關于推動縣級檔案館數字化建設的幾點思考

現代科技的發展促使數字化信息技術在社會各領域得到廣泛應用，數字化轉型一度成為人們關注的熱點話題?？h級檔案館由于建設規模和辦館條件有所不足，在數字化建設與轉型方面面臨一些挑戰?？h級檔案館應積極轉變傳統工作模式，嘗試引進新載體和新技術，以此推動自身數字化建設水平的提升?；诖?，本文在闡述縣級檔案館數字化建設必要性的基礎上，對現階段縣級檔案館數字化建設存在的問題進行深入分析，探究助推縣級檔案館數字化建設進程的有效措施，以期為我國縣級檔案館的數字化轉型提供一些參考。

一、縣級檔案館數字化建設的必要性

檔案館是收集、保管檔案的機構。負責接收、征集、管理檔案和開展檔案利用等?？h級檔案館的基本職責是根據相關標準要求，對隸屬范圍內有價值的檔案資料進行收集、整理，并借助多樣化的手段對檔案資源進行開發利用，從而為人們提供相應的服務。隨著信息化時代的發展，縣級檔案館傳統的工作模式與方法已經無法滿足時代的發展趨勢，應加快數字化建設進程，依托數字化手段打破時空限制，促使用戶能夠更便捷、更高效地運用檔案資源服務。然而，檔案館數字化建設是一項系統工程，并非一朝一夕即可完成，加之存在發展制約因素，一定程度上限制了檔案館服務質量的提升，因此，推動縣級檔案館數字化建設工作迫在眉睫。

（一）檔案館現代化發展的必然要求

當前，國內各行業領域都處在飛速發展的狀態下，縣級檔案館也不例外。在新形勢下，人們對縣級檔案館服務的各個方面均提出更高的要求，例如，檔案資料檢索和利用的便捷性等。而縣級檔案館通過數字化建設能更好地滿足各類用戶提出的多樣化需求，促使自身的管理和服務水平得到提升?？梢?，縣級檔案館數字化建設是其現代化發展的必然要求，更是業務、管理、服務等方面的一次全面提升。

（二）實現精細化檔案管理

現階段，精細化管理作為一種新型的管理理念，已經滲透到各個領域中，各行各業都在積極做出嘗試。同時，在精細化管理理念的支持下，社會大眾對各領域工作的管理要求也相繼提高。檔案管理工作受傳統理念和模式的影響，導致工作成本投入巨大，且管理過程相對粗放，難以實現精細化管理。而在推進數字化建設后，縣級檔案館能夠依托現代信息技術、計算機技術和數字技術開展檔案管理工作，使原本的工作狀況得到顯著改善，進而促使縣級檔案館的工作水平得到進一步提升。

（三）保障檔案資源的安全

縣級檔案館傳統工作模式中采用的紙質檔案資料極易受環境因素的影響而出現損壞，如溫濕度、光照等，也可能因存儲、保管不當而導致檔案遺失、損毀情況的發生，對檔案資源管理的安全性帶來極大的影響。而在縣級檔案館數字化建設過程中，多數檔案資料均已完成數字化轉變，在檔案資料的統計、整理、查詢、利用等多個方面均可應用數字化技術開展工作，無須調動紙質檔案，顯著提高了縣級檔案館檔案資源管理的安全性，為檔案工作的穩定開展提供基礎保障。

二、現階段縣級檔案館數字化建設存在的問題

（一）數字化建設意識有待提升

當前，部分管理人員缺乏對數字化建設工作重要性的正確認知，沒有真正意識到數字化建設工作的必要性與積極作用，導致檔案館數字化建設工作和電子政務、社會信息化的同步建設存在明顯脫節。無論是從縣級檔案館主體角度，還是從用戶角度看，都不利于縣級檔案館數字化建設工作的開展。此外，部分縣級檔案館認為數字化建設僅僅是對傳統工作模式的改善與優化，雖然在實際工作中開展了數字化建設工作，但建設進程卻長期停滯在某一點，難以從根本上實現檔案管理工作的質量提升。

（二）數字化建設資金投入不足

地方相關部門十分關注當地的經濟發展，但對當地的檔案管理工作有所忽視，導致有關檔案管理工作的資金投入不足。此外，縣級檔案館數字化建設離不開大量資金的支持，加上近年來縣級檔案館館藏數量的急劇增加，想要實現全部館藏檔案的數字化建設必然需要增加大量的資金投入，數字化建設資金投入存在不足，一定程度上影響了縣級檔案館數字化建設的進程。

