論如何提升血站檔案管理規范化水平
——以陜西省渭南市中心血站為例

文/陜西省渭南市中心血站檔案室 張銳

血站作為關鍵的血液供應機構，承擔著保障血液安全和醫療服務質量的重要責任。有效的檔案管理是確保血站運行順利的基礎[1]。然而，目前許多血站在檔案管理方面仍存在著一系列問題。文章以陜西省渭南市中心血站為例，探討如何解決這些問題，并提出相應的方法和措施，為其他血站開展檔案管理工作提供相應經驗支持以及實踐指導，推動血站行業的發展。

一、血站檔案管理的現狀

血站作為血液供應和管理的重要機構，存儲著大量的檔案信息。然而，目前許多血站的檔案管理普遍存在一些問題。首先，文件整理混亂，檔案材料存放不規范，導致檔案的查找和歸檔困難。其次，檔案信息的準確性受到質量控制不足的影響，可能出現信息錯誤或遺漏的情況。此外，缺乏規范的檔案管理制度，導致工作流程不清晰、責任不明確，對檔案管理工作造成嚴重影響。

二、檔案管理規范化的概念、原則與要點

（一）檔案管理規范化的概念。推進血站檔案管理規范化進程，有助于提升檔案管理水平，提高檔案的利用效率，加強信息安全和風險控制。血站應詳細記錄獻血者的個人信息，包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式等。此外，血站還應該記錄獻血者的健康狀況、獻血史、治療史等相關信息，以便對獻血者健康檢查和評估提供依據。加強檔案安全防護措施是保障檔案管理規范化的基本要求，血站應采取多種安全措施，保障檔案的安全性和完整性，避免檔案的泄露和損壞。

（二）檔案管理規范化的原則。在推行檔案管理規范化的過程中，血站需要遵循一些檔案管理的基本原則。首先，原則上檔案應當按照制定的管理制度進行組織、保存和利用，不得任意刪除或篡改檔案內容。其次，檔案管理應遵循檔案保密原則，合理設置權限和訪問控制，保護檔案信息的安全性和機密性。同時，檔案管理應注重規范化和標準化，建立統一的檔案管理流程和規范，確保檔案管理的一致性和可比性。規范整理是提高檔案管理規范化水平的基礎工作，血站應按照檔案管理標準要求進行檔案整理，確保檔案分類明確、歸檔完整、保管有序。

（三）檔案管理規范化的要點。1.優化血站檔案管理機制。優化血站檔案管理機制是基于血站實際情況，制定詳細的文件檔案管理機制，主要包含創建檔案、借閱檔案、歸納檔案以及銷毀檔案四類。同時，血站應明確規定檔案的保存期限和存儲方式，以及檔案的分類和編目方法。制度實施過程中，還應配備專門的檔案管理人員，負責管理、整理以及維護檔案等日常工作。通過工作實踐的分析，可以采取以下方法。（1）規范檔案管理流程：建立完善的檔案管理流程，確保每個環節都能按照規定的步驟進行操作；（2）設立檔案管理責任部門和崗位：明確檔案管理的責任部門，設立高素質、高水平的檔案管理團隊或管理員，以便負責監督與管理檔案，并為相關人員提供培訓和指導；（3）制定檔案管理手冊和操作指南：編制檔案管理手冊和操作指南，詳細規定檔案管理的各項工作內容、標準和要求。上述文件應做到清晰明確，便于檔案管理人員參考和執行。2.加強檔案保管和整理。為了確保檔案的安全和有序管理，加強檔案保管和整理是必要的。血站應結合工作實際，采取以下措施。（1）建立檔案室和設施：確保檔案室符合檔案保存的要求，包括環境溫濕度控制、防火防水設施、安全存儲架等，定期檢查檔案室的設施和環境，確保其正常運作；（2）制定檔案保管規范和標準：制定檔案的分類、編目、編號、裝訂和封存等規范和標準，檔案應按照規定的方式進行整理和歸檔，確保檔案的完整性和易于檢索；（3）定期進行檔案檢查和清理：定期對檔案進行檢查和清理，清除過期和無用的檔案，確保檔案庫內只保留有價值和必要的檔案。需要注意的是，在檔案清理過程中，要注意記錄清理的過程和結果。3.推行電子檔案管理系統。結合工作實踐，可采取以下幾類措施。（1）選擇適合的電子檔案管理系統：根據血站的需求和實際情況，選擇功能完善、可靠性高的電子檔案管理系統。系統應具備檔案分類、索引、檢索、存儲和安全備份等功能，并與其他信息系統實現無縫集成；（2）進行電子檔案的數字化處理：將紙質檔案進行掃描和數字化處理，建立電子檔案庫。數字化過程中，要確保掃描質量和元數據的準確錄入，以保證電子檔案的可靠性和完整性；（3）建立權限管理和訪問控制：通過電子檔案管理系統，建立權限管理和訪問控制機制，確保只有授權人員能夠訪問和修改檔案信息。同時，記錄所有檔案的訪問和修改記錄，以便追溯和監督訪問人員。4.培訓和意識提升。為了提升檔案管理人員的能力和意識，培訓和意識提升是必要措施。結合工作實際，可以采取以下幾點措施。（1）提供檔案管理培訓：定期組織檔案管理培訓，培訓內容應根據崗位需求和實際情況進行針對性設計；（2）強化檔案管理意識：通過內部通知、會議和宣傳活動等方式，加強檔案管理的重要性和規范要求的宣傳，建立良好的檔案管理文化，使每個人都意識到檔案管理對工作的重要性和影響；（3）建立經驗分享機制：鼓勵檔案管理人員之間開展經驗分享和互學互鑒，通過開展定期會議或內部論壇等形式，分享成功案例、挑戰和解決方案，促進檔案管理工作的不斷改進。在實際工作中，各科室上交的資料經過進一步的完善，按照分類、編號、電子登記、裝訂、打印目錄等步驟進行處理，使血站的檔案管理工作基本實現了信息化和規范化管理的目標。

