關于自然資源數字檔案館建設的思考

常立新

［摘要］自然資源檔案是對過去行政管理的歷史記錄的珍貴匯編，同時也是有效進行當前自然資源管理工作所需的關鍵信息資源。這些檔案既是過去決策和操作的見證，也是我們深入了解自然資源變遷、制定可持續管理策略的寶貴財富。隨著網絡信息時代的到來，數字檔案館建設成為單位轉型升級的迫切需要，在單位的發展過程中，各類業務系統文檔、數據需要得到及時歸檔和有效管控。建設數字檔案館，做好各類業務系統電子文件的有效歸檔和電子文件、數字檔案管理的有效銜接，助力單位加強依法合規管理和數據治理，提供檔案信息資源的精準服務、有效支撐和決策支持極為重要。

［關鍵詞］自然資源；數字檔案館；數字化管理

內蒙古自然資源檔案包括各門類紙質、聲像、電子、實物等，均記錄了自然資源各項管理工作的全過程。隨著自然資源建設的飛速發展，這些檔案資料將在其行政管理中發揮著越來越重要的作用，它是數字自然資源的基礎數據源，將為自然資源數字化管理提供真實可靠的依據性檔案信息。下面筆者將對地質檔案、土地檔案管理調研情況及數字檔案館建設的思考與同行分享。

１ 國家對數字檔案館建設的要求

數字檔案館建設是落實黨和國家對檔案工作發展規劃，推動檔案工作數字轉型的戰略部署，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出發展目標為檔案工作基本實現數字轉型，檔案工作要走向依法管理、走向開放、走向現代化。加快推進檔案信息化建設，建設數字檔案館是引領檔案管理現代化的重要途徑。數字檔案館建設成為黨和國家、上級主管部門推動檔案工作數字轉型和檔案強國建設的戰略考量和重要抓手。隨著經濟社會和信息技術的高速發展，對傳統檔案管理模式提出挑戰。

為了適應不斷變化的檔案環境，傳統檔案館亟須進行數字化轉型，以開創檔案工作的嶄新局面。這變革不僅是對過去行政管理的回應，也是迎合現代信息時代的必然趨勢。通過將傳統檔案數字化，我們能夠更加高效地管理和檢索信息，提高檔案工作的靈活性和響應速度。這一轉變同時為檔案工作引入了先進的技術手段，為保護、保存和共享檔案提供了更多可能性。數字檔案館的建設不僅能夠更好地滿足當前需求，還為未來檔案工作的創新和發展創造了有力的基礎。信息社會產生大量電子文件和電子檔案，需要具備接收電子文件和電子檔案的手段，需要加快推進數字檔案館建設，實現檔案管理和利用手段需要信息化、現代化。

2002年國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出開展數字檔案館建設試點工作；截至2006年，中國數字檔案館建設已經初步探索，其關鍵焦點主要在計算機輔助實體檔案管理上。此時的建設內容主要包括建設檔案機讀目錄數據庫、對傳統載體檔案進行數字化，并搭建檔案門戶網站。然而，從2006年開始，特別是在2010年《數字檔案館建設指南》發布前后，我國數字檔案館建設邁入深化應用的新階段。

在這一深化應用階段，數字檔案館的建設內容發生了顯著變化。不再局限于目錄數據庫和數字化，建設工作逐漸轉向更全面的方向，以滿足各級政府和各單位在電子政務、辦公自動化、業務工作信息化方面的需求。數字檔案館開始擴大其功能范圍，包括接收電子文件、電子檔案和管理重要數字信息資源。這一轉變使得數字檔案館不僅能更好地管理傳統檔案，還能適應當時日益增長的電子信息化趨勢，為信息資源的有效利用提供更為強大的支持。

