機關事業單位檔案管理信息化建設探究

文/四川省閬中市政務服務中心 戚德平

檔案是一項對已經發生的客觀事實進行有效價值信息提取并記錄的文件資料。通過檔案，我們能夠更好的了解過去、了解歷史，以把握好當下，做好未來規劃[1]。當前我國已經邁入信息時代，傳統的檔案管理方式已經無法適應機關事業單位的發展需求，甚至還在一定程度上制約了機關事業單位的改革創新與持續發展步伐。對此，檔案管理信息化建設順應了時代的發展要求，機關事業單位應該采取措施積極推進并努力加快檔案管理信息化建設進程，以提升單位檔案管理水平。

一、機關事業單位檔案管理信息化建設概述

《全國檔案事業發展“十五”規劃》明確指出，要跟緊時代發展步伐，積極推進我國檔案信息化建設，促使傳統檔案管理朝著數字化、智能化方向轉變[2]。改革開放以來，推進檔案管理信息化建設始終是我國檔案事業發展的一件大事，加快信息化建設步伐、全面推進檔案管理信息化建設將是未來很長一段時間內我國檔案管理領域中的重點工作內容。

二、機關事業單位檔案管理信息化建設的必要性

（一）有利于提高單位檔案管理工作的質效。機關事業單位推進檔案管理信息化建設，能夠充分利用現代化信息技術手段和網絡服務平臺，轉變傳統紙質檔案資源管理模式，提高檔案資源管理效率，減少檔案管理人力資源投入，對機關事業單位的檔案信息化建設發揮著重要作用。具體而言，以計算機及移動終端設備為載體，以互聯網技術為支撐，能夠打破傳統檔案管理工作的時空局限性。檔案管理人員僅需要有移動設備與互聯網就能夠進入檔案管理系統，通過系統管理和處理檔案信息，有效提高了檔案管理效率[3]。

（二）有利于彌補傳統管理漏洞，提高檔案質量。相當部分單位都是辦公室人員兼職從事檔案管理工作，辦公室工作頭緒多、事務雜，檔案管理人員不具備良好的專業性，很容易受到傳統檔案管理觀念的影響，所以在開展檔案管理工作的過程中容易出現信息資料收集不全面、歸檔分類立卷不精準等問題。此外，機關事業單位的檔案資料具有內容分散性、立卷方式強制性、資料信息機密性等特點，一旦出現工作失誤，不僅會影響檔案信息的精準性，同時還會影響后續機關事業單位的決策科學性。機關事業單位推進檔案管理信息化建設，既能夠降低人力成本，又能夠避免人為因素對檔案信息完整性和真實性的不利影響，進而提高檔案質量。

（三）有利于創新檔案管理方式，提升管理效力。首先，機關事業單位全面推進檔案信息化建設，能夠將檔案管理隊伍的工作職能由原來的基礎管理轉變為檔案應用管理與價值挖掘。這樣就能夠最大程度地發揮檔案管理工作的效用與檔案價值[4]。同時也能夠強化機關事業單位的社會服務水平，提高群眾對機關事業單位的認可度和滿意度。其次，機關事業單位推進檔案管理信息化建設，能夠構建配套的智能化平臺，有利于及時收集民意，提高對外服務質量，樹立起積極為人民服務的良好政府形象，為機關事業單位的管理職能發揮奠定良好基礎，以助力機關事業單位實現可持續發展。

（四）有利于避免資源浪費，推動可持續發展。機關事業單位傳統檔案管理多應用紙質版檔案開展工作。而部分機關事業單位一直受到儲存空間不足、儲存環境不合格等問題困擾。此外，紙質檔案在調取與查閱過程中會受到不同程度損傷，并且多年前的紙質檔案還會出現發黃變質等問題。機關事業單位推進檔案管理信息化建設，能夠促使紙質檔案朝著電子文件形式轉變[5]。這不僅節約了檔案儲存空間，還避免機關事業單位對紙張、印刷、訂裝等方面的成本投入，符合我國綠色環保理念以及可持續發展政策。