三、檔案管理規范化的實施與效果評估

（一）檔案管理規范化的實施步驟。1.設立明確的管理責任和權限。在實施檔案管理規范化之前，明確管理人員權限與責任，將工作落到實處。2.制定檔案管理流程和規范。制定嚴謹合規的檔案管理流程，是實現檔案管理規范化的必要條件。依據血站自身情況，構建具有科學、合理的檔案管理操作程序和標準，明確各環節的具體要求和標準，確保檔案管理工作的一致性和規范性。3.建立專門的檔案室和設施。為有效管理檔案，血站應建立專門的檔案室和設施。檔案室應具備良好的環境條件，包括適宜的溫濕度、防潮防塵措施等，以保證檔案的安全和保存質量[2]。4.制定檔案保管規范和標準。確保實現檔案管理規范化的重要舉措，就是構建標準化檔案保管規范標準。血站檔案保管舉措住院號包含存放檔案位置、文件分類和編號方法、檔案保管期限等，確保檔案的整理、存儲和歸檔按照統一的標準進行。5.進行檔案數字化和電子化處理。對于已有的紙質檔案，進行數字化和電子化處理是推行檔案管理規范化的重要步驟。通過掃描和錄入等方式，將紙質檔案轉化為電子檔案，方便檔案的存儲、檢索和利用，減少紙質檔案的占用空間和管理成本。

（二）檔案管理規范化的效果評估。1.構建數字化管理系統。傳統的紙質檔案管理容易出現遺漏和丟失的情況，而數字化管理系統可以更好地保護檔案的完整性和安全性，實現快速檢索與更新檔案。同時，數字化管理系統自動生成報表和統計數據，方便管理人員進行決策和分析。2.提升數據準確性和完整性。確保數據準確性與完整性，為提升檔案管理水平奠定堅實的基礎，強化檔案信息的錄入與更新工作，減少錯誤和遺漏的發生，提高檔案信息的質量和可靠性。3.加強檔案信息的保密性和安全性。規范化的實施能夠加強檔案信息的保密性和安全性。通過建立權限和訪問控制機制，限制檔案信息的訪問范圍，確保檔案信息只對授權人員可見。此外，采取適當的技術手段和安全措施，保護電子檔案的存儲和傳輸過程中的安全性，防止檔案信息的泄露和損壞。4.提升工作效率和服務質量。檔案管理規范化的實施可以提升工作效率和服務質量。規范的檔案管理流程和操作規范，使檔案管理工作更加有序和高效，減少重復勞動和錯誤。有效的檔案檢索和利用能夠為血站的決策和業務提供快速、準確的檔案支持，提高服務效率和質量。