2013年以來，國家和社會信息化正在蓬勃發展的新階段，迎來了云計算、物聯網、大數據、移動互聯網等多項先進技術的廣泛應用。這一時代特點是技術層出不窮、創新不斷，各種新興科技的涌現為國家和社會的信息化進程注入了強大的動力。新時期發展對數字檔案館建設提出了新的建設要求，可信管理、長期管理、智慧管理為主要特征，必將推動國家經濟和建設健康、縱深發展。近年來，國家檔案局先后發布了《數字檔案館系統測試辦法》《數字檔案館建設評價辦法》等系列規范性文件為數字檔案館（室）建設提供了建設規范。此外，很多單位的數字檔案館建設的成功案例為數字檔案館建設提供了經驗借鑒，建設數字檔案館的外部環境已經成熟。

２ 自然資源業務檔案管理及數字檔案館建設需要解決的問題

建設數字檔案館的內部條件基本具備，自然資源廳黨組高度重視檔案工作，對檔案業務支撐機構建設、檔案管理體系完善、數字檔案館建設等提出明確要求并給予重點保障。直屬各事業單位檔案信息化建設取得積極成效，紙質檔案數字化工作穩步推進，為數字檔案館建設奠定了堅實基礎。

２.１地質檔案管理情況

內蒙古自治區地質檔案館藏是較為規范、完備的系統工程，不但數量可觀，而且種類齊全、內容豐富，涉及區域地質、礦產地質、水文地質、工程地質、環境地質、地震地質、物化遙等9大專業、20 個大類、1萬多種，數十萬件檔案。據不完全統計，每年接待借閱者3000人之多，提供借閱各類地質資料１萬余檔、15萬余件次，向社會提供公益性基礎成果資料數百套。內蒙古自治區地質資料館于2002年開展了《地質檔案資料目錄數據庫建設》工作，邁出了信息化建設的第一步。2002 年全面開展館藏地質檔案資料圖文數字化工作，于2012 年建立了《地質檔案資料圖文數據庫》，為后續地質資料深層次開發利用和數字檔案館建設奠定了基礎。

2019～2021年度構建了全要素的自治區地質檔案資料大數據中心，包括多個關鍵數據庫，涵蓋了地質檔案資料目錄、圖文、電子文件、涉密資料、鉆孔、監管平臺等多個方面?？倲祿窟_19Ｔ以上，囊括了廣泛的地質領域，如區域地質、物化探調查、礦產調查、能源、金屬、非金屬礦產勘查、水文地質、工程地質、環境地質、水源及礦泉水勘查、綜合研究等。這些數據涉及原始資料、實物資料和成果資料，呈現出文字報告、附圖、附表等多種形式。

該大數據中心的建設旨在實現地質檔案資料的全面數字化、集中管理與共享，以更高效的方式滿足各類地質信息需求。通過這一全面的檔案資料體系，不僅能夠促進地質研究的深入發展，還為相關行業的決策提供了強有力的支持。這一多層次、多維度的大數據中心已成為自治區地質信息管理的重要基石，為科研、產業和決策提供全面而精準的數據支持。

２.２土地檔案管理情況

近年來土地檔案管理機構積極開展土地業務數據庫建設工作，完成了《內蒙古自治區第三次國土調查自治區級數據庫管理系統》《內蒙古自治區第三次國土調查自治區級數據共享服務平臺》等業務系統的開發建設工作；同時，為進一步提高數據庫管理系統和數據共享平臺的集中管理和應用以發揮數據應有的作用，推進擴展國土調查數據庫建設、開展整合入庫工作以實現對歷史數據成果、專項分析成果綜合管理及綜合展示應用，強化國土調查成果的綜合展示、挖掘分析和共享應用，真實反映自然資源現實狀況和自然資源地理格局。近期，內蒙古自治區第一次土地調查檔案矢量化建設成果順利通過驗收，累計收集全區各級比例尺歷史圖件七千余幅，圖件的成圖時間跨度近30年，制作成覆蓋全區103個旗縣（市、區）的第一次土地調查數據庫，為各項業務工作提供了基礎數據支撐，提升了自治區自然資源管理、決策與服務水平。