三、機關事業單位檔案管理信息化建設的路徑

（一）研發檔案信息化管理體系?，F階段多數機關事業單位都開展了檔案信息化建設，在管理系統開發上，各單位更多依據自己的業務性質構建了多種檔案管理體系，但是實現信息化檔案管理模式的轉變變得更加困難。例如，部分機關事業單位構建了人力資源檔案管理系統、財務信息檔案管理系統、業務信息檔案管理系統等，每一個檔案管理系統都有獨立的運行與管理模式，不僅增加了檔案管理人員的工作任務量和工作難度，同時也不利于各部門之間的信息交流與共享。對此，機關事業單位應該將單位各部門檔案納入集中和統一管理，構建本單位的檔案信息化管理體系，并在管理系統中設置各部門的檔案信息管理模塊，以便查詢檔案信息。此外，檔案管理部門還應該定期升級更新管理系統，以保障檔案信息化建設工作順利開展[6]。

（二）提升檔案管理人員業務素養。首先，機關事業單位應該對現有檔案管理人員的工作質量、工作態度、工作效率等進行綜合能力評估，找尋檔案管理人員存在的能力薄弱點，并積極組織開展專業化培訓活動。專業培訓活動的內容應該包含檔案管理流程、各部門檔案管理細則、現代信息化技術學習與實踐技能學習等。機關事業單位還可以邀請相關領域的專家學者、信息技術人員等對檔案管理人員進行實踐工作指導，以提升檔案管理人員的專業能力與信息素養。在專業培訓活動開展一定時間后，機關事業單位還應該抽查檔案管理人員的實際工作，以進一步檢驗檔案管理人員的學習成效。其次，機關事業單位還應該進一步強化培養檔案管理工作人員的思想道德素質。在實際工作中，檔案管理人員需要進行的不僅僅有收集、分析、歸檔、更新等各種日常工作，同時還需要根據不同部門的檔案需求，為其提供具體的、詳盡的檔案資料?？偟膩碚f，檔案管理人員對檔案資料有著較高的支配權利，在一定程度上決定著機關事業單位的檔案信息安全[7]。只有不斷加強檔案管理人員思想教育，促使其形成良好的職業道德素養，才能夠避免工作失誤、檔案信息丟失、泄露等風險。最后，機關事業單位還應該注重專業人才的引進，通過檔案管理外包或者拓寬社會招聘渠道等方式，積極吸納更多專業人才參與到機關事業單位的檔案管理工作。

（三）進一步強化檔案信息化管理硬件設施建設。檔案信息化建設不僅需要有較為完善的信息化系統，同時還需要先進的硬件設備?，F階段很多機關事業單位盲目認為，檔案信息化管理就是對計算機網絡上各種數據信息、表格等進行有效信息采集，進而忽視了對計算機設備、網絡、路由器等硬件設備的完善與更新。甚至一些機關事業單位檔案管理部門仍然使用多年前的電腦開展管理工作，這不僅在一定程度上降低了檔案管理工作的質效，也不利于單位推進檔案信息化建設與發展。對此，機關事業單位應該加強硬件建設，為檔案信息化建設提供堅實的運行平臺[8]。具體而言，機關事業單位應該緊跟信息化時代的發展步伐，及時更新檔案管理部門老舊的計算機設備，并結合實際用網需求更新網絡線路，以持續推進檔案信息化管理質效，保障單位檔案管理的安全。

