內控視角下完善行政單位預算管理的思考

秦麗

摘要： 行政單位作為公共服務的重要組成部分， 其預算管理不僅關系著財政資源的有效利用， 更牽涉到公共利益的最大化。在這一背景下， 內控作為一種保障管理層決策正確性、 保護公共財產和提高組織效率的關鍵手段， 為完善行政單位預算管理提供了有力支持。內控視角下的預算管理注重建立健全內部控制體系， 通過強調內部環境、 流程監控、 信息技術應用等方面的全面規劃， 提高預算編制的精確性及執行效率， 降低潛在的欺詐風險， 這不僅使得預算管理更加符合公共利益導向， 也為行政單位在面臨經濟不確定性和財政壓力的挑戰中提供了更為可靠的應對策略。本文通過深入分析內控視角下行政單位預算管理的關鍵問題， 探討內控原則在預算管理中的具體應用， 強調內部控制體系建設、 信息技術的應用、 內控培訓與溝通等方面的重要性。

關鍵詞： 內部控制； 行政單位； 預算管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240530

在當代社會， 行政單位作為公共服務和資源分配的主體， 其財務管理特別是預算管理， 一直是社會和政府關注的焦點。隨著社會的發展和變革， 傳統的預算管理方式已經難以適應復雜多變的管理環境， 尤其是預算管理一體化系統的推行， 使得預算管理更加強化預算為民的理念， 強調預算支出的責任和效率， 關注預算資金的產出和結果。因此， 如何通過創新管理模式， 提高預算編制和執行的效率， 降低潛在的財務風險， 成為當前行政單位財務管理亟待解決的問題之一。

一、 內控原則在預算管理中的應用

（一）管理層對內控的重視和組織文化

1.管理層對內部控制的重視

內控環境強調管理層對內控的重視。管理層在行政單位扮演著決策和領導的角色， 其對內控的重視程度直接影響著內部控制的有效性。高度重視內控的管理層通過制定明確的內部控制政策、 建立健全內部控制框架等方式， 為內控的實施提供指導和支持。在預算管理中， 管理層的積極參與不僅表現在對財務數據的審查和驗證上， 更表現在對預算編制和執行過程的監督上， 從而確保整個預算體系的透明度和合規性。同時， 管理層的重視不僅是一種形式上的支持， 更是內控環境構建的核心動力， 為內控體系的落地提供了關鍵的推動力。內控環境則體現了組織文化的影響力。組織文化是單位內部行為和價值觀的集合， 對內控活動具有深遠的影響。一種積極的、 強調內部控制的組織文化， 可促使員工自覺遵循內控規定， 形成內控的自我糾正機制。這意味著， 員工更容易理解并認同預算的重要性， 自覺遵循預算編制的規程， 進而提高數據的準確性和可靠性。

2.內部控制對組織文化的塑造

積極的組織文化也會對內控意識的培養產生積極影響， 使得內控不再是簡單的程序執行， 而成為組織文化的一部分， 深深植根于每位成員的行為中。單位應建立和傳遞正確的內控理念， 明確內控對預算管理的戰略價值， 制定和推行明確的內部控制政策和流程， 確保內控要求得到有效的貫徹執行， 強化對內控環境的監督和評估， 通過內部審計等手段不斷完善和優化內控體系， 通過培訓和溝通等方式， 促使成員形成積極的內控文化， 使內控環境得以穩固和不斷發展。

（二）確保信息準確、 完整、 及時

確保信息的準確性是內控在預算編制階段的首要任務。準確的信息是預算編制的基石， 而任何數據的偏差都會對預算的真實性產生負面影響。內控通過設立專門的財務審核機制， 對涉及預算編制的各項數據詳細審查和驗證， 包括對歷史數據的回顧、 對相關指標的核實以及對各項費用和收入的詳細核對。單位采用現代技術手段， 如數據挖掘和人工智能算法， 對數據進行更為深入的分析， 及時發現潛在的異常情況， 保障數據的精確性。

內控需要確保信息的完整性。在預算編制階段， 信息的完整性意味著所有相關的數據和信息都需要被全面地考慮， 以避免預算中的遺漏和失誤。內控機制可以通過建立清晰的數據收集和整合流程， 確保所有數據都被及時、 完整地匯總和整理。借助信息系統和數據庫技術， 實現對數據的集成管理， 避免數據分散存儲導致的信息不完整。