（三）初期數字化檔案質量不佳

近年來，縣級檔案館數字化建設工作迅猛發展，但在數字化建設初期的摸索階段，受規范和技術等方面的限制影響，縣級檔案館檔案資料的數字化轉化成果目前看來并不算高。例如，在檔案資料的掃描過程中，當時應用的掃描技術并不具備較高的分辨率，僅有200DPI。在現階段，這樣的標準無法滿足縣級檔案館數字化建設的相關規范要求，同時也無法利用現有技術對已經完成轉化的檔案進行分辨率優化。由此，在多重因素的綜合影響下，這些不符合質量要求的早期數字化檔案在一定程度上成了當前數字化建設進程中的絆腳石。

（四）檔案信息化系統應用滯后

當前，我國尚未全面建成國家統一的檔案信息化管理平臺，也未形成一個互聯互通的檔案資源共享通道，在一定程度上阻礙了檔案信息的全社會共享。此外，現有的檔案信息化管理體系與目前大容量的網絡存儲、高速傳輸等不相適應，存在模式陳舊、功能單一、設施落后等諸多問題，不能適應當前縣級檔案館信息量不斷增加和工作需要的現狀，亟須進行改進。

（五）對數字化服務企業監管不足

在縣級檔案館數字化建設的初期，市面上能夠做到數字化檔案加工和整理的企業較少，縣級檔案館數字化建設過程中對于檔案的數字化加工服務只能逐步探索，缺少選擇機會，也并未重視對數字化服務企業的監管工作。而目前，第三方的數字化加工及監理企業眾多，縣級檔案館在數字化加工服務方面更具有選擇性，對于第三方企業的資質要求相應更高，相應監管工作也能夠得到順利開展。

三、助推縣級檔案館數字化建設的有效措施

（一）轉變思想觀念

在推動縣級檔案館數字化建設的過程中，最關鍵的一項舉措就是要及時轉變思想觀念，加強對數字化建設工作的重視，明確檔案管理工作應用數字化技術的重要作用。具體措施如下。

縣級檔案館應建立專門的數字化建設部門，并積極爭取相關主管部門的支持，在條件允許的情況下，可在相關部門的信息化工作中增加縣級檔案館數字化建設工作，確保各項建設工作能夠得到有效落實。同時，縣級檔案館應加強對數字化建設的宣傳、推廣工作，依托融媒體時代的信息傳播優勢，借助新媒體技術和平臺，加大對縣級檔案館數字化建設工作的宣傳力度，宣傳范圍不僅要覆蓋檔案館內部，還要滲透到社會大眾，使人們能夠正確認識到數字化建設的重要作用。此外，在新思想、新理念的引領下，積極引進信息化和數字化技術，落實數字化建設專項經費，以保證縣級檔案館數字化建設的實效。

（二）嚴格把控數字化檔案的質量

嚴格把控數字化檔案的質量是縣級檔案館開展數字化建設工作的重要保障之一。首先，縣級檔案館要加強對數字化服務企業選擇的重視。選擇過程中不僅要對企業的資質和技術能力進行考量，還要對企業的成功案例及其服務方的反饋信息進行綜合分析。其次，縣級檔案館要加強對數字化指標的把控。在縣級檔案館數字化建設的驗收過程中，需要從更長遠的角度對數字化指標進行考量，根據目前實際情況以及今后發展所需，對衡量標準進行更合理的設置。例如，在檔案資料掃描的分辨率方面，可以要求將分辨率提升至4000DPI。最后，縣級檔案館應加強對數字化驗收的把控。驗收過程中應要求對數字化成果進行前期校驗，可以采用軟件系統分析結合人工抽檢的方式，若發現問題即刻要求第三方企業及時進行整改，從而在保證數字化建設效果的同時，提升建設效率。

