探究信息技術在民航檔案管理工作中的應用

文/阜陽民用航空中心 管珺

網絡技術的發展，為各行各業的工作帶來了便利。新時期，民航機場傳統的檔案管理模式呈現出不匹配、不適應的發展模式。需要充分利用好信息技術，夯實檔案管理質量，體現信息技術在檔案管理中的價值。為了加強民航機場檔案管理，提高服務質量，需要將信息技術合理應用于民航檔案管理工作中，推動檔案管理的信息化建設，使檔案存儲、查找更加便利，提高檔案管理效率和質量，助力檔案構筑信息化管理模式，實現創新發展。

一、檔案信息化方向發展的趨勢分析

（一）促進融合。對于民航檔案管理信息化發展趨勢而言，需要借助互聯網的幫助，促使信息化技術與檔案管理相融合，為檔案管理探尋新路徑，形成新的發展模式，滿足新時代的發展需求。民航檔案管理是對科技、工程等諸多資料整合收集，與信息技術融合，能夠有效拓展管理路徑，打破傳統檔案管理模式的局限，順利推動檔案信息化建設，形成全新的管理模式[1]。

（二）驅動力效果。網絡帶給管理驅動力，能夠促進民航檔案管理地發展，使得檔案管理創新改革能夠與現階段社會發展匹配，創新檔案管理新模式，為檔案管理提供技術驅動，彰顯信息化技術的效用。

（三）重塑結構。信息化技術帶給社會新的變化與發展，對民航傳統檔案管理模式產生了較為深刻的影響。新時期應加強網絡技術覆蓋，將信息化技術充分應用到檔案管理中，體現技術的價值，拓展應用渠道。新時期發展背景下，要求信息化技術與管理模式充分融合，優化管理結構形態，利用技術優勢為管理賦能，實現對管理結構的重塑，推動檔案信息化管理變革。

二、民航機場檔案信息化建設管理思考

（一）做好檔案基礎化建設準備。增強民航檔案信息化管理意識，能夠提高檔案管理的影響力。對檔案工作進行科學處理，加強落實管理措施，合理分配人力、財力等資源，能夠為檔案管理工作提供支撐。民航機場檔案管理優化升級，需要同時滿足硬件和軟件補給，還應籌備充足的資金，保證信息化建設順利進行。此外，管控與規劃也是不可或缺的要素。只有各部門加強對檔案信息化建設的重視，才能形成合力，以協同管理的趨勢助力工作開展，為檔案信息化管理工作高效開展提供保障[2]。

（二）樹立檔案意識、明確崗位職責。民航機場檔案文件有極高的重要性，在管理過程中為保證檔案的完整性，應根據檔案內容編匯成冊，對不同檔案內容分類印發，定期開展座談交流、培訓等活動，培養人員的檔案管理意識。在管理過程中，需根據檔案的重要性對檔案整理、歸檔等工作標準進行硬性規定，要求各部門人員嚴格按照規定辦事。此外，還應加強對管理人員的培訓指導工作，為基層人員講解檔案收集標準、編號等步驟，加強示范講解，確保管理人員能夠按照規定標準驗收、整理資料，保障檔案管理質量。

（三）創新管理意識。傳統檔案模式與電子化管理相比消耗了過多人力和物力，機場日常管理檔案數量逐漸增加，也難以對電子數據實現有效管理。對此，需要提升信息化管理意識，分析檔案信息化建設未能解決的歷史難題，在技術介入的基礎上對問題進行優化彌補，完善管理過程中存在的不足。民航需定期和不定期對檔案徹底清查，順利整合紙質檔案，轉化為電子檔案存儲，明確檔案整理與分類，提升信息化管理進程，提高檔案管理水平。

三、檔案信息化轉變過程中技術的實際應用

信息化管理模式以信息技術為支撐，可對民航機場海量信息進行高效處理，保證檔案信息合理收集、存儲和利用，發揮良好的社會價值。以往傳統檔案管理模式存在管理效率低下、各部門溝通不暢等不足。需積極引進信息化技術，推動檔案管理標準化發展，最大限度利用資源，使檔案管理更為便捷高效[3]。