及時性是內控在預算編制階段的另一個核心關注點。及時的信息對于管理層做出正確的決策至關重要。內控機制通過設定明確的時間節點和流程， 強調及時提交和審查各項預算數據的重要性。采用自動化工具和實時監控系統， 可及時捕捉異常和延誤， 確保整個預算編制過程不受外部因素的干擾， 提高信息的時效性。

（三）監測預算執行情況， 實現資源的有效利用

內控在預算執行階段發揮著關鍵作用。為了實現預算執行的透明度和合規性， 內控需要建立有效的監測機制， 通過預算管理一體化系統， 管理層可實時掌握預算執行的最新情況， 設立監控指標和警戒線， 以及獨立的內部審計機構， 以便及時發現并解決問題， 并加強對各項決策和支出的監督。此外， 內控還強調成本控制和效益評估， 單位應設定成本控制目標， 制定支出規范， 進行成本效益分析， 確保每筆預算支出都能為組織目標作出貢獻。同時， 應建立績效評估體系， 以最大化地利用資源。風險管理也是內控的重要環節， 通過風險識別和評估體系， 應對各種潛在風險， 保障單位的平穩運行。內控還注重信息共享和溝通， 可打破“信息孤島”， 提高管理效率， 實現組織內外的協同， 確保預算執行更好地服務于行政單位的職能， 最終實現社會效益的提升。

二、 行政單位預算管理內部控制體系建設

（一）明確預算管理的內控目標

1.明確財務穩健性

內部控制目標需要明確財務穩健性， 包括確保預算編制過程中財務數據的準確性、 真實性和合規性。在這個層面， 內部控制機制設定目標， 如完善數據審核和驗證機制， 加強對財務報表的審計， 確保預算數據來源可靠、 準確， 為管理層提供真實的財務基礎， 保障財務報告的可信性， 這同時也有助于預防潛在的財務欺詐和錯誤， 維護單位的財務穩健性。

2.關注合規性

內部控制目標還需要關注合規性。預算編制和執行過程中， 應遵循相關法規、 政策和規范性文件。內部控制機制應設定合規性目標， 明確各個預算環節需要遵循的法規和政策， 建立合規性檢查和審計機制， 通過建立內部控制流程、 培訓員工對合規性要求的認知、 定期開展內部審計等方式來實現。強調合規性有助于避免法律和道德風險， 可確保組織運作在法律和倫理的框架內。

3.提高資源運用的有效性

內部控制目標還包括資源的有效運用。行政單位需要確保預算編制和執行的過程中， 有限的資源得到最大程度的利用。在這個層面上， 內部控制機制可以設定目標， 如： 建立成本控制機制、 設定資源利用效益評估指標、 確保資源調配的透明和公正等， 確?！盁o預算不開支、 有預算不超支”。同時， 要考核預算的偏離度， 每年對照決算數據復盤預算執行情況， 提出優化、 改進預算管理的舉措， 形成PDCA循環， 從而更好地保障在實施預算過程中， 資源得到合理配置和充分利用。

內部控制目標還應關注預算的組織協調和溝通反饋。預算編制過程中， 通過座談會、 協調會等形式強化溝通， 確保各職能部門對預算編制形成準確的認識， 提高預算編制的科學性。在預算執行過程中， 可實行季度財務分析， 對預算執行情況全面匯報， 保證預算執行—控制—反饋流程的充分執行， 不斷提高預算編制水平， 減少預算指標偏離度， 使預算更貼合單位的實際情況。

（二）建立符合行政單位需求的內部控制標準

1.完善內部控制標準

內部控制標準的制定對于行政單位預算管理的有效實施至關重要， 這涉及建立一套系統、 完善、 符合實際需要的內部控制標準， 以確保預算管理的合規性、 透明度、 有效性和風險管理。內部控制標準建立在行政單位特殊需求的基礎上， 不同的單位面臨著各自的財務、 管理環境， 因此， 制定內部控制標準時， 需要綜合考慮單位自身的情況， 要求內部控制標準的制定應深入了解和分析單位的組織結構、 財務流程、 法規遵循等方面， 確保標準的靈活性和實用性， 通過對內部環境的深入了解， 量身定制一套更貼合實際的內部控制標準， 使其更具指導性和操作性。