（四）做好紙質檔案管理與更新。紙質檔案是機關事業單位檔案管理工作的核心，也是開展檔案信息化建設的重要信息來源。隨著我國市場經濟體制的深化改革，機關事業單位之前的交流與合作朝著縱深化方向發展，業務往來更為復雜。為了切實提高檔案管理工作的質量與效率，強化檔案信息化建設成效，機關事業單位還需要做好紙質檔案地管理與更新。這主要是由于檔案信息化建設需要數字轉化傳統紙質檔案，將紙質檔案轉變成為電子文件之后進行檔案管理?？梢哉f沒有傳統紙質檔案作為支撐，就難以確保檔案信息化管理的順利開展。因此，機關事業單位的檔案管理部門不能只將注意力放到檔案信息化建設上，還需要注重傳統紙質檔案的管理工作[9]。第一，檔案管理人員應對傳統紙質檔案進行篩選，剔除其中沒有參考價值、存在錯誤信息的部分。這樣既便于紙質檔案管理，也能夠減少不必要檔案占據檔案管理系統內存；第二，檔案內容會因工作需求等出現內容變動，對此檔案管理人員應該及時進行數據更新。檔案管理人員還需要對紙質檔案按照價值進行等級劃分。例如國家等級的機密型文件、技術型文件、單位發展規劃類文件等，都需要加強安全管理。對此類重要文件進行調取查閱使，需要通過上級部門審計之后，檔案管理人員方可進行檔案借調；第三，檔案管理人員還應該做好檔案室安全管理工作。避免紙質檔案出現丟失、損壞、受潮發黃、燒毀等問題，為檔案信息化建設提供保障。

（五）通過電子文件加強相關部門溝通與合作。在實際的機關事業單位檔案管理工作中，主要涉及的主體有檔案管理部門、檔案信息的采集部門和信息技術管理部門。檔案信息采集部門對檔案內容更為熟悉，對于信息的真實性、精準度、可靠性等具有一定責任；檔案管理部門在接收了相關部門提交的電子文件后，需要依據相關管理規章制度等對按照電子文件的類型等進行分析、分類、儲存；而信息技術管理部門則需要利用信息技術對文件進行相應處理。機關事業單位應該加強三個部門之間的交流與合作，促使其在電子文件傳輸過程中進行信息明確與溝通，以發揮檔案最大價值[10]。

（六）加強檔案信息化管理安全防護。在機關事業單位檔案管理工作中，相較于傳統紙質檔案，電子檔案更具優勢，能夠提高檔案管理效率，便于調取與共享，能夠最大限度地發揮檔案的價值與效用。但是隨著信息技術的快速發展，網絡環境也越來越復雜，其中不乏網絡黑客和網絡病毒，影響檔案安全，甚至導致各級機關事業單位檔案信息出現泄露、篡改、丟失等風險。對此，機關事業單位在開展檔案信息化管理工作中，應將檔案安全性置于關鍵位置。首先，機關事業單位應該定期更新與維護檔案管理系統或數字化檔案館，并利用信息技術構建安全防護網，對外網環境進行實時檢測，一旦發現病毒入侵或者黑客攻擊等行為及時報警，提高檔案信息化管理安全性。其次，技術人員在構建檔案管理體系過程中，還應該根據各部門的檔案信息需求設置訪問權限與身份認證，并保留好各部門的檔案信息使用痕跡。這樣就能夠全面保護檔案信息，以避免檔案信息地泄露和丟失給單位帶來不利影響。

（七）推進數字化檔案館建設與發展。機關事業單位需要充分認識到，建設數字化檔案館是一個長期、艱困的過程。相較于傳統的檔案管理信息化體系，數字檔案館的保存容量更大，檔案類型劃分更加精細，這將有助于提高機關事業單位檔案管理工作的質量和效率，便于各部門進行檔案信息調取、查詢和共享。但是，數字化檔案館的建設并非單純是機關事業單位檔案管理部門及技術部門的工作內容，更需要各部門、各崗位都積極參與進來，相互合作、相互配合，并結合單位實際發展需求和各崗位的檔案信息需求進行統籌設計與布局。只有這樣，才能夠確保數字化檔案館在機關事業單位的檔案管理工作中發揮最大作用，更好地推動各級機關事業單位檔案管理信息化的實現。

四、結語

綜上所述，推進檔案管理信息化建設對于機關事業單位的運營發展具有重大作用，是推進機關事業單位檔案管理事業發展的重要舉措。機關事業單位應該充分認識到，檔案管理信息化建設是一項長期性、系統性的工程，需要對管理制度、管理模式、管理人才等多個方面進行改革創新。只有這樣才能夠提高機關事業單位檔案管理信息化建設質量與成效，助力機關事業單位地持續發展。