２.３數字檔案館建設需要解決的問題

２.３.１需要配置滿足需求的數字檔案管理系統

數字檔案管理系統是數字檔案館建設必不可少的應用平臺。自然資源廳屬部分事業單位目前已有的電子檔案管理系統均是若干年前購置的，已不能滿足當前數字檔案管理的基本需求。單位需要配裝滿足數字檔案管理需求的網絡版數字檔案管理系統。

２.３.２數字檔案資源數字化率有待進一步提高

數字檔案資源建設是數字檔案館體系建設的重點任務，也是保證數字檔案館發揮效用的基礎性工作。目前，由于對檔案管理工作的重視，各單位需要永久和長期保存的重要傳統載體檔案已經實現了部分數字化，數字檔案資源建設已經達到了一定的水平。但是單位傳統載體檔案數字化率距離國家檔案局要求還有一定差距。因此，需要進一步推進檔案數字化工作，加強檔案數字資源建設，全面提升重要傳統載體檔案數字化率，為檔案資源的長期保存、戰略備份和綜合利用等提供數據基礎。

２.３.３需要完善數字檔案館基礎設施建設

隨著數字檔案資源的儲存量、處理量的不斷增長，網絡數據傳輸速度、服務器并發訪問和運算承受力等方面都將面臨挑戰和考驗，檔案數據的戰略備份和災備能力仍然不足。單位數字檔案館信息化基礎設施性能一般，數字化采集、數據存儲及備份設備匱乏，無法滿足數字檔案資源異質長期安全存儲的需求且未達到安可要求。因此，需要結合數字檔案室建設，建立相適應的數字檔案室基礎設施，保障數字檔案室的健康、穩定、高效、安全運行。

３ 自然資源數字檔案館建設目標

通過運用先進的信息技術手段，計劃構建一個網絡平臺，以滿足本單位一定時期內數字檔案管理的需求。在這一平臺上，開發或購置功能齊備的管理系統，以推動館藏檔案資源的數字化和電子化進程。這意味著我們將逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理，使其能夠以分層次、多渠道的方式提供檔案資源的利用和社會共享服務。

旨在借助先進的信息技術，提高數字檔案管理的效率和便捷性。通過數字化和電子化的過程，確保檔案資源更好地適應當今信息化社會的需求。同時，進一步提升本單位傳統載體檔案數字化率水平，以確保檔案資源的可持續管理和服務。通過這一舉措，在數字檔案管理領域邁出堅實的一步，為更廣泛的信息社會提供更為便捷、高效的檔案資源服務。

加強數字檔案室基礎設施和災備建設，實現檔案資源數字化、檔案管理信息化、檔案服務知識化，全面提升檔案工作綜合管理能力。

３.１構建數字檔案管理系統

數字檔案管理系統主要實現個人門戶、文件中心、檔案整理、檔案庫管理、檔案查詢、檔案鑒定、庫房管理、借閱管理、檔案編研、檔案知識、報表中心、檔案交換共享和系統管理等功能，滿足單位的應用需求，提升檔案管理業務的工作效率，提升檔案數據資源的管理能力，支撐數字檔案館建設。系統支持業務數據的歸檔和管理，重點滿足各類數據的在線歸檔，支持文件在線瀏覽，方便各類數據的查詢和利用。

（１）實現檔案管理系統與各類業務系統的有效銜接，實現重要業務數據的在線歸檔，實現重要檔案的系統化管理。

（２）打通與上級單位數字檔案館之間的信息通道，實現逐級向上級單位數字檔案館匯集，實現檔案資源共享利用。

（３）建成數字檔案資源庫，實現海量數據在線查詢和電子檔案在線借閱與歸還。

（４）加強數字檔案資源的開發利用能力，實現按照各類業務需要建立檔案專題庫和檔案知識庫，實現檔案資源的智能推送和知識推薦，實現“檔案庫”向“知識庫”“思想庫”和“智囊庫”的轉型。

