銷售合同管理視角下企業銷售業務內部控制研究

蔣寧

摘要： 對經濟市場內成功的企業案例分析可知， 企業大多具備一個共性， 即銷售業務內部控制體系完善、 內控水平較高。銷售業務內部控制工作逐漸被經濟學術界和實踐界廣泛關注， 成為經濟市場研究的主要對象。鑒于銷售業務內控是成功企業的共性特征和基礎內容， 本文將以銷售合同管理為視角， 分析和研究企業銷售業務內部控制的重要性、 現狀及措施， 以期提供參考， 提高銷售業務部門工作的有效性， 為企業的可持續發展把好關口。

關鍵詞： 銷售； 合同管理； 企業； 內部控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20240524

內部控制是企業管理的重要組成部分， 科學、 合理的內部控制， 不僅能提高管理效率， 為企業建設現代治理制度做好準備， 還能確保財務信息的真實性、 準確性和有效性， 提高整體的運營效率。銷售是企業獲取經濟收益的主要來源， 對企業的長期發展具有決定作用。鑒于此， 無論是對于經濟學術界的學者， 還是實踐界的企業和工作人員而言， 研究銷售合同管理視角下企業銷售業務內部控制路徑， 都具有較高的價值和較強的指導意義。

一、 銷售合同管理視角概述

（一）銷售合同概述

銷售合同是指平等主體的自然人、 法人、 其他組織之間設立、 變更、 終止民事權利義務關系的協議。銷售合同的簽訂程序具體可概括為兩個階段： 要約和承諾。銷售合同簽訂過程中， 要遵循誠實守信的原則。

雙方簽訂的銷售合同所包括的條款為： 標的、 數量和質量、 價款或酬金、 違約責任以及履行期限、 地點和方式。簽訂合同的雙方在合同期限內要嚴格依據合同條款， 履行合同規定的雙方的義務， 從而維護合同雙方的合法權益。

（二）合同管理概述

合同管理是當事人雙方或數方確定各自權利和義務關系的協議， 雖不等于法律， 但依法成立， 合同受經濟法和刑法法則的約束。合同管理主要是指項目管理人員根據合同內容開展項目監督和管理工作， 是法學、 經濟學理論和管理科學在組織實施合同中的具體運用。

二、 企業銷售業務內部控制的重要性

（一）優化銷售決策

企業針對銷售業務進行內部控制， 一方面依據現有的產品和資源， 協調供給關系， 保障銷售環節各項工作的穩定性， 與客戶建立良好、 長期的交易關系； 另一方面， 銷售業務部門對以往的銷售業務和當前的銷售合同進行嚴格的監督和自我控制， 明確銷售業務的運行態勢， 分析銷售過程， 獲取銷售數據。業務部門將獲取的銷售數據和分析獲取的各類數據提交決策層， 從而制定企業階段性與長期性相結合的經營計劃， 如生產、 銷售計劃， 以提高管理水平和決策水平。階段性經營計劃對當下工作的指導價值較高， 因此， 還應從企業的整體、 長期發展角度出發， 將階段性經營計劃與長期性經營計劃相關聯， 確保企業在落實階段性經營計劃、 實現短期目標的過程中， 逐步向長遠發展方向探索。

此外， 合同中還規定了企業所需履行的義務， 企業依據合同優化決策， 從生產、 管理等各個環節， 為銷售業務服務， 提高企業整體的決策水平和銷售水平。銷售部門將合同中的交易標的、 數量、 質量等要求反饋給采購部門和生產部門， 加大對各個環節的管理力度， 生產符合客戶要求的產品， 提高企業的交易服務水平， 增強與客戶之間的黏性。

（二）提高營銷水平

企業經營和銷售的最終目的是與客戶建立以合同為依據的交易關系， 將產品的使用價值轉化為經濟價值， 從而為下一階段的生產和各項工作的開展積累充足的資金。企業加強銷售業務內部控制， 在依據合同條款降低企業交易風險的同時， 還能提高銷售業務的辦理水平和服務水平， 最終提高營銷水平。

例如： 企業負責人在合同建立前期， 應重點審核合同內容， 確保合同內容不損害企業的利益， 并確保供應商按照合同中的產品質量、 標準、 價格供應產品； 從合同建立階段起確保材料供應的延續性， 保障后期營銷工作順利開展。

（三）獲得經濟收益

銷售業務內部控制的主要目的是提高企業的管理水平和經營服務水平， 保證銷售交易過程的穩定性， 按期收回企業的交易尾款， 保證財務收支與合同內容的全面對接。企業依據合同內容加強銷售內控， 可保證銷售業務的順利推進， 為客戶提供完整的銷售服務、 供貨服務和售后服務， 構建穩定的客戶群體， 增加銷售業務的數量， 企業的經濟收益也得以提高。