（一）明確檔案創新發展與建設標準。民航檔案信息化建設需明確發展目標，制定健全的體系與規范標準，為檔案管理提供可操作性參考，便于形成更加完備的管理體系。1.檔案資源整合與共享。當前，檔案信息資源建設是民航機場管理的重要內容。機場涉及文件類型較多，傳統管理模式無法解決的難題，能夠憑借信息化手段解決。在利用信息化技術時，需要結合實際需求，對檔案資源整合分類，修訂編制成冊，提高管理的可操作性。檔案整合后錄入計算機，可供各部門人員按照需求查找，通過制定標準化系統，提高操作的便捷性?；谛畔⒒ㄔO需求，在收集檔案、整合檔案的基礎上，還應保證檔案業務資源充分利用，結合平臺拓展檔案資源共享渠道，保證檔案在各部門共享。對此，檔案管理人員需要利用當前的資源優勢，按照重要性和數量等要素，整合管理機場全部檔案。分類后設置標簽，實現人員精準查找，保證檔案資源全過程管理；加快推動檔案信息化建設，立足機場發展目標，強化主體責任，針對檔案制定對應的職責承擔原則，切實提高檔案管理準確率；檔案信息共享，需要突破技術壁壘，建立屬于機場的檔案管理系統，構建大數據信息庫，實現數據存儲的同時，增強檔案管理的統一性，保證檔案共享。例如，機場有業務需要上級部門簽署審核，可以通過平臺直接將檔案文件傳輸至對方計算機，免去中間繁瑣的溝通環節[4]。上級部門可以借助平臺直接操作，提高檔案信息透明度，提高業務處理效率。2.制定標準化管理體系。檔案管理信息化需要統一技術和工作流程，制定標準化管理體系。持續提升檔案信息化管理效能，重視各部門之間相互協作，促使管理工作符合實際需求。民航需要根據國家對檔案管理要求，制定符合機場管理的標準體系，參考制度規范且標準的案例，制定符合民航檔案管理的制度體系，發揮導向性作用，加速檔案資源共享，為各部門業務開展提供高質量服務，在信息化建設的基礎上，推動檔案管理智能化、數字化發展。檔案管理人員自身也應不斷增強主動學習意識，能夠基于檔案信息化建設，學習相關技術和知識，推動檔案信息化順利開展。促使業務開展過程中，各項檔案能夠以電子檔的形式歸檔，建立檔案數據庫，對各項檔案資料科學管理。嚴格遵守行業細則，細化操作步驟，實現檔案精細化管控，推動民航檔案信息化管理邁入新領域。在國家檔案局制定標準的基礎上，注重檔案全生命周期管理，形成一系列歸檔標準，加大檔案管理過程監管力度，不斷調整對管理結構。各部門管理人員承擔起應負責任，業務由專人承擔，在工作中有效貫徹標準化制度。

（二）轉變服務理念、加大成本投入力度。1.樹立信息化管理服務理念。創新意識與理念，能夠規避再度發生以往的管理失誤現象。細化管理流程和內容，加速檔案信息化建設效率。促使技術深化到民航檔案實際管理中。根據實際需求，不斷提高服務效率。檔案部門應加強豐富管理人員知識，提高其專業性。促使其更快適應信息化管理模式，加快檔案資料的收集、整理工作進程，提高人員實際操作水平。通過定期開展業務競賽，調動人員作業積極性，培養專業人才，從多方面入手強化檔案服務能力。2.加大檔案信息化建設硬件投入。（1）配置安全完備的軟硬件服務設施。為了保障民航機場檔案管理信息化建設順利開展，需要提供充足的資金和設備，如軟件、掃描儀、服務器等，并為軟硬件設施施加安全防護，全力保障檔案信息安全。按照實際需求采購適合檔案管理的設備，推動機場實現信息化全覆蓋模式，保證檔案查詢、提取的便捷性。加強對檔案硬件軟件運維，能夠提高檔案管理效率。檔案管理信息化轉變過程中，應保證各環節設施規范使用，做好系統、設備運維檢查工作，保障系統安全。落實日常監管工作，健全管理制度，保障人員培訓力度。從技術、人員、管理流程等方面實行協同作業，多措并舉開展信息化建設，對檔案管理形成定期維護機制，對不同檔案設置權限分類，以制度約束和權限保障設備和檔案安全。（2）建立數據庫。檔案信息化管理模式下，需要充分發揮技術優勢，建立專屬的數據庫，構建多元模塊，完善檔案管理系統，賦予檔案管理系統檢索、存儲等業務功能，利用計算機輔助管理人員進行管理。保證技術全面覆蓋，才能為檔案管理提供硬件保障。隨著民航業務增加、檔案數量也與日俱增，檔案管理面臨著存儲空間不足，檔案紙質化管理困難等問題。為了盡早優化檔案管理，推動檔案電子化發展，需要具備存儲量較大的載體，為海量檔案資源存儲提供空間。民航需要建立數據庫，實現對檔案的有效管理和檢索，建立符合需求的數據庫。