３.２推進數字檔案資源建設

通過數字檔案資源建設，進一步完成對規定范圍內傳統載體檔案的數字化加工，完成電子文件歸檔與接收工作，完成專題資源庫建設，構建檔案數字資源體系。

３.２.１存量數字化

單位應全面完成重要傳統載體檔案數字化工作，并加快推進重要檔案數字化成果的文字識別。實現傳統載體檔案數字化率達到90％ 以上，實現永久和長期保存的傳統載體檔案數字化率達到100％。

３.２.２增量電子化

應全面梳理各類業務歸檔需求，提升電子文件在線歸檔接收能力，實現重要業務系統電子文件100％在線歸檔，逐漸由“雙套制”向“單套制”過渡。需要統一制定系統集成標準接口，提升標準接口的通用性、開放性和兼容性，分步完成與業務系統的集成和在線歸檔。

３.２.３專題數據庫建設

結合知識管理、人工智能、數字人文等技術與數字檔案資源開發利用融合應用，突破傳統檔案分類模式，形成按特定主題多維關聯的數字檔案資源專題庫，提升檔案資源知識服務能力。建成諸如大事記、黨建、脫貧攻堅、疫情防控等專題，提升檔案資源知識服務能力?；诖髷祿夹g，提升非結構化數據的智能分析和挖掘利用能力。

３.３完善數字檔案館基礎設施建設

依托單位現有的信息化基礎設施條件，針對數字檔案館建設需求，對基礎設施進行完善，補充建設數字檔案館運行的硬件設備、基礎軟件、數字化加工場所等基礎設施條件，制定科學合理的數據備份與恢復策略，配備安全穩定的數據存儲備份設備。按照網絡信息安全管理要求，開展自主可控軟硬件環境的適配工作，保障系統在國產化環境下部署和運行。完善數字檔案室基礎設施建設，建成檔案數據備份與災備機制，實現檔案數據長期安全保存。

３.４加強檔案管理隊伍建設

加強人才引進與培訓，注意人員素質的復合化。在建設數字化檔案館的同時，要注重提高現有檔案工作人員的能力與素質，包括專業知識、技術知識、管理能力等。為了適應信息時代的要求，要求檔案人員不僅具備深厚的檔案管理知識，還要能夠熟練掌握現代信息技術，成為一種既懂檔案管理又精通信息技術的復合型人才。

這樣的復合型人才具備檔案學科的專業素養，能夠有效地處理和管理各類檔案材料，確保檔案的完整性和可用性。與此同時，他們還具備現代信息技術方面的專業技能，能夠靈活運用數字化工具和系統，實現檔案的數字化管理、檢索和共享。

這樣的綜合能力使檔案人員能夠更好地適應信息時代的挑戰，更高效地處理日益增長的數字檔案資源。通過將檔案管理與現代信息技術相結合，他們能夠更好地服務于數字時代的信息需求，促進檔案管理的創新與發展。

４ 結語

在自然資源數字檔案館建設的思考過程中，我們深刻認識到數字時代的挑戰和機遇。通過對自然資源數字檔案館的構建，實現了對豐富而龐大的自然資源信息的數字化管理，為未來的科研、決策和社會服務提供了更為強大的支持。

數字檔案館的建設不僅僅是對自然資源檔案的管理革新，更是對傳統檔案理念的挑戰。數字時代對檔案工作人員的要求不僅僅是熟練掌握技術，更是具備跨學科的綜合素養。

在未來的發展中，我們將持續深入研究，不斷拓展數字檔案館的應用領域，努力實現檔案資源的智能推送、知識推薦，推動數字檔案館的功能不斷升級。通過這一不懈的努力，我們期望自然資源數字檔案館將成為自然資源管理的重要信息基礎設施，為人類更好地理解、保護和利用自然資源提供堅實的支持。