三、 企業銷售業務內部控制現狀

（一）銷售合同模板存在一定的滯后性

大中型企業在合同條款和內容方面很少存在問題， 但小微企業的合同中通常會出現問題。例如： 合同內容不完善、 合同表述不規范、 合同模板存在一定的滯后性， 都將給合同管理和實際收益帶來一定的影響。例如： 某企業與進貨商建立了長期的合同關系， 但合同中未對產品價格與市場價格之間的關系做出明確規定。在企業與進貨商建立的為期五年的長期合作關系中， 隨著市場價格和行業價格的調整， 企業在該產品的生產環節投入的資金數量增多， 且市場價格也呈現上調趨勢， 產品價格也應隨之上調。但是， 在銷售合同中并未就隨市場價格的調整而調整產品價格的相關內容進行明確規定， 企業在生產環節投入的額外資金無法在銷售環節獲得相應的經濟收益， 從而影響了整體銷售利潤。作為生產者的企業， 原則上應該上調產品價格， 但由于合同條款不清晰， 且未及時更新合同模板， 再加上進貨商不認同企業調整后的價格， 無法獲得相應的收益， 反而因生產成本的增加， 減少了總收益。針對這一現象， 企業在與進貨商建立銷售合同， 尤其是與進貨商建立長期合同時， 應充分分析產品的市場價格規律， 并及時調整合同模板， 補充合同內容。

綜上所述， 企業銷售業務內部控制的核心是合同， 由于小微企業各方面資源不足， 且合同修訂意識較為薄弱， 在具體執行階段， 會由于合同模板結構和內容存在一定的滯后性， 進而產生經濟損失。

（二）合同信息管理系統存在缺失

信息化時代， 企業合同管理逐漸實現系統化， 即依托專門的合同管理系統， 實現對銷售合同的全面管理。但是， 并不是所有企業都構建了較為完善的銷售合同信息管理系統， 仍舊存在部分企業未使用銷售合同信息管理系統， 以人工合同信息管理為主要模式， 導致管理效率低下， 無法及時發現合同管理中存在的問題。企業雖然在內部構建了合同檔案， 將合同的電子版存儲在電子檔案庫中， 但由于數據庫內的合同數量較多、 信息較為復雜， 無法根據工作需求， 以最短的時間在眾多合同中篩選出所需的信息， 導致合同管理效率低下。

（三）缺少專業的合同管理人才

合同管理逐漸成為決定企業銷售水平和經營水平的關鍵因素， 引進和培養專業化的合同管理人才， 是當前階段的主要任務。但是， 由于企業之間的人才競爭較為激烈， 大部分企業缺乏專業的銷售合同管理人才， 合同管理專業化水平較低。

（四）銷售合同的簽訂與管理中存在風險

銷售合同規定了企業與交易對象二者的權責， 原則上， 依據合同內容履行義務， 將在最大程度上維護二者的合法權益。但是， 由于企業對合同管理工作較為忽視， 合同管理意識較為薄弱， 將工作重心放在營銷部門， 在合同簽訂與管理中難免會存在問題。此外， 在簽訂合同環節， 銷售業務部門不僅是合同的簽訂人之一， 還是合同的審核人， 若監督機制處于空白狀態， 管理盲區也會致使合同出現權責風險。

（五）銷售業務與相關部門對接性不強

一方面， 各部門之間的系統不統一， 數據傳輸、 獲取效率較低； 另一方面， 企業各部門間缺乏有效的信息交流平臺和資源共享平臺， 內部信息傳遞和響應效率較低， 影響了銷售業務合同的編撰、 審核、 簽訂及執行效率。

四、 企業銷售業務內部控制的措施

（一）及時更新合同條款

企業作為合同的一方， 要及時更新合同條款， 尤其是當實際操作與合同內容不符的情況下， 不能建立口頭上的合同關系， 而要依據實際操作對原有的合同內容進行調整， 以保證合同模板與實際工作的對接性， 維護雙方的合法權益。

例如： 當依據固定資產使用權租賃變更確定的合同時間與實際入駐時間存在差異時， 合同雙方要及時更新合同中的時間和相應條款， 并做好公證， 保證新修訂的合同條款符合法律要求， 具有法律效用。

此外， 銷售業務部門在與客戶建立合同關系時， 要依據最新的合同模板編撰合同內容， 確保合同內容的完整性和合同雙方權責的明確性， 尤其要關注合同的約束項和與經濟效益相關的條款內容。這就要求銷售部門及檔案管理部門， 依據行業要求和標準， 及時更新合同模板， 添加部分條款內容。而由于不同行業內企業的經營性質不同， 其在開展銷售工作和市場交易工作時， 會受到自身經營特殊性的影響， 對合同內容提出特殊化需求。因此， 企業在與交易人簽訂合同的過程中， 要將自己的特殊需求反饋給交易人， 在交易人同意的基礎上， 在原有的合同模板上進行補充。例如： 對于原始資料供給類的企業而言， 在銷售環節與生產類企業簽訂銷售合同時， 要對交貨時間細化和補充， 以滿足企業的生產需求。