需建立的數據庫類型包括兩種，分別為目錄數據庫與檔案資源數據庫：第一，目錄數據庫。信息化檔案管理需要建立目錄數據庫。通過設定重要的管理模塊，檔案檢索、目錄、數據庫，便于檔案管理人員查找檔案資源。在滿足各個模塊功能的基礎上，賦予不同模塊實質功能。編目檔案，通過設立工作制度明確分類標準，處理大量的機場檔案信息，根據目錄對檔案內容具體分類。目錄建立后為其標注，方便目錄在后續使用中發揮實效性；第二，檔案資源數據庫。檔案資源數據庫是保證對機場業務工作的統計，推動檔案管理由紙質化向更先進的方向轉變，提升檔案存儲質量。在檔案轉變過程中，較多情況下存在轉換不完全的問題，則是因為較多檔案影響人員工作效率，需要錄入系統的檔案也不斷增加，傳統管理模式難以有效應對大量檔案。為了避免檔案資源浪費，需要評估檔案，根據檔案重要性存儲分類。結合檔案實際情況，轉化重要的文書檔案轉化，保護檔案安全。在轉化檔案的過程中，檔案存儲涉及校驗問題，對檔案的完整性和精確度要求較高，檔案管理人員要在工作過程中，科學處理檔案，保證檔案資源有效存儲在數據庫中。在檔案錄入過程中，存儲檔案分類，結合目錄完整存儲資源。數據分類后，檔案存儲工作也基本完成，此時需建立完善的檔案收錄、管理流程，提高檔案管理效率。

東航集團法定自查管理系統從設計伊始，就圍繞民航局對法定自查工作的要求，由東航法律部與相關部門聯手推動，積極整合利用東航現有的各個信息系統，著力將法定自查系統打造為東航安全運行的統一數據平臺，東航集團法定自查管理系統涵蓋了自查的各個階段，涉及自查清單維護、計劃編制、實施等功能，能夠基于問題整改進行動態跟蹤，有效解決和處理問題，依照檔案進行統計分析，開展全流程閉環管理，促使東航集團各個單位業務均能基于系統完成。提高各項流程管理與檢查的可視化操作，為管理者提供完整準確的信息，充分發揮系統功能。

（三）加強人才隊伍建設。人才能夠為檔案信息化管理提供保障，檔案管理信息化建設過程中，存在人才專業性不足的現象。建立信息化培訓機制，引進復合型人才，加大培養人才力度。針對民航機場檔案管理人員專業性不足的問題，需要重視內部人才隊伍建設工作，加大對人才的培訓力度[5]。利用檔案整理、收集等多個環節的業務，提高人員實際操作能力。首先，應完善培訓體系。針對信息化操作，促使員工掌握管理流程、規范體系等知識。做好人員業務實踐培訓工作，使員工能夠采取信息化管理方法，對檔案合理存儲，為工作人員提供培訓，增強人員專業性的認知，提高管理人員實踐水平。其次，豐富培訓形式。針對性對各個環節培訓，提高檔案信息化管理的共性，保障培訓效果。針對培訓內容，拓展溝通載體，普及先進技術，優化管理思想，不斷提高管理實踐經驗。檔案信息化管理需要培養綜合型人才，通過引進人才、培養人才，從而形成專業互補。培養機場信息化檔案管理高素質人才，提升信息化管理的專業性。招聘管理人員，也應對其潛在能力考核，提高選拔門檻，構建綜合能力兼備的人才團隊。

四、結語

綜上所述，新時代發展背景下，信息技術在時代發展中不斷應用在各行各業中，對于民航機場而言，信息技術的應用對檔案管理有著推動作用。在信息技術的加持下，檔案管理智能化水平逐漸提升，加大技術應用力度的同時，也能夠切實提高檔案管理效率，保障文件科學處理，構建與社會同步的管理模式，健全管理機制，推動技術在檔案管理中的應用，逐步提高檔案信息化管理水平。