速調節控制固定成本和變動成本，從而達到最佳成本管理效果。從管理深度來說，基于RPA的財務共享模式可以使企業關注到產品生命周期的全過程，除去傳統成本管理方式下關注的生產過程中發生的成本，還包括產品在生產前、生產后的整個流程中所產生的營業成本。從管理對象來說，該模式能夠讓全體員工都參與到成本管理當中，極大地提高中小企業員工的工作效率。

3.2 有利于企業實現成本精細化管理

1911年，“科學管理之父”泰勒提出了企業成本精細化管理理論，最初該理論在大型公司中較為盛行，但受到市場競爭日趨激烈、生產工藝日漸復雜和產品更新換代加快等諸多因素影響，中小企業的成本核算管理也逐漸要求實現精細化，基于RPA的財務共享模式能夠很好地解決這一問題。財務共享模式下的成本精細化管理可以將業務流程和崗位進行重新劃分和分配，細化分工，制定更合理和詳細的標準，提高成本管理的準確度，從而能夠規避企業經營管理過程中的漏洞，改善成本管理方向，進而降低財務風險。

3.3 有利于企業實現即時化成本管理

傳統成本管理模式下，產品數據的采集和分析過程煩瑣，且對企業工作人員的能力要求較高，不僅容易造成數據分析不準確，也極易造成數據泄露等問題發生?；赗PA的財務共享模式下，企業能夠借助平臺實現數據的即時化、可視化管理，企業管理層可以對生產過程中每日所發生的人工費、物料費、間接費用以及項目進度進行實時把控，對關鍵指標設置預警值，一旦發現異?？梢约皶r進行調節處理。這樣的成本管理不僅節省了人力成本，也提高了數據反饋效率，助力企業達成成本管理的目標。

4 基于RPA的財務共享模式下中小企業成本管理的優化路徑

提高成本管理質量和成本管理效率是優化企業成本管理所追求的結果，基于RPA的財務共享模式下，對于中小企業進行成本管理優化的路徑來說，首先，要增強企業員工的成本核算意識，尤其是管理層的成本核算意識;其次，在此基礎上通過優化組織結構、重塑業務流程、加速信息流通、分解細化崗位，達到規避財務風險、提高管理效率、高效推進管理，實現規模經濟等目標，最終優化中小企業成本管理。

4.1 增強成本核算意識，更新管理模式

在企業傳統的成本管理模式下，由于對經營業務了解不全面、自身專業能力不足等多方面問題，導致企業尤其是中小企業的員工自身成本管理意識不強，對于成本信息所反饋出的企業經營信息不敏感，不能充分認識到成本管理對于企業發展的重要影響。因此，在基于RPA的財務共享模式下開展成本管理優化首先要引導企業職工，尤其是管理層人員樹立正確的成本管理意識和核算意識，高度重視財務共享模式下成本管理的重要性;其次，要做好企業員工的培訓工作，定期開展信息化培訓和專業技能培訓等，讓員工及時了解所處行業的信息，深入學習基于RPA的財務共享模式的機制特點，將企業的業務流程與財務共享不斷融合，提升適配度，提高業務數據的準確性;最后，完善成本控制的相關制度，強化內部管理。

4.2 優化組織結構，規避財務風險

中小企業的組織架構通常屬于垂直化管理模式，遇到問題需要逐級上報。而在財務共享模式下，需要按照業務需求制定一套統一執行的規章制度，因此，企業需要進一步優化企業組織結構，通過搭建更加扁平化的組織結構，能夠使管理層通過財務共享平臺對財務數據做進一步的監督、審核和處理，滿足信息上傳下達的要求。這能夠使管理層保持對企業日常業務的動態管理，及時、快速地對市場信息、企業經營信息和成本信息等進行傳遞，在掌握精準信息的基礎上，對成本進行有效且精細化管理，規避財務風險。同時，扁平化的組織架構可以使企業員工更多地參與到業務活動當中，深入了解企業的業務活動流程，必要時實施輪崗制度，以此最大限度地防范財務風險。

4.3 重塑業務流程，提高管理效率

在標準化的業務流程下，基于RPA的財務共享平臺能夠儲存龐大的數據庫，中小企業需要在此基礎上，將整體業務流程進行細致分解，讓成本管理融入企業的各個業務，從而在企業的資金需求預測、成本管理和核算等環節提高管理效率?；赗PA的財務共享模式能夠實現財務工作與主營業務的可視化、智能化、電算化改進，不僅提高了數據分析的準確性，而且節省了人力成本，使企業的運營成本獲得良性循環。同時，重塑業務流程能夠提升各個業務部門之間的協調配合度，各個崗位職責更加清晰明確，通過財務共享平臺縮減處理業務的時間，實現智能化、自動化和無紙化管理，做到產出最大化，提升企業的整體綜合競爭力。

4.4 加速信息流通，高效推進管理

信息的時效性越高，其所提供的價值也就越高。在傳統的成本管理模式下，成本數據的收集、處理、分析和傳達都需要耗費大量的人力和時間，時效性差、準確性低。采用基于RPA的財務共享平臺后，共享中心就是企業的數據中心，與成本相關的數據能在第一時間傳輸至共享平臺的數據中心，對收入類、成本類、費用報銷類、資金類、資產類、預算類等各類數據進行統一整合后，應用大數據技術進行匯總處理，最大程度上減少了成本信息在各個環節之間傳遞的時間，能夠使中小企業快速根據成本信息對市場變化進行預測，進一步調整成本預算等信息，從而高效率推進成本管理。

4.5 分解細化崗位，實現規模經濟

中小企業的生產能力較低、經營規模偏小，導致部分固定成本可分攤的產品數量較少，因此，綜合計算后其產品的單位成本就會偏高。企業通過分析產品的單位成本與業務規模之間的變動關系后，能夠獲得最佳臨界值，可以通過擴大規模的方式實現規模經濟效益。而規模經濟效益的實現要在擴大經營規模的基礎上同步減少生產成本，基于RPA的財務共享模式可以滿足這一需求。財務共享模式下，將企業的工作崗位盡可能進行細化分解，分門別類進行整理，將重復度高、執行操作單一的工作列為一類，此類工作不需要過于專業化的技能，可以依靠財務共享平臺統一完成，通過批量處理實現規模效應。

5 結語

綜上所述，在激烈的市場競爭下，通過建立基于RPA的財務共享模式，能夠幫助企業建立龐大的成本數據庫，準確把握成本數據，提高成本管理的效率和質量，從而優化企業財務工作。中小企業通過財務共享模式實現成本管理的優化，主要從以下5方面入手：一是要增強成本核算意識，更新管理模式;二是要優化組織結構，規避財務風險;三是要重塑業務流程，提高管理效率;四是要加速信息流通，高效推進管理;五是要分解細化崗位，實現規模經濟。中小企業需要將成本管理環節放在企業發展的整體價值循環中來考慮，只有從制度、人力資源、業務流程等多方面為財務共享模式提供保障，才能有效管理企業成本，實現中小企業的可持續發展。

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【基金項目】煙臺職業學院橫向課題研究項目“基于RPA的財務共享模式下中小企業成本管理優化研究”（HX2023009）;煙臺職業學院2023年度校本科研項目“‘雙碳背景下國有高耗能企業碳審計實施路徑研究”（2023XBYB022）。

【作者簡介】邵敏（1995-），女，山東煙臺人，會計師，注冊會計師，研究方向：財務管理理論與實務。