（二）強化合同管理的有效性

強化合同管理的有效性， 要從管理理念、 管理流程兩個方面進行優化， 保證合同管理工作在銷售業務部門全面開展。首先， 企業要將“誠信”二字納入管理理念， 設定合理的管理目標， 將目標細化至不同層級。例如： 董事會是企業的最高級別， 其作為把控企業經營方向的主體， 要從企業經營和發展的全局設定管理目標， 經理層受董事會的領導， 以工作匯報的形式接受董事會監督， 經理層要從董事會的管理目標出發， 將風險穩定在可控的范圍內， 同時做好員工的思想引導工作， 強化基層員工， 尤其是銷售部門員工的誠信意識。

其次， 完善管理流程， 從準備環節、 簽訂環節和履行環節分別著手管理工作， 提高各環節管理工作的針對性。以準備環節為例， 主要分為信息收集、 洽談交易事項、 達成銷售意向、 條款具體磋商、 填充合同內容、 合同審核， 在洽談前， 銷售部門不僅要做好客戶的信息收集和數據分析工作， 還要在最短的時間內獲取客戶需求， 并與客戶的意向需求對接； 部分企業在簽訂銷售合同前， 還要對業務單位的存續狀況、 經營狀況、 資金支付等進行調查， 如醫藥行業。為了確保藥品被有效銷售， 在簽訂銷售合同前， 會通過各種方式對該企業的營業額、 藥品銷售情況進行實地摸排， 以確保藥品在當地銷售， 確保訂貨量與企業的銷售額度相符。

（三）構建信息化合同管理系統

優化內部系統， 打通各部門系統之間的阻礙， 提高部門之間數據和信息的對接性， 是企業防范合同風險的重大舉措。企業與第三方專業的信息科技公司建立長期合作關系， 依據經營和銷售的具體需求， 統一各部門內部的辦公系統， 提高系統數據的傳輸效率。

例如： 山東省魯花集團早在2005年， 就根據《魯花集團信息化總體設計》要求， 應用ERP系統開展企業信息化管理工作， 并與浪潮信息技術公司建立了信息服務關系， 應用浪潮為其提供的ERP系統， 不僅能實現財務管理信息化、 物流管理信息化、 生產控制信息化， 還能實現采購管理信息化， 使采購管理、 合同管理工作順利開展， 有效提高了魯花集團的信息化水平。

（四）培養專業化銷售風險內控人才

1.創新培訓方式

針對從不同渠道引進的人才， 企業要為其提供不同的學習通道， 建立長期的培訓模式。以校招途徑引進的人才為例， 在銷售業務部門創新“老帶新”的培訓模式， 在新員工與老員工之間建立雙向學習通道。一方面， 新員工在老員工的帶領下， 熟悉企業業務和文化； 另一方面， 老員工向新員工學習銷售新知識和新技巧。以通過社招途徑引進的人才為例， 該部分人才已經具備了一定的工作經驗， 在進入企業時， 能以最短的時間了解業務需求， 適應辦公環境。針對這種途徑招聘的人才， 企業要以新知識培訓為主要方式， 為其提供學習新內控知識的機會， 彌補其在多年的工作中忽視理論知識學習的不足， 提高銷售內控人才的綜合工作能力。

2.強化培訓機制

企業要構建系統化的培訓機制， 為銷售業務部門的每一位員工制定有針對性的培訓計劃， 在評估員工綜合素質和業務能力的基礎上， 為員工提供專項培訓通道。此外， 要重點培養合同管理人才和銷售內控人才， 在銷售部門建設以合同管理、 誠信交易和銷售內控為主要內容的部門文化， 強化銷售業務人員的合同管理和銷售內控意識。

（五）加大內部宣傳， 強化銷售檔案管理

企業要加強各部門的聯系， 搭建信息交流和資源共享平臺， 提高信息和數據在內部的流通效率。銷售部門與檔案管理部門應建立有效溝通， 反饋銷售業務對檔案分類、 存儲、 取用和管理的需求， 檔案管理部門應依據銷售業務部門反饋的意見， 明晰檔案分類， 加強檔案管理， 為銷售業務部門提供取用便利， 提高檔案服務水平。

五、 結語

我國市場經濟體制愈發完善， 在實際應用過程中， 為了維護經濟市場內各主體的合法權益， 合同受到廣泛關注， 合同雙方以合同內容規定了二者的權利和義務， 要求二者在合同期限內履行各自的義務， 享有相關權利。在銷售合同管理視角下， 企業要強化內部連接， 及時更新合同內容， 補充合同條款， 加大銷售業務內控力度， 維護銷售交易的穩定性， 防范交易風險和合同風險， 維護自身的既得利益， 同時積極履行合同義務， 堅持誠信原則開展銷售工作， 逐步提高信譽度， 樹立良好的企業形象， 打造獨具特色和優勢的企業品牌。

參考文獻：

[1]姚水安.銷售合同管理視角下企業銷售業務內部控制研究[J].財會通訊，2014（11）： 71-73.