2.注重整體性和全面性

內部控制標準的制定需要注重整體性和全面性。預算管理是一個涉及多個環節的復雜過程， 內部控制標準應全面涵蓋預算編制、 執行、 監控、 反饋等各個階段， 確保在整個預算管理過程中都有明確的內部控制指引。標準的全面性有助于單位全面了解預算管理的風險點和控制要點， 在制定和執行預算的過程中有序、 有計劃地開展。內部控制標準需要具有可度量性和可衡量性， 這意味著， 標準的設定應有具體的指標和衡量方法， 以便能夠對內部控制的執行情況實時監控和評估。例如： 設定預算編制階段的標準， 包括數據驗證的準確率、 合規性審查的完成時間等具體指標， 而在預算執行階段， 設定成本控制的標準， 包括各項支出的占比、 執行情況的及時反饋等可度量的標準。行政單位還應定期進行內部控制效果的評估， 及時調整和改進標準， 確保與實際業務相匹配。

3.應用信息技術

內部控制標準的制定還需要關注信息技術的應用。隨著科技的不斷發展， 信息技術在預算管理中的應用越來越重要。因此， 內部控制標準的制定要適應信息技術的發展趨勢， 建立與信息系統相適應的內部控制機制， 包括數據安全性、 信息共享的可行性、 自動化審計工具的有效性等， 以確保信息技術在預算管理中發揮積極作用， 避免引入新的風險。同時， 內部控制標準的制定還要強調可持續性。內部控制標準不是一成不變的， 它需要根據單位的變化和外部環境的演變而不斷調整和更新， 因此， 標準的制定應具有靈活性， 能夠隨時適應新的法規要求、 組織結構調整、 財務制度變化等因素， 以保持其持續有效。

（三）規范化、 流程化的預算管理流程

1.明確預算管理步驟

內部控制流程的設計應始于預算編制階段。應于每年四季度啟動下一年度的預算工作， 按照“二上而下”程序進行編制， 即自上而下、 自下而上、 上下結合、 分級編制。這一階段的關鍵是確保數據的準確性和合規性。為實現這一目標， 預算編制流程應被細分為明確的步驟， 包括數據收集、 數據審核、 數據驗證、 財務模型構建等環節。各職能部門應根據下一年度的工作計劃及發展規劃， 編制本部門的預算草案， 每個步驟都應設定具體的職責和審批權限， 以避免信息的失實和失控。同時， 應制定清晰的內部控制標準， 明確每個步驟的具體操作規程， 以確保財務數據的可靠性和合規性。

2.注重合規性審查

流程設計應注重合規性審查。在預算編制階段， 合規性審查是確保預算符合法規和政策要求的關鍵步驟。內部控制流程的設計需要包括合規性審查的具體程序和標準， 確保預算編制過程中的每一步都符合法定要求， 通過設立專門的合規性審查崗位、 建立內部審計機構、 定期培訓等方式實現。在預算執行階段， 內部控制流程的設計應強調成本控制和效益評估。應設定明確的成本控制目標， 規范各項支出的批準和執行流程， 確保每一筆支出都經過審慎的評估和授權。同時， 應設定效益評估標準， 建立對預算執行效果的監測機制， 以及時發現和糾正不符合預期的情況， 可通過建立審批流程、 設定支出預算上限、 制定績效評估體系等手段實現。

3.提高信息技術的應用水平

內部控制流程的設計需要充分考慮信息技術的應用。信息技術在預算管理中的應用越來越廣泛， 因此， 流程設計應充分結合信息系統的特點， 確保信息的安全性、 準確性和及時性， 通過建立信息系統的訪問權限、 設定數據加密機制、 定期進行系統安全檢查等方式實現。在整個流程設計中， 應強調流程的連貫性和協同性。預算管理是一個涉及多個環節和部門的綜合過程， 因此， 內部控制流程的設計應注重各環節之間的協同配合， 包括建立信息共享機制、 設定跨部門的溝通渠道、 明確職責和權限分配等， 以確保整個預算管理流程的有序進行。流程設計需要強調內部控制流程的監測和反饋機制。內部控制流程應設定明確的監測指標， 建立定期內部審計機制， 對預算管理過程進行監控和評估。同時， 應設定反饋機制， 及時收集和處理與內部控制流程相關的問題和建議， 以不斷改進和完善流程。

三、 結語

內控作為一種保障組織運作有效性、 財務報告準確性和合規性的管理手段， 近年來在企業和公共組織中逐漸受到重視。然而， 在行政單位預算管理中， 內控的應用相對滯后， 相關研究較為有限。因此， 有必要從內控的視角深入研究預算管理， 探討如何借鑒內控原則， 構建更為科學有效的預算管理體系。當前， 全球范圍內的經濟不確定性給行政單位的財務管理帶來了新的挑戰。因此， 行政單位需要更為靈活、 透明和風險可控的預算管理方式， 以更好地適應多變的外部環境。

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