（三）促進檔案信息化業務的升級

縣級檔案館數字化建設的有序開展離不開檔案信息化業務的升級與完善。一方面，縣級檔案館的館藏檔案資料主要是轄區內各單位的歸檔檔案，還包括一部分的社會特色檔案。檔案信息化業務升級的第一步就是利用各類軟件和平臺實現館室一體化，這便要求縣級檔案館工作涉及的各部門和單位需要通力合作，以實現檔案信息的資源共享，保證檔案在歸檔過程中不會出現遺漏的情況。另一方面，縣級檔案館要加強對檔案安全工作的重視程度，確保檔案安全。其一，縣級檔案館可以采取互聯網信息加密處理，對密級標準進行科學、合理的制訂，依照機密、秘密、內部和公開等級別對檔案密級進行劃分，同時根據密級設置對相關檔案使用人員賦予相應的權限，嚴禁無權限人員對檔案信息進行訪問，強化檔案查閱和使用過程的安全性。其二，縣級檔案館可以在線上檔案管理系統中，采取殺毒軟件、防火墻等防入侵系統，借助漏洞掃描技術等來確保線上檔案管理系統的安全性。

（四）加快檔案數字化平臺建設

1.建立檔案數據庫

在搜集了檔案資料之后，對其內容特點及形態特征進行著錄、標引，實現對檔案資料的預加工。而后通過輸入文件的方式，將文件資料的預處理結果轉換為機讀資料。最終，建立健全的檔案資料庫，使檔案資料庫的工作取得更大的成效，才能更好地為使用者提供資訊服務。

2.建立網站，實現資源共享

建立檔案組織（館）網站，實現網絡資源的共享。通過網絡為相關部門及公眾提供檔案資料查詢、政策法規查詢、網上展覽等服務，展示“兩個文明”建設的成就；在網絡上設立現有文獻檢索中心，為相關部門的信息檢索工作提供全面服務，并逐漸使政府信息公開成為可能，從而為我國經濟和社會的發展創造一個有利的環境。

3.加強電子文件的收集和積累

電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。過去，通常僅提交紙質文檔和紙質文檔目錄，如今，要求實現電子文檔與紙質文檔的存檔雙軌制。其不僅推動了檔案館的數字化，而且為檔案館建設提供了方便。

4.加大檔案管理軟件推廣力度

電子文檔是記錄文字、圖片等信息的電子文件。各個單位的電子文檔，因為各種原因，所依靠的軟、硬件平臺并不相同，這樣便很難將其整合進檔案數據庫。

（五）提高檔案管理人員的綜合素養

數字化建設在為縣級檔案館工作帶來新發展的同時，也帶來了一定的挑戰，對檔案管理人員的綜合素養也提出了更高的要求。在縣級檔案館數字化建設的進程中，檔案管理人員作為日常工作的主體，自身不僅需要具備高超的專業素養與扎實的技能水平，還需要具有創新觀念和服務意識，能夠將傳統的被動檔案管理工作轉變為主動。檔案管理人員還應對相關法律法規和館內規章制度進行詳細、深入的理解，且能夠靈活應用于工作中，從而促進數字化建設質量的提升。同時，加強對檔案管理人員和技術人員的培訓也尤為重要，可以采取定期培訓的方式，培訓內容為互聯網和信息化知識與技能，要求其能夠應用所學知識高效開展各類數字化檔案的收集、整理及存儲工作，從而充分發揮出縣級檔案館檔案管理工作在整個縣域經濟發展中起到的重要作用。此外，縣級檔案館還應加強對檔案數字化專業人才的引進，通過擇優錄取、提高待遇等方式，吸引更多的專業人才參與到縣級檔案館數字化建設工作中，以保證數字化建設中的各項工作均能保持較高的水準。在人才引進方面，縣級檔案館可加強與檔案管理專業院校的深度合作，實現校內人才培養和自身數字化建設的有效銜接，從而切實推動縣級檔案館數字化建設的進程。

四、結語

綜上所述，當前，縣級檔案館用戶需求表現出明顯的多樣化特征，傳統檔案管理工作模式已經無法滿足現階段用戶的實際需求。因此，有必要積極推動縣級檔案館的數字化建設工作，秉持高標準順利建成數字檔案館，從而依托數字化建設實現檔案信息傳遞的網絡化、信息資源的共享化、服務范圍的擴大化、資源檢索的便捷化、檔案利用的分層化，切實實現檔案管理工作的升級轉型，從而為縣級檔案館的可持續發展提供更優質的服務。

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（作者簡介：張學民，男，本科，承德縣檔案館，中級，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）