四、推行血站檔案管理規范化的相關培訓和意識提升

（一）培訓和教育的重要性。提升血站檔案管理規范化水平的主要方式之一，就是強化提倡檔案管理培訓工作。針對檔案管理人員的實際情況，定期組織開展人員培訓，有效提升相關工作人員的理論知識以及專業技能，提升血站檔案管理水平。

（二）檔案管理規范化培訓的內容和方式。檔案管理規范化培訓的內容應包括檔案管理制度和規范，介紹檔案管理的基本原則、標準和要求，讓工作人員了解檔案管理的框架和基本規范。1.檔案整理和分類。培訓工作人員如何進行檔案整理和分類，包括文件歸檔、編號、索引等操作技巧。2.檔案保管和存儲。介紹檔案保管的基本要求，包括檔案室環境控制、保密措施、防火防災等方面的知識和技巧。3.培訓員工如何使用電子檔案管理系統，具體包括電子檔案的錄入、檢索、備份和恢復等操作。培訓方式可以采用課堂培訓、在線培訓、實際操作演練等形式，根據不同崗位的需求進行有針對性的培訓安排。

（三）提升工作人員的檔案管理意識和能力。為了提升員工管理意識和能力，血站可以采取以下措施。1.內部宣傳和交流。組織檔案管理經驗交流會議，分享成功的案例和問題解決經驗，激發工作人員對檔案管理的興趣和參與度。2.培訓和培養專業人才。定期組織檔案管理培訓，提高工作人員的專業知識和技能。3.定期檢查和督導。定期進行檔案管理的檢查和督導，及時發現問題和不足，并采取相應的改進措施，促使工作人員保持高度的檔案管理意識和責任感[3]。

五、檔案管理規范化的監測和評估

（一）監測檔案管理規范化水平的指標和方法。為了確保檔案管理規范化水平的持續提升，血站需要建立監測機制，制定相應的指標和方法[4]。第一，文件整理和歸檔準確性，檢查文件整理和歸檔的準確性，包括文件分類、編號、索引等是否符合規范要求。第二，檔案保管和存儲條件，評估檔案室的環境控制條件，以確保檔案的安全保存。第三，檔案數字化和電子化進展，評估檔案數字化和電子化的進展情況，包括電子檔案系統的應用程度、數據完整性和安全性等方面。

（二）定期評估檔案管理的效果。第一，檔案管理的效率和準確性，評價檔案管理的效率和準確性，比較標準化實施前后的差異和改進效果。第二，數據質量和信息安全，評估實現標準化管理檔案，是否會對血站管理數據信息造成影響。第三，工作人員滿意度和參與度，通過調查問卷或面談等方式，了解工作人員對檔案管理規范化的滿意度和參與度，收集意見和建議[5]。

六、檔案管理工作的實操與展望

2019年，陜西省渭南市中心血站認真貫徹落實領導的指示，加強檔案管理，得到了血站各部門的大力支持，檔案建設不斷加強，服務創新有序開展，檔案綜合管理水平穩步提升。首先，檔案管理工作要求各科室按時收集資料，嚴格按照相關規定，管理多類型血站檔案，確保不同檔案信息的規范性、合理性以及準確性。同時，血站將檔案分成幾個部分，以電子文檔的方式進行管理，提高檔案的檢索速度和管理效率，全面完善了檢索檔案管理系統。此外，血站還加強了檔案資料的保管和保護工作，采取了一系列措施，如專人管理、定期檢查、防塵消毒、檔案溫濕度管理等，確保檔案資料的安全和完整。

未來，血站將繼續重視檔案管理工作，將其放在工作中的重要位置。血站將合理應用信息技術，提高檔案管理的信息化水平，更好地滿足信息化時代的需求。檔案管理是一項專業的工作，需要具備一定的知識和技能。血站應定期組織檔案管理人員參加相關培訓課程，不斷提升其專業水平。

七、結語

通過建立檔案管理制度、加強檔案整理和保管、推行電子檔案管理系統以及培訓意識提升等多個方面入手，優化以及改進檔案管理流程、提升工作人員的檔案管理意識、定期評估檔案管理的效果，從而達到檔案管理規范化的目的。只有多角度、全方位規范血站檔案管理流程，才能確保血站檔案管理的規范化，為保障血液安全和規范化管理提供有力支持。